Technologie für automatisierte Poststellen: Optimierung der Dokumentenverarbeitung

Die effiziente Bearbeitung eingehender Dokumente ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der Produktivität und der Kundenzufriedenheit. Eine „Intelligent Mailroom“-Lösung bietet einen innovativen Ansatz für die Verwaltung von Dokumenten-Workflows, indem sie fortschrittliche Technologien nutzt, um den gesamten Prozess zu automatisieren und zu optimieren.

Automatisierung der Poststelle und der Weg des Dokuments

Der Weg eines eingehenden Dokuments innerhalb eines Unternehmens wird revolutioniert: Unabhängig von Format oder Herkunft werden Dokumente zügig verarbeitet und an die zuständigen Abteilungen weitergeleitet, wodurch ein reibungsloser Betriebsablauf gewährleistet wird. Ermöglicht wird dies durch eine Kombination verschiedener KI-Technologien. Unsere KI-Technologie automatisiert die Dokumentenverarbeitung durch den Einsatz fortschrittlicher Funktionen wie OCR zur Erfassung gedruckter oder handgeschriebener Texte, ICR zur Verbesserung der Erkennung verschiedener Handschriften, OMR zur Erkennung von Markierungen wie Kontrollkästchen sowie das Scannen von Barcodes für eine schnelle Datenextraktion und Nachverfolgung. Zusammen optimieren diese Werkzeuge die Arbeitsabläufe und verbessern die Genauigkeit.

Scanner für die Poststelle oder OCR

Entscheidend für den Erfolg einer intelligenten Poststelle ist der Einsatz von KI, die wichtige Informationen aus eingehenden Dokumenten präzise extrahiert und so eine effiziente Klassifizierung, Metadatenextraktion und Weiterleitung ermöglicht.

So sieht der Weg der eingehenden Dokumente aus:

1. In Ihrer Kanzlei gehen zahlreiche Dokumente in den unterschiedlichsten Formaten und über die unterschiedlichsten Kanäle ein.
2. Mithilfe von OCR, künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen (ML) werden die Dokumente durchgesehen, um sie zu identifizieren, zu klassifizieren (in Kategorien wie Verträge, Forderungen, Bestellungen und Rechnungen) und für die korrekte Weiterleitung vorzubereiten.
3. Dieselben Technologien extrahieren zudem Metadaten aus dem Inhalt der Dokumente (beispielsweise Kundennummer, Empfänger- und Absenderadresse, Datum und Unterschrift) und bereiten diese für die Validierung in Ihrer Unternehmensdatenbank vor.
4. Die Dokumente sind nun versandfertig. Sie werden an die jeweilige Abteilung weitergeleitet – Finanzabteilung, Personalabteilung, Kundenservice, Marketing, Schadenbearbeitung und andere.

Unsere „Intelligent Mailroom“-Lösung nutzt hierfür Verfahren wie die optische Zeichenerkennung (OCR), die intelligente Zeichenerkennung, die optische Markierungserkennung und das Scannen von Barcodes.

WHITEPAPER – INTELLIGENTE POSTSTELLE Eine intelligente Poststelle (IM) ist eine Technologie, die alle eingehenden Dokumente in jedem beliebigen Format zügig verarbeitet und anschließend an die zuständigen Abteilungen in Ihrem Unternehmen weiterleitet. Sie unterstützt die Betriebsabläufe, spart Zeit und beugt Fehlern und Verlusten vor. Die Umstellung auf einen intelligenten Postraum wird Ihre operative Exzellenz verbessern und Ihre Reaktionsfähigkeit steigern.

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“Die Mitarbeiter fühlen sich wertgeschätzter, da ihre Arbeit anspruchsvoller ist – statt sich mit Verwaltungsaufgaben zu beschäftigen, können sie sich darauf konzentrieren, Kunden schnell und persönlich zu betreuen.”

Vorteile der Automatisierung der Poststelle

Die Automatisierung der Poststelle bringt eine Vielzahl von Vorteilen mit sich, allen voran eine höhere Effizienz. Unternehmen konnten den manuellen Aufwand reduzieren, was zu einer schnelleren Bearbeitung von Vorgängen und kürzeren Reaktionszeiten geführt hat. Zudem sorgt die Datenextraktion und -klassifizierung – die Kernfunktionen intelligenter Poststellen – für eine zusätzliche Ebene der Genauigkeit und verringert so menschliche Fehler im Prozess. 

Im Hinblick auf Compliance und Audits profitieren Sie von einem vollständig transparenten Dokumentenfluss. Vom Eingang bis zur Verteilung wird jeder Schritt des Dokumentenflusses nachverfolgt, was eine fundierte Berichterstattung und Analyse ermöglicht.

Automatisierte Poststellen sind ein kundenorientierter Ansatz

Kunden erwarten effiziente und transparente Dienstleistungen. Durch die Automatisierung der Poststelle können Unternehmen eine klare Kommunikation, eine schnelle Problemlösung und ein nahtloses Kundenerlebnis gewährleisten. Im Backend erhalten Sie einen schnellen Überblick über Ihre Kunden, sodass Sie stets den vollständigen Überblick über deren Situation haben. Dadurch lassen sich viele Probleme vermeiden, insbesondere wenn der Kunde mit verschiedenen Kundendienstmitarbeitern sprechen muss. 

Wie lange wird die Umsetzung dauern?

Um zu erfahren, welchen Nutzen Sie von einer intelligenten Poststelle erwarten können, sollten Sie diese fünf Schritte berücksichtigen und Ihren Business Case erstellen:

1. Stellen Sie sicher, dass Sie genau wissen, welche Arten und Formate von Informationen in Ihr Unternehmen gelangen und woher diese stammen.
2. Verschaffen Sie sich einen Überblick darüber, wie viele Dokumente täglich in Ihrem Unternehmen eingehen (falls Sie dies nicht wissen, ist möglicherweise eine zusätzliche Bestandsaufnahme erforderlich).
3. Ermitteln Sie die Anzahl der Mitarbeiter, die Sie für den Empfang, die Bearbeitung, die Sortierung, die Aufbereitung und den Versand von Dokumenten – sowohl intern als auch extern – beschäftigen.
4. Erfahren Sie, ob Ihr Arbeitsaufkommen zunimmt, Schwankungen unterliegt oder stabil bleibt.
5. Ermitteln Sie, wie lange es derzeit dauert, bis Dokumente vom Zeitpunkt der Erfassung an ihren Bestimmungsort gelangen.

Eine Implementierung dauert zwischen zwei Wochen und drei Monaten. Die Implementierung ist in Phasen gegliedert und schafft während des gesamten Prozesses einen Mehrwert. A Lösung für die Poststelle kann innerhalb von zwei Wochen eingeführt werden und sofort Ergebnisse liefern. In einem komplexen Unternehmen ist das System in der Regel innerhalb von drei Monaten vollständig implementiert.

Schlussfolgerung

Bei der Umstellung auf eine „Intelligent Mailroom“-Lösung geht es nicht nur um die Einführung neuer Technologien – es geht darum, Mitarbeiter zu befähigen, Kunden zu begeistern und Arbeitsabläufe zu optimieren. Durch den Einsatz von Automatisierung können Unternehmen ein neues Maß an Effizienz und Kundenzufriedenheit erreichen und damit den Weg für nachhaltigen Erfolg im digitalen Zeitalter ebnen.