Dutch 
English 
French 
German 
Wanneer het bedrijf verdergaat, moet het bewijsmateriaal bewaard blijven
Gereguleerde gegevensarchivering in diverse sectoren
In gereguleerde sectoren worden bedrijfsactiviteiten zelden op een ordelijke manier stopgezet.
Een verzekeraar kan een verzekeringsportefeuille afsluiten. Een farmaceutisch bedrijf kan een product uit de handel nemen. Een voertuigplatform kan het einde van de productie bereiken. Een chemische stof kan geleidelijk uit de handel worden genomen. Een bank kan een kredietportefeuille overdragen. Een ziekenhuis kan een verouderd patiëntendossiersysteem vervangen. Een overheidsinstantie kan een oud register buiten gebruik stellen.
In elk geval kan de operationele activiteit weliswaar worden beëindigd, maar blijft de verplichting tot het bewaren van bewijsmateriaal bestaan.
Het oorspronkelijke systeem, product, portfolio of platform kan verdwijnen. Toch moet de organisatie nog steeds kunnen aantonen wat er is gebeurd, welke gegevens zijn gebruikt, welke beslissingen zijn genomen, welke gegevens zijn doorgegeven en welke verplichtingen nog van kracht zijn.
Dat is de echte uitdaging die schuilgaat achter de wettelijk gereguleerde gegevensarchivering.
Een operationele beëindiging doet geen afbreuk aan de bewijsverplichting
Veel organisaties gaan ervan uit dat het uitschakelen van het oude systeem de grootste uitdaging vormt. In gereguleerde sectoren is dat slechts een deel van het probleem.
De echte uitdaging bestaat erin de informatie te bewaren die juridisch, operationeel of commercieel relevant blijft nadat de oorspronkelijke bron is verdwenen.
Die bron kan zijn:
- een verouderde applicatie
- een productlijn
- een verzekeringsportefeuille
- een klinische studie
- een chemische stof
- een voertuigplatform
- een productielocatie
- een kredietportefeuille
- een openbaar register
- een kwaliteitssysteem
- een laboratoriumsysteem
- een systeem voor polisbeheer
De terminologie verschilt per sector. De onderliggende uitdaging is echter dezelfde. Het bedrijf gaat door. Het bewijsmateriaal moet bewaard blijven.
Waarom “het buiten gebruik stellen van applicaties” slechts een deel van het verhaal is
Buitengebruikstelling van applicaties is een nuttige overkoepelende term. Deze term verduidelijkt de uitdaging op het gebied van IT en informatiebeheer die gepaard gaat met het beëindigen van het operationele gebruik van een verouderde applicatie, terwijl de informatie die nog steeds van belang is, behouden blijft.
Maar zakelijke teams gebruiken vaak andere termen.
Verzekeringsteams kunnen het hebben over gesloten boeken, afwikkelingsportefeuilles of portefeuilleoverdrachten. Teams in de farmaceutische sector kunnen het hebben over GxP-archivering, Archivering van eTMF’s, afstoting van producten of gevalideerde buitengebruikstelling van het systeem. Autofabrikanten spreken wellicht over stopzetting van de productie, typegoedkeuringsdocumenten of bewijsmateriaal inzake productaansprakelijkheid. Chemische bedrijven kunnen het hebben over REACH-registraties, SDS-archivering en productverantwoordelijkheid. Banken kunnen het hebben over migratie van de oude boekhouding, overdrachten van kredietportefeuilles of overdrachten in verband met onderhoud.
Verschillende woorden. Hetzelfde patroon.
Iets werkt niet meer. Het bewijsmateriaal blijft relevant.
Bij het buiten gebruik stellen van een applicatie wordt het systeem verwijderd. Door gereguleerde gegevensarchivering blijven de bewijsstukken bewaard die het systeem overleven.
Dezelfde levenscyclus doet zich voor in alle gereguleerde sectoren
In alle sectoren is het patroon opmerkelijk consistent.
1. Een bedrijfsobject verandert van status
Een product, portfolio, platform, systeem, website of bedrijfsonderdeel wordt beëindigd, verkocht, overgedragen, geleidelijk afgebouwd of buiten gebruik gesteld.
