Elektronische Archivierung und digitales Vertrauen in Europa

Es wird erwartet, dass digitale Informationen weit über ihre ursprüngliche operative Nutzung hinaus gültig, überprüfbar und rechtlich zuverlässig bleiben. Dokumente werden digitalisiert, gespeichert und als Grundlage herangezogen, lange nachdem sich die Systeme, mit denen sie erstellt wurden, verändert haben oder nicht mehr existieren. Im Laufe der Zeit lässt die Möglichkeit, die Integrität, die Herkunft und die rechtliche Gültigkeit nachzuweisen, oft nach, auch wenn die Dateien selbst noch vorhanden sind.

Elektronische Archivierung gemäß eIDAS 2:

Genau diese Diskrepanz zwischen der langfristigen Abhängigkeit von digitalen Informationen und der Möglichkeit, deren rechtliche Zuverlässigkeit nachzuweisen, ist es, was die geänderte Verordnung (EU) Nr. 2024/1183 (eIDAS 2) behandelt. Mit eIDAS 2, das am 21. Mai 2024 in Kraft getreten ist, wird die elektronische Archivierung offiziell als qualifizierter Vertrauensdienst anerkannt. Die Verordnung legt klare rechtliche Anforderungen fest, um sicherzustellen, dass digitale Informationen während ihrer gesamten Aufbewahrungsfrist vertrauenswürdig, überprüfbar und rechtswirksam bleiben.

In einem Artikel von Frederik Rosseel, dem Geschäftsführer von Docbyte, ursprünglich veröffentlicht in Arkiv Information Teknik (AIT)) unter dem Titel “”Über die digitale Langzeitarchivierung hinaus: Elektronische Archivierung im Zeitalter des Vertrauens verstehen“, erklärt er diese Entwicklung:

“Was die elektronische Archivierung auszeichnet, ist ihre ausdrückliche rechtliche Verankerung im Rahmenwerk für Vertrauensdienste gemäß eIDAS. Dabei werden nicht lediglich bewährte Verfahren vorgeschlagen, sondern diese werden in einem Compliance-Rahmenwerk festgeschrieben, das Zertifizierung und Nachprüfbarkeit umfasst. Dieser rechtliche Rahmen führt zusätzlich zu den traditionellen Zielen der digitalen Langzeitarchivierung eine Ebene qualifizierter Vertrauensdienste ein: Er vereint technische Nachhaltigkeit mit rechtlicher Beweiskraft.”

Als europäischer qualifizierter Trust-Dienstleister (QTSP) hat sich Docbyte seit Jahren auf diese Entwicklung vorbereitet. Unsere Softwarelösung, Docbyte Vault, wurde speziell entwickelt, um die rechtskonforme elektronische Archivierung zu unterstützen (Qualifizierte elektronische Archivierung – QeA), wodurch Integrität, Authentizität, Rückverfolgbarkeit und langfristiger Beweiswert während der gesamten Aufbewahrungsfrist digitaler Informationen gewährleistet werden. Dies ist insbesondere in regulierten Bereichen wie Personalwesen, Finanzwesen, Versicherungswesen, Treuhanddienstleistungen und im öffentlichen Sektor von entscheidender Bedeutung.

Was die Zukunft für die elektronische Archivierung bereithält:

Der AIT-Artikel schließt mit einer Darstellung, wie dieser neue rechtliche Rahmen die Art und Weise verändert, wie Organisationen im Laufe der Zeit mit digitalen Informationen umgehen müssen:

“Da die elektronische Archivierung nun zu einer regulierten Vertrauensdienstleistung wird, ist mit einem raschen Wandel im Umgang von Organisationen mit digitalen Informationen zu rechnen. Es reicht nicht mehr aus, PDF-Dateien auf einem Dateiserver zu speichern. Organisationen müssen die Nachverfolgbarkeit, Unveränderlichkeit und rechtliche Zuverlässigkeit nicht nur intern, sondern auch gegenüber Gerichten, Aufsichtsbehörden, Partnern und der Öffentlichkeit nachweisen.“.

Auch dies eröffnet neue Möglichkeiten. Angesichts der zunehmenden Verbreitung digitaler Zertifikate, elektronischer Abschlüsse, Gesundheitsakten und digitaler Geldbörsen wird die Fähigkeit, Daten unter Gewährleistung der Vertrauenswürdigkeit zu speichern, zu einem strategischen Vorteil – und nicht nur zu einer gesetzlichen Anforderung.

Die Frage, die sich jede Organisation stellen muss, lautet: ”Archivieren Sie, oder lagern Sie lediglich Daten ein?“

Lesen Sie den vollständigen AIT-Artikel

Falls Sie sich eingehender mit diesem Thema befassen möchten, können Sie hier den vollständigen Artikel in AIT lesen: