Digital signierte Arbeitsverträge: Gültigkeit, Aufbewahrung und langfristige Beweiskraft

Elektronische Arbeitsverträge können die Einstellung beschleunigen und vereinfachen, doch die rechtlichen und beweisrechtlichen Fragen sind mit der Unterzeichnung noch nicht abgeschlossen. Personalabteilungen müssen wissen, ob die Unterzeichnungsmethode anerkannt ist, wie der Vertrag aufbewahrt werden muss, wie der Mitarbeiter darauf zugreifen kann und ob die Beweiskraft auch nach einem Wechsel der Zertifikate oder Systeme erhalten bleibt.

Dieser Artikel befasst sich mit belgischen Arbeitsverträgen und den diesbezüglichen langfristigen Erkenntnissen. Es handelt sich um allgemeine Informationen und nicht um eine Rechtsberatung für einen konkreten Fall.

Kann ein Arbeitsvertrag in Belgien elektronisch unterzeichnet werden?

Ja. Der belgische Föderale Öffentliche Dienst für Beschäftigung erklärt, dass ein Arbeitsvertrag, der mit der durch den belgischen elektronischen Personalausweis erstellten elektronischen Signatur unterzeichnet wurde, einem handschriftlich unterzeichneten Papiervertrag gleichgestellt ist.

In den offiziellen Leitlinien wird auch eine qualifizierte elektronische Signatur im Sinne der eIDAS-Verordnung als gleichwertig anerkannt. Dies bedeutet jedoch nicht, dass jede andere Methode der elektronischen Signatur automatisch gleichwertig ist. Der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer müssen sich auf die Verwendung der elektronischen Form einigen, und keine der Parteien darf gezwungen werden, den Arbeitsvertrag in elektronischer Form abzuschließen.

Die praktische Erkenntnis daraus ist, dass die Personalabteilung nicht jeden Klick, jede gescannte Unterschrift oder jede Signaturplattform als rechtlich gleichwertig behandeln sollte. Die Signaturmethode, die Identitätsprüfung und die geltenden arbeitsrechtlichen Vorschriften müssen für den jeweiligen Prozess überprüft werden.

Was muss nach der Unterzeichnung geschehen?

Der Föderale Öffentliche Dienst Beschäftigung gibt an, dass eine Kopie des elektronisch abgeschlossenen Arbeitsvertrags bei einem Anbieter eines elektronischen Archivierungsdienstes gespeichert werden muss.

Der Arbeitnehmer muss auf die archivierte Kopie zugreifen können. Der Arbeitgeber muss zudem den elektronischen Archivierungsdienst und die Zugriffsmethode in der Betriebsordnung erläutern, und die Aufbewahrungsregelung muss die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist gewährleisten.

Die offiziellen Vorschriften sollten bei jeder Gestaltung oder Änderung des Verfahrens überprüft werden. Zu den relevanten Ausgangspunkten zählen die Artikel 3bis und 3ter des belgischen Arbeitsvertragsgesetzes sowie die Leitfaden des Bundesdienstes für den öffentlichen Dienst zu elektronischen Arbeitsverträgen und Dokumenten.

Die Gültigkeit zum Zeitpunkt der Unterzeichnung reicht nicht aus

Der Beweiswert eines digitalen Vertrags hängt nicht nur von der sichtbaren Unterschrift ab. Jahre später muss eine Organisation möglicherweise Folgendes nachweisen:

• welches Dokument die Parteien unterzeichnet haben;
• wer es unterzeichnet hat und nach welcher Signaturmethode;
• ob sich die Datei nach der Signierung geändert hat;
• ob das Zertifikat zum maßgeblichen Zeitpunkt gültig und nicht widerrufen war;
• als die Unterschrift geleistet wurde;
• wie das Dokument gespeichert, abgerufen und verwaltet wurde;
• welche Aufbewahrungsregel zur Anwendung kam.

Ein PDF-Dokument, das auf einer HR-Plattform oder in einem gemeinsamen Ordner gespeichert ist, bleibt möglicherweise lesbar, ohne dass all diese Nachweise erhalten bleiben. Diese Unterscheidung gewinnt im Falle einer Streitigkeit, einer Prüfung oder einer Systemmigration an Bedeutung.

Bewahren Sie das Dokument und den Unterschriftsnachweis auf

Elektronische Signaturen beruhen auf Zertifikaten, Zeitstempeln, Widerrufsinformationen, Algorithmen und Vertrauensketten. Diese Abhängigkeiten ändern sich im Laufe der Zeit oder entfallen gänzlich.

