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La conservation des documents électroniques doit respecter les réglementations adoptées par l'Union européenne, telles que le règlement eIDAS. Cependant, très peu de professionnels, tous services confondus, savent réellement ce qu'est QeArch, quel est son impact sur les processus métier et à qui s'adresser pour sa mise en œuvre. Cet article vous aide à comprendre que la mise en œuvre de QeArch constitue un excellent moyen d'éviter les amendes et les sanctions. De plus, cela facilite la vie de vos services, de vos équipes et de vos clients.
L'impact de l'archivage électronique qualifié : Pourquoi devrais-je m'en préoccuper ?
La mise en œuvre de QeArch au sein de votre entreprise ou de votre service présente d’énormes avantages (nous vous présenterons quelques exemples de services spécifiques plus loin dans cet article). Nous avons dressé une liste des avantages qui aident le plus souvent nos clients :
1. Instaurer la confiance, gagner des avantages
Dépassez la concurrence en répondant aux attentes de vos partenaires commerciaux et de vos clients.
Il n’est pas exagéré de dire que le respect de la réglementation doit faire partie intégrante de votre stratégie d’entreprise. L’utilisation d’outils tels que QeArch démontre que vous recourez à des technologies de pointe et que vous les mettez en œuvre afin d’être un partenaire de confiance et à long terme pour vos clients. Vous placez la confiance et la sécurité au cœur de votre stratégie. Cela a, à son tour, un impact majeur sur la réputation de votre marque.
2. Assurer la conformité juridique sur la base des règlements de l'UE (et pas seulement)
Utilisez QeArch comme arme principale dès qu'une procédure judiciaire est engagée.
Dans le cadre d'un litige, votre entreprise peut être tenue de fournir certains types d'informations à titre de preuve. Afin de pouvoir conserver ces informations pendant des durées déterminées, vous devez disposer d'une stratégie d'archivage numérique solide et cohérente. QeArch doit constituer un élément essentiel de cette stratégie : il offre en effet une méthode légalement reconnue pour le stockage et la conservation des documents électroniques.
3. Économisez de l'argent, rationalisez le flux de travail et rendez vos collaborateurs plus heureux
Dites adieu à la paperasserie et consacrez plus de temps à vos collaborateurs.
Les archives papier traditionnelles occupent beaucoup d'espace physique et mobilisent beaucoup de temps pour vos collaborateurs. Avec QeArch, vous pouvez numériser, indexer et archiver vos documents. Cela élimine le besoin de stockage physique, facilite la recherche d'informations spécifiques dans les documents et permet ainsi à vos collaborateurs de gagner un temps considérable.
4. Préserver les données à long terme en toute sécurité
Protégez vos documents électroniques contre la perte ou la corruption.
L'intérêt d'une stratégie d'archivage numérique cohérente est de préserver les informations importantes pour une utilisation à long terme. Et ce n'est pas seulement une question de conformité légale. Les catastrophes naturelles et les problèmes de matériel ou de logiciel peuvent entraîner la perte de données en un clin d'œil, et vous devez être prêt à disposer d'une sauvegarde solide de ces informations.
Afin de vous garantir une sauvegarde fiable de vos documents essentiels, QeArch met en œuvre des mesures de sécurité rigoureuses (formats de fichiers sécurisés, infrastructure de stockage sécurisée, sauvegardes régulières, contrôles d'accès, chiffrement ou surveillance).
QeArch utilise également des formats de fichiers et des métadonnées normalisés qui garantissent l'intégrité et la facilité d'utilisation des données archivées sur de longues périodes. Cela signifie principalement que :
Vous pouvez accéder aux données archivées et les utiliser même si le logiciel utilisé pour les créer n'est plus disponible.
Vous avez accès aux informations concernant les données archivées, par exemple leur créateur, la date de création ou le but de la création.
Comment QeArch permet-il de réaliser des économies dans certains secteurs ?
La quantité de données augmente à un rythme accéléré dans toutes les organisations. Outre les implications en matière de sécurité, de conformité et de droit, il s'agit d'un fardeau budgétaire de plus en plus lourd.
Actuellement, plus de 70% des budgets informatiques sont utilisés pour maintenir l'infrastructure et les frais actuels
La mise en œuvre de solutions alternatives rentables telles que QeArch permet de dégager des fonds pour investir dans la recherche, l'innovation et le développement commercial.
