Newsletter vom Juni: Digitale Archivierung

Bewältigung der Herausforderungen der digitalen Archivierung

Herzlich willkommen zur neuesten Ausgabe unseres Docbyte-Newsletters zum Thema digitale Archivierung! Wir freuen uns sehr, dass Sie uns begleiten, während wir die Welt der digitale Archivierung.

Heute möchten wir einige verbreitete Missverständnisse und Hindernisse beleuchten, die Unternehmen daran hindern, effektive Lösungen für die digitale Archivierung einzuführen. Wir geben Ihnen praktische Tipps, wie Sie diese überwinden können.

Lassen Sie uns die Unklarheiten beseitigen und Ihrem Unternehmen dabei helfen, die Vorschriften einzuhalten und effizient zu arbeiten!

1. Alte und veraltete Anwendungen: Viele Unternehmen scheuen sich davor, alte Anwendungen zu entfernen, da sie die darin enthaltenen Daten weiterhin benötigen. → Moderne Lösungen zur digitalen Archivierung können diese Daten sicher migrieren und aufbewahren und gewährleisten so den Zugriff darauf, ohne dass veraltete Software erforderlich ist.
2. Komplexe Vorschriften und Regelungen: Die Vielzahl an Vorschriften und Regelungen rund um die digitale Archivierung kann einschüchternd wirken. → Durch den Einsatz von Lösungen, die auf die Einhaltung von Standards wie eIDAS und dem Belgisches Digitalgesetz, können Sie diese komplexen Sachverhalte souverän meistern.
3. Aufbewahrung digitaler Signaturen: Ordnungsgemäß Erhaltung digitaler Signaturen ist für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften von entscheidender Bedeutung. → Spezielle Lösungen für die digitale Archivierung gewährleisten die langfristige Gültigkeit und Integrität elektronischer Signaturen und Siegel gemäß den Anforderungen der eIDAS-Verordnung.
4. Festlegung von Aufbewahrungsfristen: Die Festlegung und Verwaltung von Aufbewahrungsfristen für digitale Informationen kann eine Herausforderung darstellen. → Eine umfassende Strategie zur digitalen Archivierung automatisiert diesen Prozess und gewährleistet die Einhaltung von Vorschriften wie DSGVO sowie branchenspezifische Vorgaben.
5. Der Übergang von Papier zu digitalen Medien: Ein häufiges Problem ist, dass wichtige Dokumente aufgrund von Unsicherheiten hinsichtlich digitaler Verfahren weiterhin in Papierform aufbewahrt werden. → Lösungen zur digitalen Archivierung ermöglichen die sichere Digitalisierung und Speicherung von Papierdokumenten, wodurch diese leicht zugänglich und durchsuchbar werden.
6. Bedenken hinsichtlich der Kosten: Die Befürchtung, dass für unterschiedliche Anforderungen mehrere Lösungen erforderlich sein könnten → lässt sich durch die Wahl einer flexiblen und skalierbaren Plattform für die digitale Archivierung ausräumen, die verschiedene Anforderungen in einer einzigen, umfassenden Lösung vereint.

Die Bedeutung der Compliance

Die Einträge „100%“ aus dem heutigen Archiv lauten nicht konform mit eIDAS bzw. das belgische Digitalgesetz. Die Einhaltung dieser Vorschriften ist keine Option, sondern eine gesetzliche Verpflichtung. Branchen wie die Pharmaindustrie, das Baugewerbe, die Automobilindustrie, der Finanzdienstleistungssektor und die Versicherungsbranche müssen strenge Archivierungsvorschriften einhalten, um die Sicherheit und das Wohlergehen von Personen zu gewährleisten. Eine Nichteinhaltung setzt das Unternehmen und den Vorstand erheblichen Risiken und Geldbußen aus, und auftretende Vorfälle könnten öffentlich gemacht werden.

Gesetzliche Vorschriften in Belgien und Europa

In Belgien schreibt das Digitalgesetz vor, dass alle digital erstellten Informationen, für die eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist gilt, als Qualifiziertes elektronisches Archiv (QeArch). Die neue Fassung der eIDAS-2-Verordnung erweitert die QeArch-Anforderungen europaweit und vereinheitlicht die Aufbewahrung elektronischer Signaturen und Siegel.

Langzeiterhaltung

Langzeiterhaltung speichert Informationen nach Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen Mindestaufbewahrungsfrist und stellt sicher, dass diese auch langfristig zugänglich und sicher bleiben.

Durch die Einführung einer vorschriftsmäßigen Lösung zur digitalen Archivierung erfüllen Sie gesetzliche Verpflichtungen und verbessern die Effizienz, Sicherheit und Zugänglichkeit Ihrer wichtigen Informationen.

Wir hoffen, dass Ihnen dieser ausführliche Einblick in die Bewältigung der Herausforderungen der digitalen Archivierung neue Erkenntnisse vermittelt und Ihnen neue Impulse gegeben hat. Denken Sie daran: Die richtige Lösung für die digitale Archivierung gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und steigert die Effizienz und Sicherheit des Informationsmanagements in Ihrem Unternehmen.

Seien Sie gespannt auf weitere Neuigkeiten und Tipps in unserer nächsten Ausgabe!

Mit freundlichen Grüßen,

Das Docbyte-Team