2. Het onderhoud van het oorspronkelijke systeem wordt te kostbaar of te risicovol
Het kan verouderd zijn, geen ondersteuning meer krijgen, moeilijk te beveiligen zijn, dure licentiekosten met zich meebrengen of afhankelijk zijn van schaarse kennis.
3. Historische gegevens blijven relevant
Gegevens kunnen nog steeds nodig zijn voor audits, rechtszaken, inspecties door toezichthouders, klantenservice, productveiligheid, garantie, schadeclaims, belastingen, kwaliteit, naleving of verantwoording.
4. De organisatie moet beslissen wat er met de gegevens moet gebeuren
Sommige gegevens moeten mogelijk worden gemigreerd. Sommige moeten worden gearchiveerd. Sommige kunnen worden verwijderd. Sommige vallen mogelijk onder een wettelijke bewaarplicht. Sommige moeten mogelijk worden overgedragen aan een andere eigenaar.
5. Een betrouwbaar archief vormt de duurzame eindtoestand
Toegang uitsluitend tot het archief maakt een einde aan de afhankelijkheid van verouderde systemen, terwijl de informatie, de context en het bewijsmateriaal die nog steeds van belang zijn, behouden blijven.
Verschillende sectoren, verschillende terminologie, dezelfde uitdaging op het gebied van bewijsvoering
Elke gereguleerde sector heeft zijn eigen jargon. In de onderstaande tabel wordt weergegeven hoe hetzelfde
de onderliggende behoefte doet zich in diverse sectoren voor.
Verzekeringen: portefeuilleoverdrachten, afgesloten portefeuilles en run-off-portefeuilles
Verzekering is een van de duidelijkste voorbeelden van gereguleerde gegevensarchivering na een bedrijfswijziging.
Een portefeuille kan aan een andere verzekeraar worden verkocht. Een verzekeringsportefeuille kan worden overgedragen. Een productlijn kan worden gesloten voor nieuwe zaken. Een oude portefeuille kan in de afwikkelingsfase terechtkomen. Een gespecialiseerde consolidator kan een gesloten portefeuille overnemen. Een overdracht van een schade-portefeuille kan worden gebruikt om oude verplichtingen over te dragen.
De terminologie die in deze sector wordt gebruikt, omvat onder meer:
- overdracht van verzekeringsportefeuille
- overdracht van verzekeringsactiviteiten
- overdracht van de klantenportefeuille
- gesloten boek
- run-off-boek
- oude verzekeringsportefeuille
- overdracht van de verliesportefeuille
- verwerving zonder studiemateriaal
- afvoerconsolidator
In al deze scenario’s kan de operationele verantwoordelijkheid of activiteit veranderen, maar historische gegevens blijven van cruciaal belang.
Verzekeraars hebben op lange termijn toegang nodig tot:
- beleidsgegevens
- schadegeschiedenis
- verzekeringsdossiers
- klantcommunicatie
- premiuminformatie
- klachten
- herverzekeringsgegevens
- correspondentie met toezichthouders
- audittrails
De uitdaging bestaat er niet alleen in om gegevens van het ene systeem naar het andere over te zetten. Het gaat erom polis- en schadeclaimgegevens zodanig te bewaren dat deze doorzoekbaar, goed beheerd, begrijpelijk en verdedigbaar blijven, ook nadat het oorspronkelijke polisbeheer- of schadeclaimsysteem buiten gebruik is gesteld.
Verzekeraars dienen verouderde polis- of schadeclaimsystemen niet in stand te houden louter om toegang te krijgen tot gegevens uit afgesloten dossiers.
De betreffende documenten kunnen het volgende omvatten:
- proefmasterbestanden
- aanvragen bij de regelgevende instanties
- partijdossiers
- laboratoriumgegevens
- QMS-documenten
- validatiebewijs
- gegevens inzake veiligheid en geneesmiddelenbewaking
- audittrails
- inspectiebevestiging
Het centrale punt is de integriteit van de gegevens. Documenten moeten herleidbaar, leesbaar, actueel, authentiek, nauwkeurig, volledig, consistent, duurzaam en toegankelijk blijven.
