Checklist om te beginnen met Gekwalificeerd Elektronisch Archiveren

In de jaren 1900 lagen de kantoortafels vaak vol met papieren en dossiers die cruciale gegevens bevatten. Om van deze chaos over te stappen op een meer georganiseerde aanpak, is gekwalificeerde elektronische archivering essentieel geworden. Het was gebruikelijk om alle essentiële informatie toegankelijk te houden, vooral voor het bezoek van een auditteam. Deze praktijk bracht echter aanzienlijke risico's met zich mee voor de gegevens, zoals brandongelukken.

Gelukkig zijn de tijden veranderd en zijn moderne kantoren overgestapt op een efficiëntere en veiligere methode voor gegevensopslag-...elektronische archivering. 

Met gekwalificeerde elektronische archieven, kunt u afscheid nemen van papierwerk en genieten van de digitale database in uw openbare of privéomgeving.

Na het lezen van deze blog bent u in een betere positie om de huidige archiveringsprocedures van het bedrijf te evalueren. Door de archief- en archiveringsstructuur van het bedrijf goed te onderzoeken, kunt u beginnen met uw zoektocht naar gekwalificeerde archiefleveranciers. 

Een expert in het elektronische archiefsysteem

Elektronische archiveringssystemen elektronische gegevens op te slaan, te indexeren, te categoriseren en te beheren en tegelijkertijd de integriteit en het behoud ervan gedurende de hele levenscyclus te garanderen.

Experts in gekwalificeerd elektronische archivering wijziging of corruptie van gegevens te voorkomen en de productie van gewaarmerkte kopieën voor audit- of wettelijke doeleinden mogelijk te maken.

Maar laten we eerst uitzoeken voor wie deze gids bedoeld is.

Voor wie is deze checklist?

Het bijhouden van elektronische gegevens is van cruciaal belang, of u nu een bedrijf of een school runt, voor de overheid werkt of ondernemer bent. 

Deze gids zal ten goede komen aan organisaties die op zoek zijn naar specialisten om hun digitale transacties af te handelen. Dus alle sectoren die op zoek zijn naar hulpmiddelen voor archivering op lange termijn en gemakkelijke toegankelijkheid van zakelijke digitale inhoud zal profiteren van elektronisch bijhouden van gegevens.

Hieronder hebben we besproken hoe QeA veelbelovende voordelen biedt voor de volgende sectoren.

• Afdeling Financiën

Het kan profiteren van QeA omdat het veilige en gemakkelijke toegang biedt tot financiële documenten. De nadruk ligt op hulpmiddelen voor het veilig bewaren van digitale inhoud, archivering van financiële resultaten en jaarverslagen.

• Verzekeringssector

QeA biedt een wettelijk erkende methode voor het opslaan en bewaren van verschillende documenten, waaronder polissen, claims, acceptatiedossiers, klantdossiers en nalevingsdocumentatie voor de verzekeringssector.

• Bank

Zeg fysieke opslagproblemen vaarwel. qualified electronic archiving (QeA) maakt de digitalisering en veilige opslag van klantgegevens, leningsovereenkomsten, transactiedocumenten en andere papieren informatie voor de banksector mogelijk.

• Gezondheidszorg

QeA garandeert veilige elektronische recordopslagBijvoorbeeld röntgenfoto's, MRI's en CT-scans, samen met de bijbehorende rapporten. Toegang op afstand tot deze beelden vergemakkelijkt een tijdige diagnose en behandelplanning.

QeA integreert digitale identiteitsverificatie, digitale ondertekening en het genereren van bijbehorende contracten in bedrijfsprocessen om een papierloze wereld te bereiken, en kan voor alle bovenstaande industrieën een revolutie betekenen.

Wat maakt een archief "gekwalificeerd"?