Ein ordnungsgemäßer Archivierungsprozess validiert das signierte Dokument, solange die erforderlichen Nachweise verfügbar sind, und bewahrt das Dokument zusammen mit seinem Validierungskontext auf. Durch die Langzeitarchivierung können Nachweise erneuert werden, bevor Zertifikate oder Algorithmen unzuverlässig werden, wobei die Verbindung zur ursprünglich signierten Datei erhalten bleibt.

Für die Personalabteilung bedeutet dies, Folgendes zu gewährleisten:

• den unterzeichneten Vertrag im Original;
• Informationen zu Signatur und Zertifikat;
• Zeitstempel und vorhandene Nachweise für einen Widerruf;
• Validierungsergebnisse;
• Metadaten zu Mitarbeitern und Verträgen;
• Herkunfts- und Prüfereignisse;
• Aufbewahrung, Zugriff und rechtliche Aufbewahrungspflicht.

Zugriff, Aufbewahrung und kontrollierte Entsorgung

Nicht alle Personalunterlagen unterliegen derselben Aufbewahrungsfrist. Die geltende Frist hängt von der Art des Dokuments, der Rechtsgrundlage und dem jeweiligen Beschäftigungskontext ab.

Das Archiv sollte daher für die gesamte Personalakte eine dokumentierte Aufbewahrungskategorie anwenden und nicht eine allgemeine Regel. Es sollte außerdem Folgendes unterstützen:

• zugangsberechtigung für die Personalabteilung und andere festgelegte Rollen;
• Zugriff für Mitarbeiter, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist;
• Aufbewahrungspflicht, bei der die Löschung ausgesetzt werden muss;
• nachverfolgbare Änderungen an Aufbewahrungsentscheidungen;
• kontrollierte und nachweisbare Entsorgung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.

Die Aufbewahrungsfristen müssen sich nach den geltenden rechtlichen Bestimmungen und den organisatorischen Richtlinien richten. Das Archiv setzt die genehmigte Regelung durch, legt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist jedoch nicht selbst fest.

Häufige Fehler

Jede elektronische Signatur als gleichwertig behandeln

Die Rechtswirksamkeit und die Beweiskraft hängen von der Art der Unterzeichnung und den geltenden Vorschriften ab. Die Personalabteilung sollte die erforderliche Unterschriftsstufe überprüfen, anstatt davon auszugehen, dass jeder beliebige elektronische Unterzeichnungsworkflow ausreichend ist.

Nur eine heruntergeladene PDF-Datei behalten

Das PDF enthält möglicherweise nicht alle Validierungs-, Widerrufs-, Zeitstempel- und Prozessnachweise, die später benötigt werden.

Verträge auf unbestimmte Zeit in der Signatur- oder HR-Plattform belassen

Betriebssysteme ändern sich. Sie sind möglicherweise nicht dafür ausgelegt, Aufzeichnungen und kryptografische Nachweise über die gesamte vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist hinweg zu bewahren.

Anwendung einer einheitlichen Aufbewahrungsfrist für die gesamte Personalakte

Verträge, Lohnunterlagen, Identitätsdaten und andere Personalunterlagen können unterschiedliche Rechtsgrundlagen und Aufbewahrungsfristen haben.

Unter der Annahme, dass die Marketingaussage eines Anbieters die Eignung belegt

Der Status und der Umfang der Qualifikation sollten anhand der geltenden Trust-Liste oder offizieller nationaler Nachweise überprüft werden.

Eine praktische Checkliste für die Personalabteilung

1. Vergewissern Sie sich, dass beide Parteien dem elektronischen Verfahren zustimmen.
2. Bitte überprüfen Sie, welche Signaturmethode für diese Vertragsart gesetzlich zulässig ist.
3. Bewahren Sie das original unterzeichnete Dokument sowie die Nachweise für dessen Gültigkeit auf.
4. Erfassen Sie Herkunftsdaten, Zeitstempel sowie Informationen zu Zertifikaten und deren Sperrung.
5. Legen Sie fest, wie der Mitarbeiter auf den archivierten Vertrag zugreifen soll.
6. Halten Sie den Archivierungsanbieter und die Zugriffsmethode in den erforderlichen HR-Richtlinien fest.
7. Wenden Sie die richtige Aufbewahrungskategorie und das entsprechende Verfahren zur Aufbewahrungspflicht an.
8. Abruf und Validierung von Testdaten nach einer Migration oder einem Plattformwechsel.
9. Überprüfen Sie den aktuellen Qualifikationsstatus und den Leistungsumfang des Anbieters, sofern eine qualifizierte Dienstleistung erforderlich ist.

Wie Docbyte den Nachweis einer langfristigen Beschäftigung unterstützt

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