Contrats de travail signés numériquement : validité, conservation et preuve à long terme

Les contrats de travail électroniques peuvent accélérer et faciliter le recrutement, mais les questions juridiques et relatives à la valeur probante ne s'arrêtent pas à la signature. Les équipes des ressources humaines doivent savoir si le mode de signature est accepté, comment le contrat doit être conservé, comment le salarié peut y accéder et si la valeur probante restera intacte en cas de changement de certificats ou de systèmes.

Cet article porte sur les contrats de travail belges et sur les données à long terme qui s'y rapportent. Il s'agit d'informations d'ordre général et non de conseils juridiques applicables à un cas particulier.

Peut-on signer un contrat de travail par voie électronique en Belgique ?

Oui. Le Service public fédéral belge de l'Emploi précise qu'un contrat de travail signé à l'aide de la signature électronique générée par la carte d'identité électronique belge a la même valeur qu'un contrat papier signé à la main.

Les directives officielles reconnaissent également comme équivalente une signature électronique qualifiée au sens du règlement eIDAS. Cela ne signifie pas pour autant que toutes les autres méthodes de signature électronique soient automatiquement équivalentes. L'employeur et le salarié doivent convenir d'utiliser le formulaire électronique, et aucune des deux parties ne peut être contrainte de conclure le contrat de travail par voie électronique.

La leçon à en tirer est que les RH ne doivent pas considérer chaque clic, chaque signature numérisée ou chaque plateforme de signature comme ayant la même valeur juridique. Il convient de vérifier la méthode de signature, la vérification de l'identité et les règles applicables en matière d'emploi pour chaque processus spécifique.

Que doit-il se passer après la signature ?

Le Service public fédéral de l'emploi précise qu'une copie du contrat de travail conclu par voie électronique doit être conservée auprès d'un prestataire de services d'archivage électronique.

Le salarié doit pouvoir accéder à la copie archivée. L'employeur doit également décrire le service d'archivage électronique et les modalités d'accès dans le règlement intérieur, et le système de stockage doit permettre de respecter la durée de conservation prévue par la loi.

Il convient de vérifier les dispositions réglementaires officielles chaque fois que la procédure est mise en place ou modifiée. Parmi les points de référence pertinents figurent les articles 3bis et 3ter de la loi belge sur les contrats de travail ainsi que la Directives de la fonction publique fédérale relatives aux contrats de travail et aux documents électroniques.

La validité au moment de la signature ne suffit pas

La valeur probatoire d'un contrat numérique ne se limite pas à la signature visible. Des années plus tard, une organisation peut avoir besoin de prouver :

• quels documents les parties ont signés ;
• qui l'a signée et selon quelle méthode de signature ;
• si le fichier a été modifié après la signature ;
• si le certificat était valide et n'avait pas été révoqué à la date en question ;
• au moment où la signature a été apposée ;
• la manière dont le document a été stocké, consulté et géré ;
• quelle règle de conservation s'appliquait.

Un fichier PDF stocké sur une plateforme RH ou dans un dossier partagé peut rester lisible sans pour autant conserver l'ensemble de ces éléments de preuve. Cette distinction revêt une importance particulière en cas de litige, de contrôle ou de migration de système.

Conservez le document et la preuve de la signature

Les signatures électroniques reposent sur des certificats, des horodatages, des informations de révocation, des algorithmes et des chaînes de confiance. Ces éléments évoluent ou disparaissent au fil du temps.

Un processus d'archivage rigoureux valide le document signé tant que les preuves requises sont disponibles et conserve le document avec son contexte de validation. La conservation à long terme permet de renouveler les preuves avant que les certificats ou les algorithmes ne deviennent non fiables, tout en préservant le lien avec le fichier signé d'origine.

Pour les RH, cela implique de préserver :

• le contrat signé en bonne et due forme ;
• les informations relatives à la signature et au certificat ;
• les horodatages et les preuves de révocation disponibles ;
• résultats de validation ;
• métadonnées relatives aux salariés et aux contrats ;
• les événements liés à la provenance et à l'audit ;
• dans le cadre de la conservation, de l'accès et de la conservation à des fins juridiques.

