Wat is gekwalificeerde elektronische archivering (QeArch) en waarom is dit voor u van belang?

Het bewaren van elektronische documenten moet voldoen aan door de EU vastgestelde regelgeving, zoals eIDAS. Maar slechts een zeer klein aantal professionals binnen de verschillende afdelingen weet daadwerkelijk wat QeArch is, welke invloed het heeft op de bedrijfsprocessen en wie kan helpen bij de implementatie ervan. Dit artikel helpt u te begrijpen dat de implementatie van QeArch een uitstekende manier is om boetes en sancties te voorkomen. Bovendien maakt het het leven voor uw afdelingen, teams en klanten een stuk eenvoudiger.

De impact van gekwalificeerde elektronische archivering: Waarom zou ik me zorgen maken?

Het toepassen van QeArch binnen uw bedrijf of afdeling biedt enorme voordelen (verderop in dit artikel zullen wij u enkele voorbeelden van specifieke afdelingen laten zien). Wij hebben een lijst samengesteld met de voordelen die onze klanten het vaakst ten goede komen:

1. Vertrouwen opbouwen, voordeel behalen

Overtref de concurrentie door te voldoen aan de verwachtingen van zakenpartners en klanten.

Het is geen overdrijving om te stellen dat naleving van regelgeving een integraal onderdeel van uw bedrijfsstrategie moet zijn. Door gebruik te maken van tools zoals QeArch laat u zien dat u geavanceerde technologie inzet en implementeert om een betrouwbare en langdurige partner voor uw klanten te zijn. U stelt vertrouwen en veiligheid centraal in uw strategie. Dit heeft op zijn beurt een grote invloed op de reputatie van uw merk.

2. Wettelijke naleving bereiken op basis van (niet alleen) EU-regelgeving

Gebruik QeArch als uw belangrijkste wapen telkens wanneer er een gerechtelijke procedure loopt.

In het kader van een juridisch geschil kan uw bedrijf worden verplicht om bepaalde soorten informatie als bewijsmateriaal over te leggen. Om dergelijke informatie gedurende de voorgeschreven termijnen te kunnen bewaren, heeft u een degelijke, consistente strategie voor digitale archivering nodig. QeArch dient een essentieel onderdeel van deze strategie te vormen — het biedt een juridisch erkende methode voor het opslaan en bewaren van elektronische documenten.

3. Bespaar geld, stroomlijn de workflow en maak uw mensen gelukkiger

Zeg vaarwel tegen papierwerk; verwelkom meer tijd voor je mensen.

Traditionele papieren archieven nemen veel fysieke ruimte in beslag en vergen veel tijd van uw medewerkers. Met QeArch kunt u uw documenten elektronisch vastleggen, indexeren en archiveren. Hierdoor is fysieke opslag niet langer nodig, waardoor het eenvoudiger wordt om specifieke informatie in documenten terug te vinden en uw medewerkers dus aanzienlijk veel tijd besparen.

4. Gegevens veilig op lange termijn bewaren

Bescherm uw elektronische records tegen verlies of beschadiging.

Het doel van een consistente digitale archiveringsstrategie is om belangrijke informatie te bewaren voor langdurig gebruik. En dat is niet alleen vanwege naleving van de wet. Natuurrampen en hardware-/softwareproblemen kunnen in een oogwenk leiden tot gegevensverlies en je moet klaar zijn om een solide back-up van die informatie te hebben.

Om u een betrouwbare back-up van cruciale documenten te bieden, maakt QeArch gebruik van robuuste beveiligingsmaatregelen (veilige bestandsformaten, beveiligde opslagfaciliteiten, regelmatige back-ups, toegangsbeheer, versleuteling of monitoring).

QeArch maakt tevens gebruik van gestandaardiseerde bestandsformaten en metagegevens die de integriteit en bruikbaarheid van gearchiveerde gegevens gedurende lange perioden waarborgen. Dit houdt voornamelijk het volgende in:

U kunt gearchiveerde gegevens openen en gebruiken, zelfs als de software die werd gebruikt om ze te maken niet langer beschikbaar is

U hebt toegang tot de informatie over de gearchiveerde gegevens, bijv. de maker, de aanmaakdatum of het aanmaakdoel.

Hoe helpt QeArch bij het besparen van geld in specifieke sectoren?

De hoeveelheid gegevens groeit in elke organisatie in een versneld tempo. Naast beveiliging, compliance en juridische implicaties is het een groeiende budgettaire last.

Momenteel wordt meer dan 70% van de IT-budgetten gebruikt om de huidige infrastructuur en kosten te onderhouden.

Door kosteneffectieve alternatieven zoals QeArch in te voeren, komen er middelen vrij om te investeren in verder onderzoek, innovatie en bedrijfsontwikkeling.

