Signature électronique des contrats de travail : ce que les professionnels des RH doivent savoir

De plus en plus d'entreprises font signer leurs contrats de travail par voie électronique. Le processus est fluide, sans papier et entièrement numérique.

(Voir la fin de cet article pour une analyse des avantages de la signature électronique).

Mais sous cette simplicité se cache un cadre juridique plus strict que ne le pensent de nombreux professionnels des ressources humaines. En particulier en ce qui concerne les contrats de travail, la loi impose des exigences précises qui, si elles ne sont pas respectées, peuvent entraîner la nullité ou l'inapplicabilité du contrat. Cet article vous présente les obligations légales, les raisons pour lesquelles les contrats de travail méritent une attention particulière et la manière de vous assurer que votre processus est entièrement conforme.

 

1. Pourquoi les contrats de travail sont-ils si vulnérables aux litiges juridiques ?

Les contrats de travail sont soumis à des exigences formelles impératives : ils doivent être rédigés par écrit et signés dans un délai strict (généralement dans les deux jours ouvrables suivant le début de l'emploi). En l'absence d'un contrat valide, la loi présume qu'il s'agit d'un contrat à durée indéterminée sans période d'essai ni conditions particulières.

Si le contrat est contesté ultérieurement (par exemple, si un travailleur réclame une autre fonction ou un salaire plus élevé), c'est l'employeur qui doit prouver l'existence de l'accord initial. C'est pourquoi la manière dont le contrat est signé et conservé est absolument essentielle.

 

2. Cadre juridique : qu'est-ce qui s'applique aujourd'hui ?

Les règles actuelles sont basées sur :

• Loi belge du 3 juin 2007 :
  introduction de la signature électronique des contrats de travail, avec des conditions strictes ;
• Règlement eIDAS de l'UE :
  définit les types de signatures électroniques et de services de confiance ;
• Arrêtés royaux et lignes directrices de la SPF Emploi, Travail et Concertation sociale (ETCS):
  clarifient les modalités d’application.

 

 

3. Quelles sont les exigences juridiques spécifiques ?

Signature : Utiliser une signature électronique qualifiée (SEQ)

Les contrats de travail doivent être signés à l'aide d'une une signature électronique qualifiée (QES),En Belgique, il s'agit généralement de :

• L'utilisation d'un lecteur de carte d’identité électronique eID ;
• Ou un autre outil certifié conforme aux normes européennes.

 

Une signature numérique de base (par exemple, en appuyant sur un bouton ou en griffonnant sur une tablette) n'est pas illégale, mais elle n'a pas de valeur juridique automatique. En cas de contestation, l'employeur doit prouver :

• Que la bonne personne a signé le contrat ;
• Que la personne a accepté le contenu ;
• Que le document n'a pas été modifié.

 

Cela est particulièrement difficile en pratique.

Archivage : obligatoire auprès d'un service d'archivage électronique qualifié

La loi exige que les contrats de travail signés numériquement :

• Doivent être conservés auprès d'un service d'archivage électronique qualifié (conformément à l'eIDAS et à la loi belge) ;
• Doivent rester accessible pendant au moins cinq ans après la fin du contrat ;
• Doivent être mis à la disposition du travailleur gratuitement et en permanence via le service d'archivage ;
• Le service d'archivage doit envoyer un rappel trois mois avant la fin de cette periode ;
• Le service d'archivage doit offrir la possibilité de transférer le document vers SIGeDIS.

 

Important : Seul un prestataire d'archivage qualifié (tel que Docbyte en Belgique) est conforme à la loi. Un dossier SharePoint ou une plateforme RH ne répondent pas à la norme.

 

 

4. Pourquoi ce type d’archivage est-il si important ?

La valeur probante d'un contrat numérique dépend non seulement de la signature, mais aussi de la préservation de son intégrité et de sa provenance au fil du temps. Un contrat de travail signé correctement aujourd’hui peut perdre sa valeur légale demain si :

• Le PDF est modifié ou corrompu ;
• Le certificat de signature utilisé expire ;
• Il n'existe plus aucune preuve de l'identité du signataire ni de la date de signature ;
• L’infrastructure technique du prestataire de services de signature n’est plus disponible

 

Un prestataire d'archivage qualifié assure :

• Le hachage et l'horodatage (pour prouver l'immutabilité) ;
• La prolongation périodique de la valeur probante (à l'expiration des certificats) ;
• La traçabilité juridique (qui a fait quoi et quand) ;
• Une charge de la preuve légalement reconnue.

