- +32 9 242 87 30
- hello@docbyte.com
- Kortrijksesteenweg 1144 B 9051 Gent
Verwerk documenten met AI. Koppel uw workflows aan elkaar. Bewaar documenten en de bijbehorende bewijsstukken voor de lange termijn. Docbyte Vault brengt intelligente documentverwerking, automatisering, gekwalificeerde bewaring en e-archivering samen op één platform.
Classificeer en extraheer binnenkomende informatie, valideer deze in Vault Review en maak gearchiveerde documenten toegankelijk via gecontroleerde zoekfuncties en compatibele AI-assistenten.
Zie voor de terminologie hoe een Een digitale kluis verschilt van een breder archiveringssysteem.
Gebruik Docbyte Vault via gerichte oplossingspaden zoals digitale archiveringsoplossing, archivering op lange termijn, gekwalificeerde elektronische archivering, digitale postkamer automatisering en buitengebruikstelling van applicaties.
Ontdek de Functiemodel van Docbyte Vault en integratiemogelijkheden.
Ontdek hoe u praktische kennis van Docbyte Vault kunt opbouwen door middel van Docbyte Vault-training.
Uw belangrijkste documenten moeten authentiek, intact en juridisch geldig blijven, zelfs lang nadat systemen, formaten of certificaten zijn verlopen. Docbyte Vault is een gecertificeerd platform voor digitale archivering en bewaring dat ervoor zorgt dat uw digitale bewijsmateriaal zo lang als nodig is verifieerbaar, auditeerbaar en toelaatbaar blijft. Als Europa's eerste gekwalificeerde vertrouwensdienstverlener voor gekwalificeerde elektronische archivering biedt Docbyte een niveau van zekerheid dat traditionele archiveringsoplossingen niet kunnen evenaren.
Op deze pagina wordt uitgelegd waarom langdurige digitale bewaring van belang is, wat Docbyte Vault biedt en hoe het organisaties ondersteunt die te maken hebben met toenemende juridische, regelgevende en operationele druk.
Docbyte Vault combineert AI-ondersteunde documentverwerking, geautomatiseerde workflows, gekwalificeerde bewaring en e-archivering. Van ontvangst tot opvraging werkt uw team met documenten die hun context, integriteit en geschiedenis behouden. Bewaarregels, wettelijke bewaarplichten en gecontroleerde toegang zorgen ervoor dat governance deel uitmaakt van dezelfde levenscyclus.
Een digitaal ondertekend contract kan niet meer worden geverifieerd omdat het certificaat is verlopen.
Een PDF-bestand kan na enkele jaren mogelijk niet meer worden geopend vanwege wijzigingen in het formaat.
Een toezichthouder verzoekt om bewijs dat niet kan worden gereconstrueerd.
Een ransomware-aanval schaadt de herkomst en authenticiteit.
Een verouderd systeem wordt uitgefaseerd terwijl de inhoud ervan nog steeds vereist is voor compliance.
Zonder gekwalificeerde bewaring lopen organisaties aanzienlijke juridische, financiële en operationele risico's. Docbyte Vault neemt deze zorgen definitief weg.
Docbyte Vault combineert documentverwerking, digitale bewaring en gecontroleerde toegang tot het archief. Volg een binnenkomend document via het platform om te zien hoe deze functies op elkaar aansluiten.
Leg inkomende documenten vast en classificeer ze, haal referenties eruit en valideer de resultaten. Vault Review kan hieraan een LLM-interpretatie toevoegen, met een voor de beoordelaar zichtbare toelichting en een handmatige controle voor referenties die niet worden gevalideerd. Een optionele, afzonderlijke stap voor goedkeuring bij het invoeren controleert de pakketten voordat deze in het archief worden opgenomen.
Sla inhoud samen met beschrijvende en bewaarmetadata op in een archiefpakket. Door middel van formaatconversie wordt het origineel behouden en wordt een nieuwe weergave toegevoegd. Voer bewaaracties uit op geselecteerde pakketten of stel een terugkerend schema in, en controleer vervolgens de resultaten. Bewijsdocumenten en verlengingsprocedures ondersteunen cryptografisch bewijs op de lange termijn.
Gebruik de Vault-interface om ondersteunde documenten te doorzoeken en een voorbeeld ervan te bekijken. Een compatibele AI-assistent kan ook metagegevens uit het archief doorzoeken via de alleen-lezen MCP-interface, waarbij gebruik wordt gemaakt van de eigen Vault-toegangsrechten van de gebruiker. Beheer de bewaartermijnen, controleer juridische bewaarplichten en keur wijzigingen in het metagegevensschema goed in Vault Admin.
