Liste de contrôle pour démarrer l'archivage électronique qualifié

Dans les années 1900, les tables de bureau étaient souvent encombrées de papiers et de dossiers contenant des données cruciales. Pour passer de ce chaos à une approche plus organisée, un archivage électronique qualifié est devenu indispensable. Il était d'usage de garder accessibles toutes les informations essentielles, surtout avant la visite d'une équipe d'audit. Cependant, cette pratique présentait des risques importants pour les données, tels que les accidents d'incendie.

Heureusement, les temps ont changé et les bureaux modernes sont passés à une méthode de stockage des données plus efficace et plus sûre.l'archivage électronique. 

Avec des archives électroniques qualifiées, vous pouvez dire adieu à la paperasserie et profiter de la base de données numérique dans votre installation publique ou privée.

Après avoir lu ce blog, vous serez mieux à même d'évaluer les procédures d'archivage actuelles de l'entreprise. En examinant correctement la structure de classement et d'archivage de l'entreprise, vous pourrez commencer votre recherche de fournisseurs d'archives qualifiés. 

Un expert du système d'archivage électronique

Systèmes d'archivage électronique stocker, indexer, classer et gérer les données électroniques tout en garantissant leur intégrité et leur conservation tout au long de leur cycle de vie.

Des experts qualifiés l'archivage électronique empêcher la modification ou l'altération des données et permettre la production de copies certifiées à des fins d'audit ou à des fins juridiques.

Mais tout d'abord, voyons à qui s'adresse ce guide.

À qui s'adresse cette liste de contrôle ?

La conservation des données électroniques est cruciale, que vous dirigiez une entreprise, une école, que vous travailliez pour le gouvernement ou que vous soyez un entrepreneur. 

Ce guide sera utile aux organisations qui recherchent des spécialistes pour gérer leurs transactions numériques. Ainsi, tous les secteurs à la recherche d'outils pour l'archivage à long terme et accessibilité facile du contenu numérique des entreprises bénéficiera de l'archivage électronique.

Ci-dessous, nous avons examiné comment l'AQE offre des avantages prometteurs pour les secteurs suivants.

• Service des finances

Il peut bénéficier de l'AQE parce qu'il permet d'accéder facilement et en toute sécurité à des documents financiers. L'accent est mis sur les outils permettant de préserver le contenu numérique en toute sécurité, archivage des résultats financiers et les rapports annuels.

• Secteur de l'assurance

QeA offre une méthode légalement reconnue pour le stockage et la conservation de divers documents, y compris les polices, les sinistres, les dossiers de souscription, les dossiers des clients et la documentation relative à la conformité pour la secteur de l'assurance.

• Banque

L'archivage électronique qualifié (QeA) permet la numérisation et le stockage sécurisé des dossiers de comptes clients, des contrats de prêt, des documents de transaction et d'autres informations sur papier pour le secteur bancaire.

• Soins de santé

Le QeA garantit la sécurité des échanges électroniques stockage des archivesLes images de l'hôpital sont des images de référence, par exemple des radiographies, des IRM et des tomodensitogrammes, ainsi que les rapports qui s'y rapportent. L'accès à distance à ces images facilite le diagnostic et la planification du traitement.

La QeA intègre la vérification de l'identité numérique, la signature numérique et la génération de contrats associés dans les processus d'entreprise afin de parvenir à un monde sans papier, et peut changer la donne dans tous les secteurs susmentionnés.

Qu'est-ce qui fait qu'une archive est "qualifiée" ?

Pour être "qualifiées" afin d'aider les autorités privées et publiques, les archives électroniques doivent répondre aux exigences suivantes : 

Intégrité et authenticité

Lorsque vous faites confiance à une archive de données, votre plus grande préoccupation doit être de savoir si la base de données est bien celle que vous recherchez. dossiers électroniques restent inchangées et leur origine peut être vérifiée. Un archivage électronique qualifié garantit l'intégrité et l'authenticité des données.

Respect des normes

Les archives doivent respecter les exigences techniques et les normes acceptées par la Commission européenne. Il existe des formats, des métadonnées et des mesures de sécurité pour ces normes.

Auditabilité

• Les archives doivent conserver la trace de toutes les opérations effectuées sur les données stockées, y compris les accès, les modifications et les suppressions. 
• La transparence et la traçabilité des actions au sein des archives sont rendues possibles grâce à la piste d'audit.

Accessibilité

Tout au long de la période de conservation, le système d'archivage électronique qualifié doit permettre un accès autorisé aux données stockées et leur extraction. Il doit fournir des moyens de recherche, d'extraction et de présentation des informations archivées dans un format utilisable, en garantissant l'intégrité et la sécurité inhérentes à l'archivage électronique qualifié.

Préservation à long terme

Des mécanismes d'archivage des fichiers pendant la période de conservation nécessaire doivent être mis en place. Il s'agit notamment de prendre les précautions techniques nécessaires pour éviter la perte ou la corruption des données.