Voordat we de specifieke sectoren gaan bespreken, volgen hier drie zaken waarmee QeArch in alle sectoren succesvol omgaat:

Een enorme hoeveelheid documentbeheer 

Het is niet moeilijk om het overzicht te verliezen in alle contracten waarmee een onderneming te maken heeft. Maar met QeArch kunt u alle zakelijke of HR-contracten op orde brengen en deze eenvoudig raadplegen en verspreiden. Ze voldoen allemaal aan de regelgeving die van toepassing is op de afzonderlijke afdelingen.

Groen/Duurzaamheid/Papierloos 

QeArch betekent een enorme doorbraak bij het nakomen van de groene beloften van het bedrijf. Door het gebruik van papier met tonnen te verminderen, levert u niet alleen een bijdrage aan het behoud van het milieu, maar zorgt minder papierwerk er ook voor dat uw medewerkers hun werk met meer plezier doen.

Gecentraliseerde gegevens om de workflow te verbeteren

Een gecentraliseerde opslagplaats met eenvoudige toegang tot essentiële informatie voor alle medewerkers maakt naadloze samenwerking tussen teams (en afdelingen) mogelijk. Dat betekent minder e-mailen en vervelend verkeer organiseren en meer tijd voor zinvolle taken.

Hier leer je meer over hoe gedigitaliseerde archieven grote organisaties helpen.

Bekijk QeArch in de praktijk voor bedrijven.

Laten we nu eens nader bekijken welke invloed QeArch heeft op verschillende sectoren – waaronder die van u.

Financiën

Naleving van regelgeving

Als je in de financiële sector werkt, weet je dat naleving van MiFID II, Dodd-Franken anderen is cruciaal. Een consistente digitale archiveringsstrategie helpt u duidelijk inzicht te krijgen in de vereisten voor het bewaren van gegevens.

Gereedheid voor audits 

QeArch vergemakkelijkt de voorbereiding op een audit door ervoor te zorgen dat alle relevante financiële documenten (met betrekking tot naleving, financiële gezondheid en risicobeheer) veilig worden opgeslagen, gemakkelijk toegankelijk zijn en in hun oorspronkelijke formaat worden bewaard. Op deze manier wordt ook het werk van de auditors vergemakkelijkt.

Herstel na rampen 

Een consistente digitale archiveringsstrategie kan uw instelling helpen de kosten van gegevensopslag te verlagen en uw mogelijkheden voor noodherstel te verbeteren.

Lees hoe we EDR Credit Services hebben geholpen hun activiteiten te stroomlijnen

Bekijk hoe QeArch in de financiële sector wordt toegepast

Verzekering

Naleving van regelgeving 

U bent actief in een van de sectoren met de strengste regelgeving; naleving van bijvoorbeeld Solvency II is van essentieel belang. Of het nu gaat om verschillende polissen, schadeclaims, acceptatiedossiers, klantgegevens of nalevingsdocumentatie: met QeArch beschikt u over een wettelijk erkende methode voor de opslag en bewaring daarvan.

Sneller claims oplossen 

Het elektronisch opslaan van documenten in een centraal elektronisch archief maakt het makkelijker voor alle betrokkenen: polishouders, verzekeringsagenten en externe dienstverleners. Wanneer bijvoorbeeld een nieuwe claim wordt geregistreerd, kan het systeem automatisch taken toewijzen aan het juiste personeel, waarschuwingen genereren voor deadlines en onopgeloste problemen escaleren.

Fraudeopsporing en -preventie 

Verbeter de integriteit en authenticiteit van verzekeringsgegevens door gebruik te maken van digitale handtekeningen, tijdstempels en beveiligde toegangscontroles. Het QeArch-systeem is uitgerust met algoritmen die schadeclaimgegevens analyseren op verdachte patronen of alarmsignalen – ongewoon hoge schadebedragen, veelvuldige schadeclaims, schadeclaims uit risicovolle gebieden of schadeclaims met vergelijkbare beschrijvingen van de schade.

Zo hebben we Federal Insurance geholpen door zelflerende algoritmen toe te passen

Bekijk QeArch in de praktijk in de verzekeringssector

Bank 

Snellere klantenservice 

Haal klantdocumenten snel op en verkort de wachttijd. Als je bijvoorbeeld een online leningaanvraag ontvangt, worden alle gegevens en persoonlijke informatie automatisch geïdentificeerd, veilig opgeslagen en direct doorgestuurd naar het juiste personeel voor controle en goedkeuring.

Beheer van documenten 

Geen fysieke opslag met tonnen papieren; klantgegevens, leningsovereenkomsten, transactiedocumenten en alles wat op papier staat, kan worden gedigitaliseerd en veilig worden opgeslagen.

Lees hoe we Crelan, een coöperatieve bank, hebben geholpen bij het upgraden van bedrijfsprocessen.

