Checkliste für den Einstieg in die qualifizierte elektronische Archivierung

In den 1900er Jahren waren Bürotische häufig mit Papieren und Akten überfüllt, die wichtige Daten enthielten. Um von diesem Chaos zu einer besser organisierten Vorgehensweise überzugehen, ist eine fachgerechte elektronische Archivierung unverzichtbar geworden. Es war üblich, alle wichtigen Informationen griffbereit zu halten, insbesondere vor dem Besuch eines Prüfungsteams. Diese Vorgehensweise barg jedoch erhebliche Risiken für die Daten, wie beispielsweise Brandunfälle.

Glücklicherweise haben sich die Zeiten geändert, und moderne Büros sind zu einer effizienteren und sichereren Methode der Datenspeicherung übergegangen –elektronische Archivierung. 

Mit qualifizierten elektronischen Archiven, Sie können sich vom Papierkram verabschieden und die digitale Datenbank in Ihrer öffentlichen oder privaten Einrichtung nutzen.

Nachdem Sie diesen Blogbeitrag gelesen haben, werden Sie besser in der Lage sein, die derzeitigen Archivierungsabläufe des Unternehmens zu bewerten. Durch eine gründliche Prüfung der Ablage- und Archivierungsstruktur des Unternehmens können Sie mit der Suche nach qualifizierten Archivdienstleistern beginnen. 

 

Ein Experte für elektronische Archivierungssysteme

 

Elektronische Archivierungssysteme elektronische Daten zu speichern, zu indexieren, in Kategorien einzuteilen und zu verwalten und dabei deren Integrität und Aufbewahrung während ihres gesamten Lebenszyklus sicherzustellen.

Experten auf diesem Gebiet elektronische Archivierung die Änderung oder Beschädigung von Daten zu verhindern und die Erstellung beglaubigter Kopien für Prüfungs- oder rechtliche Zwecke zu ermöglichen.

Doch zunächst wollen wir klären, an wen sich dieser Leitfaden richtet.

 

Für wen ist diese Checkliste gedacht?

 

Die Pflege elektronischer Daten ist von entscheidender Bedeutung, ganz gleich, ob Sie ein Unternehmen leiten, eine Schule leiten, für die Regierung arbeiten oder als Unternehmer tätig sind. 

Dieser Leitfaden richtet sich an Unternehmen, die Fachkräfte für die Abwicklung ihrer digitalen Transaktionen suchen. Somit sind alle Branchen angesprochen, die nach Lösungen für Langzeitarchivierung und gute Erreichbarkeit von digitalen Unternehmensinhalten wird von folgenden Vorteilen profitieren: elektronische Datenerfassung.

Im Folgenden haben wir dargelegt, wie QeA vielversprechende Vorteile für die folgenden Branchen bietet.

 

1. Finanzabteilung

Das Unternehmen kann von QeA profitieren, da es einen sicheren und einfachen Zugriff auf Finanzdokumente ermöglicht. Der Schwerpunkt liegt auf Tools zur sicheren Aufbewahrung digitaler Inhalte, Archivierung von Finanzergebnissen sowie Jahresberichte.

 

2. Versicherungssektor

QeA bietet eine rechtlich anerkannte Methode zur Speicherung und Aufbewahrung verschiedener Dokumente, darunter Policen, Schadensfälle, Risikoprüfungsunterlagen, Kundenakten und Compliance-Unterlagen für die Versicherungsbranche.

 

3. Bankwesen

Verabschieden Sie sich von den Herausforderungen der physischen Archivierung. Die qualifizierte elektronische Archivierung (QeA) ermöglicht die Digitalisierung und sichere Aufbewahrung von Kundenkontenunterlagen, Kreditverträgen, Transaktionsbelegen und anderen papierbasierten Informationen für den Bankensektor.

 

4. Gesundheitswesen

QeA gewährleistet eine sichere elektronische Aktenarchiv, z. B. Röntgenaufnahmen, MRT- und CT-Aufnahmen sowie die dazugehörigen Befunde. Der Fernzugriff auf diese Bilder ermöglicht eine zeitnahe Diagnose und Behandlungsplanung.

QeA integriert die digitale Identitätsprüfung, die digitale Signatur und die Erstellung der dazugehörigen Verträge in Geschäftsprozesse, um eine papierlose Welt zu verwirklichen, und kann für alle oben genannten Branchen eine bahnbrechende Neuerung darstellen.

 

 

Was macht ein Archiv “qualifiziert”?

