Documentum-upgrade bij Crelan

Samenwerking zodat kritieke ECM-systemen niet "kritiek" worden

Crelan en Docbyte hebben Documentum snel geüpgraded.

Wie: Een coöperatieve bank met 288.000+ klanten die mede-eigenaar zijn. Hun elektronische contentmanagementsysteem Documentum, dat sinds 2009 actief is, had een aantal updates nodig.

Uitdaging: De versies van Documentum waren allemaal in uitgebreide ondersteuning en werden niet langer optimaal ondersteund, waardoor ze het einde van hun levenscyclus bereikten. Crelan wilde niet beginnen opnieuw vanaf nul. 

Docbyte oplossing: Grote upgrade van het systeem naar recentere Documentum-versie.

Resultaten: Docbyte was verantwoordelijk voor het volledige project zonder downtime van de systemen.

Volledig verhaal:

Crelan is een coöperatieve bank met meer dan 288.000 klanten die mede-eigenaar zijn. Als coöperatieve bank wil Crelan dingen anders aanpakken door in nauw contact te staan met haar klanten. Dit betekent dat de instelling voortdurend streeft naar de beste systemen. Hun elektronische contentmanagementsysteem, Documentum, dat sinds 2009 actief is, heeft heel goed gewerkt, maar om alles soepel te laten verlopen, waren er veranderingen nodig.

De uitdaging

De uitdaging was dat de versies van Documentum, die medio 2015 nog draaiden, allemaal in uitgebreide support waren. De draaiende versies werden niet meer optimaal ondersteund en bereikten het einde van hun levenscyclus. Crelan wilde niet helemaal opnieuw beginnen, omdat daar geen budget of personeel voor was. Bovendien was de kennis over het systeem verloren gegaan, omdat in de loop der jaren verschillende externen aan het systeem hadden gewerkt en zij nu niet meer bij Crelan werkten. Om de kosten zo laag mogelijk te houden, werd er onmiddellijk actie ondernomen. Crelan koos resoluut voor een upgrade naar Documentum 7.2.

De oplossing

Het hele project, waarbij verschillende afdelingen gecoördineerd moesten worden, werd beheerd door Anita Rubbrecht. Ze herinnert zich: "Vanwege de impact van het systeem op de organisatie was het heel duidelijk dat er in korte tijd veel moest gebeuren en dat we geen tijd te verliezen hadden. Intern konden we dit technisch niet uitvoeren, omdat we de expertise niet meer in huis hadden, daarom zochten we een andere oplossing. Ook zonder vergelijking met andere partijen kozen we resoluut voor Docbyte omdat we op basis van hun ervaring en referenties vertrouwden op hun expertise om dit project snel en accuraat uit te voeren."

We begonnen dit project in september 2015, en we zorgden er vooral voor dat alles effectief en functioneel bleef, omdat Crelan het zich niet kan veroorloven dat hun systeem stopt met werken, zelfs niet voor een milliseconde. De oplevering volgde in december 2015, voor de DEV-, test-, acceptatie- en productieomgeving. Alles wat niet gebruikt werd, werd verwijderd zodat de omgeving op een vergelijkbare en stabiele manier kon draaien. Een prestatie die in slechts drie maanden werd geleverd.

Een stabiele omgeving dankzij een stabiele samenwerking

Na de succesvolle voltooiing van het project kijkt Anita Rubbrecht positief terug op de samenwerking. Alles verloopt naar wens en Crelan is zeer tevreden over de samenwerking met de mensen van Docbyte: "Men is altijd nerveus om aan zoiets te beginnen, maar dankzij de proactieve, flexibele, deskundige en professionele medewerkers van Docbyte waren we snel op ons gemak."

Bovendien is het voor Docbyte niet 'vuur en vergeten', want impliciet aan de samenwerking is training voor de werknemers die er dagelijks mee werken. Om nog maar te zwijgen van de supportdesk die, als er problemen waren, binnen een half uur met oplossingen kwam.

Hebt u een project voor ons in gedachten en hebt u expertise nodig? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via hello@docbyte.com of via ons contactformulier.