Bekijk QeArch in de praktijk in de verzekeringssector

Publieke sector 

Toegankelijkheid van openbare documenten 

Wanneer overheidsinstanties gebruikmaken van QeArch, bijvoorbeeld door online databases aan te bieden, stellen zij burgers en bevoegde functionarissen in staat om eenvoudig toegang te krijgen tot openbare registers en documenten. Hiermee kunt u tevens de transparantie bevorderen; het publiek kan registers, begrotingen of beleidsdocumenten inzien en daardoor inzicht krijgen in de beslissingen die door overheidsinstellingen worden genomen.

Betere service, Kostenefficiëntie 

Sneller documenten terugvinden dankzij digitalisering staat gelijk aan efficiënter reageren op verzoeken en aanvragen van burgers. Dit gaat hand in hand met het elimineren van administratieve overhead, het afdrukken van documenten en opslagruimte.

Bekijk QeArch in de praktijk binnen de overheidssector

Gezondheidszorg 

Opslag van en toegang tot gevoelige patiëntgegevens 

QeArch waarborgt de naleving van de regelgeving door medische dossiers, audittrajecten en toestemmingsformulieren van patiënten met betrekking tot medische ingrepen veilig op te slaan. Dit vergemakkelijkt controles door toezichthouders en de rapportage hierover, en beperkt tevens de juridische risico’s.

Eenvoudig opslaan van medische beelden en rapporten

Sla alle soorten medische beeldbestanden op: röntgenfoto's, MRI's of CT-scans, samen met de bijbehorende rapporten. U kunt de beelden of rapporten vervolgens op afstand openen en bekijken, en een tijdige diagnose en behandelplanning bevorderen.

Zo helpen onze tools het AZ Alma Ziekenhuis bij het beheren van belangrijke patiëntgegevens

Bekijk QeArch in de praktijk in de gezondheidszorgr

Pharma 

Naleving van regelgeving 

Zoals u weet, is de farmaceutische sector sterk gereguleerd; naleving van bijvoorbeeld FDA 21 CFR Deel 11 essentieel is. Naleving garanderen door alle belangrijke documenten te archiveren en veilig op te slaan (over medicijnontwikkeling, productie, distributie en post-marketing surveillance) kan de cruciale stap zijn die u wilt nemen.

Bescherming van intellectueel eigendom 

Op het gebied van onderzoek helpt QeArch u bij het veilig opslaan van onderzoeksgegevens, octrooien en handelsmerken. Zo kunt u al uw waardevolle activa beschermen.

R&D gegevensbescherming 

Het ontwikkelingsproces van geneesmiddelen duurt jaren en omvat logischerwijs een uitgebreide documentatie (gegevens uit preklinisch onderzoek, toestemmingsformulieren van patiënten, samenwerkingsverslagen, enz.). Het opslaan en raadplegen van deze documenten met behulp van QeArch zal de workflow van alle betrokken partijen stroomlijnen, terwijl alle gegevens in overeenstemming blijven met strenge onderzoeksvoorschriften.

Bekijk hoe QeArch in de farmaceutische sector wordt toegepast

eIDAS, eIDAS 2, Belgische Digitale Wet, Gekwalificeerde Elektronische Archivering en hun onderlinge verband:

eIDAS:

eIDAS staat voor Electronic Identification, Authentication, and Trust Services (elektronische identificatie, authentificatie en vertrouwensdiensten). Deze verordening stelt een wettelijk kader vast voor elektronische transacties, elektronische handtekeningen en vertrouwensdiensten binnen de EU. Het is bedoeld om bedrijven, burgers en overheden te helpen veilige en naadloze elektronische interacties uit te voeren.

eIDAS 2:

Momenteel is er een herziening van eIDAS, genaamd 'eIDAS2'. Het omvat aanvullende vertrouwensdiensten - elektronische attestering van attributen (het aanmaken, verifiëren en valideren van elektronische attestering van attributen en gerelateerde certificaten); elektronische archivering van elektronische documenten, beheer van apparaten voor het op afstand aanmaken van elektronische handtekeningen en zegels, en registratie van elektronische gegevens in een elektronisch grootboek.

Belgische digitale wet:

Elk land heeft zijn eigen implementatie van de eIDAS-verordening. In België is dat de Belgische Digitale Wet.

Gekwalificeerde elektronische archivering (QeArch):

Gekwalificeerde elektronische archivering is een vertrouwensdienst die wordt erkend en gereguleerd onder de eIDAS-verordening.

Mogelijke volgende stappen:

Heeft u nog vragen over QeArch met betrekking tot uw specifieke bedrijfssituatie? Laten we een afspraak maken voor een gesprek om te bekijken hoe we kunnen samenwerken! Wij zijn niet alleen 's werelds eerste gecertificeerde Qualified Electronic Archiving provider, maar we hebben meer dan 17 jaar ervaring in het helpen bij digitalisering in verschillende bedrijfssectoren.

Als u in grote lijnen begrijpt hoe QeArch werkt, maar u graag concrete praktijkvoorbeelden zou willen zien, bekijk de verhalen van onze klanten.

Nou, als je meer zin hebt om te praten dan om te lezen, vertel het ons en we nemen contact met je op!