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Une stratégie d'archivage numérique est utilisé pour stocker, organiser, gérer, protéger et partager les documents numériques d'une entreprise, selon des règles définies par l'entreprise elle-même.
C'est une alternative essentielle pour garder toutes les données numérisées en ordre, disponibles et accessibles selon les spécifications du contrôle d'accès.
Ce service est devenu indispensable de nos jours, en raison du volume considérable de documents numériques, de données, d'images, etc.
Pour profiter de tous les avantages de ce service, il est essentiel de mettre en œuvre certaines bonnes pratiques spécifiques qui requièrent une attention particulière.
C'est pourquoi nous avons dressé une liste des principaux points d'attention pour gérer vos archives numériques de la manière la plus pratique et la plus efficace possible. A consulter !
Pourquoi votre entreprise a-t-elle besoin d'archives numériques ?
La mise à jour permanente des systèmes informatiques et l'adoption continue de nouvelles technologies sont des éléments qui motivent l'utilisation d'un tel service.
Cependant, disposer d'une archive est encore plus intéressant grâce aux avantages obtenus. Voici pourquoi il vaut la peine de recourir à ce type de système !
Comment améliorer votre stratégie d'archivage numérique en 3 étapes ?
- Utilisez votre solution d'archivage à des fins aussi variées que possible
Une bonne solution d'archivage peut être utilisée dans plusieurs cas, et pas seulement pour l'archivage de documents. Au lieu de représenter un coût, par exemple pour des raisons de conformité, elle vous permettra d'obtenir un retour sur investissement positif et vous aidera à réaliser des économies perpétuelles.
Une bonne solution d'archivage peut être utilisée pour :
- Archivage de la correspondance avec les clients (par exemple, conformité à la directive MiFID II)
- Archivage de documents pour des raisons de conformité, par exemple pour gérer les périodes de conservation.
- Déclassement ou retrait d'applications dont vous devez conserver les documents et les données pour des raisons de conformité (et offre d'un point de vue sur ces informations).
- Conservation à long terme des signatures et des sceaux
2. Investissez dans une solution en nuage
Votre solution d'archivage sera dans de nombreux cas utilisée pour sauvegarder les documents vitaux de votre entreprise (et si vous ne le faites pas, vous devriez envisager d'avoir au moins une copie de vos documents vitaux dans la solution d'archivage).
Par conséquent, ce n'est pas une bonne idée d'avoir cette solution au même endroit ou dans le même centre de données que vos systèmes opérationnels.
En cas de catastrophe, les documents vitaux de votre entreprise seront en sécurité s'ils sont stockés dans une solution d'archivage en nuage.
En outre, la sécurité des fournisseurs de services en nuage dépasse celle que la plupart des entreprises peuvent mettre en œuvre.
- Maintenez votre solution "en forme"
Votre solution d'archivage doit évoluer avec les besoins de votre groupe d'utilisateurs, c'est-à-dire que les données doivent être exposées via les canaux appropriés et affichées conformément aux exigences de vos utilisateurs.
Conseil bonus : Faites appel à une personne de confiance Solution d'archivage numérique
Docbyte est la solution idéale pour que votre entreprise dispose d'archives numériques robustes et entièrement protégées.
Les différents modules couvrent l'ensemble des besoins de numérisation, d'ingestion, de classification, de conservation, de validation des signatures, etc. jusqu'à la réalisation d'audits. Il s'agit donc d'une solution d'archivage efficace, sûre et hautement stratégique.
Dans l'environnement professionnel actuel, le numérique est omniprésent : la communication numérique par courrier électronique ou par les réseaux sociaux (d'entreprise) augmente, les solutions financières sont de plus en plus numérisées et les dossiers médicaux des patients sont numérisés et accessibles à tous les professionnels et à tous les patients.
Il en résulte une quantité croissante d'informations et de documents numériques à gérer.
Pour gérer ces nouveaux actifs, les entreprises s'appuient généralement sur des systèmes de gestion de documents et d'EIM, ou sur d'autres plates-formes.
Cependant, la valeur juridique de l'information est toujours en danger et oblige les entreprises à maintenir la charge de papier.
Découvrez les principes clés et les opportunités d'eIDAS et lisez les exigences en matière d'archivage qualifié dans le livre blanc gratuit ci-dessous :
