Factuurbeheer bij Jan Yperman

Het Jan Yperman Ziekenhuis stroomlijnt de facturering aan leveranciers met behulp van oplossingen voor factuurbeheer en realiseert jaarlijkse besparingen van 20%

De Jan Yperman Ziekenhuis in Ieper is een moderne faciliteit die zich richt op het verbeteren van de efficiëntie van hun diensten op alle niveaus. De analyse van hun facturatiesysteem voor leveranciers bracht verschillende problemen aan het licht; deze werden omgezet in kansen door een moderne en gepersonaliseerde oplossing voor factuurbeheer toe te passen.

EEN WARRIGE BERG PAPIEREN

Werken met uitsluitend papieren facturen maakt het leven niet gemakkelijk. Naast het feit dat het moeilijk is om een bepaalde factuur terug te vinden zodra deze ergens in het goedkeuringsproces zit, raken sommige facturen ook kwijt en met 35.000 documenten per jaar die 10 jaar bewaard moeten worden, opslag is ook problematisch.
En dan hebben we het nog niet eens over het feit dat er geen metadata en geen mogelijkheid om de documentstatus te beheren. De werkprocessen automatiseren was geen optie. Vanwege het succes van het ziekenhuis betekent dit dat er naast de 1,5 man-equivalent nog 1 man extra nodig is om het proces te beheren.

WAT MOEST ER VERANDEREN?

De projectdoelen werden in 2010 vastgesteld: wettelijke elektronische archivering, het stroomlijnen van de inkoop- en goedkeuringsprocessen en het consequent claimen van de bijbehorende leverancierskorting. Makkelijker gezegd dan gedaan en hoe kunt u beginnen?

ANALYSE, OPLOSSING, IMPLEMENTATIE

Olivier Rys, hoofd administratie: "We wendden ons tot de specialist in dergelijke zaken. Docbyte kan verwijzen naar jarenlange ervaring niet alleen in cross-channel ECM-oplossingen, maar ook specifiek in de wereld van de gezondheidszorg. Ze hielpen ons om de complexe situatie te analyseren en bedachten met behulp van Captiva software een oplossing op maat dat past als een handschoen. Het was absoluut een lonend proces waarin alle betrokkenen konden meedenken, input konden leveren en ook konden zien hoe het werd geïmplementeerd.."

PROFESSIONALS GEBRUIKEN ALS PROFESSIONALS

Overwegende dat het oude systeem vereiste minstens 2 uur werk door een accountant om te valideren 130 facturen per dag door intern te sorteren, kopiëren en circuleren, kan dit nieuwe geautomatiseerde systeem gemakkelijk aan iemand anders worden geleerd. Dit betekent dat de gewonnen tijd gebruikt kan worden voor het werk waarvoor de hoogopgeleide professionals in dienst waren. Het lijkt misschien een paradox, maar het directe effect van de acute digitalisering bij Yperman heeft geleid tot een toename in medewerkerstevredenheid omdat hun banen zijn opgewaardeerd.

BUDGETTAIRE ECONOMIE

Er werden ook doelen gesteld op het niveau van de organisatie en we weten allemaal dat efficiënt begrotingsbeheer is een van de kernelementen om een bedrijf succesvol te runnen.
Naast de positieve impact door tijdsbesparing bij het lokaliseren van documenten, het digitaliseren van de werkprocessen, de betere toegang tot informatie en de verhoogde veiligheidNaast de afname van het risico op verlies, printen en werken op afstand, heeft het factuurbeheersysteem Yperman nog een extra bonus opgeleverd. In een jaar dat het nieuwe systeem alleen voor de inkomende facturen wordt gebruikt, heeft het ziekenhuis een besparingen van 20% van de begroting. Niet slecht.

VOLGENDE STAPPEN

"Als we kijken naar de impact van deze oefening op ons ziekenhuis, wordt het ongetwijfeld duidelijk dat er nog veel meer manieren zijn waarop we onze werkmethoden kunnen verbeteren. De boekhouding en facturering in het algemeen moeten worden herzien, we kunnen op die gebieden zeker efficiënter en zuiniger worden. Als we kijken naar de hoeveelheid papier die een ziekenhuisopname oplevert, moeten we dringend analyseren hoe we op dat gebied het beste kunnen digitaliseren. Als we dit soort oplossingen blijven implementeren, zullen we niet alleen tijd en geld besparen, maar uiteindelijk zal de toegang tot informatie en zorg in het algemeen gemakkelijker worden. Iets wat zeer zeker onze patiënten ten goede komen. En dat blijft de belangrijkste taak van een ziekenhuis.": zo concludeert Olivier Rys

Neem contact met ons op voor een factureringsoplossing op hello@docbyte.com.