Nieuwsbrief juni: Digitaal archiveren

Digitale archiveringsuitdagingen overwinnen

Welkom bij de laatste editie van de Docbyte nieuwsbrief over digitaal archiveren! We zijn blij dat je bij ons bent terwijl we de wereld van digitale archivering.

Vandaag willen we een aantal veelvoorkomende misvattingen en hindernissen onderzoeken die bedrijven ervan weerhouden effectieve digitale archiveringsoplossingen te implementeren. We geven praktische tips om ze te overwinnen.

Laten we de verwarring wegnemen en uw organisatie helpen om compliant en efficiënt te blijven!

1. Oude en verouderde toepassingen: Veel organisaties zijn bang om oude applicaties te verwijderen omdat ze de gegevens nog steeds nodig hebben. → Moderne digitale archiveringsoplossingen kunnen deze gegevens veilig migreren en bewaren, zodat ze toegankelijk blijven zonder dat verouderde software nodig is.
2. Complexe regels en voorschriften: De talloze regels en voorschriften rond digitale archivering kunnen ontmoedigend zijn. → Door gebruik te maken van oplossingen die zijn ontworpen om te voldoen aan standaarden zoals eIDAS en de Belgische digitale wetkunt u met vertrouwen door deze complexiteit navigeren.
3. Digitale handtekeningen bewaren: Goed digitale handtekeningen bewaren is cruciaal voor wettelijke naleving. → Gespecialiseerde digitale archiveringsoplossingen garanderen de geldigheid en integriteit op lange termijn van elektronische handtekeningen en zegels, in overeenstemming met de eIDAS-vereisten.
4. Bewaarperioden implementeren: Het instellen en beheren van bewaartermijnen voor digitale informatie kan een uitdaging zijn. → Een uitgebreide digitale archiveringsstrategie automatiseert dit proces en zorgt voor naleving van regelgeving zoals GDPR en industriespecifieke mandaten.
5. Overgang van papier naar digitaal: Een veelvoorkomend probleem is het bewaren van belangrijke documenten op papier vanwege onzekerheid over digitale methoden. → Digitale archiveringsoplossingen kunnen papieren documenten veilig converteren en opslaan, waardoor ze eenvoudig toegankelijk en doorzoekbaar worden.
6. Kosten: De angst om meerdere oplossingen nodig te hebben voor verschillende behoeften → kan worden verminderd door te kiezen voor een flexibel en schaalbaar digitaal archiveringsplatform dat verschillende vereisten consolideert in één allesomvattende oplossing.

Het belang van naleving

100% van de archieven van vandaag zijn niet in overeenstemming met eIDAS of de Belgische digitale wet. Naleving is niet optioneel, maar een wettelijke vereiste. Industrieën zoals de farmaceutische industrie, de bouw, de automobielsector, de financiële dienstverlening en de verzekeringssector moeten zich houden aan strikte archiveringsvoorschriften om de veiligheid en het welzijn van personen te waarborgen. Niet-naleving stelt het bedrijf en het bestuur bloot aan aanzienlijke risico's en boetes, en incidenten die zich voordoen kunnen openbaar worden gemaakt.

Wettelijke mandaten in België en Europa

In België schrijft de Digitale Wet voor dat alle digitaal geboren informatie met een wettelijke bewaartermijn moet worden gearchiveerd als een Gekwalificeerd elektronisch archief (QeA). De nieuwe herziening van de eIDAS2-verordening breidt de QeA-eisen in heel Europa uit en standaardiseert het bewaren van elektronische handtekeningen en zegels.

Behoud op lange termijn

Behoud op lange termijn informatie bewaart nadat de minimale wettelijke bewaartermijn is verstreken, zodat deze ook na verloop van tijd toegankelijk en veilig blijft.

Door een oplossing voor digitale archivering te implementeren die voldoet aan de wet, voldoet u aan de wettelijke verplichtingen en verbetert u de efficiëntie, veiligheid en toegankelijkheid van uw belangrijke informatie.

We hopen dat deze diepgaande duik in het overwinnen van digitale archiveringsuitdagingen inzichtelijk en inspirerend is geweest. Vergeet niet dat de juiste oplossing voor digitale archivering compliance garandeert en de efficiëntie en veiligheid van het informatiebeheer van uw organisatie verhoogt.

Blijf kijken voor meer updates en tips in onze volgende uitgave!

Vriendelijke groeten,

Het Docbyte Team