Een elektronisch archief moet aan de volgende eisen voldoen om "gekwalificeerd" te zijn om particuliere en openbare instanties te helpen: 

Integriteit en authenticiteit

Als u een gegevensarchief vertrouwt, moet uw grootste zorg zijn dat het elektronische records ongewijzigd blijven en hun oorsprong geverifieerd kan worden. Gekwalificeerde elektronische archivering garandeert de integriteit en authenticiteit van de gegevens.

Naleving van normen

Het archief moet voldoen aan relevante technische vereisten en normen die door de Europese Commissie zijn geaccepteerd. Er zijn formaten, metadata en veiligheidsmaatregelen voor deze normen.

Controleerbaarheid

• Het archief moet alle bewerkingen bijhouden die op de opgeslagen gegevens worden uitgevoerd, inclusief toegang, wijziging of verwijdering. 
• Transparantie en traceerbaarheid van acties binnen het archief zijn mogelijk dankzij het controlespoor.

Toegankelijkheid

Gedurende de hele bewaarperiode moet het gekwalificeerde elektronische archiveringssysteem geautoriseerde toegang tot en opvraging van de opgeslagen gegevens mogelijk maken. Het moet middelen verschaffen voor het zoeken, terugvinden en presenteren van de gearchiveerde informatie in een bruikbaar formaat, waarbij de integriteit en veiligheid die inherent zijn aan gekwalificeerde elektronische archivering, gewaarborgd worden.

Behoud op lange termijn

Er moeten mechanismen aanwezig zijn voor het archiveren van bestanden gedurende de vereiste bewaarperiode. Dit omvat het nemen van de nodige technische voorzorgsmaatregelen om gegevensverlies of -corruptie te voorkomen.

Om uw waardevolle bezittingen te beschermen, kunt u onderzoeksgegevens, patenten en handelsmerken veilig opslaan met QeA. 

Als u wilt weten hoe u het papierwerk van uw bedrijfsvoering kunt digitaliseren, speciaal voor banken en verzekeringsmaatschappijen, bekijk dan onze blog: De papierwinkel van uw bedrijfsvoering digitaliseren - Een stap voor stap proces voor banken en verzekeringsmaatschappijen.

Waarom hebt u een gekwalificeerd elektronisch archief nodig?

Door gekwalificeerde elektronische archieven te omarmen, vereenvoudigt en versnelt u de opslag en het terugvinden van gegevens en geeft u een krachtig signaal af dat u op de toekomst bent voorbereid.

Overschakelen naar gekwalificeerde elektronische archieven positioneert uw organisatie in de voorhoede van digitale transformatie en stelt een positief voorbeeld voor anderen in uw branche. 

Sinds elektronische archivering binnenkort vereist zal zijn, is het belangrijk om projecten nu te kwalificeren. Het heeft geen zin om verouderde technologie weg te gooien als deze niet geschikt is voor de nieuwe vereisten.

Deze gegevens moeten dus veilig worden opgeslagen, geordend en gemakkelijk toegankelijk zijn. Dit kan mogelijk worden gemaakt als het bewaren van elektronische documenten voldoet aan door de EU aangenomen regelgeving, zoals eIDAS.

eIDAS staat voor Elektronische identificatie, authenticatie en vertrouwensdiensten. 

De verordening biedt een veilig kader voor elektronische handtekeningen, digitale certificaten, elektronische zegels, tijdstempels en andere verificatiemechanismen om veilige en wettelijk erkende elektronische transacties mogelijk te maken.

Als u meer wilt weten over QeA, bezoek dan onze blog: Wat is Gekwalificeerde Elektronische Archivering (QeA) en waarom zou het belangrijk voor u moeten zijn?

Checklist om te beginnen met gekwalificeerd elektronisch archiveren

Stap 1: De basisprincipes van QEA begrijpen

Maak uzelf vertrouwd met de Gekwalificeerde Elektronisch archiveren (QEA) en het belang ervan voor de integriteit, authenticiteit en rechtsgeldigheid van gegevens.

Stap 2: Uw archiveringsbehoeften beoordelen

De specifieke archiveringsbehoeften van uw organisatie of project identificeren. Evalueer de soorten documenten en gegevens die u moet archiveren en het vereiste beveiligingsniveau.

