Inzicht in OAIS-software voor digitale bewaring

Bij langetermijnarchivering gaat het niet louter om het langer bewaren van bestanden. Het gaat erom informatie begrijpelijk, toegankelijk en betrouwbaar te houden, ook al veranderen formaten, systemen en de organisatorische context. Het referentiemodel van het Open Archival Information System (OAIS) biedt een gezamenlijke aanpak om dat werk te beschrijven.

Wat is OAIS?

OAIS wordt gedefinieerd in ISO 14721. Het is geen productspecificatie, geen checklist met functies en evenmin een certificeringslabel. Het is een referentiemodel voor de functies en informatiestromen die nodig zijn om digitale informatie op lange termijn te bewaren. Het helpt organisaties om een zinvollere vraag te stellen dan “Waar worden de bestanden opgeslagen?”: “Hoe blijft deze informatie begrijpelijk en betrouwbaar wanneer de omgeving waarin zij zich bevindt verandert?”

Dat onderscheid is van belang. Opslag zorgt ervoor dat bits beschikbaar blijven. Digitale bewaring zorgt er bovendien voor dat de informatie, de context en het bewijsmateriaal bewaard blijven die nodig zijn om die bits in de toekomst te begrijpen en te gebruiken.

OAIS en software voor digitale bewaring

Software kan een op OAIS gebaseerde aanpak van informatiebehoud ondersteunen, maar OAIS schrijft op zichzelf geen specifieke technische architectuur voor. Het model is nuttig bij het vaststellen van vereisten, het vergelijken van oplossingen en het afstemmen van verantwoordelijkheden tussen teams op het gebied van informatiebeheer, IT, archiefbeheer en governance.

In plaats van een algemene conformiteitsverklaring klakkeloos voor waar aan te nemen, dient u te beoordelen of een systeem en het bijbehorende bedrijfsmodel de relevante OAIS-functies, informatiepakketten en bewaaractiviteiten voor uw documenten ondersteunen.

De zes OAIS-functies

1. Opnemen

Ingest is de gecontroleerde overdracht van informatie naar het archief. Dit omvat het ontvangen van inhoud, het controleren ervan, het identificeren van de aard ervan en het vastleggen van de metagegevens en context die nodig zijn om de inhoud op de lange termijn te beheren.

2. Archiefopslag

Archiefopslag zorgt ervoor dat bewaarde informatie beschikbaar blijft en controleert deze op verlies of onbedoelde wijzigingen. Het richt zich op het langetermijnbeheer van gearchiveerde eenheden, en niet alleen op opslagcapaciteit.

3. Gegevensbeheer

Gegevensbeheer zorgt voor het beheer van de beschrijvende, administratieve en bewaargerelateerde informatie die ervoor zorgt dat documenten vindbaar en begrijpelijk zijn. Een dossier zonder context kan weliswaar nog steeds bestaan, maar is mogelijk niet langer zinvol.

4. Toegang

Toegang zorgt ervoor dat bewaarde informatie beschikbaar wordt gesteld aan bevoegde gebruikers in een vorm die zij kunnen begrijpen en gebruiken. Dit omvat het opzoeken van informatie, het opvragen ervan en het verstrekken van een geschikte versie of weergave.

5. Plannen voor het behoud

Bij het opstellen van een bewaarbeleid wordt vooruitgekeken. Er wordt gelet op veranderingen in formaten, technologie en gebruikersbehoeften, waarna maatregelen worden voorbereid die ervoor zorgen dat informatie bruikbaar blijft wanneer die veranderingen van belang zijn.

6. Administratie

Het beheer zorgt voor het beleid, de rollen, de controlemaatregelen en het operationele toezicht die ervoor zorgen dat het bewaren van gegevens op een herhaalbare manier plaatsvindt. Het verbindt het archief met zijn opdracht, zijn gebruikers en de organisatie die ervoor verantwoordelijk is.

SIP, AIP en DIP: de informatiepakketten

OAIS maakt gebruik van informatiepakketten om te beschrijven hoe informatie door de levenscyclus van het behoud verloopt.

• Informatiepakket voor indiening (SIP): de inhoud en de bijbehorende informatie die aan het archief zijn verstrekt.
• Archiefinformatiepakket (AIP): het bewaarde pakket dat op de lange termijn wordt beheerd, inclusief de informatie die nodig is om het te begrijpen en te onderhouden.
• Informatiepakket voor verspreiding (DIP): het pakket dat aan een gebruiker wordt geleverd naar aanleiding van een verzoek.

De pakketten hoeven niet identiek te zijn. Een bewaarworkflow kan een SIP valideren en aanvullen alvorens deze als AIP te beheren, en kan een DIP aanmaken die geschikt is voor een specifiek toegangsverzoek.

Waar u op moet letten bij OAIS-conforme software voor digitale bewaring

De juiste vragen richten zich op de levenscyclus van het beheer, niet op de terminologie van een leverancier. Vraag bij het beoordelen van software of deze de volgende zaken ondersteunt:

• Gecontroleerde opname, met inbegrip van validatie en het vastleggen van essentiële metagegevens en context.
• Langetermijnbeheer van bewaarde informatiepakketten, waarbij kan worden aangetoond dat de inhoud in de loop van de tijd kan worden gecontroleerd en beheerd.
• Zoeken, opvragen en verstrekken waarbij de betekenis van de informatie voor bevoegde gebruikers behouden blijft.
• Zichtbare, traceerbare conserveringsmaatregelen wanneer formaten, technologie of weergaven aandacht behoeven.
• Duidelijke beleidsregels, rollen en operationele controles met betrekking tot het archief.
• Informatiestructuren die kunnen worden toegelicht, gecontroleerd en overgedragen zonder dat men daarbij afhankelijk is van één persoon of één applicatie.

Wanneer OAIS het belangrijkst is

OAIS is van grote waarde wanneer informatie langer moet blijven bestaan dan het systeem, het team of het formaat waarmee deze is gecreëerd. Dit omvat onder meer documenten die worden bewaard voor verantwoording, onderzoeksgegevens, culturele en historische collecties, operationele bewijsstukken en informatie die wordt bewaard nadat een applicatie buiten gebruik is gesteld. In contexten waar hoge betrouwbaarheid vereist is, biedt het model organisaties bovendien een gestructureerde manier om met auditors, belanghebbenden en dienstverleners te overleggen over integriteit, herkomst, bewaartermijnen en toegang.

Begin bij de levenscyclus, niet bij de lijst met functies

Gebruik OAIS om in kaart te brengen welke informatie u moet bewaren, in welke context deze moet worden bewaard en welke veranderingen deze moet doorstaan. Op basis daarvan kunt u vaststellen welke bewijsmiddelen, werkprocessen en verantwoordelijkheden een bewaaroplossing moet ondersteunen. OAIS kiest de oplossing niet voor u. Het biedt u een duidelijkere basis voor het kiezen en beheren ervan.