Digitaal ondertekende arbeidsovereenkomsten: geldigheid, bewaring en bewijsvoering op lange termijn

Elektronische arbeidsovereenkomsten kunnen het aannemen van personeel sneller en eenvoudiger maken, maar de juridische en bewijskundige vraagstukken houden niet op zodra de handtekening is geplaatst. HR-teams moeten weten of de ondertekeningswijze wordt aanvaard, hoe de overeenkomst moet worden bewaard, hoe de werknemer er toegang toe kan krijgen en of het bewijsmateriaal betrouwbaar blijft wanneer certificaten of systemen veranderen.

Dit artikel gaat over Belgische arbeidsovereenkomsten en de langetermijngegevens hierover. Het betreft algemene informatie en geen juridisch advies met betrekking tot een specifiek geval.

Kan een arbeidsovereenkomst in België elektronisch worden ondertekend?

Ja. De Belgische Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid stelt dat een arbeidsovereenkomst die is ondertekend met de elektronische handtekening die is aangemaakt met de Belgische elektronische identiteitskaart, gelijkwaardig is aan een met de hand ondertekende papieren overeenkomst.

In de officiële richtsnoeren wordt ook een gekwalificeerde elektronische handtekening in de zin van eIDAS als gelijkwaardig erkend. Dit betekent niet dat elke andere methode voor elektronisch ondertekenen automatisch gelijkwaardig is. De werkgever en de werknemer moeten overeenkomen om de elektronische vorm te gebruiken, en geen van beide partijen kan worden gedwongen om de arbeidsovereenkomst elektronisch te sluiten.

De praktische les hieruit is dat HR niet elke klik, elke gescande handtekening of elk ondertekeningsplatform als juridisch gelijkwaardig mag beschouwen. Voor elk specifiek proces moeten de ondertekeningsmethode, de identiteitscontrole en de toepasselijke arbeidsregels worden gecontroleerd.

Wat moet er na de ondertekening gebeuren?

De Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid bepaalt dat een kopie van de elektronisch gesloten arbeidsovereenkomst moet worden opgeslagen bij een aanbieder van een elektronische archiveringsdienst.

De werknemer moet toegang hebben tot de gearchiveerde kopie. De werkgever dient bovendien in het arbeidsreglement uitleg te geven over de elektronische archiveringsdienst en de wijze van toegang, en de opslagregeling moet voldoen aan de wettelijk vereiste beschikbaarheidstermijn.

Bij het opstellen of wijzigen van de procedure dient u de officiële voorschriften te raadplegen. Relevante uitgangspunten zijn onder meer de artikelen 3bis en 3ter van de Belgische Wet op de arbeidsovereenkomsten en de Richtlijnen van de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid inzake elektronische arbeidsovereenkomsten en documenten.

Geldigheid op het moment van ondertekening is niet voldoende

De bewijskracht van een digitaal contract hangt niet alleen af van de zichtbare handtekening. Jaren later kan het zijn dat een organisatie het volgende moet aantonen:

• welk document de partijen hebben ondertekend;
• wie het heeft ondertekend en op welke wijze;
• of het bestand na ondertekening is gewijzigd;
• of het certificaat op het betreffende tijdstip geldig was en niet was ingetrokken;
• op het moment dat de handtekening werd geplaatst;
• hoe het document werd opgeslagen, geraadpleegd en beheerd;
• welke bewaarregel van toepassing was.

Een PDF-bestand dat is opgeslagen in een HR-platform of een gedeelde map kan weliswaar leesbaar blijven, maar bevat dan niet al deze bewijskrachtige gegevens. Dit onderscheid is van belang bij een geschil, een controle of een systeemmigratie.

Bewaar het document en het bewijsmateriaal met betrekking tot de handtekening

Elektronische handtekeningen zijn afhankelijk van certificaten, tijdstempels, intrekkingsinformatie, algoritmen en vertrouwensketens. Deze afhankelijkheden veranderen of verdwijnen in de loop van de tijd.

Een degelijk archiveringsproces valideert het ondertekende document zolang het vereiste bewijsmateriaal beschikbaar is en bewaart het document samen met de context van de validatie. Door langdurige bewaring kan het bewijsmateriaal worden vernieuwd voordat certificaten of algoritmen onbetrouwbaar worden, waarbij de koppeling met het oorspronkelijke ondertekende bestand behouden blijft.

