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Naviguer dans les aspects juridiques de l'archivage des données devient de plus en plus complexe avec des réglementations telles que le GDPR et MiFID II. Les lois sur la confidentialité et la protection des données ont normalisé la façon dont les organisations abordent l'archivage pour garantir la conformité.
La grande question est donc de savoir comment rester conforme au GDPR et à MiFID II lors de l'archivage. Nous vous proposons des lignes directrices pratiques et une liste de contrôle pour vous assurer que vos pratiques d'archivage respectent les normes légales. GDPR qui ont un impact sur l'archivage numérique et comment votre solution d'archivage doit répondre à ces défis.
Comprendre le paysage
L'archivage, l'une des composantes les plus fondamentales de la gestion des données, est en contradiction avec les principes du GDPR en raison d'incohérences historiques dans les politiques de conservation des données et de limitations technologiques. Le GDPR, avec ses exigences strictes en matière de minimisation des données, de contrôle d'accès et de droit à l'oubli, constitue un défi pour l'archivage numérique. De même, la directive MiFID II, avec ses dispositions relatives à l'archivage des textes, présente des défis et des opportunités spécifiques au sein du secteur financier.
Pourquoi l'archivage traditionnel est souvent non conforme
Traditionnellement, les solutions d'archivage des courriels et des données n'ont pas été conçues pour gérer les données conformément aux exigences du GDPR et de MiFID II. Elles sont conçues pour accumuler les données, et non pour les minimiser.
Leurs structures rigides sont souvent dépourvues des contrôles d'accès granulaires et des mécanismes de suppression désormais obligatoires, ce qui les rend incapables de répondre aux besoins des réglementations modernes en matière de protection de la vie privée et de finances.
Période de conservation du GDPR : Combien de temps est trop long ?
L'un des aspects les plus difficiles de la conformité au GDPR est de déterminer la période de conservation appropriée pour les différents types de données. Le règlement stipule que les données ne doivent être conservées que dans la mesure où elles sont nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées. Le GDPR ne prescrit pas de délais spécifiques pour la conservation des données. En revanche, il prévoit que les données ne doivent être conservées que pendant la durée nécessaire à la réalisation de l'objectif pour lequel elles ont été collectées.
Naviguer dans la conformité GDPR dans l'archivage
Votre solution doit présenter plusieurs caractéristiques essentielles pour assurer la conformité de l'archivage avec le GDPR. Des mesures de sécurité robustes sont nécessaires pour protéger les données à caractère personnel contre l'accès, la modification, la divulgation ou la destruction non autorisés.
Cela nécessite la mise en œuvre de méthodes de chiffrement modernes, telles que l'authentification multifactorielle, des protocoles de transfert de données sécurisés et des contrôles d'accès. Ces mesures protègent les données et remplissent le principe de responsabilité prévu par le GDPR en démontrant que votre organisation prend la protection des données au sérieux.
En outre, le cryptage et la pseudonymisation contribuent à sécuriser les données en les rendant non identifiables sans informations supplémentaires conservées séparément. Ce faisant, les entreprises peuvent réduire le risque global associé au traitement des données.
Minimisation et conservation des données
Les politiques de conservation automatique et les contrôles d'accès granulaires sont essentiels à la gestion des données conformes au GDPR. Ils vous permettent de définir la durée de conservation des données et de limiter l'accès aux données personnelles dans les archives à ceux qui en ont un besoin légitime, sur la base du principe du moindre privilège.
Les éléments ci-dessus doivent être conservés dans un registre complet des activités de traitement (ROPA). Il s'agit d'une exigence du GDPR et d'un outil essentiel pour la responsabilité et l'évaluation. Les documents ROPA doivent contenir des informations détaillées sur toutes les activités de traitement et être mis à la disposition des autorités de contrôle sur demande.
Assurer la conformité avec la ROPA :
- Enregistrer toutes les activités de traitement, quelle que soit leur ampleur
- Mettre régulièrement à jour le ROPA pour refléter les changements dans les pratiques de traitement des données.