Het archief moet daarom ervoor zorgen dat de gegevens nog lang nadat het operationele systeem niet meer in gebruik is, beschikbaar blijven voor inspectiedoeleinden.
In de levenswetenschappen moet bij het buiten gebruik stellen van systemen de inspectiegereedheid en de gegevensintegriteit gewaarborgd blijven.
Farmacie en biowetenschappen: GxP-documentatie na afloop van de levensduur van het systeem
In farmaceutische en biowetenschappen Bij organisaties blijven documenten vaak langer bestaan dan de systemen waarmee ze zijn aangemaakt.
Een klinische studie kan worden beëindigd. Een product kan worden afgestoten. Een vergunning voor het in de handel brengen kan worden overgedragen. Een gevalideerd systeem kan buiten gebruik worden gesteld. Een LIMS, eTMF, QMS of regelgevingssysteem kan worden vervangen. Na een fusie, overname of productoverdracht kan er een wisseling van sponsor plaatsvinden.
De terminologie die in deze sector wordt gebruikt, omvat onder meer:
- GxP-gegevensarchivering
- archivering van klinische onderzoeken
- Archivering van eTMF’s
- afstoting van producten
- overdracht van een vergunning voor het in de handel brengen
- overgang van sponsor
- gevalideerde buitengebruikstelling van het systeem
- buitengebruikstelling van een geautomatiseerd systeem
- ALCOA++-gegevensintegriteit
- archivering die klaar is voor inspectie
Automobiel- en transportindustrie: wanneer de productie stilvalt, blijft de aansprakelijkheid bestaan
In de automobiel-, lucht- en ruimtevaart-, spoorweg- en transportindustrie betekent het einde van de productie niet het einde van de verantwoordelijkheid.
Een voertuigmodel kan uit productie worden genomen. Een platform kan geleidelijk worden afgebouwd. Een leverancier kan verdwijnen. Een fabriek kan sluiten. Een PLM-, ERP-, QMS- of garantiesysteem kan buiten gebruik worden gesteld. Toch kan het zijn dat de fabrikant nog steeds ondersteuning moet bieden bij garantieclaims, terugroepacties, veiligheidsonderzoeken, vragen over typegoedkeuring, verplichtingen inzake reserveonderdelen en de verdediging bij productaansprakelijkheidskwesties.
De terminologie die in deze sector wordt gebruikt, omvat onder meer:
- stopzetting van de productie
- beëindiging van de productie van een model
- afbouw van het platform
- typegoedkeuringsdocumenten
- typegoedkeuringsdocumenten
- overeenstemming van de productiedocumenten
- documentatie inzake productaansprakelijkheid
- gegevens over terugroepacties
- registratie van garantieclaims
- Buitengebruikstelling van het PLM-systeem
- kwaliteitsgegevens van leveranciers
- bewijsmateriaal met betrekking tot de productlevenscyclus
De betreffende documenten kunnen het volgende omvatten:
- technische dossiers
- stuklijsten
- testresultaten
- certificaten
- softwareversies
- documentatie van de leverancier
- documentatie inzake productveiligheid
- incidentmeldingen in het veld
- garantiebewijs
- serviceberichten
- productie- en kwaliteitsgegevens
Dit is een belangrijk toepassingsgebied voor archivering, aangezien de levenscyclus van een product vaak veel langer is dan die van bedrijfssystemen.
Ook wanneer de productie wordt stopgezet, blijft de aansprakelijkheid bestaan. De gegevens over de levenscyclus van het product moeten betrouwbaar blijven.
De betreffende documenten kunnen het volgende omvatten:
- REACH-dossiers
- SDS-versies
- blootstellingsscenario’s
- classificatie- en etiketteringsgegevens
- partijdossiers
- analysecertificaten
- communicatie met eindgebruikers
- correspondentie met toezichthouders
- EHS-gegevens
- laboratorium- en kwaliteitsgegevens
Chemische bedrijven moeten niet alleen documenten bewaren. Zij moeten ook de regelgevingscontext bewaren: welke stof, welke registratie, welke indeling, welke versie van het veiligheidsinformatieblad, welke klant, welk land, welk gebruik, welk blootstellingsscenario en welk besluit op een bepaald moment van toepassing was.
