Wat is gekwalificeerde elektronische archivering (QeA) en waarom zou het belangrijk voor u moeten zijn?

Het bewaren van elektronische documenten moet voldoen aan door de EU aangenomen regelgeving, zoals eIDAS. Maar slechts weinig professionals op afdelingen weten wat QeA is, hoe het de bedrijfsprocessen beïnvloedt en wie kan helpen bij de implementatie ervan. Dit artikel helpt je begrijpen dat het implementeren van QeA een geweldige manier is om boetes en straffen te voorkomen. Bovendien maakt het het leven gemakkelijker voor je afdelingen, teams en klanten.

Inhoudsopgave:

1. 1.  De impact van gekwalificeerde elektronische archivering: Waarom zou ik me zorgen maken?
   2. Hoe helpt QeA om geld te besparen in specifieke sectoren?
      • Financiën
      • Verzekering
      • Bank
      • Publieke sector
      • Gezondheidszorg
      • Pharma
   3.  eIDAS, eIDAS 2, Belgische Digitale Wet, Gekwalificeerde Elektronische Archivering en de relatie ertussen

De impact van gekwalificeerde elektronische archivering: Waarom zou ik me zorgen maken?

Er zijn enorme voordelen verbonden aan het toepassen van QeA binnen je bedrijf/afdeling (later in het artikel laten we je een aantal voorbeelden zien van specifieke afdelingen). We hebben een lijst gemaakt van de meest voorkomende voordelen voor onze klanten:

1. Vertrouwen opbouwen, voordeel behalen

Overtref de concurrentie door te voldoen aan de verwachtingen van zakenpartners en klanten.

Naleving van regelgeving moet een onderdeel zijn van je bedrijfsstrategie is niet overdreven. Het gebruik van tools zoals QeA laat zien dat je geavanceerde technologie gebruikt en implementeert om een betrouwbare en langdurige partner voor je klanten te zijn. Vertrouwen en veiligheid vormen de kern van uw strategie. Dit heeft op zijn beurt een grote impact op de reputatie van uw merk.

2. Wettelijke naleving bereiken op basis van (niet alleen) EU-regelgeving

Gebruik QeA als je belangrijkste wapen wanneer er een juridische procedure is.

Bij een juridisch geschil kan je bedrijf verplicht worden om bepaalde soorten informatie als bewijs te leveren. Om dergelijke informatie voor een bepaalde periode te kunnen bewaren, heb je een solide, consistente digitale archiveringsstrategie nodig. QeA zou een vitaal onderdeel van deze strategie moeten zijn - het biedt een wettelijk erkende methode voor het opslaan en bewaren van elektronische documenten.

3. Bespaar geld, stroomlijn de workflow en maak uw mensen gelukkiger

Zeg vaarwel tegen papierwerk; verwelkom meer tijd voor je mensen.

Traditionele papieren archieven nemen veel fysieke ruimte en tijd in beslag voor uw medewerkers. Met QeA kunt u uw documenten elektronisch vastleggen, indexeren en archiveren. Hierdoor is er geen fysieke opslag meer nodig, waardoor het eenvoudiger wordt om specifieke informatie in documenten terug te vinden en uw medewerkers dus veel tijd besparen.

4. Gegevens veilig op lange termijn bewaren

Bescherm uw elektronische records tegen verlies of beschadiging.

Het doel van een consistente digitale archiveringsstrategie is om belangrijke informatie te bewaren voor langdurig gebruik. En dat is niet alleen vanwege naleving van de wet. Natuurrampen en hardware-/softwareproblemen kunnen in een oogwenk leiden tot gegevensverlies en je moet klaar zijn om een solide back-up van die informatie te hebben.

Om u te voorzien van een betrouwbare back-up van kritieke documenten, gebruikt QeA robuuste beveiligingsmaatregelen (veilige bestandsindelingen, veilige opslagfaciliteit, regelmatige back-ups, toegangscontroles, versleuteling of monitoring).

QeA maakt ook gebruik van gestandaardiseerde bestandsformaten en metadata die de integriteit en bruikbaarheid van gearchiveerde gegevens over langere perioden garanderen. Dit betekent voornamelijk dat:

U kunt gearchiveerde gegevens openen en gebruiken, zelfs als de software die werd gebruikt om ze te maken niet langer beschikbaar is

U hebt toegang tot de informatie over de gearchiveerde gegevens, bijv. de maker, de aanmaakdatum of het aanmaakdoel.

Hoe helpt QeA om geld te besparen in specifieke sectoren?

De hoeveelheid gegevens groeit in elke organisatie in een versneld tempo. Naast beveiliging, compliance en juridische implicaties is het een groeiende budgettaire last.

Momenteel wordt meer dan 70% van de IT-budgetten gebruikt om de huidige infrastructuur en kosten te onderhouden.