Vraag een rapport over de integriteit van het pakket aan, met de controleresultaten, een elektronisch zegel en een gekwalificeerde tijdstempel. Het rapport is een PDF-bestand met een elektronisch zegel en een gekwalificeerde tijdstempel. Ontvangers kunnen controleren of het rapport authentiek en ongewijzigd is, zonder dat zij toegang tot uw archief nodig hebben.
Docbyte Vault ondersteunt langetermijnbewaring en elektronische archivering (eArchiving) in een kader dat afgestemd is op eIDAS, de Belgische digitale wet, ETSI TS 119 511 en 119 512, E-ARK, OAIS, ISO 14721, ISO 14641 en CEN TS 18170:2025. Het doel is niet alleen om bestanden op te slaan, maar om de integriteit, herkomst, toegankelijkheid en bewijskracht te bewaren gedurende lange bewaarperioden.
Zie voor het beheer van gezondheidsgegevens Gereedheid voor de Europese ruimte voor gezondheidsgegevens.
eIDAS 2 introduceert gekwalificeerde elektronische archivering in de hele EU.
DORA vereist het bewaren van bewijsmateriaal, integriteit, retentiebeleid en grondige auditmogelijkheden.
De Europese digitale portemonnee zal het gebruik van digitale handtekeningen aanzienlijk doen toenemen, die allemaal langdurige validatie vereisen.
Nationale regelgeving, zoals de Belgische Digitale Wet, vereist reeds gekwalificeerde elektronische archivering voor wettelijk verplichte arbeidsdocumenten.
De onderstaande levenscyclus verbindt de eerder beschreven uitdagingen met de technische en organisatorische maatregelen die Docbyte Vault biedt. Elke fase vermindert direct de risico’s met betrekking tot authenticiteit, toegankelijkheid en compliance met regelgeving.
Docbyte Vault volgt het referentiemodel van het Open Archival Information System (OAIS) en zorgt ervoor dat elke bewaarfunctie op een gecontroleerde, transparante en op standaarden gebaseerde manier wordt geïmplementeerd.
Verzamelt informatie uit interne of externe bronnen, valideert deze, verrijkt deze en verpakt deze in Submission Information Packages (SIPs) voor overdracht naar het archief.
Slaat inhoud op als Archival Information Packages (AIPs) met redundantie, bewijsregistraties, fixiteitscontroles en langdurige bescherming tegen corruptie of manipulatie.
Onderhoudt alle beschrijvende, structurele en technische metadata. Ondersteunt geavanceerd zoeken, retentieregels, indexering en configureerbare metadataschema's die zijn afgestemd op OAIS-vereisten.
Haalt informatie veilig op en levert deze aan als Dissemination Information Packages (DIPs) voor geautoriseerde gebruikers zoals auditors, inspecteurs of interne functies.
Houdt technologische veranderingen in de gaten, valideert bestandsformaten, voert indien nodig migraties uit en vernieuwt bewijsmateriaal om de betrouwbaarheid op lange termijn te waarborgen.
Biedt beleid, rollen, machtigingen, auditconfiguratie en governance op systeemniveau via een gecentraliseerde interface.
Samen met de bovenstaande levenscyclus biedt OAIS-afstemming een sterke conceptuele basis die het vertrouwen vergroot en de onzekerheid voor klanten en regelgevende instanties vermindert. OAIS is de wereldwijde benchmark voor betrouwbare digitale bewaring.
Traceerbaarheid met een volledige audittrail.
Overweeg systeemmigraties, verouderde formaten en organisatorische veranderingen.
Reconstrueer bewijsmateriaal, zelfs lang nadat het oorspronkelijke systeem niet meer bestaat.
Toon tijdens audits en regelgevende controles consequent aan dat u compliant bent.
Docbyte Vault is een echt bewaarplatform en geen opslagoplossing.
Deze uitdagingen komen veel voor en hebben invloed op organisaties in alle sectoren. Docbyte Vault vermindert de blootstelling door elke oorzaak direct aan te pakken.
Organisaties worden geconfronteerd met toenemende uitdagingen op het gebied van digitale bewaring en compliance. Docbyte Vault biedt een directe oplossing voor deze problemen.
Het onderhoud van verouderde applicaties is kostbaar en risicovol. Docbyte Vault maakt het mogelijk om applicaties veilig uit te faseren met behoud van de volledige bewijskracht.
Retentieregels, auditverplichtingen en integriteitseisen zijn moeilijk handmatig te beheren. Docbyte Vault vermindert het compliance-risico door middel van automatisering.
Zonder de juiste beveiligingsmaatregelen kunnen gegevens beschadigd raken, verloren gaan of gemanipuleerd worden. Bewijsregistratie en integriteitscontroles voorkomen onopgemerkt gegevensverlies.
