Papierwerk voor bedrijfsvoering digitaliseren - een stap-voor-stap proces voor banken en verzekeringsmaatschappijen

In deze tekst wordt zowel uitgelegd hoe u uw papierwerk kunt digitaliseren als welke voordelen dit in uw hele bedrijf oplevert - dit is allemaal bewezen door tevreden CEO's, IT-afdelingen en werknemers van toonaangevende Europese banken en verzekeringsmaatschappijen.

Zeven belangrijke vragen om mee te beginnen

1. Waarom zou u uw papierwerk en dagelijkse bedrijfsdocumenten digitaliseren?

Vanwege tijd, geld, ruimte, natuur en de toekomst. Deze 5 feiten kunnen u helpen beslissen:

• Medewerkers besteden gemiddeld tot 2 uur per dag aan het zoeken naar informatie op papier
• 45% papier afgedrukt op kantoor, eindigt in de prullenbak aan het einde van de dienst
• 44% van de werkplekken heeft een of andere vorm van digitale werkplekprogramma's en 17% van de organisaties heeft plannen om in de komende twee jaar een formele digitale werkplekstrategie op te zetten
• Digitale transformatie en een focus op klantervaring kan de klanttevredenheid met 20-30% doen toenemen
• Digitaal volwassen bedrijven zijn 23% winstgevender dan hun minder volwassen collega's
• En tot slot zal 25% van de verzekeringssector in 2025 geautomatiseerd zijn dankzij AI en machine-learningtechnieken. Maar allereerst moet u voor AI nieuwe wegen inslaan, want het kan niet gebaseerd zijn op papieren documenten.

2. Hoe lang duurt het en wanneer moet u beginnen?

Zelfs meteen. Het digitaliseringsproces neemt zeker meer dan een dag of twee in beslag - het hangt allemaal af van de grootte en complexiteit van uw bedrijf en het soort activiteiten dat u wilt digitaliseren. 

De meest voorkomende kandidaten voor digitalisering zijn schadeformulieren, hypotheekformulieren, documenten voor het openen van een rekening of brieven voor grondaanvragen. Meestal hebben we de eerste versie binnen 6 maanden na ondertekening van het contract klaar. Kijk hoe het eruit ziet als we aan de slag gaan!

3. Leidt digitalisering tot ontslag van werknemers?

Integendeel. Het enige wat u verliest is tijd die u besteedt aan het doen van apenstreken. Uw mensen zullen meer ruimte hebben om verkoopkansen te creëren, zich te concentreren op bedrijfsontwikkeling en de klantenondersteuning te verbeteren. Digitalisering door Docbyte leidt tot meer tevredenheid bij uw werknemers in alle afdelingen. En +30% tijd voor kerntaken.

4. Waarom kan het digitaliseringsproces niet door de interne IT-afdeling geregeld worden?

U kunt het proberen. Maar wat meestal volgt is dat u uw IT-team onbedoeld overbelast met moeilijke en niet helemaal duidelijke taken die resulteren in uitgeputte middelen en een halfslachtige oplossing. De reden is eenvoudig: een IT-afdeling hebben (intern of extern) betekent niet dat u een IT-bedrijf bent.

 En dat doen we. En om de digitalisering zo efficiënt, snel en comfortabel mogelijk te laten verlopen, is het het meest zinvol om het aan Docbyte over te laten. Al onze kennis, ervaring en oplossingen op maat zijn uiteindelijk veel kostenefficiënter dan het zelf proberen te regelen. 

U krijgt speciaal voor uw bedrijf een Service Delivery Manager toegewezen. Uw IT-afdeling wordt echter bij het hele proces betrokken, en uiteindelijk hebt u alle kennis om zelfstandig te werken.

5. Is het allemaal veilig?

Natuurlijk. Gevoelige informatie wordt altijd behandeld volgens de GDPR en internationale verordeningen en voorschriften. Houd er rekening mee dat we GDRP-, gezondheids- en andere gevoelige informatie alleen zolang als nodig bewaren. 

Het beste bewijs van ons werk vinden we in bedrijven zoals Santander Bank, Baloise Group, Crelan of P&V die ons vertrouwen en de oplossingen van Docbyte gebruiken voor het digitaliseren van hun operationele bedrijfsdocumenten.

6. Hoe technisch moet u zijn?

Dat hoeft niet. Hoewel het digitaliseringsproces zeer complex is, zal de uiteindelijke UX/UI van de oplossing gemakkelijk te gebruiken zijn voor uw werknemers. Bovendien verzorgen wij trainingen voor bevoegd personeel, zodat u vanaf dag 1 klaar bent om de oplossing op alle afdelingen te gebruiken.

