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Eine Strategie zur digitalen Archivierung dient dazu, die digitalen Dokumente eines Unternehmens zu speichern, zu organisieren, zu verwalten, zu schützen und gemeinsam nutzbar zu machen, wobei die Regeln vom Unternehmen selbst festgelegt werden.
Dies ist eine unverzichtbare Möglichkeit, alle digitalisierten Daten gemäß den Vorgaben zur Zugriffskontrolle geordnet, verfügbar und zugänglich zu halten.
Dieser Dienst ist heutzutage aufgrund der schieren Menge an digitalen Dokumenten, Daten, Bildern usw. unverzichtbar geworden.
Um alle Vorteile dieses Dienstes nutzen zu können, ist es unerlässlich, bestimmte bewährte Vorgehensweisen umzusetzen, die besondere Beachtung erfordern.
Vor diesem Hintergrund haben wir eine Liste mit den wichtigsten Punkten zusammengestellt, die Sie beachten sollten, um Ihr digitales Archiv so praktisch und effizient wie möglich zu verwalten. Schauen Sie doch einmal rein!
Warum sollten Sie in Ihrem Unternehmen auf ein digitales Archiv setzen?
Die ständigen Aktualisierungen der IT-Systeme und die kontinuierliche Einführung neuer Technologien sind Faktoren, die für die Nutzung eines solchen Dienstes sprechen.
Ein Archiv ist jedoch aufgrund der damit verbundenen Vorteile noch interessanter. Hier erfahren Sie, warum es sich lohnt, auf ein solches System zurückzugreifen!
Wie können Sie Ihre Strategie zur digitalen Archivierung in drei Schritten verbessern?
- Nutzen Sie Ihre Archivierungslösung für möglichst viele Zwecke
Eine gute Archivierungslösung lässt sich für verschiedene Anwendungsfälle einsetzen, nicht nur zur Archivierung von Dokumenten. Anstatt als Kostenfaktor zu gelten – beispielsweise rein aus Compliance-Gründen –, ermöglicht sie Ihnen einen positiven ROI und hilft Ihnen dabei, dauerhafte Kosteneinsparungen zu erzielen.
Eine gute Archivierungslösung kann für folgende Zwecke eingesetzt werden:
- Archivierung der Kundenkorrespondenz (z. B. zur Einhaltung der MiFID-II-Vorschriften)
- Archivierung von Dokumenten aus Compliance-Gründen, z. B. zur Einhaltung von Aufbewahrungsfristen
- Stilllegung oder Außerbetriebnahme von Anwendungen, deren Dokumente und Daten Sie aus Compliance-Gründen aufbewahren müssen (und Bereitstellung einer Ansicht dieser Informationen)
- Langfristige Aufbewahrung von Unterschriften und Siegeln
2. Investieren Sie in eine Cloud-Lösung
Ihre Archivierungslösung wird in vielen Fällen zur Sicherung der wichtigen Unterlagen Ihres Unternehmens eingesetzt (und falls Sie dies noch nicht tun, sollten Sie zumindest darüber nachdenken, eine Kopie Ihrer wichtigen Unterlagen in der Archivierungslösung zu hinterlegen).
Daher ist es keine gute Idee, diese Lösung am selben Standort oder im selben Rechenzentrum wie Ihre Betriebssysteme unterzubringen.
Im Falle einer Katastrophe sind die wichtigen Unterlagen Ihres Unternehmens sicher, wenn sie in einer Cloud-Archivierungslösung gespeichert sind.
Zudem übertrifft die Sicherheit von Cloud-Anbietern die Sicherheitsmaßnahmen, die die meisten Unternehmen umsetzen können.
- Halten Sie Ihre Lösung “in Form”
Ihre Archivierungslösung sollte sich an die Bedürfnisse Ihrer Nutzergruppe anpassen, d. h., die Daten sollten über die geeigneten Kanäle bereitgestellt und entsprechend den Anforderungen Ihrer Nutzer dargestellt werden.
Bonus-Tipp: Nutzen Sie einen vertrauenswürdigen Lösung für die digitale Archivierung
Docbyte ist die ideale Lösung für Ihr Unternehmen, um über ein robustes und umfassend geschütztes digitales Archiv zu verfügen.
Die verschiedenen Module decken alle Aspekte ab – von der Notwendigkeit der Digitalisierung über die Erfassung, Klassifizierung, Aufbewahrung und Validierung von Signaturen bis hin zur Durchführung von Audits. Damit handelt es sich um eine effiziente, sichere und äußerst strategische Archivierungslösung.
Im heutigen Geschäftsumfeld ist die Digitalisierung allgegenwärtig: Die digitale Kommunikation per E-Mail oder über (unternehmensinterne) soziale Netzwerke nimmt zu, Finanzlösungen werden zunehmend digitalisiert, und medizinische Patientenakten sind digitalisiert und für alle Fachkräfte und Patienten zugänglich.
Dies führt zu eine stetig wachsende Menge an digitalen Informationen und Dokumenten, die verwaltet werden müssen.
Zur Verwaltung dieser neuen Unternehmensressourcen greifen Unternehmen in der Regel auf Dokumentenmanagement- und EIM-Systeme oder andere Plattformen zurück.
Allerdings, Der rechtliche Wert der Informationen beträgt nach wie vor gefährdet und zwingt Unternehmen dazu, den Papierkram beizubehalten.
Entdecken Sie die wichtigsten Grundsätze und Möglichkeiten von eIDAS und informieren Sie sich im folgenden kostenlosen Whitepaper über die Anforderungen an die qualifizierte Archivierung:
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