Dutch 
English 
French 
Een digitale archiveringsstrategie wordt gebruikt om de digitale documenten van een bedrijf op te slaan, te organiseren, te beheren, te beschermen en te delen, met regels die door het bedrijf zelf zijn gedefinieerd.
Het is een essentieel alternatief om alle gedigitaliseerde gegevens op orde, beschikbaar en toegankelijk te houden volgens de specificaties voor toegangscontrole.
Deze service is tegenwoordig onmisbaar geworden vanwege de enorme hoeveelheid digitale documenten, gegevens, afbeeldingen, enz.
Om te profiteren van alle voordelen van deze service, is het essentieel om een aantal specifieke best practices te implementeren die speciale aandacht vereisen.
Met dat in gedachten hebben we een lijst gemaakt met de belangrijkste aandachtspunten om zo praktisch en efficiënt mogelijk voor uw digitale archief te zorgen. Bekijk!
Waarom vertrouwen op een digitaal archief in uw bedrijf?
De voortdurende updates van IT-systemen en de voortdurende toepassing van nieuwe technologie zijn punten die het gebruik van een dergelijke service motiveren.
Een archief is echter nog interessanter dankzij de voordelen. Hier leest u waarom het de moeite waard is om een dergelijk systeem te gebruiken!
Hoe verbetert u uw digitale archiveringsstrategie in 3 stappen?
- Gebruik uw archiveringsoplossing voor zoveel mogelijk doeleinden
Een goede archiveringsoplossing kan voor verschillende doeleinden worden gebruikt, en niet alleen voor het archiveren van documenten. In plaats van een kostenpost te zijn, bijvoorbeeld puur omwille van compliance, zal het u in staat stellen om een positieve ROI te hebben en u helpen om blijvende kostenbesparingen te realiseren.
Een goede archiveringsoplossing kan worden gebruikt voor:
- Correspondentie met klanten archiveren (bijv. naleving van MiFID II)
- Documenten archiveren om redenen van naleving, bijv. bewaartermijnen beheren
- Toepassingen buiten gebruik stellen of buiten gebruik stellen waarvan u de documenten en gegevens om compliance-redenen moet bewaren (en een overzicht van die informatie bieden)
- Langdurige bewaring van handtekeningen en zegels
2. Investeer in een cloudoplossing
Uw archiveringsoplossing zal in veel gevallen worden gebruikt om de vitale bestanden van uw bedrijf veilig te stellen (en als u dat niet doet, moet u er op zijn minst aan denken om een kopie van uw vitale bestanden in de archiveringsoplossing te hebben).
Daarom is het geen goed idee om die oplossing op dezelfde locatie of in hetzelfde datacenter te hebben als uw operationele systemen.
In het geval van een calamiteit zullen de vitale gegevens van uw bedrijf veilig zijn als ze zijn opgeslagen in een cloud archiveringsoplossing.
De beveiliging van cloudproviders overtreft ook de beveiliging die de meeste bedrijven kunnen implementeren.
- Houd uw oplossing "in vorm
Uw archiveringsoplossing moet evolueren met de behoeften van uw gebruikersgroep, d.w.z. de gegevens moeten via de juiste kanalen worden ontsloten en worden weergegeven in overeenstemming met de vereisten van uw gebruikers.
Bonustip: Gebruik een betrouwbare Digitale archiveringsoplossing
Docbyte is een ideale oplossing voor uw bedrijf om een robuust en volledig beschermd digitaal archief te hebben.
De verschillende modules bestrijken alles, van digitalisering, ingest, classificatie, bewaring, handtekeningvalidatie enz. tot het uitvoeren van audits. Het resultaat is een efficiënte, veilige en zeer strategische archiveringsoplossing.
In de hedendaagse bedrijfsomgeving is digitaal overal; digitale communicatie via e-mail of (bedrijfs)sociale netwerken neemt toe, financiële oplossingen worden steeds meer gedigitaliseerd en medische patiëntendossiers worden gedigitaliseerd en zijn toegankelijk voor alle professionals en patiënten.
Dit resulteert in een toenemende hoeveelheid digitale informatie en documenten die beheerd moeten worden.
Om deze nieuwe bedrijfsmiddelen te beheren, vertrouwen bedrijven meestal op documentbeheer- en EIM-systemen, of andere platforms.
Echter, de wettelijke waarde van de informatie is nog steeds in gevaar en dwingt bedrijven om de papierlast te behouden.
Ontdek de belangrijkste principes en mogelijkheden van eIDAS en lees meer over de gekwalificeerde archiveringsvereisten in de gratis whitepaper hieronder:
