Dutch 
English 
French 
Oplossing voor digitale archivering en het delen van documenten voor een betere en efficiëntere werkomgeving.
Wie: Scheepvaartmaatschappij schepen stoom op 170 scheepvaartlijnen naar 400 verschillende havens wereldwijd, met 18.000 werknemers.
Uitdaging: 770m2 ruimte gewijd aan het papieren archief. Hoe kan dit fysieke archiveringsprobleem wereldwijd worden opgelost?
Docbyte oplossing: Digitaal archiveren
Resultaten: Iedereen kan documenten delen en eraan samenwerken.
Perfecte archiveringstool: alle klantinformatie 24/7 voor iedereen beschikbaar.
Eén centraal archiveringssysteem voor informatiearchieven.
Verhoogd gebruiksgemak & productiviteit, tijdwinst, focus op de kerntaak, minder frustratie.
Volledig verhaal:
428 CMA-CGM schepen op 170 scheepvaartlijnen naar 400 verschillende havens wereldwijd. Met 18.000 werknemers in 150 landen, verdeeld over 650 agentschappen, is CMA-CGM een belangrijke speler in de commerciële scheepvaart. Antwerpen is een belangrijk activiteitencentrum voor het bedrijf en er werken dagelijks meer dan 230 mensen aan belangrijke informatie, op papier en in digitale vorm. Is de tijd gekomen voor verandering?
Steeds groeiend archief
Toen de vestiging in Antwerpen naar een nieuwe locatie moest verhuizen, was de toekomst van het fysieke archief een punt van discussie. De internationale scheepvaartindustrie is zeer documentgevoelig en officiële documenten en zakelijke papieren moeten bij de hand worden gehouden. Alleen al in het kantoor in Antwerpen was er een duizelingwekkende 770m2 ruimte gewijd aan het papieren archief. Wereldwijd zijn deze cijfers nog onthutsender. De oplossing moet natuurlijk niet alleen door het kantoor in Antwerpen gebruikt kunnen worden.
Papier eruit, digitaal erin.
Docbyte introduceerde DocuShare als oplossing omdat het, naast de mogelijkheid om documenten te delen met en samen te werken aan documenten met iedereen op de afdeling, de perfecte oplossing is gebleken. archivering hulpmiddel. Alle informatie met betrekking tot een klant, zoals e-mails, belangrijke correspondentie, documenten (vaak PDF), enz. worden nu per klant gearchiveerd en zijn 24/7 beschikbaar voor alle collega's. Dit resulteert in één centrale informatieopslagplaats en één centraal archiveringssysteem. Dit resulteert in één centrale informatieopslagplaats en één centraal archiveringssysteem. Met één druk op de knop hebt u toegang tot het systeem (dankzij de opties voor beveiligingsintegratie), waardoor u veel uitgebreidere zoekfuncties en -opties krijgt.
Het proefproject: sterven oude gewoonten?
Global Accounts, waar Monique Somers het eerste proefproject bij CMA-CGM startte, werd al snel de pionier en archiveert alles digitaal sinds 2015.
De scheepvaartindustrie is een van de oudste en meest traditionele industrieën en er was natuurlijk enige terughoudendheid om een nieuw systeem te gaan gebruiken. Zelfs sommige mensen in het Global Accounts team voelen soms nog steeds de drang om een mapje bij te houden met de afgedrukte informatie. Over het algemeen wordt er nog steeds te veel nutteloos afgedrukt. Het is beter om het bij de belangrijke (juridische) dingen te houden en de printer te gebruiken voor als het echt nodig is.
Monique Somers gaf commentaar: "De feedback die we hebben ontvangen van de gebruikers van het proefproject is over het algemeen zeer positief. De voordelen die het vaakst voorkwamen waren:
- Gebruiksgemak
- Tijdwinst
- Productiviteitsstijging
- Meer aandacht voor de kerntaak
- Minder frustratie
Logisch, zou je denken, maar jarenlang werken in systeem X betekent niet dat je gemakkelijk overstapt op systeem Y. Tenzij de voordelen bewezen zijn, wat hier het geval was.
Communiceren en verkopen.
Daarom was dit proefproject bij CMA-CGM zo waardevol. De resultaten zullen duidelijk zijn, maar de bedrijfsbrede implementatie zal aan de rest van de organisatie verkocht moeten worden, op basis van duidelijke proof-points. Dit brengt ons bij een belangrijk onderdeel van de basis van de implementatie van nieuwe oplossingen: communiceren, communiceren, communiceren. Maar al te vaak mislukken briljante projecten die een bedrijf enorm kunnen helpen bij het verbeteren van hun service en bedrijf, door een gebrek aan begrip of doordat men elkaar niet informeert over de voordelen voor de dagelijkse werkzaamheden.
Het is daarom de taak van het managementteam om alle werknemers te overtuigen van de voordelen die een nieuwe oplossing kan bieden. Niet door cijfers te gebruiken, maar door in de praktijk te bewijzen dat het beter werkt.
Denkt u erover om uw papieren archief bij te werken naar een digitaal archief? Of wilt u gewoon uw archief optimaliseren? Vraag dan meer informatie aan hier.