Archivage électronique et confiance numérique en Europe

Les informations numériques sont censées rester valables, vérifiables et juridiquement fiables bien au-delà de leur utilisation opérationnelle initiale. Les documents sont numérisés, stockés et utilisés longtemps après que les systèmes qui les ont créés ont changé ou disparu. Avec le temps, la capacité à démontrer l'intégrité, l'origine et la validité juridique s'affaiblit souvent, même si les fichiers eux-mêmes existent toujours.

L'archivage électronique sous eIDAS 2 :

Ce fossé entre la confiance à long terme dans l'information numérique et la capacité à prouver sa fiabilité juridique est précisément ce que le règlement (UE) 2024/1183 modifié (eIDAS 2) vise à résoudre. Avec eIDAS 2, qui est entré en vigueur le 21 mai 2024, l'archivage électronique est officiellement reconnu comme un service de confiance qualifié. Le règlement établit des exigences juridiques claires pour garantir que les informations numériques restent fiables, vérifiables et légalement admissibles tout au long de leur période de conservation.

Dans un article rédigé par Frederik Rosseel, PDG de Docbyte, initialement publié dans Arkiv Information Teknik (AIT) sous le titre “Au-delà de la préservation numérique : Comprendre l'archivage électronique à l'ère de la confiance”, il explique cette évolution :

“Ce qui distingue l'archivage électronique, c'est son ancrage juridique explicite dans le cadre des services de confiance de l'eIDAS. Il ne se contente pas de suggérer les meilleures pratiques, mais les codifie dans un cadre de conformité, avec certification et auditabilité. Ce cadre juridique introduit une couche de service de confiance qualifié au-dessus des objectifs traditionnels de la préservation numérique: il associe la durabilité technique à la valeur probante juridique.”

En tant que prestataire européen de services de confiance qualifié (QTSP), Docbyte se prépare à cette évolution depuis des années. Notre solution logicielle, Docbyte Vault, est conçue spécifiquement pour soutenir l'archivage électronique conforme à la législation (l’archivage électronique qualifié, - QeA), garantissant l'intégrité, l'authenticité, la traçabilité et la valeur probante à long terme pendant toute la durée de conservation des informations numériques. Cela est particulièrement important dans les environnements réglementés tels que les ressources humaines, la finance, l'assurance, les services de confiance et le secteur public.

Ce que l'avenir réserve à l'archivage électronique :

L'article de l'AIT conclut en soulignant comment ce nouveau cadre juridique modifie la façon dont les organisations doivent aborder l'information numérique au fil du temps :

“L'archivage électronique devenant un service de confiance réglementé, on peut s'attendre à une évolution rapide de la manière dont les organisations traitent l'information numérique. Il ne suffit plus de sauvegarder des PDF sur un serveur de fichiers. Les organisations devront démontrer la chaîne de conservation, l'immutabilité et la fiabilité juridique, non seulement en interne, mais aussi devant les tribunaux, les autorités de régulation, les partenaires et le public.

Cela ouvre également des portes. Avec l'augmentation des titres numériques, des diplômes électroniques, des dossiers médicaux et des portefeuilles numériques, la capacité à préserver les données avec une confiance intégrée deviendra un atout stratégique - et pas seulement une exigence légale.

La question qui se pose à chaque organisation est la suivante : est-ce que vous archivez ou est-ce que vous vous contentez de stocker ?”