Die Digitalisierung Ihrer Geschäftsunterlagen – Ein schrittweiser Leitfaden für Banken und Versicherungsgesellschaften

In diesem Text werden sowohl der Prozess der Digitalisierung Ihrer Unterlagen als auch die Vorteile erläutert, die sich daraus für Ihr gesamtes Unternehmen ergeben – allesamt bestätigt durch zufriedene Geschäftsführer, IT-Abteilungen und Mitarbeiter führender europäischer Banken und Versicherungsgesellschaften.

Sieben wichtige Fragen zum Einstieg

1. Warum sollten Sie Ihre Unterlagen und Ihre alltäglichen Geschäftsdokumente digitalisieren?

Wegen Zeit, Geld, Platz, der Natur und der Zukunft. Diese fünf Fakten könnten Ihnen bei Ihrer Entscheidung helfen:

• Im Durchschnitt verbringen Mitarbeiter bis zu zwei Stunden pro Tag damit, nach Informationen zu suchen, die in Papierform vorliegen
• 45%-Papier, das im Büro ausgedruckt wurde, landet am Ende der Schicht im Papierkorb
• 44% der Arbeitsplätze verfügen über Programme für digitale Arbeitsumgebungen in irgendeiner Form, und 17% der Organisationen planen, in den nächsten zwei Jahren eine formelle Strategie für digitale Arbeitsumgebungen zu entwickeln
• Die digitale Transformation und die Fokussierung auf das Kundenerlebnis können zu einer Steigerung der Kundenzufriedenheit um 20–30% führen
• Digital reife Unternehmen sind um 23% rentabler als ihre weniger reifen Mitbewerber
• Und nicht zuletzt werden im Jahr 2025 dank KI und Techniken des maschinellen Lernens 25% der Versicherungsbranche automatisiert sein. Zunächst müssen Sie jedoch neue Wege für die KI beschreiten, da diese nicht auf Papierdokumenten basieren kann.

2. Wie lange wird es dauern und wann sollten Sie damit beginnen?

Sogar sofort. Der Digitalisierungsprozess dauert sicherlich länger als ein oder zwei Tage – das hängt ganz von der Größe und Komplexität Ihres Unternehmens ab und davon, welche Geschäftsabläufe Sie digitalisieren möchten. 

Die häufigsten Kandidaten für die Digitalisierung sind Antragsformulare, Hypothekenformulare, Unterlagen zur Kontoeröffnung oder Anträge auf Grundstücksnutzung. In der Regel ist die erste Version jedoch bereits innerhalb von sechs Monaten nach Vertragsunterzeichnung einsatzbereit. Sehen Sie selbst, wie es aussieht, wenn wir uns an die Arbeit machen!

3. Führt die Digitalisierung zum Stellenabbau?

Ganz im Gegenteil. Das Einzige, was Sie verlieren, ist die Zeit, die Sie mit Nebensächlichkeiten verbringen. Ihre Mitarbeiter haben mehr Spielraum, um Verkaufschancen zu erschließen, sich auf die Geschäftsentwicklung zu konzentrieren und den Kundensupport zu verbessern. Die von Docbyte umgesetzte Digitalisierung führt zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit in allen Abteilungen. Und zu mehr Zeit für Kernaufgaben.

4. Warum kann der Digitalisierungsprozess nicht von der internen IT-Abteilung organisiert werden?

Sie können es gerne versuchen. In der Regel führt dies jedoch dazu, dass Sie Ihr IT-Team unbeabsichtigt mit schwierigen und nicht ganz klaren Aufgaben überlasten, was zu erschöpften Ressourcen und einer halbherzigen Lösung führt. Der Grund dafür ist einfach: Eine IT-Abteilung (ob intern oder extern) zu haben, bedeutet noch lange nicht, ein IT-Unternehmen zu sein.

Und genau das sind wir. Und – um die Digitalisierung so effizient, schnell und komfortabel wie möglich zu gestalten – ist es am sinnvollsten, dies Docbyte zu überlassen. Unser gesamtes Wissen, unsere Erfahrung und unsere maßgeschneiderten Lösungen sind letztendlich weitaus kostengünstiger, als wenn Sie versuchen, dies intern zu organisieren. 

Ihnen wird ein Service Delivery Manager zugewiesen, der speziell für Ihr Unternehmen zuständig ist. Ihre IT-Abteilung wird jedoch in den gesamten Prozess eingebunden sein, und am Ende verfügen Sie über das gesamte Wissen, um selbstständig arbeiten zu können.

5. Ist alles sicher?

Selbstverständlich. Sensible Daten werden stets gemäß der DSGVO sowie internationalen Verordnungen und Vorschriften behandelt. Bitte beachten Sie, dass wir DSGVO-relevante Daten, Gesundheitsdaten und andere sensible Informationen nur so lange aufbewahren, wie dies erforderlich ist. 

Wir sind davon überzeugt, dass Unternehmen wie die Santander Bank, die Baloise-Gruppe, Crelan oder P&V, die uns ihr Vertrauen schenken und die Lösungen von Docbyte zur Digitalisierung ihrer betrieblichen Geschäftsdokumente nutzen, der beste Beweis für die Qualität unserer Arbeit sind.

6. Wie technisch versiert müssen Sie sein?

Das ist nicht der Fall. Auch wenn der Digitalisierungsprozess ein sehr komplexer Vorgang ist, wird die endgültige UX/UI der Lösung für Ihre Mitarbeiter benutzerfreundlich sein. Darüber hinaus werden wir Schulungen für befugtes Personal durchführen, sodass Sie die Lösung ab dem ersten Tag abteilungsübergreifend nutzen können.

