Qu'est-ce que l'archivage électronique qualifié (QeA) et pourquoi cela devrait vous intéresser ?

La préservation des documents électroniques doit être conforme aux réglementations adoptées par l'UE, telles que l'eIDAS. Cependant, très peu de professionnels dans les différents services savent ce qu'est l'assurance qualité, comment elle influe sur les processus d'entreprise et qui peut aider à sa mise en œuvre. Cet article vous aide à comprendre que la mise en œuvre de l'assurance qualité est un excellent moyen d'éviter les amendes et les pénalités. En outre, elle facilite la vie de vos services, de vos équipes et de vos clients.

Table des matières :

1. 1.  L'impact de l'archivage électronique qualifié : Pourquoi devrais-je m'en préoccuper ?
   2. Comment l'AQE permet-elle d'économiser de l'argent dans des secteurs spécifiques ?
      • Finances
      • Assurance
      • Banque
      • Secteur public
      • Soins de santé
      • Pharma
   3.  eIDAS, eIDAS 2, Loi belge sur le numérique, archivage électronique qualifié, et la relation entre eux

L'impact de l'archivage électronique qualifié : Pourquoi devrais-je m'en préoccuper ?

L'application de l'AQ au sein de votre entreprise/département présente des avantages considérables (nous vous montrerons quelques exemples de départements spécifiques plus loin dans l'article). Nous avons dressé une liste de ceux qui aident le plus souvent nos clients :

1. Instaurer la confiance, gagner des avantages

Dépassez la concurrence en répondant aux attentes de vos partenaires commerciaux et de vos clients.

Il n'est pas exagéré de dire que la conformité aux réglementations doit faire partie de votre stratégie d'entreprise. L'utilisation d'outils tels que QeA démontre que vous utilisez et mettez en œuvre des technologies de pointe afin d'être un partenaire de confiance et à long terme pour vos clients. Vous placez la confiance et la sécurité au cœur de votre stratégie. Cela a un impact majeur sur la réputation de votre marque.

2. Assurer la conformité juridique sur la base des règlements de l'UE (et pas seulement)

Utilisez le QeA comme arme principale, chaque fois qu'il y a une procédure judiciaire.

Dans le cadre d'un litige juridique, votre entreprise peut être amenée à produire certains types d'informations à titre de preuve. Pour pouvoir conserver ces informations pendant des périodes déterminées, vous avez besoin d'une stratégie d'archivage numérique solide et cohérente. L'AQE devrait être un élément essentiel de cette stratégie - elle fournit une méthode légalement reconnue pour le stockage et la conservation des enregistrements électroniques.

3. Économisez de l'argent, rationalisez le flux de travail et rendez vos collaborateurs plus heureux

Dites adieu à la paperasserie et consacrez plus de temps à vos collaborateurs.

Les archives papier traditionnelles prennent beaucoup de place et de temps à vos employés. Avec QeA, vous pouvez capturer, indexer et archiver électroniquement vos documents. Cela élimine le besoin de stockage physique, facilite la localisation d'informations spécifiques dans les documents et permet à vos employés de gagner beaucoup de temps.

4. Préserver les données à long terme en toute sécurité

Protégez vos documents électroniques contre la perte ou la corruption.

L'intérêt d'une stratégie d'archivage numérique cohérente est de préserver les informations importantes pour une utilisation à long terme. Et ce n'est pas seulement une question de conformité légale. Les catastrophes naturelles et les problèmes de matériel ou de logiciel peuvent entraîner la perte de données en un clin d'œil, et vous devez être prêt à disposer d'une sauvegarde solide de ces informations.

Pour vous fournir une sauvegarde fiable des documents critiques, QeA utilise des mesures de sécurité solides (formats de fichiers sécurisés, installations de stockage sécurisées, sauvegardes régulières, contrôles d'accès, cryptage ou surveillance).

L'AQE utilise également des formats de fichiers et des métadonnées normalisés qui garantissent l'intégrité et l'exploitabilité des données archivées sur de longues périodes. Cela signifie principalement que :

Vous pouvez accéder aux données archivées et les utiliser même si le logiciel utilisé pour les créer n'est plus disponible.

Vous avez accès aux informations concernant les données archivées, par exemple leur créateur, la date de création ou le but de la création.

Comment l'AQE permet-elle d'économiser de l'argent dans des secteurs spécifiques ?

La quantité de données augmente à un rythme accéléré dans toutes les organisations. Outre les implications en matière de sécurité, de conformité et de droit, il s'agit d'un fardeau budgétaire de plus en plus lourd.