Avant d'aborder les secteurs spécifiques, voici trois domaines dans lesquels QeArch excelle, tous secteurs confondus :
Un grand nombre de documents à gérer
Il n'est pas difficile de se perdre parmi tous les contrats qu'une entreprise doit gérer et traiter. Mais grâce à QeArch, vous pouvez mettre de l'ordre dans tous vos contrats commerciaux ou RH, et y accéder ou les diffuser facilement. Tous sont conformes aux réglementations applicables à chaque service.
Écologie/durabilité/sans papier
QeArch change véritablement la donne en matière de respect des engagements écologiques de l'entreprise. Réduire la consommation de papier de plusieurs tonnes ne constituera pas seulement votre contribution à la préservation de l'environnement, mais la diminution de la paperasse rendra également le travail plus agréable pour vos collaborateurs.
Centralisation des données pour améliorer le flux de travail
Un référentiel centralisé avec un accès facile aux informations essentielles pour tous les employés permet une collaboration transparente entre les équipes (et les départements). Cela signifie moins d'envois de courriels et d'organisation du trafic et plus de temps pour les tâches importantes.
Vous en saurez plus sur comment les archives numérisées aident les grandes organisations.
Découvrez QeArch en action pour les entreprises.
Et maintenant, examinons de plus près l'impact de QeArch sur différents secteurs, y compris le vôtre.
Finances
Conformité réglementaire
Travaillant dans le secteur financier, vous savez que la conformité avec les règles de l'Union européenne est une priorité. MiFID II, Dodd-FrankL'archivage des données est essentiel. Une stratégie d'archivage numérique cohérente vous aide à comprendre clairement les exigences en matière de conservation des données.
Préparation à l'audit
QeArch facilite la préparation aux audits en garantissant que tous les documents financiers pertinents (conformité, santé financière et pratiques de gestion des risques) sont stockés en toute sécurité, facilement accessibles et conservés dans leur format d'origine. De cette manière, cela facilitera également le travail des auditeurs.
Reprise après sinistre
Une stratégie d'archivage numérique cohérente peut aider votre institution à réduire le coût du stockage des données et à améliorer vos capacités de reprise après sinistre.
Découvrez comment nous avons aidé EDR Credit Services à rationaliser ses opérations.
Découvrez QeArch en action dans le secteur financier
Assurance
Conformité réglementaire
Vous travaillez dans l’un des secteurs les plus réglementés ; le respect de normes telles que Solvabilité II est essentiel. Qu’il s’agisse de polices d’assurance, de déclarations de sinistre, de dossiers de souscription, de dossiers clients ou de documents de conformité, QeArch vous offre une méthode légalement reconnue pour les stocker et les conserver.
Résolution plus rapide des réclamations
Le stockage électronique des documents dans une archive électronique centrale facilite la tâche de toutes les personnes concernées : assurés, experts en sinistres et prestataires de services tiers. Par exemple, lorsqu'un nouveau sinistre est enregistré, le système peut automatiquement attribuer des tâches au personnel approprié, déclencher des alertes en cas de dépassement des délais et faire remonter les problèmes non résolus.
Détection et prévention de la fraude
Renforcez l'intégrité et l'authenticité des dossiers d'assurance grâce à l'utilisation de signatures numériques, d'horodatages et de contrôles d'accès sécurisés. Le système QeArch est doté d'algorithmes qui analysent les données relatives aux sinistres afin de détecter des schémas suspects ou des signaux d'alerte : montants de sinistres anormalement élevés, sinistres fréquents, sinistres provenant de zones à haut risque ou sinistres présentant des descriptions de sinistres similaires.
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Découvrez QeArch en action dans le secteur de l'assurance
Banque
Un service client plus rapide
Retrouvez rapidement les documents des clients et réduisez le temps d'attente. Si vous recevez une demande de prêt en ligne, toutes les données et informations personnelles qu'elle contient seront automatiquement identifiées, stockées en toute sécurité et transmises directement au personnel compétent pour examen et approbation.
Gestion des documents
Pas de stockage physique avec des tonnes de papiers ; les dossiers des comptes clients, les contrats de prêt, les documents de transaction et tout ce qui est écrit sur papier peuvent être numérisés et stockés en toute sécurité.
Découvrez QeArch en action dans le secteur de l'assurance
Secteur public
Accessibilité des archives publiques
Lorsque les administrations publiques utilisent QeArch, par exemple en mettant à disposition des bases de données en ligne, elles permettent aux citoyens et au personnel habilité d'accéder facilement aux dossiers et documents publics. Cela permet également de favoriser la transparence : le public peut consulter les dossiers, les budgets ou les politiques et, par conséquent, comprendre les décisions prises par les institutions publiques.