7. Ist die Docbyte-Lösung schnell genug?

Aber sicher! Wir sagen gerne, dass wir so schnell arbeiten können, wie es Ihre IT-Abteilung uns ermöglicht. Nachdem wir den Arbeitsumfang festgelegt haben, erarbeiten wir einen Zeitplan, auf den wir uns beide einigen. Anschließend beginnen wir mit der Konzeption einer maßgeschneiderten digitale Lösung für Sie.

Wenn wir heute damit beginnen – was wird dann geschehen?

Nehmen wir einmal an, wir hätten bereits ein Videogespräch mit Ihren Entscheidungsträgern geführt, in dem wir die Grundprinzipien der Digitalisierungslösung von Docbyte vorgestellt und erläutert haben. Sie möchten gerne mehr erfahren und möglicherweise eine Zusammenarbeit beginnen. Wie geht es nun weiter?

1. Gemeinsam werden wir ermitteln, in welcher Phase sich Ihre Digitalisierung derzeit befindet und welches Ziel Sie erreichen möchten

Erforderliche Teilnehmer: Leiter der IT-Abteilung, Leiter der Projektmanager, COO

Welche Prozesse möchten Sie digitalisieren? Haben Sie bereits erste Schritte im Rahmen der Digitalisierung unternommen? (Z. B. verfügen Sie bereits über eine Lösung, mit der Informationen gespeichert werden können.) Verfügen Sie über ein internes oder externes IT-Team? Lagern Sie diesen Prozess an ein Beratungsunternehmen aus?

Dies sind (neben einigen weiteren) die typischen Fragen, die wir gemeinsam durchgehen müssen, um Ihre Bedürfnisse vollständig zu erfassen und sicherzustellen, dass Sie die Möglichkeiten und die Unvermeidbarkeit der Digitalisierung verstehen, insbesondere in Bezug auf:

• Integrationen
• Datenschutz
• DSGVO
• Umwelt
• Penetrationstests

Nachdem die Sicherheitscheckliste unterzeichnet und die Integrationsmöglichkeiten vorgestellt wurden, können wir zum nächsten Schritt übergehen.

2. Wir werden den Vertrag unterzeichnen

Erforderliche Mitglieder: Gesetzliche Vertreter, COO (gegebenenfalls CEO)

Der Service Delivery Manager wird Ihnen den rechtlichen Kooperationsvertrag vorlegen – Sie erhalten selbstverständlich ausreichend Zeit, diesen zu prüfen. Sobald der Vertrag unterzeichnet ist, können wir mit der Implementierung der speziell auf Ihre Kanzlei zugeschnittenen Docbyte-Lösung beginnen.

3. Der Service Delivery Manager wird Sie über den Zeitplan und den Arbeitsumfang informieren

Erforderliche Teilnehmer: Leiter der IT-Abteilung, Leiter der Projektmanager, COO

Ihnen wird ein Service Delivery Manager zugewiesen, der speziell für Ihr Unternehmen zuständig ist. Er bzw. sie wird Ihnen einen Überblick über den Zeitplan und den Arbeitsumfang des Digitalisierungsprozesses sowie den Ausbau Ihrer digitalen Reife vermitteln, damit Sie Ihre Ressourcen problemlos anpassen und mit der Umsetzung beginnen können.

4. Der Anfang – die Konzeption der Lösung

Erforderliche Teilnehmer: Abteilungsübergreifende Führungskräfte – vorwiegend Prozessanalysten und der Leiter der IT-Abteilung

Auf der Grundlage aller gesammelten Informationen passen wir unsere Lösungen an Ihre Prozesse und Anforderungen an. Im Rahmen einer Reihe von “Checkpoint-Besprechungen“ optimieren wir die Benutzeroberfläche, um die Informationen so einfach wie möglich zu verarbeiten, besprechen Änderungen und erstellen eine endgültige Version. Anschließend sind wir bereit für die Testphase.

5. Tests, Schulungen, Support

Erforderliche Teilnehmer: Der “Key User“ – eine Person (oder mehrere Personen), die später dafür verantwortlich sein wird, andere Mitglieder Ihres Teams zu schulen. In der Regel ist dies der Lean-Manager oder der COO.

Sobald die Lösung fertiggestellt ist, ist es erforderlich, interne Tests in Ihren Abteilungen und unter Einbeziehung der beteiligten Mitarbeiter durchzuführen. Möglicherweise kommen Ihnen dabei weitere Ideen oder Wünsche nach zusätzlichen Funktionen, die wir dann in die von Ihnen benötigten Funktionen integrieren und das System entsprechend erweitern können.

Die erste Schulungsrunde findet in der Regel als Präsenzschulung mit einer oder mehreren von Ihnen benannten verantwortlichen Personen statt – meist handelt es sich dabei um eine kleine Gruppe von 3 bis 4 Personen oder um eine einzelne Person. Diese Personen erklären später anderen Teams im Unternehmen, wie die Lösung von Docbyte zu handhaben ist.

Selbstverständlich können Sie sich auf uns verlassen, wenn es um proaktives Handeln geht. Wir werden Ihren Arbeitsablauf weiterverfolgen und neue Ideen einbringen, um die umgesetzten Lösungen zu optimieren. Derzeit richten wir außerdem eine Informationsplattform mit Videoinhalten ein, um die häufig gestellten Fragen unserer Kunden schnell und unkompliziert zu beantworten.