Pour protéger vos actifs précieux, vous pouvez stocker en toute sécurité des données de recherche, des brevets et des marques avec QeA. 

Si vous souhaitez savoir comment numériser les documents relatifs à vos opérations commerciales, spécialement conçus pour les banques et les compagnies d'assurance, consultez notre blog : Numérisation des documents relatifs aux activités de l'entreprise - Un processus pas à pas pour les banques et les compagnies d'assurance.

Pourquoi avez-vous besoin d'une archive électronique qualifiée ?

En adoptant des archives électroniques qualifiées, vous simplifiez et accélérez le stockage et la récupération des données, et vous envoyez un message fort indiquant que vous êtes prêt pour l'avenir.

Passer à archives électroniques qualifiées positionne votre organisation à l'avant-garde de la transformation numérique et constitue un exemple positif pour les autres acteurs de votre secteur. 

Depuis l'archivage électronique sera bientôt nécessaire, il est important de qualifier les projets dès maintenant. Il est absurde de se débarrasser d'une technologie dépassée si elle n'est pas en mesure de répondre aux nouvelles exigences.

Ces données doivent donc être stockées en toute sécurité, classées et facilement accessibles. Cela peut être rendu possible si la préservation des documents électroniques est conforme aux réglementations adoptées par l'UE, telles que eIDAS.

eIDAS signifie Identification électronique, authentification et services de confiance. 

Le règlement fournit un cadre sécurisé pour les signatures électroniques, les certificats numériques, les sceaux électroniques, les horodatages et autres mécanismes d'authentification afin de permettre des transactions électroniques sûres et légalement reconnues.

Si vous souhaitez en savoir plus sur l'assurance qualité, visitez notre blog : Qu'est-ce que l'archivage électronique qualifié (QeA) et pourquoi cela devrait vous intéresser.

Liste de contrôle pour commencer avec l'archivage électronique qualifié

Étape 1 : Comprendre les principes de base du QEA

Familiarisez-vous avec le programme Qualified Archivage électronique (QEA) et son importance pour garantir l'intégrité, l'authenticité et la validité juridique des données.

Étape 2 : Évaluer vos besoins en matière d'archivage

Identifiez les besoins spécifiques de votre organisation ou de votre projet en matière d'archivage. Évaluez les types de documents et de données que vous devez archiver et le niveau de sécurité requis.

Étape 3 : Recherche sur les réglementations QEA

Explorer les réglementations et les normes régissant l'archivage électronique qualifié dans votre région ou votre secteur d'activité. Comprendre les exigences juridiques et techniques pour assurer la conformité.

Étape 4 : Choisir la bonne solution d'archivage électronique qualifiée

Recherchez et comparez différentes solutions d'archivage électronique qualifiées sur le marché. Recherchez des fournisseurs qui offrent

• Fonctionnalités de sécurité robustes
• Se conformer à des lois importantes telles que GDPR et MiFID II.
• Sécurité des données renforcée 
• Capacités de conservation des données à long terme.

Étape 5 : Créer une stratégie d'archivage

Élaborer un plan d'action complet stratégie d'archivage qui s'aligne sur les objectifs de votre organisation et les exigences réglementaires. Définir politiques d'archivage, données les périodes de conservation et les contrôles d'accès.

Étape 6 : Former votre équipe

Formez les membres de votre équipe impliqués dans le processus d'archivage électronique qualifié. Sensibilisez-les à la sécurité des données, à la conformité et aux bonnes pratiques d'archivage.

Étape 8 : Mise en œuvre d'un système d'archivage électronique qualifié

Travailler avec le fournisseur d'archivage électronique qualifié que vous avez choisi pour mettre en œuvre la solution sélectionnée. Configurez le système en fonction de votre stratégie d'archivage et assurez une intégration transparente avec les flux de travail existants.

Étape 9 : Choisissez le meilleur système d'assurance qualité - choisissez Docbyte

Pourquoi choisir Docbyte ?

Docbyte aide les sociétés financières, les compagnies d'assurance et les organismes publics européens à devenir entièrement numériques en numérisant la paperasserie et en automatisant les principaux processus d'entreprise depuis 2006.

Docbyte est la première archive électronique qualifiée au monde !

Qui sont les clients satisfaits de Docbyte ?

Travailler avec Docbyte permet de réaliser des économies annuelles de 20% et d'améliorer la productivité de 30%, en passant du papier à la communication numérique.

• Argenta sert ses clients plus rapidement avec une équipe plus réduite en mettant en place La salle de courrier intelligente de Docbyte.
• EDR Credit Services améliore le parcours du client et l'efficacité des gestionnaires de dossiers grâce à Traitement intelligent des documents Docbyte.
• L'hôpital AZ Alma gagne du temps et de l'argent en assurant la conservation des informations vitales des patients indépendamment du système.
• Le groupe P&V s'engage à bannir la distribution physique du courrier et bénéficie de l'automatisation de la salle de courrier de Docbyte.
• Optimco enregistre une augmentation de 30% de sa productivité en éliminant les retards et en réduisant les coûts. re temps de traitement des enregistrements avec Docbyte.