Door kosteneffectieve alternatieven zoals QeA te implementeren, komen er middelen vrij om te investeren in verder onderzoek, innovatie en bedrijfsontwikkeling.

Voordat we ingaan op de specifieke sectoren, zijn hier drie dingen die QeA in alle sectoren met succes aanpakt:

Een enorme hoeveelheid documentbeheer 

Het is niet moeilijk om te verdwalen in alle contracten die een bedrijf moet behandelen en afhandelen. Maar met QeA kun je alle bedrijfs- of HR-contracten op orde brengen en ze gemakkelijk openen en verspreiden. Ze zijn allemaal in overeenstemming met de regelgeving voor de afzonderlijke afdelingen.

Groen/Duurzaamheid/Papierloos 

QeA is een enorme spelbreker in het volgen van de groene beloften van het bedrijf. Het verminderen van tonnen papier zal niet alleen uw bijdrage zijn aan het behoud van het milieu, maar minder papierwerk zal het werk aangenamer maken voor uw werknemers.

Gecentraliseerde gegevens om de workflow te verbeteren 

Een gecentraliseerde opslagplaats met eenvoudige toegang tot essentiële informatie voor alle medewerkers maakt naadloze samenwerking tussen teams (en afdelingen) mogelijk. Dat betekent minder e-mailen en vervelend verkeer organiseren en meer tijd voor zinvolle taken.

Hier kom je meer te weten over hoe gedigitaliseerde archieven grote organisaties helpen.

Zie QeA in actie voor bedrijven.

Laten we nu eens kijken naar de impact van QeA op verschillende sectoren, waaronder de uwe.

1. 1. • Financiën

Naleving van regelgeving 

Als je in de financiële sector werkt, weet je dat naleving van MiFID II, Dodd-Franken anderen is cruciaal. Een consistente digitale archiveringsstrategie helpt je duidelijk inzicht te krijgen in de vereisten voor het bewaren van gegevens.

Gereedheid voor audits 

QeA vergemakkelijkt de auditbereidheid door ervoor te zorgen dat alle relevante financiële documenten (compliance, financiële gezondheid en risicomanagementpraktijken) veilig zijn opgeslagen, gemakkelijk toegankelijk zijn en in hun oorspronkelijke formaat worden bewaard. Op deze manier zal het ook het werk van auditors vergemakkelijken.

Herstel na rampen 

Een consistente digitale archiveringsstrategie kan uw instelling helpen de kosten van gegevensopslag te verlagen en uw mogelijkheden voor noodherstel te verbeteren.

Lees hoe we EDR Credit Services hebben geholpen hun activiteiten te stroomlijnen

Zie QeA in actie in de financiële sector

1. 1. • Verzekering

Naleving van regelgeving 

U werkt in een van de zwaarst gereguleerde sectoren; naleving van bijvoorbeeld Solvency II is essentieel. Of het nu gaat om verschillende polissen, claims, acceptatiedossiers, klantdossiers of nalevingsdocumentatie, met QeA krijgt u een wettelijk erkende methode om ze op te slaan en te bewaren.

Sneller claims oplossen 

Het elektronisch opslaan van documenten in een centraal elektronisch archief maakt het makkelijker voor alle betrokkenen: polishouders, verzekeringsagenten en externe dienstverleners. Wanneer bijvoorbeeld een nieuwe claim wordt geregistreerd, kan het systeem automatisch taken toewijzen aan het juiste personeel, waarschuwingen genereren voor deadlines en onopgeloste problemen escaleren.

Fraudeopsporing en -preventie 

Verbeter de integriteit en authenticiteit van verzekeringsdossiers door gebruik te maken van digitale handtekeningen, tijdstempels en veilige toegangscontroles. Het QeA-systeem is uitgerust met algoritmen die claimgegevens analyseren op verdachte patronen of rode vlaggen - ongewoon hoge claimbedragen, frequente claims, claims uit gebieden met een hoog risico of claims met vergelijkbare schadebeschrijvingen.

Zo hebben we Federal Insurance geholpen door zelflerende algoritmen toe te passen

Zie QeA in actie in de verzekeringssector

1. 1. • Bank

Snellere klantenservice 

Haal klantdocumenten snel op en verkort de wachttijd. Als je bijvoorbeeld een online leningaanvraag ontvangt, worden alle gegevens en persoonlijke informatie automatisch geïdentificeerd, veilig opgeslagen en direct doorgestuurd naar het juiste personeel voor controle en goedkeuring.

Beheer van documenten 

Geen fysieke opslag met tonnen papieren; klantgegevens, leningsovereenkomsten, transactiedocumenten en alles wat op papier staat, kan worden gedigitaliseerd en veilig worden opgeslagen.

Lees hoe we Crelan, een coöperatieve bank, hebben geholpen bij het upgraden van bedrijfsprocessen.