Meilleur service, rentabilité
Grâce à la numérisation, la recherche de documents est plus rapide, ce qui accroît l'efficacité de vos réponses aux demandes et aux requêtes des citoyens. Cela va de pair avec l'élimination des frais administratifs, de l'impression des documents et de l'espace de stockage.
Découvrez QeArch en action dans le secteur public
Soins de santé
Stockage et accès aux données sensibles des patients
QeArch garantit la conformité en assurant le stockage sécurisé des dossiers médicaux, des pistes d'audit et des formulaires de consentement des patients relatifs aux actes médicaux. Cela facilite les audits réglementaires et l'établissement des rapports, tout en réduisant les risques juridiques.
Stockage facile des images et des rapports médicaux
Stockez tous les types de fichiers d'imagerie médicale - radiographies, IRM ou tomodensitogrammes - ainsi que les rapports correspondants. Vous pouvez ensuite accéder aux images ou aux rapports et les examiner à distance, ce qui favorise un diagnostic et une planification du traitement en temps utile.
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Découvrez QeArch en action dans le secteur de la santér
Pharma
Respect de la réglementation
Comme vous le savez, le secteur pharmaceutique est fortement réglementé ; être en conformité avec, par ex, FDA 21 CFR Part 11 est essentiel. Garantir la conformité en archivant et en stockant en toute sécurité tous les documents importants (sur le développement, la fabrication, la distribution et la surveillance post-commercialisation des médicaments) pourrait être la mesure vitale que vous souhaitez prendre.
Protection de la propriété intellectuelle
En matière de recherche, QeArch vous aide à stocker en toute sécurité vos données de recherche, vos brevets et vos marques déposées. C'est ainsi que vous pouvez protéger tous vos actifs précieux.
Protection des données dans la R&D
Le processus de développement d’un médicament s’étend sur plusieurs années et, par définition, s’accompagne d’une documentation volumineuse (données issues de la recherche préclinique, consentements des patients, rapports de collaboration, etc.). Leur stockage et leur consultation à l’aide de QeArch permettront de rationaliser le flux de travail de toutes les parties prenantes, tout en garantissant la conformité de l’ensemble des données aux réglementations strictes en matière de recherche.
Découvrez QeArch en action dans le secteur pharmaceutique
eIDAS, eIDAS 2, Loi belge sur le numérique, archivage électronique qualifié, et la relation entre eux :
eIDAS :
eIDAS signifie Electronic Identification, Authentication, and Trust Services (services d'identification, d'authentification et de confiance électroniques). Ce règlement établit un cadre juridique pour les transactions électroniques, les signatures électroniques et les services de confiance au sein de l'UE. Il vise à aider les entreprises, les citoyens et les autorités publiques à réaliser des interactions électroniques sécurisées et transparentes.
eIDAS 2 :
Actuellement, une révision d'eIDAS a été effectuée, appelée "eIDAS2". Elle comprend des services de confiance supplémentaires : l'attestation électronique d'attributs (la création, la vérification et la validation de l'attestation électronique d'attributs et des certificats correspondants), l'archivage électronique de documents électroniques, la gestion de dispositifs de création de signatures et de sceaux électroniques à distance, et l'enregistrement de données électroniques dans un grand livre électronique.
Loi belge sur le numérique :
Chaque pays a sa propre application du règlement eIDAS. En Belgique, il s'agit de la loi belge sur le numérique.
Archivage électronique qualifié (QeArch) :
L'archivage électronique qualifié est un service de confiance reconnu et réglementé par le règlement eIDAS.
Vos prochaines étapes possibles :
Avez-vous d'autres questions concernant QeArch dans le cadre de votre projet spécifique ? Organisons un entretien téléphonique pour voir comment nous pouvons collaborer ! Non seulement nous sommes le premier fournisseur mondial certifié d'archivage électronique qualifié, mais nous avons plus de 17 ans d'expérience dans l'aide à la numérisation dans différents secteurs d'activité.
Si vous comprenez le principe général de fonctionnement de QeArch, mais que vous souhaitez découvrir des cas concrets d'application, lisez les témoignages de nos clients.
Si vous avez plus envie de parler que de lire, Dites-le nous et nous vous répondrons.!