 

Ein elektronisches Archiv müssen die folgenden Anforderungen erfüllen, um als “qualifiziert” für die Unterstützung privater und öffentlicher Stellen zu gelten: 

 

Integrität und Authentizität

Wenn Sie einem Datenarchiv vertrauen, sollte Ihre größte Sorge darin bestehen, dass die elektronische Aufzeichnungen bleiben unverändert, und ihre Herkunft lässt sich nachweisen. Eine qualifizierte elektronische Archivierung gewährleistet die Integrität und Authentizität der Daten.

 

Einhaltung von Normen

Das Archiv muss den einschlägigen technischen Anforderungen und den von der Europäischen Kommission anerkannten Standards entsprechen. Zu diesen Standards gehören Formate, Metadaten und Sicherheitsmaßnahmen.

 

Nachprüfbarkeit

• Das Archiv sollte alle Vorgänge protokollieren, die an den gespeicherten Daten durchgeführt werden, einschließlich aller Zugriffe, Änderungen oder Löschungen. 
• Die Transparenz und Rückverfolgbarkeit der Vorgänge innerhalb des Archivs werden durch den Prüfpfad gewährleistet.

 

Barrierefreiheit

Während der gesamten Aufbewahrungsfrist muss das qualifizierte elektronische Archivierungssystem den autorisierten Zugriff auf die gespeicherten Daten sowie deren Abruf ermöglichen. Es sollte Funktionen zur Suche, zum Abruf und zur Darstellung der archivierten Informationen in einem nutzbaren Format bereitstellen und dabei die Integrität und Sicherheit gewährleisten, die für eine qualifizierte elektronische Archivierung charakteristisch sind.

 

Langzeiterhaltung

Es müssen Mechanismen zur Archivierung von Dateien für die erforderliche Aufbewahrungsfrist vorhanden sein. Dazu gehört auch, die notwendigen technischen Vorkehrungen zu treffen, um Datenverlust oder -beschädigung zu verhindern.

Um Ihre wertvollen Vermögenswerte zu schützen, können Sie Forschungsdaten, Patente und Markenzeichen sicher bei QeA hinterlegen. 

Wenn Sie erfahren möchten, wie Sie Ihre Geschäftsunterlagen digitalisieren können – speziell zugeschnitten auf Banken und Versicherungsgesellschaften –, lesen Sie unseren Blog: Digitalisierung Ihrer betrieblichen Unterlagen – Ein schrittweiser Leitfaden für Banken und Versicherungsgesellschaften.

 

Warum benötigen Sie ein qualifiziertes elektronisches Archiv?

Durch den Einsatz qualifizierter elektronischer Archive vereinfachen und beschleunigen Sie die Speicherung und den Abruf von Daten und vermitteln damit ein starkes Signal, dass Sie für die Zukunft gerüstet sind.

Wechsel zu qualifizierte elektronische Archive positioniert Ihr Unternehmen an der Spitze der digitalen Transformation und dient anderen in Ihrer Branche als positives Vorbild. 

Da elektronische Archivierung Da dies bald erforderlich sein wird, ist es wichtig, Projekte bereits jetzt zu prüfen. Es macht keinen Sinn, veraltete Technologie auszusortieren, wenn diese die neuen Anforderungen nicht erfüllen kann.

Daher müssen diese Daten sicher gespeichert, geordnet und leicht zugänglich sein. Dies lässt sich gewährleisten, wenn die Aufbewahrung von elektronische Dokumente entspricht den von der EU verabschiedeten Vorschriften, wie beispielsweise eIDAS.

eIDAS steht für Elektronische Identifizierung, Authentifizierung und Vertrauensdienste. 

Die Verordnung schafft einen sicheren Rahmen für elektronische Signaturen, digitale Zertifikate, elektronische Siegel, Zeitstempel und andere Authentifizierungsmechanismen, um sichere und rechtlich anerkannte elektronische Transaktionen zu ermöglichen.

Wenn Sie mehr über QeA erfahren möchten, besuchen Sie bitte unseren Blog: Was ist qualifizierte elektronische Archivierung (QeA) und warum sollte dies für Sie von Bedeutung sein?.

 

Checkliste für den Einstieg in die qualifizierte elektronische Archivierung

 

Schritt 1: Grundlagen der QEA verstehen

Machen Sie sich mit den qualifizierten Fachkräften vertraut Elektronische Archivierung Das (QEA)-Konzept und dessen Bedeutung für die Gewährleistung der Datenintegrität, Authentizität und Rechtsgültigkeit.

 

Schritt 2: Ermitteln Sie Ihren Archivierungsbedarf

Ermitteln Sie den konkreten Archivierungsbedarf Ihrer Organisation oder Ihres Projekts. Bewerten Sie die Arten von Dokumenten und Daten, die Sie archivieren müssen, sowie das erforderliche Sicherheitsniveau.