Stap 3: Onderzoek QEA-regelgeving

Ontdek de relevante regelgeving en normen voor gekwalificeerde elektronische archivering in uw regio of branche. Begrijp de wettelijke en technische vereisten om naleving te garanderen.

Stap 4: Selecteer de juiste gekwalificeerde oplossing voor elektronisch archiveren

Onderzoek en vergelijk verschillende gekwalificeerde oplossingen voor elektronische archivering op de markt. Zoek aanbieders die het volgende bieden

• Robuuste beveiligingsfuncties
• Voldoe aan belangrijke wetten zoals GDPR en MiFID II.
• Verbeterde gegevensbeveiliging 
• Mogelijkheden om gegevens op lange termijn te bewaren.

Stap 5: Een archiveringsstrategie creëren

Een uitgebreide archiveringsstrategie die overeenstemt met de doelstellingen en wettelijke vereisten van uw organisatie. Definieer archiveringsbeleid, gegevens bewaartermijnen en toegangscontroles.

Stap 6: Uw team trainen

Zorg voor training voor uw teamleden die betrokken zijn bij het gekwalificeerde elektronische archiveringsproces. Leer hen over gegevensbeveiliging, naleving en de juiste archiveringspraktijken.

Stap 8: Een gekwalificeerd elektronisch archiveringssysteem implementeren

Samenwerken met uw gekozen gekwalificeerde leverancier van elektronische archivering om de gekozen oplossing te implementeren. Configureer het systeem volgens uw archiveringsstrategie en zorg voor naadloze integratie met bestaande workflows.

Stap 9: Kies het beste QeA systeem - kies Docbyte

Waarom Docbyte kiezen?

Docbyte helpt sinds 2006 Europese financiële bedrijven, verzekeringsmaatschappijen en overheidsorganisaties volledig digitaal te worden door papierwerk te digitaliseren en kernbedrijfsprocessen te automatiseren.

Docbyte is het eerste gekwalificeerde elektronische archief ter wereld!

Wie zijn de tevreden klanten van Docbyte?

Werken met Docbyte leidt tot jaarlijkse besparingen van 20% en een verbetering van de productiviteit met 30%, door over te stappen van papier naar digitale communicatie.

• Argenta bedient klanten sneller met een kleiner team door het implementeren van Docbyte's intelligente postkamer.
• EDR Credit Services verbetert het klantentraject en de efficiëntie van dossierbehandelaars door middel van Docbyte's intelligente documentverwerking.
• Het AZ Alma Hospital bespaart tijd en budget door ervoor te zorgen dat vitale patiëntgegevens systeemonafhankelijk bewaard blijven.
• P&V Group verbiedt fysieke postdistributie en profiteert van Docbyte's postkamerautomatisering.
• Optimco ervaart een productiviteitsstijging van 30% door het wegwerken van achterstanden en het verminderen van record verwerkingstijden met Docbyte.

Dit is slechts een korte lijst van klanten die hebben geprofiteerd van slimmere processen en betere diensten dankzij de oplossingen van Docbyte.

Lees voor meer informatie onze klantbeoordelingen om erachter te komen hoe zij hun productiviteit en jaarlijkse besparingen omhoog hebben gejaagd.

Checklist voor Docbyte digitaliseringsproces

1. Zij identificeren het huidige stadium van uw digitalisering en uw doel met het hoofd IT, het hoofd projectmanagers en de COO.
   Ze stellen vragen om uw behoeften volledig te herkennen en ervoor te zorgen dat u de mogelijkheden en onvermijdelijkheid van digitalisering begrijpt.
   Het contract wordt ondertekend na de goedkeuring van de beveiligingschecklist en de introductie van integratieopties.

2. De wettelijke vertegenwoordigers en het Docbyte team zullen wederzijds het wettelijke samenwerkingscontract bespreken en ondertekenen.
   Zodra het contract ondertekend is, begint de implementatie van de Docbyte oplossing.

