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Zusammenarbeit, damit kritische ECM-Systeme nicht ‘kritisch’ werden’
Crelan und Docbyte haben Documentum zügig aktualisiert.
Wer:
Eine Genossenschaftsbank mit mehr als 288.000 Kunden, die gleichzeitig Miteigentümer sind. Ihr seit 2009 im Einsatz befindliches elektronisches Content-Management-System „Documentum“ musste aktualisiert werden.
Herausforderung:
Die Documentum-Versionen befanden sich alle im erweiterten Support und wurden nicht mehr optimal unterstützt, da sie das Ende ihres Lebenszyklus erreicht hatten. Crelan wollte nicht noch einmal ganz von vorne anfangen.
Docbyte-Lösung:
Umfassendes Upgrade des Systems auf eine neuere Documentum-Version.
Ergebnisse:
Docbyte war dafür verantwortlich, das gesamte Projekt ohne Ausfallzeiten der Systeme durchzuführen.
Der vollständige Artikel:
Crelan ist eine Genossenschaftsbank mit mehr als 288.000 Kunden, die gleichzeitig Miteigentümer sind. Als Genossenschaftsbank möchte Crelan einen anderen Ansatz verfolgen, indem sie in engem Kontakt mit ihren Kunden steht. Das bedeutet, dass das Institut kontinuierlich bestrebt ist, über die besten Systeme zu verfügen. Ihr elektronisches Content-Management-System „Documentum“, das seit 2009 im Einsatz ist, hat sich zwar bewährt, doch um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten, waren Änderungen erforderlich.
Die Herausforderung
Die Herausforderung bestand darin, dass sich die Documentum-Versionen, die Mitte 2015 noch im Einsatz waren, alle in der Phase des erweiterten Supports befanden. Die laufenden Versionen wurden nicht mehr optimal unterstützt und näherten sich dem Ende ihres Lebenszyklus. Crelan wollte nicht noch einmal ganz von vorne anfangen, da hierfür weder das Budget noch das Personal zur Verfügung standen. Zudem war das Wissen über das System verloren gegangen, da im Laufe der Jahre verschiedene externe Mitarbeiter an dem System gearbeitet hatten, die nun nicht mehr bei Crelan beschäftigt waren. Um die Kosten so gering wie möglich zu halten, wurden umgehend Maßnahmen ergriffen. Crelan entschied sich entschlossen für ein Upgrade auf Documentum 7.2.
Die Lösung
Das gesamte Projekt, bei dem verschiedene Abteilungen koordiniert werden mussten, wurde geleitet von Anita Rubbrecht. Sie erinnert sich: “Angesichts der Auswirkungen des Systems auf die Organisation war völlig klar, dass in kurzer Zeit viel geschehen musste und dass wir keine Zeit zu verlieren hatten. Intern konnten wir dies technisch nicht umsetzen, da wir das erforderliche Fachwissen nicht mehr im eigenen Haus hatten; daher suchten wir nach einer anderen Lösung. Auch ohne Vergleich mit anderen Anbietern entschieden wir uns entschlossen für Docbyte, da wir aufgrund ihrer Erfahrung und Referenzen darauf vertrauten, dass sie dieses Projekt schnell und präzise umsetzen würden.”
Wir haben dieses Projekt im September 2015 gestartet und dabei vor allem dafür gesorgt, dass alles weiterhin einwandfrei und funktionsfähig blieb, da sich Crelan keinen Ausfall seines Systems leisten kann – nicht einmal für eine Millisekunde. Die Auslieferung erfolgte im Dezember 2015 für die Entwicklungs-, Test-, Abnahme- und Produktionsumgebung. Alles, was nicht benötigt wurde, wurde entfernt, damit die Umgebung auf ähnliche und stabile Weise betrieben werden konnte. Eine Leistung, die in nur drei Monaten vollbracht wurde.
Ein stabiles Umfeld dank einer stabilen Zusammenarbeit
Nach dem erfolgreichen Abschluss des Projekts blickt Anita Rubbrecht positiv auf die Zusammenarbeit zurück. Alles läuft wie vorgesehen, und Crelan ist mit der Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern von Docbyte sehr zufrieden: “Man ist immer etwas nervös, wenn man so etwas Neues in Angriff nimmt, aber dank der proaktiven, flexiblen, kompetenten und professionellen Mitarbeiter von Docbyte haben wir uns schnell wohlgefühlt.”
Zudem handelt es sich bei Docbyte nicht um eine ‘Fire-and-Forget’-Lösung, da die Zusammenarbeit zwangsläufig auch Schulungen für die Mitarbeiter beinhaltet, die täglich damit arbeiten. Ganz zu schweigen vom Support-Team, das bei auftretenden Problemen innerhalb einer halben Stunde Lösungen bereitstellte.
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