AI-gestuurde validatie, geautomatiseerde metadata-extractie en gestroomlijnde workflows verminderen de operationele inspanningen en het aantal fouten.
Dit model combineert de eerder geïntroduceerde elementen van risicobeperking en normen en presenteert deze als een overzichtelijke operationele workflow.
Verzamel informatie op een veilige manier uit e-mails, scanners, portals, SharePoint, Veeva en andere bedrijfssystemen.
Classificeer documenten automatisch, extraheer metadata en valideer digitale handtekeningen met precisie.
Creëer manipulatiebestendige bewijsregistraties, beheer retentiebeleid en houd onveranderlijke audittrails bij om betrouwbaarheid te garanderen.
Bied beveiligde, controleerbare toegang voor geautoriseerde gebruikers via API's, portals of tijdelijke modi voor auditors.
Docbyte Vault biedt gespecialiseerde modules die naadloos samenwerken.
Biedt een veilige interface voor eindgebruikers en externe partijen om bewaarde documenten te zoeken en te bekijken.
Hiermee kunnen beheerders metadata, audittrails, bewijsregistraties en regels voor bewaring en verwijdering beheren.
Zorgt ervoor dat items correct worden geclassificeerd en voorzien van metadata voordat ze in het archief worden opgenomen.
Transformeert bestanden naar conforme Submission Information Packages, valideert de structuur en bereidt de inhoud voor op permanente opslag.
Maakt eenvoudige uploads mogelijk via een web- of mobiele interface.
Docbyte is een van de eerste gecertificeerde aanbieders in Europa die zowel gekwalificeerde bewaring als elektronische archivering aanbiedt. De organisatie heeft meer dan vijftien jaar ervaring in digitale bewaring en past internationaal erkende normen toe, waaronder OAIS, ETSI 119.511 en 119.512, E-ARK en ISO 14721.
Het platform van Docbyte is leveranciersonafhankelijk, open en ontworpen voor langdurige interoperabiliteit. Het wordt gebruikt in de financiële sector, verzekeringen, gezondheidszorg, overheid en biowetenschappen.
Docbyte Vault is relevant wanneer archiefdocumenten jarenlang of tientallen jaren betrouwbaar en toegankelijk moeten blijven, vooral wanneer die documenten later misschien moeten worden gecontroleerd, herzien, verdedigd of als bewijsmateriaal moeten worden voorgelegd.
Contracten en ondertekende overeenkomsten
Financiële gegevens en afschriften
Gegevens uit onderzoek en klinische studies
Verzekeringsdocumenten en schadeclaims
HR-dossiers, loonstrookjes en tewerkstellingsdossierDs
Gereglementeerde dossiers en bedrijfsdocumenten met lange bewaartermijn
Een documentbeheersysteem is ontworpen voor samenwerking. Een bewaarsysteem is ontworpen voor authenticiteit, traceerbaarheid en bewijsvoering.
Focus op samenwerking en workflow
Focus op authenticiteit en betrouwbaarheid op lange termijn
Versies, maar geen bewijs
Bewijsstukken en integriteitscontroles
Verlopen handtekeningen blijven onopgemerkt.
Validatie blijft mogelijk in de loop van de tijd.
Basisretentie
Bewaring en verwijdering volgens wettelijke voorschriften
Niet geschikt voor juridische geschillen
Ontworpen voor juridisch bewijs
Docbyte Vault biedt oplossingen voor uitdagingen op het gebied van archivering in verschillende sectoren.
Zorgt voor GxP-compatibele bewaring van eTMF-structuren en biedt gecontroleerde toegang voor inspecteurs.
Ondersteunt DORA-compliance, contractvalidatie en auditgereedheid.
Bewaar digitaal ondertekende arbeidsdocumenten die gekwalificeerde elektronische archivering vereisen.
Ondersteunt wettelijke vereisten inzake bewaring en digitaal erfgoed.
Beschermt de herkomst en vertrouwelijkheid van medische dossiers.
Docbyte Vault is ontworpen voor langdurig gebruik, zelfs als de technologie zich verder ontwikkelt.
Redundantie in meerdere regio's.
Evidence Record Syntax voor onweerlegbaarheid.
Hoogwaardige zoek- en indexeringsmogelijkheden.
SyncServer voor migratie vanuit verouderde systemen.
Open API's voor flexibele integratie.
Langdurige bewaring vereist meer dan alleen opslag. Docbyte Vault zorgt voor:
Leesbare formaten.
Vernieuwde certificaatketens.
Bijgewerkte bewijsstukken.
Consistente herkomst.
Veilige migratie tussen technologische generaties.
Dutch 
English 
French 
German 