In de chemische sector moet het archief niet alleen documenten bewaren, maar ook de regelgevende context.
Chemische stoffen: REACH, veiligheidsinformatiebladen (SDS), productverantwoordelijkheid en langdurige aansprakelijkheid
De chemische industrie heeft haar eigen terminologie, maar hetzelfde patroon doet zich voor.
Een chemisch product kan uit de handel worden genomen. Een stof kan aan beperkingen worden onderworpen. Een productlijn kan worden afgestoten. Een fabriek kan worden gesloten. Een REACH-registratie moet mogelijk worden overgedragen. Oude versies van veiligheidsinformatiebladen kunnen relevant blijven voor downstreamgebruikers, incidenten, audits, rechtszaken of toetsing door de regelgevende instanties.
De terminologie die in deze sector wordt gebruikt, omvat onder meer:
- productverantwoordelijkheid
- Bewaartermijnen voor REACH-documenten
- SDS-archivering
- archivering van veiligheidsinformatiebladen
- archivering van chemische veiligheidsrapporten
- overdracht van het regelgevingsdossier
- uitfasering van stoffen
- beëindiging van de productie
- afstoting van de chemietak
- LIMS-archivering
- Beëindiging van het EHS-systeem
- chemische aansprakelijkheid met langdurige gevolgen
Bank- en financiële diensten: archiefbestanden, verwerkingsoverdrachten en bewijsstukken met betrekking tot de portefeuille
In financiële diensten, soortgelijke scenario’s doen zich voor op het gebied van kredietportefeuilles, hypotheekbeheer, de sluiting van fondsen, pensioenoverdrachten en de migratie van bestaande portefeuilles.
Een kredietportefeuille kan worden verkocht. Het beheer kan worden overgedragen. Een fonds kan worden beëindigd of gefuseerd. Een pensioenportefeuille kan worden overgedragen. Een bankproduct kan uit de handel worden genomen. Een verouderd kernbankplatform kan buiten gebruik worden gesteld.
De terminologie die in deze sector wordt gebruikt, omvat onder meer:
- overdracht van de kredietportefeuille
- overdracht van het beheer van hypotheken
- migratie van de oude boekhouding
- bankieren met gesloten boeken
- bewaartermijn van kredietdossiers
- beëindiging van het fonds
- overgang van fondsbeheerder
- overdracht van pensioenrisico’s
- beëindiging van het mandaat
- ontmanteling van het kernbankingsysteem
De betreffende documenten kunnen het volgende omvatten:
- kredietdossiers
- klantcorrespondentie
- onderhoudsgegevens
- transactiebewijs
- Geschiedenis van KYC en AML
- klachten
- contractuele bewijzen
- productdocumentatie
- wettelijk vereiste verslagen
- audittrails
De archiveringsverplichting vloeit voort uit verplichtingen jegens klanten, toezicht door regelgevende instanties, bewijsvoering in juridische zaken, klachtenafhandeling, belastingzaken, AML/KYC-geschiedenis en verantwoording over transacties.
Financiële instellingen hebben uitsluitend archieftoegang nodig tot historische gegevens nadat er wijzigingen zijn opgetreden in portefeuilles, producten of dienstverleningsverplichtingen.
De betreffende documenten kunnen het volgende omvatten:
- patiëntendossiers
- klinische aantekeningen
- gegevens inzake toestemming
- diagnostische aanwijzingen
- behandelingsgeschiedenis
- doorverwijzingen
- ontslagverslagen
- audittrails
- facturerings- en vergoedingsgegevens
Gezien het gevoelige karakter van gezondheidsgegevens is goed beheer van bijzonder groot belang. De toegang moet worden gecontroleerd, de bewaartermijnen moeten worden nageleefd en het archief moet zowel het document zelf als de context waarin het is ontstaan, bewaren.
Oudere klinische systemen zullen wellicht verdwijnen, maar de verplichtingen inzake patiëntendossiers blijven bestaan.