Zie QeA in actie in de verzekeringssector

1. 1. • Publieke sector

Toegankelijkheid van openbare documenten 

Wanneer overheidsinstellingen QeA gebruiken door bijvoorbeeld online databases aan te bieden, stellen ze burgers en bevoegd personeel in staat om eenvoudig toegang te krijgen tot openbare bestanden en documenten. Hierdoor kun je ook de transparantie bevorderen; het publiek kan dossiers, budgetten of beleid inzien en zo de beslissingen van overheidsinstellingen begrijpen.

Betere service, Kostenefficiëntie 

Sneller documenten terugvinden dankzij digitalisering staat gelijk aan efficiënter reageren op verzoeken en aanvragen van burgers. Dit gaat hand in hand met het elimineren van administratieve overhead, het afdrukken van documenten en opslagruimte.

Zie QeA in actie in de overheidssector

1. 1. • Gezondheidszorg

Opslag van en toegang tot gevoelige patiëntgegevens 

QeA zorgt voor compliance door medische dossiers, audit trails en toestemmingsformulieren van patiënten met betrekking tot medische procedures veilig op te slaan. Dit vergemakkelijkt audits en rapportages en vermindert ook juridische risico's.

Eenvoudig opslaan van medische beelden en rapporten

Sla alle soorten medische beeldbestanden op: röntgenfoto's, MRI's of CT-scans, samen met de bijbehorende rapporten. U kunt de beelden of rapporten vervolgens op afstand openen en bekijken, en een tijdige diagnose en behandelplanning bevorderen.

Zo helpen onze tools het AZ Alma Ziekenhuis bij het beheren van belangrijke patiëntgegevens

Zie QeA in actie in de gezondheidszorgsectorr

1. 1. • Pharma

Naleving van regelgeving 

Zoals je weet is de farmaceutische sector sterk gereguleerd; je moet voldoen aan bijv, FDA 21 CFR Deel 11 essentieel is. Naleving garanderen door alle belangrijke documenten te archiveren en veilig op te slaan (over medicijnontwikkeling, productie, distributie en post-marketing surveillance) kan de cruciale stap zijn die u wilt nemen.

Bescherming van intellectueel eigendom 

Als het om onderzoek gaat, helpt QeA u om onderzoeksgegevens, patenten en handelsmerken veilig op te slaan. Zo kunt u al uw waardevolle bezittingen beschermen.

R&D gegevensbescherming 

Het ontwikkelingsproces van medicijnen duurt jaren en bevat logischerwijs uitgebreide documentatie (preklinische onderzoeksgegevens, toestemming van patiënten, samenwerkingsrapporten, etc.). ). Het opslaan en toegankelijk maken van deze gegevens met behulp van QeA stroomlijnt de workflow van alle belanghebbenden en zorgt er tegelijkertijd voor dat alle gegevens voldoen aan de strenge onderzoeksvoorschriften.

Zie QeA in actie in de farmaceutische sector

eIDAS, eIDAS 2, Belgische Digitale Wet, Gekwalificeerde Elektronische Archivering en hun onderlinge verband:

eIDAS:

eIDAS staat voor Electronic Identification, Authentication, and Trust Services (elektronische identificatie, authentificatie en vertrouwensdiensten). Deze verordening stelt een wettelijk kader vast voor elektronische transacties, elektronische handtekeningen en vertrouwensdiensten binnen de EU. Het is bedoeld om bedrijven, burgers en overheden te helpen veilige en naadloze elektronische interacties uit te voeren.

eIDAS 2:

Momenteel is er een herziening van eIDAS, genaamd 'eIDAS2'. Het omvat aanvullende vertrouwensdiensten - elektronische attestering van attributen (het aanmaken, verifiëren en valideren van elektronische attestering van attributen en gerelateerde certificaten); elektronische archivering van elektronische documenten, beheer van apparaten voor het op afstand aanmaken van elektronische handtekeningen en zegels, en registratie van elektronische gegevens in een elektronisch grootboek.

Belgische digitale wet:

Elk land heeft zijn eigen implementatie van de eIDAS-verordening. In België is dat de Belgische Digitale Wet.

Gekwalificeerde elektronische archivering (QeA):

Gekwalificeerde elektronische archivering is een vertrouwensdienst die wordt erkend en gereguleerd onder de eIDAS-verordening.

Mogelijke volgende stappen:

Heb je nog vragen over QeA voor jouw specifieke business case? Laten we een gesprek opzetten en kijken hoe we kunnen samenwerken! We zijn niet alleen 's werelds eerste gecertificeerde Qualified Electronic Archiving provider, maar we hebben meer dan 17 jaar ervaring in het helpen bij digitalisering in verschillende bedrijfssectoren.

Als je begrijpt hoe QeA in het algemeen helpt, maar je wilt graag specifieke business cases zien, bekijk de verhalen van onze klanten.

Nou, als je meer zin hebt om te praten dan om te lezen, vertel het ons en we nemen contact met je op!