- Veiller à ce que le ROPA soit facilement accessible pour les audits et les inspections
Votre système d'archivage doit être un navigateur compétent pour les personnes qui recherchent leurs données. Il doit permettre une recherche et une récupération simples des archives et exporter les données dans un format facilement transférable d'un système à l'autre, en répondant aux exigences de navigation des articles 15 et 20 du GDPR.
Droit d'effacer les données
Pour de nombreuses organisations, l'archivage des courriels constitue un domaine de vulnérabilité important. Pour se conformer au GDPR, les solutions d'archivage des courriels doivent être en mesure de fournir rapidement aux utilisateurs l'accès à leurs données et la possibilité de supprimer des données personnelles en toute sécurité.
Votre système d'archivage doit fournir un moyen sûr de supprimer les données conformément à votre période de conservation. Il doit être capable de supprimer des données irrécupérables tout en conservant un enregistrement des suppressions (selon la définition de la ROPA) qui vous servira de navire de conformité en cas d'audits potentiels ou de réclamations au titre du droit à l'oubli.
Fortification numérique
Pour protéger les données contre les accès non autorisés et les pertes accidentelles, votre solution d'archivage doit offrir un cryptage solide pour les données en transit et au repos ; cela inclut des sauvegardes régulières qui garantissent l'intégrité des données et la protection contre les pertes, ainsi que des systèmes de détection et de prévention des intrusions qui avertissent de l'approche de menaces pour la sécurité.
Pour intégrer pleinement la sécurité dans votre entreprise, vous devriez envisager de mettre en œuvre les éléments suivants :
- Impliquer des experts en protection des données
- Intégrer les garanties nécessaires dans les processus opérationnels
- Tester et évaluer régulièrement les systèmes pour détecter les failles dans la protection de la vie privée
- Former le personnel aux principes de protection de la vie privée
Audit de conformité au GDPR
Comme nous l'avons mentionné, votre système d'archivage doit être en mesure de conserver des enregistrements détaillés de toutes les activités de traitement des données - une piste d'audit qui sert effectivement de journal de bord de votre parcours de conformité.
La réalisation d'un audit approfondi des données est la première étape cruciale vers la conformité. Un audit consiste à identifier toutes les données à caractère personnel au sein de votre entreprise, à comprendre où elles se trouvent, comment elles sont utilisées et qui y a accès, et à déterminer ce qui doit être archivé et ce qui ne doit pas l'être. Cette étape a deux objectifs essentiels.
Tout d'abord, il facilite la transparence au sein de votre organisation, en veillant à ce que chacun connaisse les données qu'il traite. Deuxièmement, il permet aux entreprises d'évaluer la manière dont elles traitent et protègent actuellement les données par rapport aux exigences strictes du GDPR.
Un audit efficace des données doit porter sur les points suivants :
- Type et catégorie de données
- Flux de données et accès
- Justification du traitement
- Mesures de sécurité des données
- Procédure d'effacement des données
Même avec les systèmes les plus robustes, une simple erreur humaine peut exposer une organisation à des violations de conformité. Votre équipe est votre première ligne de défense dans le maintien de la conformité au GDPR et à MiFID II. Des programmes de formation et de sensibilisation réguliers pour les employés sont donc essentiels.
La formation de votre équipe doit porter sur la compréhension de l'environnement réglementaire et de ses responsabilités en matière de traitement des données. Elle doit également porter sur la reconnaissance des infractions potentielles et sur la manière de les signaler.
Les évaluations régulières de la conformité doivent comprendre des examens périodiques des politiques de protection des données et un suivi constant des mesures de conformité de votre entreprise afin de s'assurer que votre équipe est au courant de tout.
Cartographie de la MiFID II : la frontière financière
La MiFID II complexifie l'archivage du secteur financier avec ses exigences spécifiques en matière d'archivage de textes.
Archivage de textes MiFID II
La MiFID II prévoit que l'archivage des textes est un impératif légal pour certaines communications financières. Il s'agit notamment de l'enregistrement de toutes les conversations téléphoniques et communications électroniques relatives aux transactions dans le cadre des services d'investissement, lorsque la personne reçoit ou transmet des ordres d'exécution de transactions et lorsqu'elle traite son compte. Ces enregistrements doivent être conservés pendant au moins cinq ans ou sept ans à la demande de l'autorité compétente.
