Elektronische archivering en digitaal vertrouwen in Europa

Van digitale informatie wordt verwacht dat ze geldig, verifieerbaar en wettelijk betrouwbaar blijft tot ver na het oorspronkelijke operationele gebruik. Documenten worden gedigitaliseerd, opgeslagen en er wordt op vertrouwd lang nadat de systemen die ze hebben gecreëerd zijn veranderd of verdwenen. Na verloop van tijd wordt het vermogen om de integriteit, oorsprong en rechtsgeldigheid aan te tonen vaak zwakker, ook al bestaan de bestanden zelf nog steeds.

Elektronische archivering onder eIDAS 2:

Deze kloof tussen het langdurig vertrouwen in digitale informatie en het vermogen om de juridische betrouwbaarheid ervan aan te tonen, is precies wat de gewijzigde Verordening (EU) 2024/1183 (eIDAS 2) aanpakt. Met eIDAS 2, dat op 21 mei 2024 van kracht werd, wordt elektronische archivering formeel erkend als een gekwalificeerde vertrouwensdienst. De verordening stelt duidelijke wettelijke eisen om ervoor te zorgen dat digitale informatie gedurende de volledige bewaarperiode betrouwbaar, verifieerbaar en wettelijk toelaatbaar blijft.

In een artikel geschreven door Frederik Rosseel, CEO van Docbyte, oorspronkelijk gepubliceerd in Arkiv Information Teknik (AIT) onder de titel “Voorbij digitale bewaring: Elektronische archivering begrijpen in het tijdperk van vertrouwen”, legt hij deze evolutie uit:

“Wat elektronisch archiveren onderscheidt, is de expliciete wettelijke verankering in het vertrouwensdienstverleningsraamwerk onder eIDAS. Het stelt niet alleen best practices voor, maar codificeert deze in een compliancekader, compleet met certificering en controleerbaarheid. Dit juridische kader introduceert een gekwalificeerde vertrouwensdienstlaag bovenop de traditionele doelstellingen van digitale bewaring: het verenigt technische duurzaamheid met juridische bewijskracht.”

Als Europese gekwalificeerde vertrouwensdienstverlener (QTSP) bereidt Docbyte zich al jaren voor op deze evolutie. Onze softwareoplossing, Docbyte Vault, is speciaal ontworpen om wettelijk conforme elektronische archivering (gekwalificeerde elektronische archivering, QeA ) te ondersteunen, om integriteit, authenticiteit, traceerbaarheid en bewijskracht op lange termijn te garanderen gedurende de volledige bewaarperiode van digitale informatie. Dit is vooral belangrijk in gereguleerde omgevingen zoals HR, financiën, verzekeringen, vertrouwensdiensten en de publieke sector.

Wat de toekomst in petto heeft voor elektronische archivering:

Het AIT-artikel sluit af met een beschrijving van hoe dit nieuwe wettelijke kader de manier verandert waarop organisaties digitale informatie in de loop der tijd moeten benaderen:

“Nu elektronische archivering een gereguleerde vertrouwensdienst wordt, kunnen we een snelle verschuiving verwachten in de manier waarop organisaties omgaan met digitale informatie. Het is niet langer voldoende om PDF's op een bestandsserver op te slaan. Organisaties zullen de keten van bewaring, onveranderlijkheid en wettelijke betrouwbaarheid moeten aantonen, niet alleen intern, maar ook aan rechtbanken, regelgevende instanties, partners en het publiek.

Dit opent ook deuren. Met digitale geloofsbrieven, elektronische diploma's, gezondheidsdossiers en digitale portemonnees in opkomst, zal de mogelijkheid om gegevens met vertrouwen te bewaren een strategische troef worden - niet alleen een wettelijke vereiste.

De vraag voor elke organisatie is: archiveert u, of slaat u alleen maar op?”