 

Schritt 3: Recherche zu den QEA-Vorschriften

Informieren Sie sich über die einschlägigen Vorschriften und Normen für die qualifizierte elektronische Archivierung in Ihrer Region oder Branche. Machen Sie sich mit den rechtlichen und technischen Anforderungen vertraut, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.

 

Schritt 4: Wählen Sie die richtige, zertifizierte Lösung für die elektronische Archivierung aus

Informieren Sie sich über verschiedene qualifizierte Lösungen zur elektronischen Archivierung auf dem Markt und vergleichen Sie diese. Suchen Sie nach Anbietern, die Folgendes anbieten:

• Zuverlässige Sicherheitsfunktionen
• Beachten Sie wichtige Gesetze wie beispielsweise DSGVO und MiFID II.
• Verbesserte Datensicherheit 
• Fähigkeiten zur langfristigen Datensicherung.

 

Schritt 5: Erstellen Sie eine Archivierungsstrategie

Entwickeln Sie ein umfassendes Archivierungsstrategie das mit den Zielen Ihres Unternehmens und den gesetzlichen Anforderungen im Einklang steht. Definieren Sie Archivierungsrichtlinien, Daten Aufbewahrungsfristen und Zugriffskontrollen.

 

Schritt 6: Schulen Sie Ihr Team

Bieten Sie Ihren Teammitgliedern, die am Prozess der qualifizierten elektronischen Archivierung beteiligt sind, Schulungen an. Unterweisen Sie sie in den Bereichen Datensicherheit, Compliance und ordnungsgemäße Archivierungsverfahren.

 

Schritt 7: Einführung eines qualifizierten elektronischen Archivierungssystems

Arbeiten Sie mit dem von Ihnen ausgewählten qualifizierten Anbieter für elektronische Archivierung zusammen, um die gewählte Lösung zu implementieren. Konfigurieren Sie das System entsprechend Ihrer Archivierungsstrategie und stellen Sie eine nahtlose Integration in bestehende Arbeitsabläufe sicher.

 

Schritt 8: Wählen Sie das beste QeA-System – entscheiden Sie sich für Docbyte

Warum sollten Sie sich für Docbyte entscheiden? Docbyte Seit 2006 unterstützt das Unternehmen europäische Finanzdienstleister, Versicherungsgesellschaften und öffentliche Einrichtungen dabei, durch die Digitalisierung von Papierdokumenten und die Automatisierung von Kerngeschäftsprozessen vollständig digital zu werden.

 

Schritt 9: Überwachen und optimieren

Sobald die qualifiziertes elektronisches Archivierungssystem iSobald das System in Betrieb ist, überwachen Sie kontinuierlich dessen Leistung und Wirksamkeit. Sammeln Sie Feedback von Anwendern und Beteiligten, um den Archivierungsprozess zu optimieren.

 

Docbyte ist das weltweit erste qualifizierte elektronische Archiv!

Wer sind die zufriedenen Kunden von Docbyte?

Die Zusammenarbeit mit Docbyte führt zu jährlichen Einsparungen in Höhe von 20% und einer Produktivitätssteigerung von 30% durch den Übergang von der papierbasierten zur digitalen Kommunikation.

• Argenta bedient seine Kunden schneller mit einem kleineren Team, indem es Die intelligente Poststelle von Docbyte.
• EDR Credit Services verbessert das Kundenerlebnis und die Effizienz der Sachbearbeiter durch Die intelligente Dokumentenverarbeitung von Docbyte.
• Das AZ Alma Hospital spart Zeit und Kosten, indem es die systemunabhängige Speicherung wichtiger Patientendaten gewährleistet.
• Die P&V Group verpflichtet sich, die Verteilung von Postsendungen einzustellen, und profitiert von der Automatisierung der Poststelle durch Docbyte.
• Optimco verzeichnet einen Produktivitätsanstieg von 30% durch den Abbau von Rückständen und die Reduzierung von rErzielen Sie mit Docbyte Rekord-Bearbeitungszeiten.

Dies ist nur eine kurze Auflistung der Kunden, die von intelligenteren Prozessen profitiert haben und Bessere Dienstleistungen dank der Lösungen von Docbyte.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Kundenbewertungen  um zu erfahren, wie sie ihre Produktivität und ihre jährlichen Einsparungen in die Höhe getrieben haben.

 

Checkliste für den Docbyte-Digitalisierungsprozess

1. Gemeinsam mit dem IT-Leiter, den Projektleitern und dem COO ermitteln sie den aktuellen Stand Ihrer Digitalisierung sowie Ihr Ziel.
   Sie stellen Fragen, um Ihre Bedürfnisse umfassend zu erfassen und sicherzustellen, dass Sie die Möglichkeiten und die Unvermeidbarkeit der Digitalisierung verstehen.
   Der Vertrag wird nach der Genehmigung der Sicherheitscheckliste und der Vorstellung der Integrationsmöglichkeiten unterzeichnet.