Gezondheidszorg: patiëntendossiers na veranderingen in systemen of organisaties
In gezondheidszorg, gaat het bij de terminologie vaak minder om de overdracht van patiëntendossiers en meer om de continuïteit van patiëntendossiers, het buiten gebruik stellen van EPD’s en het langdurig bewaren van medische dossiers.
Een ziekenhuis kan fuseren. Een medische praktijk kan sluiten. Een verouderd EHR- of EMR-systeem kan worden vervangen. Patiëntendossiers moeten mogelijk worden overgedragen. Historische klinische gegevens kunnen relevant blijven voor de continuïteit van de zorg, als juridisch bewijsmateriaal, voor vergoedingen, bij audits of om te voldoen aan wettelijke vereisten.
De terminologie die in deze sector wordt gebruikt, omvat onder meer:
- Ontmanteling van het EPD
- archivering van verouderde EPD’s
- overdracht van patiëntendossiers
- bewaartermijnen voor medische dossiers
- archivering van gegevens uit de gezondheidszorg
- documentbeheer bij ziekenhuisfusies
- bewaring van documenten inzake de sluiting van de praktijk
Overheidssector en nutsbedrijven: verantwoording over langere perioden
Overheidsorganisaties en nutsbedrijven beheren vaak documenten die nog vele jaren, soms zelfs decennia, relevant blijven.
Een openbaar register kan buiten gebruik worden gesteld. Een overheidsinstantie kan worden gereorganiseerd. Een dienst kan worden uitbesteed of weer in eigen beheer worden genomen. Een fabriek kan worden gesloten. Infrastructuuractiva kunnen buiten gebruik worden gesteld. Een nutsbedrijf kan genoodzaakt zijn om technische, operationele en regelgevingsgerelateerde gegevens te bewaren, lang nadat het oorspronkelijke systeem is gewijzigd.
De terminologie die in deze sector wordt gebruikt, omvat onder meer:
- overdracht van openbare documenten
- ontmanteling van het overheidsregister
- digitale bewaring
- veranderingen in het overheidsapparaat
- overdracht van taken
- afschrijving van bedrijfsmiddelen
- ontmanteling van de installatie
- bewaring van bewijsmateriaal in het kader van regelgeving
- bewaring van infrastructuurgegevens
De betreffende documenten kunnen het volgende omvatten:
- openbare registers
- vergunningen
- dossiers
- communicatie met burgers
- inspectieverslagen
- infrastructuurdocumentatie
- onderhoudsgegevens
- bewijsmateriaal met betrekking tot het incident
- regelgevingsdocumenten
- milieudossiers
In deze sectoren draagt het archief bij aan verantwoording, transparantie, naleving van regelgeving en het dragen van verantwoordelijkheid op de lange termijn ten aanzien van het publiek of de infrastructuur.
Openbare en infrastructuurgegevens blijven vaak langer bestaan dan de systemen en organisaties die ze hebben aangemaakt.
Van systeemgericht archiveren naar bewijsgericht bewaren
Het buiten gebruik stellen van traditionele applicaties wordt vaak gepresenteerd als een programma ter verlaging van de IT-kosten. Het doel is om licenties, infrastructuur, ondersteuningskosten en beveiligingsrisico’s te elimineren.
Die doelstelling is terecht, maar onvolledig.
In gereguleerde sectoren moet de buitengebruikstelling van applicaties rond bewijsmateriaal worden opgebouwd.
Het archief moet niet alleen de gegevens bewaren, maar ook de betekenis ervan.
Dit omvat:
- originele documenten en dossiers
- gestructureerde gegevens
- metadata
- relaties tussen records
- zakelijke context
- audittrails
- bewaarregels
- toegangscontroles
- wettelijke bewaarplichten
- validatiebewijs
- integriteitscontroles
- herkomst
- aanwijzingen voor migratie of transformatie
Zonder die context worden oude gegevens een risico. Ze bestaan dan wel technisch gezien nog, maar men kan er niet langer op vertrouwen, ze niet langer interpreteren en ze niet langer verdedigen.
Het doel is niet louter om het systeem buiten werking te stellen. Het doel is om bewijsmateriaal te bewaren op een manier die betrouwbaar, gecontroleerd en toegankelijk blijft.