 

Sans ces services, le document perd sa force probante - avec toutes les conséquences juridiques que cela implique.

 

5. Et si vous ne respectez pas ces règles ?

Si la signature n'est pas qualifiée ou si le document n'est pas archivé correctement :

• Les autorités de contrôle peuvent imposer des sanctions en cas de non-respect des règles d'archivage ;
• Les employés peuvent contester l'existence ou le contenu du contrat ;
• Le contrat peut être requalifié en accord oral à durée indéterminée ;
• En cas de litige, le contrat perd sa présomption de validité (la charge de la preuve est inversée).

 

En résumé : votre contrat numérique devient juridiquement inutile.

 

6. Liste de contrôle juridique pour un contrat de travail numérique valide

Étape	Exigence
Signature	Utiliser QES via eID ou itsme
Archivage	Travailler avec un service d'archivage qualifié reconnu
Accessibilité	S'assurer que le salarié ait un accès libre pendant au moins 5 ans après la fin du contrat
Rappel	Envoyer un avis recommandé 3 mois avant la fin de cette période
Règlement de travail	Préciser le prestataire + le mode d'accès
Procédure	Documenter et tester le processus en interne

 

7. Conclusion

La signature électronique des contrats de travail est parfaitement légale, mais seulement si elle est effectuée correctement. La loi n'accorde une protection juridique forte que si vous utilisez à la fois une signature qualifiée et une solution d'archivage qualifiée. Ce n'est que si ces deux conditions sont remplies que vous, en tant qu'employeur, bénéficierez de la valeur probante nécessaire en cas de litige, d'inspection ou d'audit.

N'attendez donc pas et optez dès aujourd'hui pour un système entièrement conforme. Vous évitez ainsi les mauvaises surprises et mettez en place une politique RH numérique juridiquement solide.

 

Bonus : quels sont les avantages de la signature électronique ?

Outre la conformité légale, les signatures numériques présentent des avantages majeurs en matière de ressources humaines :

A. Vitesse et efficacité

Plus besoin d'attendre les rendez-vous physiques ou les délais d'acheminement du courrier. Les candidats peuvent consulter et signer le contrat numériquement le jour même, ce qui accélère l'intégration et permet de respecter les délais légaux (comme les deux jours ouvrables pour les contrats de travail écrits).

B. Un meilleur suivi

Vous savez toujours quels documents sont signés et lesquels ne le sont pas. Des rappels automatiques peuvent être programmés, ce qui réduit le suivi administratif et les erreurs.

C. Flux de travail intégrés

Les signatures numériques peuvent être directement liées à votre logiciel RH ou à votre plateforme de messagerie électronique, réduisant ainsi les étapes manuelles. Certains systèmes proposent également un archivage automatique une fois la signature créée.

D. Économies de coûts

Vous évitez les coûts de papier, d'impression, d'expédition et d'archivage physique. En outre, vous économisez le temps des collaborateurs qui, autrement, devraient assurer le suivi et la conservation manuels des dossiers.

E. Convivialité pour les employés

Les candidats peuvent facilement consulter, signer et sauvegarder leurs contrats grâce à une application intuitive. L'image de modernité de votre entreprise s'en trouve renforcée.

F. Respect de l'environnement

Pas d'impression. Pas de transport. Pas de stockage physique. Vous adoptez une approche plus durable et réduisez votre empreinte écologique.

La signature électronique n'est pas seulement une question de conformité, c'est aussi l'occasion de moderniser et de rationaliser l'ensemble de vos processus RH. Mais n'oubliez pas : si les fondements juridiques (signature + archivage) ne sont pas solides, tous ces avantages s'évanouissent.