Accès, conservation et élimination contrôlée

Les documents relatifs à l'emploi n'ont pas tous la même durée de conservation. La durée applicable dépend du type de document, de la base juridique et du contexte professionnel.

Les services d'archives devraient donc appliquer une catégorie de conservation documentée plutôt qu'une règle générique à l'ensemble du dossier personnel. Ils devraient également prendre en charge :

• un accès autorisé pour les services des ressources humaines et d'autres rôles définis ;
• l'accès des salariés lorsque la loi l'exige ;
• une conservation légale, lorsque la suppression doit être suspendue ;
• des modifications traçables des décisions relatives à la conservation ;
• une destruction contrôlée et documentée à l'issue de la période de conservation.

La durée de conservation doit être fondée sur la législation en vigueur et la politique de l'organisme. Le service des archives veille au respect de la règle approuvée, mais ne détermine pas lui-même la durée légale de conservation.

Erreurs courantes

Considérer toutes les signatures électroniques comme équivalentes

La valeur juridique et la force probante dépendent du mode de signature et des règles applicables. Le service des ressources humaines doit vérifier le niveau de signature requis, plutôt que de partir du principe que n’importe quel processus de signature électronique est suffisant.

Ne conserver que le fichier PDF téléchargé

Il se peut que le fichier PDF ne contienne pas toutes les informations relatives à la validation, à la révocation, à l'horodatage et au suivi du processus qui pourraient être requises ultérieurement.

Laisser les contrats indéfiniment sur la plateforme de signature ou la plateforme RH

Les systèmes opérationnels évoluent. Il se peut qu'ils ne soient pas conçus pour conserver les enregistrements et les preuves cryptographiques pendant toute la durée de conservation requise.

Appliquer une seule durée de conservation à l'ensemble du dossier du personnel

Les contrats, les registres de paie, les données d'identité et autres documents relatifs aux ressources humaines peuvent être soumis à des fondements juridiques et à des durées de conservation différents.

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Il convient de vérifier le statut et le champ d'application de la qualification par rapport à la liste de confiance applicable ou aux documents officiels nationaux.

Une liste de contrôle pratique pour les ressources humaines

1. Veuillez vous assurer que les deux parties acceptent la procédure électronique.
2. Vérifiez la méthode de signature légalement admise pour ce type de contrat.
3. Conservez le document signé original ainsi que les justificatifs de sa validation.
4. Enregistrez les informations relatives à la provenance, aux horodatages, aux certificats et aux révocations.
5. Veuillez préciser comment le salarié pourra accéder au contrat archivé.
6. Veuillez indiquer le prestataire chargé de l'archivage et le mode d'accès dans les politiques RH requises.
7. Appliquez la catégorie de conservation et la procédure de conservation à des fins juridiques appropriées.
8. Récupération et validation des tests après une migration ou un changement de plateforme.
9. Vérifiez le statut actuel de qualification du prestataire ainsi que le champ d'application de ses compétences lorsqu'un service nécessitant une qualification est requis.

Comment Docbyte contribue à étayer les preuves d'emploi à long terme

Docbyte Vault offre une couche de conservation réglementée pour les contrats de travail signés et les dossiers RH associés. Il permet de conserver les documents, les métadonnées, les preuves de signature, le contexte de conservation et les événements d'audit au-delà de la durée de vie opérationnelle du système de signature ou du système RH.

Pour les documents nécessitant une assurance qualifiée, Docbyte associe la gouvernance de l'archivage à des services de conservation qualifiés pour les signatures électroniques qualifiées et les cachets électroniques qualifiés. Le périmètre précis du service et de la qualification doit toujours être adapté aux exigences légales et aux obligations de conservation du client.

Pour en savoir plus sur conservation des signatures et des cachets électroniques, Archivage électronique qualifié et Docbyte Vault pour les RH.