Waarom het in stand houden van verouderde systemen geen strategie is
Veel organisaties houden verouderde systemen in bedrijf omdat iemand de gegevens wellicht nog nodig heeft.
Dit brengt een verborgen risico met zich mee:
- verouderde software wordt nog steeds in productie gebruikt
- databases die niet meer worden ondersteund, blijven toegankelijk
- oude gebruikersaccounts en bevoorrechte toegang blijven actief
- de beveiligingsmaatregelen zijn minder streng dan in moderne omgevingen
- kennis is afhankelijk van een klein aantal mensen
- de kosten voor infrastructuur en licenties blijven
- de toegang tot de auditgegevens verloopt traag en is onregelmatig
- het bewaren en verwijderen van gegevens is moeilijk af te dwingen
- De toegang tot regelgevingsdocumenten is afhankelijk van systemen die niet zijn ontworpen voor het langdurig bewaren van bewijsmateriaal.
Het in stand houden van een systeem uitsluitend voor historische doeleinden is doorgaans een teken dat de organisatie nog geen betrouwbare archiveringsstrategie heeft.
Waarom een volledige migratie niet altijd de oplossing is
De tegenovergestelde fout is om alle historische gegevens naar een nieuw operationeel systeem te migreren.
Dit kan tot andere problemen leiden:
- het nieuwe systeem raakt overbelast met inactieve gegevens
- de historische gegevens komen niet overeen met het nieuwe gegevensmodel
- tijdens de transformatie gaat de context verloren
- het bewijs voor regelgeving wordt verzwakt
- de migratiekosten stijgen sterk
- de regels inzake gegevensbewaring worden moeilijker te handhaven
- Verouderde gegevens verstoren nieuwe operationele processen
- onnodige persoonsgegevens of gevoelige gegevens blijven actief
Voor inactieve, gesloten, overgedragen of historische gegevens is toegang uitsluitend voor archiveringsdoeleinden vaak een betere optie dan een volledige operationele migratie.
Migratie is bedoeld voor actieve gegevens. Betrouwbare archivering is bedoeld voor historisch bewijsmateriaal.
Docbyte Vault: betrouwbare bewaring van gereguleerde gegevens en documenten
Docbyte Vault biedt een betrouwbare bewaarlaag voor gereguleerde gegevens en documenten nadat producten, portefeuilles, platforms, bedrijfsonderdelen of systemen zijn buiten gebruik gesteld, overgedragen, afgebouwd, verkocht, beëindigd of buiten dienst gesteld.
Het helpt organisaties om het volgende te behouden:
- gestructureerde gegevens
- documenten
- metadata
- relaties
- zakelijke context
- audittrails
- bewaarregels
- wettelijke bewaarplichten
- herkomst
- bewijs van integriteit
- beperkte toegang
Docbyte Vault helpt organisaties om:
- verouderde applicaties buiten gebruik stellen zonder de toegang tot essentiële informatie te verliezen
- de bewijskracht behouden nadat operationele systemen zijn verdwenen
- ondersteuning bij audits, inspecties, rechtszaken, schadeclaims en toetsing door toezichthouders
- het naleven van bewaarplichten en juridische bewaarverplichtingen afdwingen
- beperkte toegang verlenen aan bevoegde gebruikers
- de afhankelijkheid van verouderde systemen verminderen
- het vertrouwen in historische bronnen op de lange termijn in stand houden
De waarde is niet alleen van technische aard. Zij is ook juridisch, operationeel, regelgevend en strategisch.
Met Docbyte Vault kunnen organisaties verdergaan zonder het bewijsmateriaal te verliezen dat zij mogelijk nog nodig hebben.
Hoe deze terminologie in gereguleerde sectoren wordt gebruikt
Wilt u eerst de terminologie doornemen?
Op deze pagina wordt weergegeven hoe gereguleerde gegevensarchivering in verschillende sectoren in de praktijk wordt toegepast. Als u een duidelijke uitleg wenst over de terminologie achter het buiten gebruik stellen van applicaties, ontmanteling, afbouw, geleidelijke stopzetting, migratie, archivering, verwijdering en toegang uitsluitend tot het archief, lees dan de eerste gids in deze reeks.