Actuellement, plus de 70% des budgets informatiques sont utilisés pour maintenir l'infrastructure et les frais actuels

La mise en œuvre d'alternatives rentables telles que l'AQE libère des fonds qui peuvent être investis dans la recherche, l'innovation et le développement des entreprises.

Avant de passer en revue les secteurs spécifiques, voici trois éléments que l'AQE traite avec succès dans tous les secteurs :

Un grand nombre de documents à gérer 

Il n'est pas difficile de se perdre dans tous les contrats qu'une entreprise doit gérer et traiter. Mais avec QeA, vous pouvez mettre de l'ordre dans tous les contrats commerciaux ou de ressources humaines et y accéder et les distribuer facilement. Tous sont conformes aux réglementations relatives aux différents départements.

Écologie/durabilité/sans papier 

Le QeA change radicalement la donne en ce qui concerne le respect des promesses écologiques de l'entreprise. La réduction des tonnes de papier ne sera pas seulement votre contribution à la préservation de l'environnement, mais la diminution de la paperasserie rendra le travail plus agréable pour vos employés.

Centralisation des données pour améliorer le flux de travail 

Un référentiel centralisé avec un accès facile aux informations essentielles pour tous les employés permet une collaboration transparente entre les équipes (et les départements). Cela signifie moins d'envois de courriels et d'organisation du trafic et plus de temps pour les tâches importantes.

Vous découvrirez ici comment les archives numérisées aident les grandes organisations.

Voyez l'AQE en action pour les entreprises.

Examinons maintenant de plus près l'impact de l'AQE sur différents secteurs, dont le vôtre.

1. 1. • Finances

Conformité réglementaire 

Travaillant dans le secteur financier, vous savez que la conformité avec les règles de l'Union européenne est une priorité. MiFID II, Dodd-FrankL'archivage des données est essentiel. Une stratégie d'archivage numérique cohérente vous aide à comprendre clairement les exigences en matière de conservation des données.

Préparation à l'audit 

L'AQE facilite la préparation à l'audit en garantissant que tous les documents financiers pertinents (conformité, santé financière et pratiques de gestion des risques) sont stockés en toute sécurité, facilement accessibles et conservés dans leur format d'origine. Ainsi, elle facilitera également le travail des auditeurs.

Reprise après sinistre 

Une stratégie d'archivage numérique cohérente peut aider votre institution à réduire le coût du stockage des données et à améliorer vos capacités de reprise après sinistre.

Découvrez comment nous avons aidé EDR Credit Services à rationaliser ses opérations.

Voyez l'AQE en action dans le secteur financier

1. 1. • Assurance

Conformité réglementaire 

Vous travaillez dans l'un des secteurs les plus réglementés ; la conformité à Solvabilité II, par exemple, est essentielle. Qu'il s'agisse de différentes polices, de sinistres, de dossiers de souscription, de dossiers clients ou de documents de conformité, avec QeA, vous disposerez d'une méthode légalement reconnue pour les stocker et les préserver.

Résolution plus rapide des réclamations 

Le stockage électronique des documents dans une archive électronique centrale facilite la tâche de toutes les personnes concernées : assurés, experts en sinistres et prestataires de services tiers. Par exemple, lorsqu'un nouveau sinistre est enregistré, le système peut automatiquement attribuer des tâches au personnel approprié, déclencher des alertes en cas de dépassement des délais et faire remonter les problèmes non résolus.

Détection et prévention de la fraude 

Renforcez l'intégrité et l'authenticité des dossiers d'assurance en utilisant des signatures numériques, des horodatages et des contrôles d'accès sécurisés. Le système QeA est équipé d'algorithmes qui analysent les données relatives aux sinistres pour y déceler des schémas suspects ou des signaux d'alerte : montants de sinistres anormalement élevés, sinistres fréquents, sinistres provenant de zones à haut risque ou sinistres impliquant des descriptions de pertes similaires.

Voici comment nous avons aidé Federal Insurance en appliquant des algorithmes d'auto-apprentissage.

Voyez le QeA en action dans le secteur de l'assurance

1. 1. • Banque

Un service client plus rapide 

Retrouvez rapidement les documents des clients et réduisez le temps d'attente. Si vous recevez une demande de prêt en ligne, toutes les données et informations personnelles qu'elle contient seront automatiquement identifiées, stockées en toute sécurité et transmises directement au personnel compétent pour examen et approbation.

Gestion des documents 

Pas de stockage physique avec des tonnes de papiers ; les dossiers des comptes clients, les contrats de prêt, les documents de transaction et tout ce qui est écrit sur papier peuvent être numérisés et stockés en toute sécurité.

Découvrez comment nous avons aidé Crelan, une banque coopérative, à moderniser ses processus opérationnels.

