Uitleg over termen op het gebied van digitale bewaring: 20 essentiële begrippen voor e-archivering

1. OAIS en informatiepakketten

OAIS (Open Archival Information System) is een referentiemodel uit ISO 14721. Het beschrijft een archief als een organisatie van mensen en systemen die de verantwoordelijkheid op zich neemt voor het bewaren van informatie en het beschikbaar stellen daarvan aan een bepaalde doelgroep. OAIS is een model, geen product of een specifieke technische architectuur.

Een informatiepakket koppelt een inhoudsobject aan de metagegevens die nodig zijn om het te begrijpen, te bewaren en te verifiëren. Het pakketmodel wordt doorgaans toegelicht aan de hand van drie verwante termen:

• SIP (pakket met informatie over de aanvraag): het pakket dat door een producent aan het archief wordt geleverd.
• AIP (Archiefinformatiepakket): het pakket dat in het archief is bewaard, aangevuld met metadata inzake bewaring, integriteit en bewijsmateriaal.
• DIP (Informatiepakket voor verspreiding): het pakket of de weergave die op verzoek aan een consument wordt geleverd.

Informatie over de inhoud wordt het gegevensobject samen met de informatie die nodig is om het te interpreteren bewaard. Die interpretatieve laag wordt Informatie over vertegenwoordiging: formaatspecificaties, structuur en semantiek die een bitstroom omzetten in iets zinvols.

2. De mensen en taken rondom een archief

A Aangewezen gemeenschap Wordt van de geïdentificeerde groep verwacht dat zij de bewaarde informatie begrijpt? Door die groep te definiëren, wordt “begrijpelijk in de toekomst” een toetsbare eis in plaats van een vage ambitie.

In het OAIS-functioneel model worden diverse verantwoordelijkheden genoemd. Ingest is het formele proces waarbij informatie wordt geaccepteerd en een SIP wordt omgezet in een AIP. Archiefopslag slaat AIP’s op, beheert deze en haalt ze op. Gegevensbeheer beheert beschrijvende metagegevens en interne administratieve gegevens. Bewaringsplanning houdt de ontwikkelingen op het gebied van technologie en formaten in de gaten en plant maatregelen voor het behoud ervan voordat veroudering een probleem voor de toegankelijkheid wordt. Toegang verwerkt verzoeken van consumenten en stelt DIP’s op.

3. Maatregelen op het gebied van digitale bewaring

Digitaal behoud is het geheel van activiteiten dat ervoor zorgt dat digitale informatie, ondanks technologische veranderingen, vindbaar, leesbaar, begrijpelijk en betrouwbaar blijft. Het omvat meer dan alleen opslag.

Behoud van bits zorgt ervoor dat de bitstream byte voor byte ongewijzigd blijft, ondanks redundantie, replicatie, het vernieuwen van de drager en integriteitscontroles. Logisch behoud zorgt ervoor dat de informatie bruikbaar en betekenisvol blijft door middel van formaatidentificatie, weergave-informatie en behoudsmaatregelen. Beide aspecten zijn van belang: een perfect bewaarde bitstream in een verouderd formaat kan nog steeds ontoegankelijk zijn.

Belangrijke eigenschappen dit zijn de kenmerken die bij een conserveringsmaatregel behouden moeten blijven, opdat het object zijn oorspronkelijke karakter behoudt. Bij een factuur kunnen de bedragen en de handtekening van groter belang zijn dan het oorspronkelijke lettertype.

Veroudering van het formaat is het verlies van toegang doordat de huidige software een bepaald formaat niet langer correct kan weergeven. Veroudering van het systeem is het verlies van toegang doordat de hardware, de opslag of de softwareomgeving niet meer functioneert of niet langer wordt ondersteund.

A beschermingsactie is een doelbewuste maatregel die ervoor zorgt dat een bewaard object of de bijbehorende metagegevens toegankelijk en betrouwbaar blijven. Normalisatie zet de inhoud bij het invoeren proactief om naar een aangewezen bewaarformaat. Migratie zet het later om, meestal omdat het oorspronkelijke formaat verouderd raakt. Emulatie boodt de oorspronkelijke software- of hardwareomgeving na in plaats van het object te converteren. Vernieuwen kopieert gegevens naar een nieuw medium of naar een nieuwere versie van hetzelfde formaat, zonder het formaat zelf te wijzigen.

4. Integriteit, authenticiteit en bewijs

Integriteit betekent dat de informatie sinds het vastleggen ervan ongewijzigd is gebleven. Authenticiteit betekent dat de informatie is wat zij beweert te zijn en afkomstig is van degene die wordt vermeld. Herkomst legt vast waar de informatie vandaan komt en wat er sindsdien mee is gebeurd.

Vastheid is de eigenschap dat iets aantoonbaar onveranderd is gebleven, wat doorgaans wordt vastgesteld aan de hand van een cryptografische hash. Een controle op onveranderlijkheid berekent en vergelijkt periodiek hashwaarden om onopgemerkte beschadigingen op te sporen. Een hash is een waarde met een vaste lengte die verandert wanneer de onderliggende gegevens veranderen.

A traceerbaarheidsketen is de aantoonbare reeks van controleprocessen vanaf het bronsysteem via export, invoer, bewaring en toegang, waarbij bij elke overdracht een artefact wordt vastgelegd. Een auditspoor is het chronologische, fraudebestendige overzicht van wie wat met welk object heeft gedaan en wanneer.

Een bewijsdossier is een gewaarmerkte structuur die de integriteit en het bestaan van bewaarde objecten in de loop van de tijd aantoont. Het is het bewijs zelf, niet louter een verslag over het bewijs. Een tijdstempel van het archief kan de root-hash van een hashboom weergeven, terwijl een gekwalificeerde elektronische tijdstempel wordt uitgegeven door een gekwalificeerde trustdienstverlener en valt onder het wettelijk kader dat van toepassing is op gekwalificeerde trustdiensten.

5. Waarom de terminologie van belang is

Deze onderscheidingen helpen teams om betere vragen te stellen. Slaan we alleen maar bits op, of bewaren we ook de betekenis? Wat is de grens tussen een opslagplaats, een eArchief en gekwalificeerde elektronische archivering? Welke metagegevens en welk bewijsmateriaal moeten aan het document gekoppeld blijven? Wie vormt de aangewezen gemeenschap, en hoe zal de toekomstige toegankelijkheid worden getoetst?

Duidelijke terminologie voorkomt misverstanden tussen documentbeheerders, archivarissen, IT-teams en belanghebbenden op het gebied van juridische zaken en compliance. Bovendien maakt het het eenvoudiger om vereisten tussen verschillende leveranciers en rechtsgebieden te vergelijken.

Voor een breder overzicht van gereguleerde e-archivering verwijzen wij u naar de handleidingen van Docbyte over digitale archiveringsoplossing, archivering op lange termijn en digitaal behoud en Gekwalificeerde elektronische archivering.