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Preservation of electronic documents must comply with EU-adopted regulations, such as eIDAS. But only very few professionals across departments actually know what QeArch is, how it impacts the business processes, and who can help with its implementation. This article helps you understand that implementing QeArch is a great way to avoid fines and penalties. Plus, it makes life easier for your departments, teams, and clients.
L'impact de l'archivage électronique qualifié : Pourquoi devrais-je m'en préoccuper ?
There are massive benefits to applying QeArch within your business/department (we’ll show you some examples of specified departments later in the article). We’ve picked up a list of those that most often help our clients:
1. Instaurer la confiance, gagner des avantages
Dépassez la concurrence en répondant aux attentes de vos partenaires commerciaux et de vos clients.
Compliance with regulations should be a part of your business strategy is no exaggeration. Using tools like QeArch demonstrates you are using and implementing cutting-edge technology to be a trusted and long-term partner for your clients. You put trust and security at the core of your strategy. This, in turn, has a major impact on your brand’s reputation.
2. Assurer la conformité juridique sur la base des règlements de l'UE (et pas seulement)
Use QeArch as your main weapon, whenever there is a legal proceeding.
Regarding a legal dispute, your company may be required to produce specific types of information as evidence. To be able to retain such information for specified periods of time, you need a solid, consistent digital archiving strategy. QeArch should be a vital part of this strategy—it provides a legally recognized method for storing and preserving electronic records.
3. Économisez de l'argent, rationalisez le flux de travail et rendez vos collaborateurs plus heureux
Dites adieu à la paperasserie et consacrez plus de temps à vos collaborateurs.
Traditional paper archives take up a lot of physical space and time for your employees. With QeArch, you can electronically capture, index, and archive your documents. This eliminates the need for physical storage, making it easier to locate specific information within documents and thus saving your employees a significant amount of time.
4. Préserver les données à long terme en toute sécurité
Protégez vos documents électroniques contre la perte ou la corruption.
L'intérêt d'une stratégie d'archivage numérique cohérente est de préserver les informations importantes pour une utilisation à long terme. Et ce n'est pas seulement une question de conformité légale. Les catastrophes naturelles et les problèmes de matériel ou de logiciel peuvent entraîner la perte de données en un clin d'œil, et vous devez être prêt à disposer d'une sauvegarde solide de ces informations.
To provide you with a reliable backup of critical documents, QeArch uses robust security measures (secure file formats, secure storage facility, regular backups, access controls, encryption, or monitoring).
QeArch also employs standardized file formats and metadata that guarantee the integrity and usability of archived data over extended periods. This mainly means that:
Vous pouvez accéder aux données archivées et les utiliser même si le logiciel utilisé pour les créer n'est plus disponible.
Vous avez accès aux informations concernant les données archivées, par exemple leur créateur, la date de création ou le but de la création.
How Does QeArch Help Saving Money Across Specific Sectors?
La quantité de données augmente à un rythme accéléré dans toutes les organisations. Outre les implications en matière de sécurité, de conformité et de droit, il s'agit d'un fardeau budgétaire de plus en plus lourd.
Actuellement, plus de 70% des budgets informatiques sont utilisés pour maintenir l'infrastructure et les frais actuels
Implementing cost-effective alternatives like QeArch frees up funds to invest in further research, innovation, and business development.
Before we go through the specific sectors, here are three things QeArch successfully deals with across sectors:
Un grand nombre de documents à gérer
It’s not difficult to get lost in all the contracts a corporate must handle and deal with. But with QeArch, you can put all business or HR contracts in order and access and distribute them easily. All are in compliance with regulations related to individual departments.
Écologie/durabilité/sans papier
QeArch is a huge game-changer in following the corporate’s green promises. Reducing tons of paper will not only be your contribution to environmental conservation, but less paperwork will make the job more enjoyable for your employees.
Centralisation des données pour améliorer le flux de travail
Un référentiel centralisé avec un accès facile aux informations essentielles pour tous les employés permet une collaboration transparente entre les équipes (et les départements). Cela signifie moins d'envois de courriels et d'organisation du trafic et plus de temps pour les tâches importantes.
Vous en saurez plus sur comment les archives numérisées aident les grandes organisations.
See QeArch in action for corporates.
And now, let’s take a closer look at QeArch’s impact on different sectors—including yours.
Finances
Conformité réglementaire
Travaillant dans le secteur financier, vous savez que la conformité avec les règles de l'Union européenne est une priorité. MiFID II, Dodd-FrankL'archivage des données est essentiel. Une stratégie d'archivage numérique cohérente vous aide à comprendre clairement les exigences en matière de conservation des données.
Préparation à l'audit
QeArch facilitates audit readiness by ensuring that all relevant financial documents (compliance, financial health, and risk management practices) are securely stored, easily accessible, and maintained in their original format. Like this, it will smoothen the work of auditors, too.
Reprise après sinistre
Une stratégie d'archivage numérique cohérente peut aider votre institution à réduire le coût du stockage des données et à améliorer vos capacités de reprise après sinistre.
Découvrez comment nous avons aidé EDR Credit Services à rationaliser ses opérations.
See QeArch in action in the finance sector
Assurance
Conformité réglementaire
You work in one of the heaviest regulated sectors; compliance with, e.g., Solvency II is essential. Whether it’s different policies, claims, underwriting files, customer records, or compliance documentation, with QeArch, you’ll get a legally recognized method for storing and preserving them.