Voyez le QeA en action dans le secteur de l'assurance

1. 1. • Secteur public

Accessibilité des archives publiques 

Lorsque les agences gouvernementales utilisent l'AQE, par exemple en fournissant des bases de données en ligne, elles permettent aux citoyens et au personnel autorisé d'accéder facilement aux dossiers et aux documents publics. Vous pouvez ainsi promouvoir la transparence ; le public peut consulter les dossiers, les budgets ou les politiques et, par conséquent, comprendre les décisions prises par les institutions gouvernementales.

Meilleur service, rentabilité 

Grâce à la numérisation, la recherche de documents est plus rapide, ce qui accroît l'efficacité de vos réponses aux demandes et aux requêtes des citoyens. Cela va de pair avec l'élimination des frais administratifs, de l'impression des documents et de l'espace de stockage.

Voir le QeA en action dans le secteur public

1. 1. • Soins de santé

Stockage et accès aux données sensibles des patients 

QeA garantit la conformité en stockant en toute sécurité les dossiers médicaux, les pistes d'audit et les formulaires de consentement des patients liés aux procédures médicales. Cela facilite les audits et les rapports réglementaires et réduit également les risques juridiques.

Stockage facile des images et des rapports médicaux

Stockez tous les types de fichiers d'imagerie médicale - radiographies, IRM ou tomodensitogrammes - ainsi que les rapports correspondants. Vous pouvez ensuite accéder aux images ou aux rapports et les examiner à distance, ce qui favorise un diagnostic et une planification du traitement en temps utile.

Voici comment nos outils aident l'hôpital AZ Alma à gérer les informations vitales des patients

Voir QeA en action dans le secteur de la santér

1. 1. • Pharma

Respect de la réglementation 

Comme vous le savez, le secteur pharmaceutique est fortement réglementé ; être en conformité avec, par ex, FDA 21 CFR Part 11 est essentiel. Garantir la conformité en archivant et en stockant en toute sécurité tous les documents importants (sur le développement, la fabrication, la distribution et la surveillance post-commercialisation des médicaments) pourrait être la mesure vitale que vous souhaitez prendre.

Protection de la propriété intellectuelle 

En matière de recherche, QeA vous aide à stocker en toute sécurité les données de recherche, les brevets et les marques déposées. C'est ainsi que vous pouvez protéger tous vos actifs précieux.

Protection des données dans la R&D 

Le processus de développement d'un médicament prend des années et, par logique, contient une vaste documentation (données de recherche préclinique, consentement des patients, rapports de collaboration, etc.) Le stockage et l'accès à ces documents avec l'aide de l'AQ rationaliseront le flux de travail de toutes les parties prenantes tout en maintenant toutes les données en conformité avec les réglementations strictes en matière de recherche.

Voyez l'AQ en action dans le secteur pharmaceutique

eIDAS, eIDAS 2, Loi belge sur le numérique, archivage électronique qualifié, et la relation entre eux :

eIDAS :

eIDAS signifie Electronic Identification, Authentication, and Trust Services (services d'identification, d'authentification et de confiance électroniques). Ce règlement établit un cadre juridique pour les transactions électroniques, les signatures électroniques et les services de confiance au sein de l'UE. Il vise à aider les entreprises, les citoyens et les autorités publiques à réaliser des interactions électroniques sécurisées et transparentes.

eIDAS 2 :

Actuellement, une révision d'eIDAS a été effectuée, appelée "eIDAS2". Elle comprend des services de confiance supplémentaires : l'attestation électronique d'attributs (la création, la vérification et la validation de l'attestation électronique d'attributs et des certificats correspondants), l'archivage électronique de documents électroniques, la gestion de dispositifs de création de signatures et de sceaux électroniques à distance, et l'enregistrement de données électroniques dans un grand livre électronique.

Loi belge sur le numérique :

Chaque pays a sa propre application du règlement eIDAS. En Belgique, il s'agit de la loi belge sur le numérique.

Archivage électronique qualifié (QeA) :

L'archivage électronique qualifié est un service de confiance reconnu et réglementé par le règlement eIDAS.

Vos prochaines étapes possibles :

Vous avez d'autres questions sur l'assurance qualité pour votre entreprise ? Organisons un appel et voyons comment nous pouvons collaborer ! Non seulement nous le premier fournisseur mondial certifié d'archivage électronique qualifié, mais nous avons plus de 17 ans d'expérience dans l'aide à la numérisation dans différents secteurs d'activité.

Si vous comprenez l'utilité de l'assurance qualité en général, mais que vous aimeriez voir des cas concrets, lisez les témoignages de nos clients.

Si vous avez plus envie de parler que de lire, Dites-le nous et nous vous répondrons.!