Il ne s'agit là que d'une courte liste de clients qui ont bénéficié de processus plus intelligents et de meilleurs services grâce aux solutions Docbyte.

Pour plus de détails, veuillez lire notre avis des clients pour découvrir comment ils ont augmenté leur productivité et leurs économies annuelles.

Liste de contrôle du processus de numérisation de Docbyte

1. Ils identifient le stade actuel de votre numérisation et votre objectif avec le responsable de l'informatique, le responsable des chefs de projet et le directeur de l'exploitation.
   Ils posent des questions pour bien cerner vos besoins et s'assurer que vous comprenez les possibilités et l'inévitabilité de la numérisation.
   Le contrat est signé après l'approbation de la liste de contrôle de sécurité et l'introduction des options d'intégration.

2. Les représentants légaux et l'équipe de Docbyte discuteront mutuellement et signeront le contrat légal de coopération.
   Dès que le contrat est signé, la mise en œuvre de la solution Docbyte commence.

3. Le Service Delivery Manager désigné présentera le calendrier et l'étendue des travaux du processus de numérisation, de sorte que vous puissiez facilement adapter vos ressources et commencer.
4. La solution est configurée en fonction des processus et des besoins sur la base de toutes les informations recueillies. Après une réunion, l'interface utilisateur est simplifiée pour faciliter le traitement de l'information.
5. Une fois que la solution est prête, vous devez procéder à des tests internes auprès de vos services et du personnel concerné. 

Si vous avez d'autres idées ou des demandes de fonctions supplémentaires, elles peuvent être ajustées pour améliorer le système.

Étape 10 : Contrôle et optimisation

Une fois que le système d'archivage électronique qualifié iPour que le processus d'archivage soit opérationnel, surveillez en permanence ses performances et son efficacité. Recueillez les commentaires des utilisateurs et des parties prenantes afin d'optimiser le processus d'archivage.

Quels sont les avantages d'un archivage électronique qualifié ?

Le stockage électronique des documents dans une archive électronique centrale offre de nombreux avantages, rendant le processus plus facile et plus rapide pour toutes les personnes concernées.

• Il offre une système d'archivage de documents électroniques pour l'organisation de dossiers importants pour une utilisation ultérieure.
• Les documents électroniques archivés permettent une gestion efficace des données et une base de données bien organisée.
• Les experts de QeA se consacrent à l'archivage de documents électroniques, permettant un suivi et une gestion efficaces des données.
• Les solutions d'archivage électronique sont conçues pour répondre aux besoins spécifiques de votre organisation, ce qui vous assure un avantage concurrentiel.

Questions fréquemment posées

Qu'est-ce que l'archivage électronique ?

• Archivage électronique est le stockage et la conservation de documents et d'informations au format numérique. On parle également d'archivage numérique.
• Il s'agit de convertir des documents papier ou d'autres formes d'information en fichiers numériques.
• Ils sont également organisés de manière à pouvoir être retrouvés facilement et conservés à long terme.

Pourquoi l'archivage électronique est-il important ?

Les données stockées électroniquement sont accessibles à tout moment avec la garantie qu'elles sont sécurisées, complètes, exactes et sans perte. Il offre également les avantages suivants :

• Vous n'avez pas besoin d'énormes armoires de classement et vous économisez beaucoup d'espace de bureau.
• Vous gagnez beaucoup de temps car les archives numériques peuvent être recherchées et consultées en quelques secondes !
• Dans un procédure d'archivage électronique, les données sensibles sont protégées contre tout accès non autorisé.
•  Les archives numériques constituent une sauvegarde en cas de défaillance du matériel, de catastrophe naturelle ou d'autres situations d'urgence.

Comment archiver des documents électroniquement ?

Il est facile d'archiver des documents par voie électronique. Voici la marche à suivre, étape par étape :

•  Numérisation de documents papier : Un scanner peut convertir des documents papier en fichiers numériques (par exemple, PDF, JPEG).

• Organiser les fichiers : Créez un système de dossiers bien structuré pour classer et stocker les documents numérisés.
• Utilisez les métadonnées : Ajoutez des métadonnées pertinentes (par exemple, date, auteur, mots-clés) afin de faciliter la recherche et l'organisation du document.
• Sauvegarde et sécurité : Sauvegardez régulièrement les archives numériques et mettez en œuvre des mesures de sécurité pour protéger les informations sensibles.

Si vous comprenez l'utilité de l'AQE en général, mais que vous souhaitez voir des cas concrets, consultez les récits de notre équipe d'AQE. les clients.