Gestion des factures chez Jan Yperman

L'hôpital Jan Yperman rationalise la facturation des fournisseurs grâce à des solutions de gestion des factures et réalise des économies annuelles de 20%

Les Hôpital Jan Yperman à Ypres est un établissement moderne qui cherche à améliorer l'efficacité de ses services à tous les niveaux. L'analyse de leur système de facturation des fournisseurs a mis en évidence plusieurs problèmes qui ont été transformés en opportunités par l'application d'une solution moderne et personnalisée de gestion des factures.

UNE MONTAGNE DE PAPIERS EN DÉSORDRE

Travailler exclusivement avec des factures papier ne rend pas la vie facile. Outre la difficulté de retrouver une facture particulière une fois qu'elle se trouve à un certain stade du processus d'approbation, certaines se perdent et, avec le temps, elles deviennent de plus en plus difficiles à gérer. 35 000 documents par an qui doivent être conservés pendant 10 ans, Le stockage est également problématique.
Sans parler du fait qu'il y a pas de métadonnées et pas de possibilité de gérer le statut des documents. L'automatisation des processus de travail n'était pas envisageable. En raison du succès de l'hôpital, cela signifie qu'en plus des 1,5 équivalents-hommes, il en faut 1 de plus uniquement pour gérer le processus.

QU'EST-CE QUI DEVAIT CHANGER ?

Les objectifs du projet ont été fixés en 2010 : l'archivage électronique légal, la rationalisation des processus d'achat et d'approbation et l'application cohérente des remises accordées aux fournisseurs.. Plus facile à dire qu'à faire et comment commencer ?

ANALYSE, SOLUTION, MISE EN ŒUVRE

Olivier Rys, chef de l'administration : "Nous nous sommes adressés au spécialiste de ces questions. Docbyte peut faire référence à des années d'expérience non seulement dans les solutions ECM cross-canal, mais aussi spécifiquement dans le monde des soins de santé. Ils nous ont aidés à analyser la situation complexe et, avec l'aide du logiciel Captiva, ont mis au point une solution de gestion de l'information. solution sur mesure qui lui va comme un gant. Il s'agit sans aucun doute d'un processus gratifiant dans lequel toutes les personnes concernées ont pu participer au processus de réflexion, apporter leur contribution et assister à la mise en œuvre du projet."

UTILISER DES PROFESSIONNELS EN TANT QUE PROFESSIONNELS

Considérant que l'ancien système nécessitait au moins 2 heures de travail par un comptable afin de valider 130 factures par jour en triant, copiant et circulant en interne, ce nouveau système automatisé peut facilement être enseigné à quelqu'un d'autre. Cela signifie que le temps gagné peut être utilisé pour le travail pour lequel les professionnels hautement qualifiés ont été employés. Bien que cela puisse sembler paradoxal, l'effet direct de la numérisation aiguë à Yperman a conduit à un gain de temps considérable. l'augmentation de la satisfaction des employés car leurs emplois ont été revalorisés.

BUDGET ECONOMIE

Des objectifs ont également été fixés au niveau de l'organisation et nous savons tous que une gestion efficace du budget est l'un des éléments essentiels à la bonne marche d'une entreprise.
Outre l'impact positif de la gain de temps dans la localisation des documents, la numérisation des processus de travail, la un meilleur accès à l'information et la sécurité renforcéeOutre la réduction des risques de perte, d'impression et de travail à distance, le système de gestion des factures a apporté à Yperman un avantage supplémentaire. En un an d'utilisation du nouveau système uniquement pour les factures entrantes, l'hôpital a réalisé un gain de 1,5 million d'euros. économies de 20% du budget. Pas mal.

PROCHAINES ÉTAPES

"Sans aucun doute, si nous examinons l'impact de cet exercice sur notre hôpital, il devient évident qu'il existe de nombreuses autres façons d'améliorer nos méthodes de travail. La comptabilité et la facturation en général doivent être révisées, nous pouvons certainement devenir plus efficaces et plus économiques dans ces domaines. Si l'on considère la quantité de papier générée par une admission à l'hôpital, il est urgent d'analyser la manière dont nous pouvons numériser au mieux ce domaine. Si nous continuons à mettre en œuvre ce type de solution, nous économiserons non seulement du temps et de l'argent, mais nous faciliterons également l'accès à l'information et aux soins. C'est quelque chose qui va certainement bénéficier à nos patients. Et cela reste la tâche la plus importante d'un hôpital." : ainsi se conclut Olivier Rys

Contactez-nous pour une solution de facturation à hello@docbyte.com.