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Eine Lösung für die digitale Archivierung und den Austausch von Dokumenten für ein besseres und effizienteres Arbeitsumfeld.
Wer:
Die Reederei betreibt mit 18.000 Mitarbeitern den Schiffsverkehr auf 170 Routen zu 400 verschiedenen Häfen weltweit.
Herausforderung:
770 m² Fläche sind für das Papierarchiv vorgesehen. Wie lässt sich dieses Problem der physischen Archivierung weltweit lösen?
Docbyte-Lösung:
Digitale Archivierung
Ergebnisse:
Jeder kann Dokumente freigeben und gemeinsam daran arbeiten.
Das perfekte Archivierungstool:
Alle Kundeninformationen stehen rund um die Uhr für alle zur Verfügung.
Ein zentrales Archivierungssystem für den Informationsbestand.
Erhöhte Benutzerfreundlichkeit und Produktivität, Zeitersparnis, Konzentration auf die eigentliche Arbeit, weniger Frust.
Der vollständige Artikel:
428 CMA-CGM Das Unternehmen betreibt den Schiffsverkehr auf 170 Routen zu 400 verschiedenen Häfen weltweit. Mit 18.000 Mitarbeitern in 150 Ländern, verteilt auf 650 Niederlassungen, ist CMA-CGM ein bedeutender Akteur in der Handelsschifffahrt. Antwerpen ist ein wichtiger Standort für das Unternehmen, an dem täglich mehr als 230 Mitarbeiter wichtige Informationen – sowohl in Papierform als auch in digitaler Form – bearbeiten. Ist es an der Zeit für Veränderungen?
Stetig wachsendes Archiv
Als der Standort in Antwerpen an einen neuen Standort verlegt werden musste, war die Zukunft des physischen Archivs Gegenstand von Diskussionen. Die internationale Schifffahrtsbranche legt großen Wert auf die Dokumentation, und amtliche Dokumente sowie Geschäftsunterlagen müssen stets griffbereit sein. Allein in der Niederlassung in Antwerpen gab es eine erstaunliche Anzahl von 770 m² Fläche sind für das Papierarchiv vorgesehen. Weltweit sind diese Zahlen sogar noch erschreckender. Die Lösung sollte natürlich nicht nur von der Niederlassung in Antwerpen genutzt werden können.
Papier raus, Digital rein.
Docbyte hat DocuShare als Lösung eingeführt, da es sich – neben der Möglichkeit, Dokumente mit allen Mitarbeitern der Abteilung zu teilen und gemeinsam daran zu arbeiten – als die perfekte Lösung erwiesen hat Archivierung Tool. Alle Informationen zu einem Kunden, wie E-Mails, wichtige Korrespondenz, Dokumente (häufig im PDF-Format) usw., werden nun pro Kunde archiviert und stehen allen Kollegen rund um die Uhr zur Verfügung. Dies führt zu einem zentralen Informationsspeicher und einem zentralen Archivierungssystem. Auf Knopfdruck haben Sie Zugriff auf das System (dank der Sicherheitsintegrationsoptionen), das Ihnen weitaus umfangreichere Suchfunktionen und -möglichkeiten bietet.
Das Pilotprojekt: Sterben alte Gewohnheiten aus?
Der Bereich „Global Accounts“, in dem Monique Somers das erste Pilotprojekt bei CMA-CGM ins Leben rief, entwickelte sich rasch zu einem Vorreiter und archiviert seit 2015 alles digital.
Die Schifffahrtsbranche ist eine der ältesten und traditionsreichsten Branchen, und es gab natürlich gewisse Vorbehalte gegenüber der Einführung eines neuen Systems. Selbst einige Mitarbeiter des Global-Accounts-Teams verspüren bisweilen noch den Drang, einen kleinen Ordner mit den Informationen in gedruckter Form aufzubewahren. Im Allgemeinen wird nach wie vor zu viel unnötig ausgedruckt. Es ist besser, sich auf das Wesentliche (rechtliche Unterlagen) zu beschränken und den Drucker nur dann zu nutzen, wenn es wirklich notwendig ist.
Monique Somers äußerte sich wie folgt: “Das Feedback, das wir von den Nutzern des Pilotprojekts erhalten haben, ist insgesamt sehr positiv. Das Vorteile Die am häufigsten genannten waren:
- Benutzerfreundlichkeit
- Zeitersparnis
- Produktivitätssteigerung
- Stärkere Konzentration auf die Kernaufgaben
- Weniger Frust
Das liegt auf der Hand, könnte man meinen, doch jahrelange Erfahrung mit System X bedeutet nicht, dass man problemlos auf System Y umsteigen kann. Es sei denn, die Vorteile sind erwiesen – was hier der Fall war.
Kommunizieren und verkaufen.
Aus diesem Grund war dieses Pilotprojekt bei CMA-CGM so wertvoll. Die Ergebnisse werden sich zeigen, doch die unternehmensweite Einführung muss dem Rest der Organisation auf der Grundlage klarer Belege vermittelt werden. Damit kommen wir zu einem wichtigen Aspekt der Grundlagen bei der Einführung neuer Lösungen: kommunizieren, kommunizieren, kommunizieren. Allzu oft scheitern brillante Projekte, die einem Unternehmen enorm dabei helfen könnten, seinen Service und seine Geschäftstätigkeit zu verbessern, an mangelndem Verständnis oder an der fehlenden gegenseitigen Information über die Vorteile für die tägliche Arbeitsabläufe.
Es ist daher die Aufgabe der Geschäftsleitung, alle Mitarbeiter von den Vorteilen zu überzeugen, die eine neue Lösung mit sich bringen kann. Nicht anhand von Zahlen, sondern durch den praktischen Nachweis, dass sie besser funktioniert.
Denken auch Sie darüber nach, Ihr Papierarchiv auf ein digitales Archiv umzustellen? Oder möchten Sie Ihr Archiv einfach nur optimieren? Dann informieren Sie sich hier näher hier.