7. Is de Docbyte oplossing snel genoeg?

Reken maar! We zeggen graag dat we zo snel kunnen werken als uw IT-afdeling ons toestaat. Nadat we de omvang van het werk hebben bepaald, stellen we een tijdschema op waar we het allebei over eens zijn. Dan beginnen we met het ontwerpen van een aangepaste digitale oplossing voor u.

Als we vandaag beginnen, wat gaat er dan gebeuren?

Stel dat we al een videogesprek hebben gehad met uw besluitvormers waar we de basisprincipes van Docbyte's digitaliseringsoplossing hebben getoond en uitgelegd. U bent enthousiast om meer te weten en eventueel een samenwerking op te starten. Wat gaat er dan gebeuren?

1. Samen identificeren we de huidige fase van uw digitalisering en waar u naartoe wilt.

Vereiste leden: Hoofd IT, Hoofd Projectmanagers, COO

Wat voor processen moet u digitaliseren? Hebt u al enkele stappen in het digitaliseringsproces gezet? (Bijv. u heeft al een oplossing waar informatie kan worden opgeslagen.) Heeft u een intern of extern IT-team? Besteedt u dit proces uit aan een adviesbureau?

Dit (en nog een paar andere) zijn de typische vragen die we moeten doornemen om uw behoeften volledig te herkennen en ervoor te zorgen dat u de mogelijkheden en onvermijdelijkheid van digitalisering begrijpt, met name op het gebied van:

• Integraties
• Privacy
• GDPR
• Milieu
• Penetratietesten

Na het ondertekenen van de beveiligingschecklist en de introductie van de integratieopties, kunnen we doorgaan naar de volgende stap.

2. Wij ondertekenen het contract

Vereiste leden: Juridische vertegenwoordigers, COO (uiteindelijk CEO)

De Service Delivery Manager zal het wettelijke samenwerkingscontract voorstellen - u krijgt uiteraard de tijd om het te controleren. Zodra het contract ondertekend is, kunnen we beginnen met de implementatie van de Docbyte oplossing, op maat van uw bedrijf.

3. De Service Delivery Manager zal u op de hoogte brengen van het tijdschema en de omvang van het werk.

Vereiste leden: Hoofd IT, Hoofd Projectmanagers, COO

U krijgt een Service Delivery Manager toegewezen, speciaal voor uw bedrijf. Hij/zij zal u het grote geheel presenteren - het tijdschema en de omvang van het werk van het digitaliseringsproces en de groei van uw digitale volwassenheid, zodat u uw middelen gemakkelijk kunt aanpassen en aan de slag kunt.

4. De start - de oplossing ontwerpen

Vereiste leden: Afdelingsoverschrijdende leiders - voornamelijk procesanalisten en de manager van de IT-afdeling

Op basis van alle verzamelde informatie configureren wij onze oplossingen volgens uw processen en behoeften. Tijdens de reeks "controlepuntvergaderingen" passen we de gebruikersinterface aan om de informatie zo gemakkelijk mogelijk te verwerken, bespreken we wijzigingen en maken we een definitieve versie. Daarna zijn we klaar om te testen.

5. Testen, opleiding, ondersteuning

Vereiste leden: De "Key User" - een persoon (of personen) die later verantwoordelijk zal (zullen) zijn om anderen in uw team op te leiden. Meestal de Lean Manager of COO.

Zodra de oplossing klaar is, is het noodzakelijk om uw afdelingen en het betrokken personeel intern te testen. Misschien komt u met extra ideeën of verzoeken voor meer functies, die wij dan kunnen toevoegen aan de functies die u nodig hebt en het systeem kunnen verbeteren.

De eerste opleidingsronde is meestal een klassikale opleiding met een verantwoordelijke persoon/personen of uw eigen keuze - meestal is het een kleine groep van 3 tot 4 personen of één persoon. Deze mensen leggen later aan andere bedrijfsteams uit hoe ze met de oplossing van Docbyte moeten werken.

Natuurlijk kunt u op ons rekenen als het op proactiviteit aankomt. Wij volgen uw workflow op en brengen nieuwe ideeën om de geïmplementeerde oplossingen te versterken. Op dit moment zijn we ook bezig met het creëren van een informatiehub met video-inhoud om snel en gemakkelijk de veelgestelde vragen van onze klanten te beantwoorden.