Veelgestelde vragen (FAQ)
Wat is gereguleerde gegevensarchivering?
Gereguleerde gegevensarchivering is het bewaren van gegevens, documenten, metagegevens, relaties en bewijsmateriaal op een wijze die op de lange termijn voldoet aan wettelijke, regelgevende, audit-, operationele of nalevingsverplichtingen.
Waarom verloopt het buiten gebruik stellen van applicaties in gereguleerde sectoren anders?
In gereguleerde sectoren blijven historische gegevens vaak relevant, ook nadat het oorspronkelijke systeem, product of de portefeuille niet langer in gebruik is. De organisatie moet niet alleen de gegevens bewaren, maar ook de context, de integriteit, de herkomst en de bewijskracht ervan.
Wat houdt „toegang uitsluitend tot het archief“ in?
Met „alleen-archieftoegang” kunnen bevoegde gebruikers historische informatie raadplegen via een beheerd archief, in plaats van het oorspronkelijke verouderde systeem online te houden.
Waarom zouden we niet alle historische gegevens naar het nieuwe systeem overzetten?
Historische gegevens sluiten vaak niet aan bij het gegevensmodel van het nieuwe systeem en zijn mogelijk niet langer operationeel actief. Het volledig migreren van alle gegevens kan leiden tot hogere kosten, grotere complexiteit, privacyrisico’s en problemen met de gegevenskwaliteit. Betrouwbare archivering is vaak een betere oplossing voor inactieve gegevens of gegevens die als bewijsmateriaal dienen.
In welke sectoren is gereguleerde gegevensarchivering vereist?
Sectoren waar strenge eisen gelden op het gebied van bewaartermijnen, audits, juridische voorschriften of productaansprakelijkheid, hebben vaak behoefte aan gereguleerde gegevensarchivering. Hiertoe behoren onder meer de verzekeringssector, de farmaceutische industrie, de biowetenschappen, de automobielindustrie, de chemische industrie, het bankwezen, de gezondheidszorg, de publieke sector, de nutsbedrijven en de transportmiddelenindustrie.
Wat wordt verstaan onder bewijs met betrekking tot de productlevenscyclus?
Bewijsstukken met betrekking tot de productlevenscyclus omvatten de documenten die nodig zijn om aan te tonen hoe een product in de loop van de tijd is ontworpen, geproduceerd, getest, goedgekeurd, onderhouden, gerepareerd of gewijzigd. Dit is met name van belang in de automobielindustrie, de lucht- en ruimtevaart, de sector voor medische hulpmiddelen, de chemische industrie en andere gereguleerde productiesectoren.
Wat is het verband tussen afgesloten boekjaren en het buiten gebruik stellen van applicaties?
Een afgesloten dossier levert wellicht geen nieuwe opdrachten meer op, maar de historische gegevens moeten nog steeds toegankelijk zijn en worden beheerd. Het buiten gebruik stellen van een applicatie wordt mogelijk wanneer de polissen, schadeclaims en klantgegevens buiten het verouderde systeem worden bewaard.
Hoe ondersteunt Docbyte Vault de archivering van gegevens die onder regelgeving vallen?
Docbyte Vault bewaart gestructureerde gegevens, documenten, metagegevens, relaties, audittrajecten, bewaartermijnen, juridische bewaarplichten, herkomstgegevens en integriteitsbewijzen in een gecontroleerd archief. Hierdoor kunnen organisaties hun afhankelijkheid van verouderde systemen verminderen en tegelijkertijd de toegang tot betrouwbare documenten behouden.
Wilt u een product, portfolio of verouderd systeem uit gebruik nemen?
Zorg ervoor dat de gegevens, records, metagegevens, relaties, audittrajecten en bewijsmateriaal worden bewaard voordat het bronsysteem verdwijnt. Docbyte Vault helpt organisaties om de overstap te maken van afhankelijkheid van verouderde systemen naar betrouwbare toegang uitsluitend via het archief.
Docbyte Vault helpt gereguleerde organisaties om de overstap te maken van afhankelijkheid van verouderde systemen naar betrouwbare toegang die uitsluitend voor archiefdoeleinden is bestemd.