Rechnungsmanagement bei Jan Yperman

Das Jan-Yperman-Krankenhaus optimiert die Rechnungsabwicklung mit Lieferanten mithilfe von Lösungen für das Rechnungsmanagement und erzielt jährliche Einsparungen in Höhe von 20%

Die Jan-Yperman-Krankenhaus In Ypern befindet sich eine moderne Einrichtung, deren Schwerpunkt auf der Steigerung der Effizienz ihrer Dienstleistungen auf allen Ebenen liegt. Die Analyse des Rechnungsstellungssystems der Lieferanten brachte mehrere Probleme ans Licht; diese wurden durch den Einsatz einer modernen und maßgeschneiderten Lösung für das Rechnungsmanagement in Chancen umgewandelt.

EIN DURCHEINANDERGEWIRBELTER BERG VON PAPIEREN

Die ausschließliche Arbeit mit Papierrechnungen macht das Leben nicht gerade einfach. Abgesehen von der Schwierigkeit, eine bestimmte Rechnung aufzuspüren, sobald sie sich irgendwo im Genehmigungsverfahren befindet, gehen manche Rechnungen auch verloren, und mit 35.000 Dokumente pro Jahr die 10 Jahre lang aufbewahrt werden müssen, Auch die Lagerung ist problematisch.
Ganz zu schweigen davon, dass es keine Metadaten und Es besteht keine Möglichkeit, den Status von Dokumenten zu verwalten. Eine Automatisierung der Arbeitsabläufe kam nicht in Frage. Aufgrund des Erfolgs des Krankenhauses bedeutet dies, dass zusätzlich zu den 1,5 Mann-Äquivalenten eine weitere Person ausschließlich für die Verwaltung des Prozesses benötigt wird.

WAS MUSSTE SICH ÄNDERN?

Die Projektziele wurden im Jahr 2010 festgelegt: die vorschriftsmäßige elektronische Archivierung, die Optimierung der Beschaffungs- und Genehmigungsprozesse sowie die konsequente Inanspruchnahme der entsprechenden Lieferantenrabatte. Das ist leichter gesagt als getan – und wie fängt man damit an?

ANALYSE, LÖSUNG, UMSETZUNG

Olivier Rys, Verwaltungsleiter: “Wir wandten uns an den Experten auf diesem Gebiet. Docbyte kann auf langjährige Erfahrung zurückgreifen nicht nur im Bereich kanalübergreifender ECM-Lösungen, sondern insbesondere auch im Gesundheitswesen. Sie halfen uns dabei, die komplexe Situation zu analysieren, und entwickelten mithilfe der Captiva-Software eine maßgeschneiderte Lösung das wie angegossen passt. Es war zweifellos ein lohnender Prozess, bei dem alle Beteiligten in die Überlegungen einbezogen werden, ihre Ideen einbringen und auch miterleben konnten, wie diese umgesetzt wurden.”

FACHKRÄFTE ALS FACHKRÄFTE EINSETZEN

In Anbetracht dessen, dass Das alte System erforderte mindestens zwei Stunden Arbeitsaufwand. durch einen Wirtschaftsprüfer, um die Richtigkeit zu überprüfen 130 Rechnungen pro Tag Durch Sortieren, Kopieren und die interne Weiterleitung lässt sich dieses neue automatisierte System problemlos einer anderen Person vermitteln. Das bedeutet, dass die gewonnene Zeit für die Aufgaben genutzt werden kann, für die die hochqualifizierten Fachkräfte eingestellt wurden. Auch wenn es paradox erscheinen mag, hat die intensive Digitalisierung bei Yperman doch unmittelbar zu einer Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit da ihre Stellen aufgewertet wurden.

PREISGÜNSTIGE WIRTSCHAFT

Auch auf Organisationsebene wurden Ziele festgelegt, und wir alle wissen, dass effiziente Haushaltsführung ist eines der Kernelemente für eine erfolgreiche Unternehmensführung.
Neben den positiven Auswirkungen durch zeitersparnis bei der Suche nach Dokumenten, der Digitalisierung der Arbeitsprozesse, der verbesserter Zugang zu Informationen und die verschärften Sicherheitsmaßnahmen, neben der Verringerung des Verlustrisikos, des Druckaufwands und der Vorteile der Arbeit im Homeoffice hat das Rechnungsmanagementsystem Yperman einen zusätzlichen Vorteil beschert. In dem einen Jahr, in dem das neue System ausschließlich für die eingehenden Rechnungen genutzt wurde, hat das Krankenhaus eine Einsparungen in Höhe von 20% des Haushaltsplans. Nicht schlecht.

NÄCHSTE SCHRITTE

“Wenn wir uns die Auswirkungen dieser Maßnahme auf unser Krankenhaus betrachten, wird zweifellos deutlich, dass es noch viele weitere Möglichkeiten gibt, unsere Arbeitsmethoden zu verbessern. Die Buchhaltung und Rechnungsstellung müssen generell überarbeitet werden; in diesen Bereichen können wir mit Sicherheit effizienter und wirtschaftlicher werden. Angesichts des Papieraufwands, der bei einer Krankenhauseinweisung entsteht, müssen wir dringend analysieren, wie wir diesen Bereich am besten digitalisieren können. Wenn wir weiterhin solche Lösungen umsetzen, werden wir nicht nur Zeit und Geld sparen, sondern letztendlich wird auch der Zugang zu Informationen und medizinischer Versorgung insgesamt erleichtert. Etwas, das ganz sicher unseren Patienten zugutekommen. Und das ist nach wie vor die wichtigste Aufgabe eines Krankenhauses.”: So endet“ Olivier Rys

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