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Ce texte explique à la fois l'action de numériser votre paperasserie et les avantages que vous en retirerez dans l'ensemble de votre entreprise - tous prouvés par des PDG, des départements informatiques et des employés satisfaits de grandes banques et compagnies d'assurance européennes.
Sept questions importantes pour commencer
1. Pourquoi devriez-vous numériser votre paperasserie et vos documents professionnels quotidiens ?
Pour des raisons de temps, d'argent, d'espace, de nature et d'avenir. Ces 5 faits peuvent vous aider à prendre une décision :
- En moyenne, les employés passent jusqu'à deux heures par jour à rechercher des informations stockées sur papier.
- 45% papier imprimé au bureau et jeté à la poubelle à la fin du service
- 44% des lieux de travail ont mis en place des programmes d'espace de travail numérique sous une forme ou une autre et 17% des organisations prévoient de créer une stratégie formelle d'espace de travail numérique au cours des deux prochaines années.
- La transformation numérique et l'accent mis sur l'expérience client peuvent générer une augmentation de 20-30% de la satisfaction client.
- Les entreprises numériquement matures sont 23% plus rentables que leurs homologues moins matures
- Enfin, 25% du secteur de l'assurance seront automatisés en 2025 grâce à l'IA et aux techniques d'apprentissage automatique. Mais, tout d'abord, vous devez innover en matière d'IA, car elle ne peut pas se baser sur des documents papier.
2. Combien de temps cela prendra-t-il et quand devriez-vous commencer ?
Et même tout de suite. Le processus de numérisation prend certainement plus d'un jour ou deux - tout dépend de la taille et de la complexité de votre entreprise et du type d'opérations que vous souhaitez numériser.
Les candidats les plus courants à la numérisation sont les formulaires de demande d'indemnisation, les formulaires d'hypothèque, les documents d'ouverture de compte ou les lettres de demande de terrain. En général, la première version est opérationnelle dans les six mois suivant la signature du contrat. Voyez à quoi cela ressemble quand nous nous mettons au travail !
3. La numérisation entraîne-t-elle une redondance des employés ?
Au contraire. La seule chose que vous perdez, c'est le temps passé à faire des affaires de singe. Vos collaborateurs disposeront de plus d'espace pour créer des opportunités de vente, se concentrer sur le développement commercial et améliorer l'assistance à la clientèle. La numérisation couverte par Docbyte entraîne une augmentation de la satisfaction des employés dans tous les services. Et +30% de temps pour les tâches essentielles.
4. Pourquoi le processus de numérisation ne peut-il pas être organisé par le service informatique interne ?
Vous pouvez essayer. Mais il s'ensuit généralement que vous surchargez involontairement votre équipe informatique de tâches difficiles et peu claires, ce qui se traduit par un épuisement des ressources et une solution médiocre. La raison en est simple : avoir un département informatique (interne ou externe) ne signifie pas être une entreprise informatique.
C'est ce que nous faisons. Et pour que la numérisation soit aussi efficace, rapide et confortable que possible, il est plus judicieux de la confier à Docbyte. Toutes nos connaissances, notre expérience et nos solutions personnalisées sont en fin de compte beaucoup plus rentables que les efforts déployés pour organiser la numérisation en interne.
Un Service Delivery Manager sera spécialement affecté à votre entreprise. Toutefois, votre service informatique sera impliqué dans l'ensemble du processus et, à la fin, vous disposerez de toutes les connaissances nécessaires pour travailler de manière autonome.
5. Tout est-il sécurisé ?
Bien sûr, les informations sensibles sont toujours traitées conformément au GDPR et aux décrets et règlements internationaux. Sachez que nous ne conservons les informations relatives au RGPD, aux soins de santé et autres informations sensibles que le temps nécessaire.
Nous pensons que la meilleure preuve de notre travail est constituée par des entreprises telles que Santander Bank, Baloise Group, Crelan ou P&V qui nous font confiance et utilisent les solutions de Docbyte pour numériser leurs documents commerciaux opérationnels.
6. Dans quelle mesure devez-vous être à l'aise avec la technologie ?
Ce n'est pas le cas. Même si le processus de numérisation est une action très complexe, l'UX/UI finale de la solution sera facile à utiliser pour vos employés. En outre, nous organiserons des formations pour le personnel autorisé, de sorte que vous serez prêt à utiliser la solution dans tous les départements dès le premier jour.