3. Die gesetzlichen Vertreter und das Docbyte-Team werden den rechtlichen Kooperationsvertrag gemeinsam erörtern und unterzeichnen.
   Sobald der Vertrag unterzeichnet ist, beginnt die Implementierung der Docbyte-Lösung.
4. Der ernannte Service Delivery Manager wird Ihnen den Zeitplan und den Arbeitsumfang des Digitalisierungsprozesses vorstellen, damit Sie Ihre Ressourcen problemlos anpassen und mit der Arbeit beginnen können.
5. Die Lösung wird auf der Grundlage aller gesammelten Informationen an die jeweiligen Prozesse und Anforderungen angepasst. Im Anschluss an eine Besprechung wird die Benutzeroberfläche so gestaltet, dass die Informationsverarbeitung vereinfacht wird.
6. Sobald die Lösung fertig ist, müssen Sie interne Tests in allen Abteilungen und unter Einbeziehung des betroffenen Personals durchführen.

 

Sollten Sie weitere Ideen oder Wünsche hinsichtlich zusätzlicher Funktionen haben, können diese berücksichtigt werden, um das System zu verbessern.

 

Welche Vorteile bietet eine qualifizierte elektronische Archivierung?

 

Die elektronische Speicherung von Dokumenten in einem zentralen elektronischen Archiv bietet zahlreiche Vorteile und gestaltet den Prozess für alle Beteiligten einfacher und schneller.

• Es bietet eine sichere Elektronisches Dokumentenarchivierungssystem zur Organisation wichtiger Dateien zur späteren Verwendung.
• Archivierte elektronische Dokumente ermöglichen eine effiziente Datenverwaltung und eine gut strukturierte Datenbank.
• Die Experten von QeA haben es sich zur Aufgabe gemacht, Archivierung elektronischer Dokumente, was eine effiziente Nachverfolgung und Verwaltung von Daten ermöglicht.
• Die Lösungen für elektronische Archive sind auf die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten und sichern Ihnen einen Wettbewerbsvorteil.

 

Häufig gestellte Fragen

Was versteht man unter elektronischer Archivierung?

• Elektronische Archivierung bezeichnet die Speicherung und Aufbewahrung von Dokumenten und Informationen in digitaler Form. Dies wird auch als „Docbyte-Archivierung“ bezeichnet.
• Dabei werden physische Papierdokumente oder andere Informationsformen in digitale Dateien umgewandelt.
• Zudem sind sie so organisiert, dass sie leicht abgerufen und langfristig aufbewahrt werden können.

Warum ist die elektronische Archivierung wichtig?

Auf die elektronisch gespeicherten Daten kann jederzeit zugegriffen werden, wobei deren Sicherheit, Vollständigkeit, Richtigkeit und Verlustfreiheit gewährleistet sind. Darüber hinaus bietet dies folgende Vorteile:

• Sie benötigen keine riesigen Aktenschränke und sparen so viel Platz im Büro.
• Sie sparen viel Zeit, da digitale Archive innerhalb von Sekunden durchsucht und abgerufen werden können!
• In einem Verfahren zur elektronischen Archivierung, Vertrauliche Daten werden vor unbefugtem Zugriff geschützt.
•  Digitale Archive dienen als Sicherheitskopie für den Fall von Hardwareausfällen, Naturkatastrophen oder anderen Notfällen.

Wie archiviert man Dokumente elektronisch?

Die elektronische Archivierung von Dokumenten ist ganz einfach. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung:

• Papierdokumente einscannen: Ein Scanner kann physische Papierdokumente in digitale Dateien (z. B. PDF, JPEG) umwandeln.

• Dateien organisieren: Erstellen Sie ein gut strukturiertes Ordnersystem, um gescannte Dokumente zu kategorisieren und zu speichern.
• Metadaten verwenden: Fügen Sie relevante Metadaten hinzu (z. B. Datum, Autor, Stichwörter), damit sich das Dokument leicht suchen und organisieren lässt.
• Sicherung und Sicherheit: Erstellen Sie regelmäßig Sicherungskopien des digitalen Archivs und ergreifen Sie Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz sensibler Informationen.

 

Wenn Sie zwar grundsätzlich verstehen, wie QeA hilft, sich aber konkrete Anwendungsbeispiele ansehen möchten, werfen Sie doch einen Blick auf die Erfahrungsberichte unserer Kunden.