Conformité avec MiFID II
Pour répondre aux exigences de la MiFID II en matière d'archivage des textes, votre système d'archivage doit être capable de capturer, d'indexer et de stocker les données de communication pertinentes. Il doit appliquer des principes de conservation, d'accès, de suppression, de sécurité et d'audit similaires à ceux du GDPR pour cet aspect de l'archivage des données financières.
Il est essentiel de trouver un équilibre entre la conformité et la facilité d'accès aux données archivées. Les systèmes de stockage doivent permettre une recherche et une récupération rapides et efficaces pour les demandes de renseignements réglementaires.
Vers un passage sûr de la double conformité
Bien que le GDPR et MiFID II aient chacun leurs propres dispositions, l'accent qu'ils mettent sur la gouvernance des données, la sécurité et la responsabilité signifie que leurs exigences en matière d'archivage se chevauchent de manière significative. Pour les organisations qui relèvent des deux réglementations, cela signifie qu'il faut élaborer une stratégie d'archivage complète et adaptable qui réponde aux deux exigences. La double conformité signifie que vos pratiques d'archivage sont suffisamment granulaires pour répondre aux mandats du GDPR et suffisamment complètes pour satisfaire à l'appel de MiFID II pour l'archivage de textes spécifiques.
Investissez dans des outils et des logiciels d'archivage pour gérer la conformité GDPR et MiFID II, en intégrant le cryptage des données, les contrôles d'accès et les fonctions de suppression sécurisée.
Liste de contrôle pour l'audit de votre système d'archivage
Lorsque vous analysez votre système d'archivage existant ou évaluez des solutions potentielles, prenez en compte cette liste de contrôle pour vous assurer que vous êtes sur la bonne voie pour la conformité GDPR et MiFID II.
- Votre classification des données est-elle claire et précise ?
- Votre système d'archivage tient-il compte de la conservation et de la minimisation des données ?
- Le système permet-il des politiques de suppression automatique et des contrôles d'accès granulaires ?
- Est-il facile de contrôler le droit d'accès et la portabilité des données ?
- Le système dispose-t-il de processus solides pour la suppression sécurisée des données, qui peuvent être maintenus et contrôlés ?
- Vos procédures d'archivage sont-elles transparentes et documentées ?
- Des mesures solides de cryptage et de détection des intrusions sont-elles en place ? Des sauvegardes régulières sont-elles programmées et testées ?
- Êtes-vous prêt à répondre à une demande d'accès ou d'effacement de la part d'une personne concernée ?
- Votre équipe est-elle formée à l'archivage ?
- Disposez-vous d'un calendrier d'audit régulier pour l'archivage ?
- Le système peut-il générer des pistes d'audit détaillées et des rapports de conformité personnalisables ?
N'oubliez pas que la clé de voûte de la conformité ne réside pas seulement dans les composants technologiques, mais aussi dans les processus, les politiques et les personnes qui entourent votre système d'archivage. L'archivage conforme concerne la technologie en place et les pratiques régissant son utilisation. Il nécessite une approche holistique englobant les composantes juridiques, opérationnelles et techniques.
L'élévation par des solutions d'experts
Atteindre et maintenir des pratiques d'archivage conformes au GDPR et à MiFID II ne consiste pas seulement à suivre une liste de contrôle réglementaire ; il s'agit d'intégrer une stratégie de conformité dans la colonne vertébrale de votre infrastructure de gestion des données.
Si la tâche vous décourage, des experts en conformité et des professionnels de l'informatique peuvent vous guider dans le rôle que vos pratiques d'archivage doivent jouer dans le cadre des efforts de conformité de votre organisation.
Ce n'est qu'en cultivant une culture et des pratiques de sensibilisation, d'adaptabilité et d'amélioration continue de l'archivage que votre organisation pourra naviguer en toute confiance vers l'horizon de la conformité GDPR et MiFID II.
Le passage en toute sécurité de ces réglementations n'est pas seulement une nécessité juridique, mais un témoignage de la confiance et de l'engagement en matière de protection de la vie privée et de sécurité que l'on attend de plus en plus des organisations à l'ère du numérique.