7. La solution Docbyte est-elle suffisamment rapide ?
Et comment ! Nous aimons à dire que nous pouvons travailler aussi vite que votre département informatique nous le permet. Après avoir défini l'étendue des travaux, nous établissons un plan de travail sur lequel nous sommes tous deux d'accord. Ensuite, nous commençons à concevoir un solution numérique pour vous.
Si nous commençons aujourd'hui, que va-t-il se passer ?
Supposons que nous ayons déjà eu un appel vidéo avec vos décideurs au cours duquel nous avons montré et expliqué les principes de base de la solution de numérisation de Docbyte. Vous souhaitez en savoir plus et éventuellement entamer une coopération. Que va-t-il se passer ensuite ?
1. Ensemble, nous identifierons le stade actuel de votre numérisation et l'objectif que vous souhaitez atteindre.
Membres requis : Chef de l'informatique, chef des gestionnaires de projet, chef d'exploitation
Quels types de processus devez-vous numériser ? Avez-vous déjà franchi certaines étapes dans le processus de numérisation ? (Par exemple, vous disposez déjà d'une solution de stockage des informations.) Disposez-vous d'une équipe informatique interne ou externe ? Confiez-vous ce processus à une société de conseil ?
Voici (et quelques autres) les questions typiques que nous devons nous poser pour bien cerner vos besoins et nous assurer que vous comprenez les possibilités et l'inévitabilité de la numérisation, notamment en termes de.. :
- Intégrations
- Vie privée
- GDPR
- Environnement
- Tests de pénétration
Après avoir signé la liste de contrôle de sécurité et présenté les options d'intégration, nous pouvons passer à l'étape suivante.
2. Nous signerons le contrat
Membres requis : Représentants légaux, COO (éventuellement CEO)
Le Service Delivery Manager vous présentera le contrat légal de coopération - vous aurez bien sûr le temps de l'examiner. Dès que le contrat est signé, nous pouvons commencer à mettre en œuvre la solution Docbyte, adaptée à votre entreprise.
3. Le gestionnaire de la prestation de services vous informera du calendrier et de l'étendue des travaux.
Membres requis : Chef de l'informatique, chef des gestionnaires de projet, chef d'exploitation
Un Service Delivery Manager sera spécialement affecté à votre entreprise. Il/elle vous présentera une vue d'ensemble - le calendrier et l'étendue des travaux du processus de numérisation et d'accroissement de votre maturité numérique, afin que vous puissiez facilement ajuster vos ressources et commencer à travailler.
4. Le début - la conception de la solution
Membres requis : Chefs de service transversaux - principalement des analystes de processus et le responsable du département informatique
Sur la base de toutes les informations recueillies, nous configurons nos solutions en fonction de vos processus et de vos besoins. Lors de la série de "réunions de contrôle", nous ajustons l'interface utilisateur afin de traiter les informations le plus facilement possible, nous discutons des changements et nous créons une version finale. Nous sommes alors prêts pour les tests.
5. Essais, formation, assistance
Membres requis : L'"utilisateur clé" - une personne (ou des personnes) qui sera plus tard responsable de la formation des autres membres de votre équipe. Il s'agit généralement du Lean Manager ou du COO.
Une fois que la solution est prête, il est nécessaire de procéder à des tests internes auprès de vos services et du personnel concerné. Il se peut que vous nous soumettiez des idées ou des demandes de fonctions supplémentaires, que nous pourrons alors ajouter aux fonctionnalités dont vous avez besoin et améliorer le système.
Le premier cycle de formation est généralement une formation en classe avec une ou plusieurs personnes responsables ou de votre choix - le plus souvent, il s'agit d'un petit groupe de 3 à 4 personnes ou d'une seule personne. Ces personnes expliquent ensuite à d'autres équipes de l'entreprise comment travailler avec la solution de Docbyte.
Bien entendu, vous pouvez compter sur nous en matière de proactivité. Nous suivrons votre flux de travail et apporterons de nouvelles idées pour amplifier les solutions mises en œuvre. En ce moment, nous créons également un centre d'information avec du contenu vidéo pour répondre rapidement et facilement aux questions les plus fréquentes de nos clients.