Résolution plus rapide des réclamations
Le stockage électronique des documents dans une archive électronique centrale facilite la tâche de toutes les personnes concernées : assurés, experts en sinistres et prestataires de services tiers. Par exemple, lorsqu'un nouveau sinistre est enregistré, le système peut automatiquement attribuer des tâches au personnel approprié, déclencher des alertes en cas de dépassement des délais et faire remonter les problèmes non résolus.
Détection et prévention de la fraude
Enhance the integrity and authenticity of insurance records by using digital signatures, timestamps, and secure access controls. The QeArch system is equipped with algorithms that analyze claim data for suspicious patterns or red flags—unusually high claim amounts, frequent claims, claims from high-risk areas, or claims involving similar loss descriptions.
Voici comment nous avons aidé Federal Insurance en appliquant des algorithmes d'auto-apprentissage.
See QeArch in action in the Insurance sector
Banque
Un service client plus rapide
Retrouvez rapidement les documents des clients et réduisez le temps d'attente. Si vous recevez une demande de prêt en ligne, toutes les données et informations personnelles qu'elle contient seront automatiquement identifiées, stockées en toute sécurité et transmises directement au personnel compétent pour examen et approbation.
Gestion des documents
Pas de stockage physique avec des tonnes de papiers ; les dossiers des comptes clients, les contrats de prêt, les documents de transaction et tout ce qui est écrit sur papier peuvent être numérisés et stockés en toute sécurité.
See QeArch in action in the Insurance sector
Secteur public
Accessibilité des archives publiques
When government agencies use QeArch by e.g., providing online databases, they enable citizens and authorized personnel to access public records and documents easily. Through this, you can promote transparency, too; the public can see records, budgets, or policies and, therefore, understand the decisions taken by government institutions.
Meilleur service, rentabilité
Grâce à la numérisation, la recherche de documents est plus rapide, ce qui accroît l'efficacité de vos réponses aux demandes et aux requêtes des citoyens. Cela va de pair avec l'élimination des frais administratifs, de l'impression des documents et de l'espace de stockage.
See QeArch in action in the Government sector
Soins de santé
Stockage et accès aux données sensibles des patients
QeArch ensures compliance by securely storing medical records, audit trails, and patient consent forms related to medical procedures. This facilitates regulatory audits and reporting and mitigates legal risk, too.
Stockage facile des images et des rapports médicaux
Stockez tous les types de fichiers d'imagerie médicale - radiographies, IRM ou tomodensitogrammes - ainsi que les rapports correspondants. Vous pouvez ensuite accéder aux images ou aux rapports et les examiner à distance, ce qui favorise un diagnostic et une planification du traitement en temps utile.
Voici comment nos outils aident l'hôpital AZ Alma à gérer les informations vitales des patients
See QeArch in action in the Healthcare sector
Pharma
Respect de la réglementation
Comme vous le savez, le secteur pharmaceutique est fortement réglementé ; être en conformité avec, par ex, FDA 21 CFR Part 11 est essentiel. Garantir la conformité en archivant et en stockant en toute sécurité tous les documents importants (sur le développement, la fabrication, la distribution et la surveillance post-commercialisation des médicaments) pourrait être la mesure vitale que vous souhaitez prendre.
Protection de la propriété intellectuelle
When it comes to research, QeArch helps you securely store research data, patents, and trademarks. This is how you can protect all your valuable assets.
Protection des données dans la R&D
The drug development process takes years and, by logic, contains extensive documentation (preclinical research data, patients’ consent, collaboration reports, etc.). Storing and accessing them with the help of QeArch will streamline the workflow of all stakeholders while keeping all the data in compliance with strict research regulations.
See QeArch in action in the Pharmaceutical sector
eIDAS, eIDAS 2, Loi belge sur le numérique, archivage électronique qualifié, et la relation entre eux :
eIDAS :
eIDAS signifie Electronic Identification, Authentication, and Trust Services (services d'identification, d'authentification et de confiance électroniques). Ce règlement établit un cadre juridique pour les transactions électroniques, les signatures électroniques et les services de confiance au sein de l'UE. Il vise à aider les entreprises, les citoyens et les autorités publiques à réaliser des interactions électroniques sécurisées et transparentes.
eIDAS 2 :
Actuellement, une révision d'eIDAS a été effectuée, appelée "eIDAS2". Elle comprend des services de confiance supplémentaires : l'attestation électronique d'attributs (la création, la vérification et la validation de l'attestation électronique d'attributs et des certificats correspondants), l'archivage électronique de documents électroniques, la gestion de dispositifs de création de signatures et de sceaux électroniques à distance, et l'enregistrement de données électroniques dans un grand livre électronique.
Loi belge sur le numérique :
Chaque pays a sa propre application du règlement eIDAS. En Belgique, il s'agit de la loi belge sur le numérique.
Qualified electronic archiving (QeArch):
L'archivage électronique qualifié est un service de confiance reconnu et réglementé par le règlement eIDAS.
Vos prochaines étapes possibles :
Do you have further questions about QeArch for your specific business case? Let’s set up a call and see how we can collaborate! Not only are we le premier fournisseur mondial certifié d'archivage électronique qualifié, mais nous avons plus de 17 ans d'expérience dans l'aide à la numérisation dans différents secteurs d'activité.
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Si vous avez plus envie de parler que de lire, Dites-le nous et nous vous répondrons.!