3. De aangestelde Service Delivery Manager presenteert het tijdsplan en de omvang van het werk van het digitaliseringsproces, zodat u uw middelen gemakkelijk kunt aanpassen en aan de slag kunt.
4. De oplossing wordt geconfigureerd volgens de processen en behoeften op basis van alle verzamelde informatie. Na een vergadering wordt de gebruikersinterface eenvoudig gemaakt om de informatieverwerking te vergemakkelijken.
5. Zodra de oplossing klaar is, moet u uw afdelingen en het betrokken personeel intern testen. 

Als u aanvullende ideeën of verzoeken voor meer functies hebt, kunnen deze worden aangepast om het systeem te verbeteren.

Stap 10: Bewaken en optimaliseren

Zodra de gekwalificeerd elektronisch archiveringssysteem ioperationeel is, de prestaties en doeltreffendheid ervan voortdurend controleren. Verzamel feedback van gebruikers en belanghebbenden om het archiveringsproces te optimaliseren.

Wat zijn de voordelen van gekwalificeerde elektronische archivering?

Het elektronisch opslaan van documenten in een centraal elektronisch archief biedt talloze voordelen, waardoor het proces voor alle betrokkenen eenvoudiger en sneller verloopt.

• Het biedt een veilige elektronisch documentarchiveringssysteem voor het organiseren van belangrijke bestanden voor later gebruik.
• Elektronische documenten die gearchiveerd zijn, maken efficiënt gegevensbeheer en een goed georganiseerde database mogelijk.
• De experts van QeA zijn toegewijd aan archiveren van elektronische documenten, waardoor gegevens efficiënt getraceerd en beheerd kunnen worden.
• De oplossingen voor elektronische archieven worden op maat gemaakt om te voldoen aan de specifieke behoeften van uw organisatie, zodat u concurrentievoordeel behaalt.

Veelgestelde vragen

Wat is elektronische archivering?

• Elektronische archivering is het opslaan en bewaren van documenten en informatie in digitaal formaat. Het wordt ook wel digitale archivering genoemd.
• Hierbij worden fysieke papieren documenten of andere vormen van informatie omgezet in digitale bestanden.
• Ze zijn ook zo georganiseerd dat ze gemakkelijk terug te vinden en op lange termijn te bewaren zijn.

Waarom is elektronisch archiveren belangrijk?

De gegevens die elektronisch zijn opgeslagen, zijn op elk moment toegankelijk met de garantie dat ze veilig, volledig, nauwkeurig en zonder verlies zijn. Het biedt ook de volgende voordelen:

• U hebt geen enorme archiefkasten nodig en u bespaart enorm veel kantoorruimte.
• U bespaart veel tijd omdat digitale archieven binnen enkele seconden doorzocht en geopend kunnen worden!
• In een elektronische archiveringsprocedure, gevoelige gegevens worden beveiligd tegen ongeautoriseerde toegang.
•  Digitale archieven zijn een back-up in geval van hardwarestoringen, natuurrampen of andere noodgevallen.

Hoe documenten elektronisch archiveren?

Het is gemakkelijk om documenten elektronisch te archiveren. Hier volgt het stapsgewijze proces:

•  Papieren documenten scannen: Een scanner kan fysieke papieren documenten omzetten in digitale bestanden (bijv. PDF, JPEG).

• Bestanden organiseren: Maak een goed gestructureerd mappensysteem om gescande documenten te categoriseren en op te slaan.
• Gebruik metagegevens: Voeg relevante metadata toe (bijv. datum, auteur, trefwoorden) zodat het zoeken en organiseren van het document eenvoudig wordt.
• Back-up en veilig: Maak regelmatig back-ups van het digitale archief en implementeer beveiligingsmaatregelen om gevoelige informatie te beschermen.

Als u begrijpt hoe QeA in het algemeen helpt, maar graag specifieke business cases wilt zien, bekijk dan de verhalen van onze klanten.