Les termes de la conservation numérique expliqués : 20 concepts essentiels pour l'archivage électronique

1. L'OAIS et les ensembles d'informations

OAIS (Système d'information d'archivage ouvert) Il s'agit d'un modèle de référence issu de la norme ISO 14721. Il décrit une archive comme une organisation composée de personnes et de systèmes qui assume la responsabilité de préserver l'information et de la mettre à la disposition d'une communauté désignée. L'OAIS est un modèle, et non un produit ou une architecture technique spécifique.

Un dossier d'information associe un objet de contenu aux métadonnées nécessaires à sa compréhension, à sa conservation et à sa vérifiabilité. Le modèle de « package » est généralement expliqué à l'aide de trois termes liés :

• SIP (dossier d'information pour la soumission): le dossier remis par un producteur aux archives.
• AIP (dossier d'information archivistique): le dossier conservé au sein de l'archive, enrichi de métadonnées de conservation, d'informations sur son intégrité et de preuves.
• DIP (Dossier d'information sur la diffusion): le colis ou la prestation remis(e) à un consommateur à sa demande.

Informations sur le contenu est l'objet de données conservé avec les informations nécessaires à son interprétation. Cette couche d'interprétation s'appelle Informations relatives à la représentation: les spécifications de format, la structure et la sémantique qui permettent de transformer un flux binaire en quelque chose de significatif.

2. Les personnes et les fonctions liées à des archives

A Communauté désignée Faut-il s'attendre à ce que le groupe identifié comprenne les informations conservées ? La définition de ce groupe fait de l“” intelligibilité future » une exigence vérifiable plutôt qu'une vague aspiration.

Le modèle fonctionnel de l'OAIS définit plusieurs responsabilités. Ingestion Il s'agit du processus formel consistant à accepter des informations et à transformer un SIP en AIP. Stockage archivistique stocke, gère et extrait les AIP. Gestion des données gère les métadonnées descriptives et les données administratives internes. Planification de la conservation surveille les technologies et les formats et planifie des mesures de conservation avant que l'obsolescence ne devienne un problème d'accès. Accès traite les demandes des utilisateurs et génère des DIP.

3. Mesures de conservation numérique

Préservation numérique Il s'agit de l'ensemble des activités qui permettent de garantir que les informations numériques restent accessibles, lisibles, compréhensibles et fiables malgré l'évolution des technologies. Ce concept va au-delà du simple stockage.

Préservation des bits préserve le flux binaire, octet par octet, sans aucune modification, malgré la redondance, la réplication, le renouvellement des supports et les contrôles d'intégrité. Préservation logique garantit que les informations restent exploitables et pertinentes grâce à l'identification du format, aux informations de représentation et aux mesures de conservation. Ces deux aspects sont essentiels : un flux binaire parfaitement conservé dans un format obsolète peut tout de même s'avérer inaccessible.

Propriétés importantes Ce sont les caractéristiques qui doivent être préservées lors d'une opération de conservation pour que l'objet conserve son identité. Dans le cas d'une facture, les montants et la signature peuvent revêtir davantage d'importance que la police de caractères d'origine.

Obsolescence du format Il s'agit de la perte d'accès due au fait que les logiciels actuels ne parviennent plus à afficher correctement un format. Obsolescence du système il s'agit de la perte d'accès due au fait que le matériel, l'environnement de stockage ou l'environnement logiciel ne fonctionne plus ou n'est plus pris en charge.

A action de préservation Il s'agit d'une intervention délibérée visant à garantir l'accessibilité et la fiabilité d'un objet archivé ou de ses métadonnées. Normalisation convertit le contenu de manière proactive dans un format de conservation défini dès son importation. Migration le convertit par la suite, généralement parce que le format d'origine devient obsolète. Émulation recrée l'environnement logiciel ou matériel d'origine au lieu de convertir l'objet. Rafraîchir copie les données sur un nouveau support ou sur une version plus récente du même format, sans modifier le format lui-même.

4. Intégrité, authenticité et preuves

Intégrité signifie que ces informations n'ont pas changé depuis leur saisie. Authenticité signifie que l'information correspond bien à ce qu'elle prétend être et provient bien de la source qu'elle indique. Provenance permet de retracer l'origine des informations et ce qu'elles sont devenues depuis.

Fixité est la propriété consistant à être manifestement inchangé, généralement vérifiée à l'aide d'un hachage cryptographique. Un contrôle de fixité recalcule et compare périodiquement les hachages afin de détecter toute corruption silencieuse. A hash est une valeur de longueur fixe qui évolue lorsque les données sous-jacentes changent.

A chaîne de traçabilité Il s'agit de la chaîne de contrôle vérifiable, depuis le système source jusqu'à l'exportation, l'acquisition, la conservation et l'accès, avec un élément concret à chaque étape de transfert. Un piste d'audit Il s'agit d'un registre chronologique et inviolable indiquant qui a effectué quelle action sur quel objet et à quel moment.

Un dossier de preuves est une structure certifiée qui atteste de l’intégrité et de l’existence d’objets conservés au fil du temps. Il s’agit de la preuve elle-même, et non d’un simple rapport sur cette preuve. Un horodatage d'archive peut couvrir le hachage racine d'un arbre de hachage, tandis qu'un horodatage électronique qualifié est délivré par un prestataire de services de confiance qualifié et bénéficie du cadre juridique applicable aux services de confiance qualifiés.

5. Pourquoi la terminologie est importante

Ces distinctions aident les équipes à poser de meilleures questions. Nous contentons-nous de stocker des bits, ou préservons-nous le sens ? Quelle est la distinction entre un référentiel, une archive électronique et l’archivage électronique qualifié ? Quelles métadonnées et quelles preuves doivent rester associées au document ? Quelle est la communauté désignée, et comment l’accès futur sera-t-il testé ?

Une terminologie claire permet de réduire les malentendus entre les responsables de la gestion des documents, les archivistes, les équipes informatiques et les acteurs des services juridiques et de la conformité. Elle facilite également la comparaison des exigences entre les différents fournisseurs et juridictions.

Pour une vue d'ensemble plus complète de l'archivage électronique réglementé, veuillez consulter les guides de Docbyte consacrés à solution d'archivage numérique, archivage à long terme et conservation numérique et Archivage électronique qualifié.