Voor HR betekent dit dat het volgende in stand moet worden gehouden:

• het daadwerkelijke, ondertekende contract;
• informatie over de handtekening en het certificaat;
• tijdstempels en beschikbare bewijzen van intrekking;
• validatieresultaten;
• metagegevens over werknemers en contracten;
• herkomst- en controlegebeurtenissen;
• de context van bewaring, toegang en juridische bewaarplicht.

Toegang, bewaring en gecontroleerde vernietiging

Niet alle personeelsdossiers hebben dezelfde bewaartermijn. De geldende termijn hangt af van het soort document, de rechtsgrondslag en de context van het dienstverband.

Het archief dient daarom voor het gehele personeelsdossier een gedocumenteerde bewaartermijncategorie toe te passen in plaats van een algemene regel. Daarnaast dient het het volgende te ondersteunen:

• toegangsrechten voor HR en andere vastgestelde functies;
• toegang voor werknemers wanneer de wet dit voorschrijft;
• een juridische bewaarplicht waarbij het verwijderen moet worden opgeschort;
• traceerbare wijzigingen in beslissingen inzake het bewaren van gegevens;
• gecontroleerde en gedocumenteerde verwijdering aan het einde van de bewaartermijn.

Het bewaartermijnbeleid moet gebaseerd zijn op de geldende wetgeving en het beleid van de organisatie. Het archief handhaaft de goedgekeurde regel, maar bepaalt de wettelijke bewaartermijn niet zelf.

Veelvoorkomende fouten

Elke elektronische handtekening als gelijkwaardig beschouwen

De rechtsgeldigheid en de bewijskracht zijn afhankelijk van de wijze van ondertekening en de toepasselijke regels. De afdeling HR dient na te gaan welk ondertekeningsniveau vereist is, in plaats van ervan uit te gaan dat elke workflow voor elektronische ondertekening toereikend is.

Alleen een gedownloade PDF bewaren

Het is mogelijk dat de PDF niet alle gegevens bevat die later nodig zijn, zoals validatie-, intrekkings- en tijdstempelgegevens en procesbewijs.

Contracten voor onbepaalde tijd op het ondertekenings- of HR-platform laten staan

Operationele systemen veranderen. Het is mogelijk dat zij niet zijn ontworpen om gegevens en cryptografisch bewijsmateriaal gedurende de vereiste bewaartermijn te bewaren.

Het hanteren van één bewaartermijn voor het gehele personeelsdossier

Contracten, loonadministratie, identiteitsgegevens en andere HR-documenten kunnen verschillende rechtsgrondslagen en bewaartermijnen hebben.

Ervan uitgaande dat de marketingclaim van een leverancier aan de criteria voldoet

De status en reikwijdte van de kwalificatie dienen te worden getoetst aan de geldende Trust List of aan officieel nationaal bewijsmateriaal.

Een praktische HR-checklist

1. Controleer of beide partijen instemmen met de elektronische procedure.
2. Controleer welke ondertekeningsmethode voor dit contracttype wettelijk is toegestaan.
3. Bewaar het exacte ondertekende document en het bewijs van de geldigheid ervan.
4. Leg de herkomst, tijdstempels, certificaten en informatie over intrekkingen vast.
5. Geef aan hoe de medewerker toegang krijgt tot het gearchiveerde contract.
6. Leg de archiveringsdienstverlener en de toegangswijze vast in de vereiste HR-beleidsregels.
7. Pas de juiste bewaartermijncategorie en de juiste procedure voor het opleggen van een juridische bewaarplicht toe.
8. Het ophalen en valideren van testgegevens na een migratie of platformwijziging.
9. Controleer de huidige kwalificatiestatus en het toepassingsgebied van de dienstverlener wanneer een gekwalificeerde dienst vereist is.

Hoe Docbyte het bewijs van langdurige tewerkstelling ondersteunt

Docbyte Vault biedt een gecontroleerde bewaarlaag voor ondertekende arbeidsovereenkomsten en bijbehorende HR-documenten. Het systeem kan documenten, metagegevens, bewijsmateriaal van handtekeningen, bewaarcontext en auditgebeurtenissen bewaren tot ver na de operationele levensduur van het ondertekenings- of HR-systeem.

Voor documenten waarvoor gekwalificeerde zekerheid vereist is, combineert Docbyte archiveringsbeheer met gekwalificeerde bewaarservices voor gekwalificeerde elektronische handtekeningen en gekwalificeerde elektronische zegels. De exacte omvang van de dienstverlening en de kwalificatie moet altijd worden afgestemd op de wettelijke en bewaarvereisten van de klant.

Lees meer over bewaring van elektronische handtekeningen en zegels, Gekwalificeerde elektronische archivering en Docbyte Vault voor HR.