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Im heutigen digitalen Zeitalter ist die elektronische Unterzeichnung von Arbeitsverträgen immer üblicher geworden. Doch was bedeutet dies für Sie als Arbeitnehmer oder Arbeitgeber, insbesondere in Belgien?
Lassen Sie uns dies anhand zweier zentraler rechtlicher Aspekte näher beleuchten: der eIDAS-Verordnung (EU-Verordnung Nr. 910/2014 vom 23. Juli 2014) und des belgischen Rechts (Gesetz vom 15. Januar 2018 – Gesetz mit verschiedenen Bestimmungen zum Arbeitsrecht – Gesetz über verschiedene Bestimmungen im Bereich der Beschäftigung, genauer gesagt in den Artikeln 18 und 19).
Unterzeichnung
Zunächst einmal stellt die eIDAS-Verordnung, insbesondere Artikel 25, klar: Eine elektronische Signatur darf in rechtlichen Zusammenhängen nicht allein deshalb abgelehnt werden, weil sie digital ist..
Diese EU-Verordnung gewährleistet, dass Ihre digitale Unterschrift auf einem Arbeitsvertrag ebenso gültig ist wie eine herkömmliche handschriftliche Unterschrift. Wenn Sie digital unterschreiben möchten, darf dies nicht abgelehnt werden, sondern muss akzeptiert werden.
Archivierung
Wenden wir uns nun dem belgischen Recht zu, insbesondere Artikel 16 des Gesetzes vom 3. Juni 2007, wo eine weitere Ebene hinzukommt. Dieses Gesetz regelt die elektronische Archivierung von Arbeitsunterlagen. Es schreibt vor, dass bestimmte arbeitsbezogene Dokumente, darunter möglicherweise auch Ihr digital signierter Vertrag, elektronisch archiviert werden müssen.
Allerdings nicht einfach irgendwo – sie müssen bei einem qualifizierten Anbieter für elektronische Archivierung gespeichert werden. Das bedeutet, dass Ihr digital signierter Arbeitsvertrag nicht nur rechtsgültig ist, sondern auch sicher gespeichert wird und bei Bedarf abgerufen werden kann.
Zusammenfassend lässt sich sagen: Wenn Sie sich in Belgien befinden und Ihren Arbeitsvertrag digital unterzeichnen möchten, können Sie sicher sein, dass dieser gemäß Artikel 25 der eIDAS-Verordnung rechtsverbindlich ist. Darüber hinaus schreibt das belgische Recht vor, dass dieser Vertrag zusammen mit anderen festgelegten Arbeitsunterlagen elektronisch bei einem zertifizierten Anbieter archiviert werden muss, wodurch sowohl die Rechtmäßigkeit als auch die Sicherheit gewährleistet sind.
§ 18 – 19
Im Folgenden finden Sie einen Überblick und eine Erläuterung zu Art. 16, der sich speziell mit dem Thema des elektronischen Austauschs und der elektronischen Archivierung von Arbeitsunterlagen in Belgien befasst:
Elektronische Archivierung von Arbeitsverträgen
Eine elektronische Kopie des Arbeitsvertrags muss bei einem Dienstleistung zur elektronischen Archivierung durch den Dienstleister oder, falls dieser nicht verfügbar ist, durch den Arbeitgeber selbst, unter Einhaltung der Anforderungen des Wirtschaftsrechtsgesetzbuchs (WER) hinsichtlich der qualifizierten elektronischen Archivierung.
Definition des elektronischen Archivierungsdienstes
Gemäß der Definition in Artikel I.18, 17° WER handelt es sich um einen Vertrauensdienst, der die eIDAS-Verordnung ergänzt und die Aufbewahrung elektronischer Daten oder die Digitalisierung physischer Dokumente umfasst; dieser wird von einem Vertrauensdienstanbieter gemäß der eIDAS-Verordnung angeboten oder von einer Behörde oder einer privaten Einrichtung betrieben.
Kostenlos und für Mitarbeiter zugänglich
Die Aufbewahrung des Vertrags darf für den Arbeitnehmer keine Kosten verursachen; er muss jederzeit Zugang zu dem aufbewahrten Dokument haben. Die Aufbewahrung ist für mindestens fünf Jahre nach Beendigung des Vertrags gewährleistet.
Spezifische Dokumente für den elektronischen Austausch und die Archivierung
Einzelkonten, Arbeitsbescheinigungen und Gehaltsaufstellungen.
Diese Kombination aus EU- und belgischen Vorschriften verdeutlicht, wie die Gesetzgebung mit der technologischen Entwicklung Schritt hält und sicherstellt, dass Ihre digitalen Interaktionen und Verträge ebenso rechtsgültig und sicher sind wie ihre Pendants in Papierform. Denken Sie daran: In unserer digitalen Welt sind Rechtskonformität und Vertrauen nur einen Klick entfernt!
