Bulletin d'information de juin : Archivage numérique

Relever les défis de l'archivage numérique

Bienvenue dans cette nouvelle édition de la lettre d'information sur l'archivage numérique Docbyte ! Nous sommes ravis de vous compter parmi nous alors que nous explorons le monde de l'archivage numérique. l'archivage numérique.

Aujourd'hui, nous souhaitons explorer quelques idées fausses et obstacles courants qui empêchent les entreprises de mettre en œuvre des solutions d'archivage numérique efficaces. Nous fournirons des conseils pratiques sur la manière de les surmonter.

Clarifions les choses et aidons votre organisation à rester conforme et efficace !

1. Applications anciennes et obsolètes: De nombreuses organisations craignent de supprimer d'anciennes applications parce qu'elles ont encore besoin des données. → Les solutions modernes d'archivage numérique peuvent migrer et préserver ces données en toute sécurité, en garantissant leur accessibilité sans qu'il soit nécessaire d'utiliser des logiciels obsolètes.
2. Règles et règlements complexes: La myriade de règles et de réglementations relatives à l'archivage numérique peut être décourageante. → En tirant parti de solutions conçues pour se conformer à des normes telles que eIDAS et le Loi belge sur le numériqueVous pouvez donc naviguer dans ces complexités en toute confiance.
3. Préserver les signatures numériques: Correctement préserver les signatures numériques est cruciale pour le respect de la législation. → Des solutions d'archivage numérique spécialisées garantissent la validité et l'intégrité à long terme des signatures et des sceaux électroniques, conformément aux exigences de l'eIDAS.
4. Mise en œuvre des délais de conservation: Définir et gérer les périodes de conservation des informations numériques peut s'avérer difficile. → Une stratégie complète d'archivage numérique automatisera ce processus, garantissant la conformité avec des réglementations telles que GDPR et des mandats spécifiques à l'industrie.
5. Passer du papier au numérique: Un problème courant consiste à conserver des documents importants sur papier en raison de l'incertitude qui entoure les méthodes numériques. → Les solutions d'archivage numérique permettent de convertir et de stocker les documents papier en toute sécurité et de les rendre facilement accessibles et consultables.
6. Préoccupations en matière de coûts: La crainte d'avoir besoin de plusieurs solutions pour des besoins différents → peut être atténuée en choisissant une plateforme d'archivage numérique flexible et évolutive qui consolide les différentes exigences en une solution unique et globale.

L'importance de la conformité

100% des archives d'aujourd'hui sont non conforme à eIDAS ou la loi belge sur le numérique. La conformité n'est pas facultative, c'est une obligation légale. Des secteurs tels que l'industrie pharmaceutique, la construction, l'automobile, les services financiers et les assurances doivent respecter des règles strictes en matière d'archivage afin de garantir la sécurité et le bien-être des personnes. La non-conformité expose l'entreprise et le conseil d'administration à des risques et des amendes considérables, et les incidents qui se produisent peuvent être rendus publics.

Mandats juridiques en Belgique et en Europe

En Belgique, la loi sur le numérique prévoit que toutes les informations d'origine numérique ayant une durée de conservation légale doivent être archivées en tant qu'archives. Archives électroniques qualifiées (QeA). La nouvelle révision du règlement eIDAS2 étend les exigences en matière d'assurance qualité dans toute l'Europe, en normalisant la conservation des signatures et des sceaux électroniques.

Préservation à long terme

Préservation à long terme conserve les informations après l'expiration de la période de conservation légale minimale, en veillant à ce qu'elles restent accessibles et sûres au fil du temps.

En mettant en œuvre une solution d'archivage numérique conforme, vous vous acquittez de vos obligations légales et améliorez l'efficacité, la sécurité et l'accessibilité de vos informations critiques.

Nous espérons que cette plongée dans les défis de l'archivage numérique a été instructive et enrichissante. N'oubliez pas que la bonne solution d'archivage numérique garantit la conformité et renforce l'efficacité et la sécurité de la gestion de l'information de votre organisation.

Restez à l'écoute pour d'autres mises à jour et conseils dans notre prochain numéro !

Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,

L'équipe Docbyte