- +32 9 242 87 30
- hello@docbyte.com
- Kortrijksesteenweg 1144 B 9051 Gent
Verzamel documenten van klanten, werknemers, partners en zakelijke gebruikers via een gecontroleerde digitale intake-workflow in Docbyte Vault.
Docbyte helpt gereguleerde organisaties bij het aanvragen van bestanden, het ontvangen van uploads, het valideren van de volledigheid, het traceren van elke inzending en het bewaren van het bewijs rond wat verzameld werd. De bewakingsketen begint op het punt van indiening, niet pas wanneer het dossier het archief bereikt.
Bij gereguleerde workflows is het risico niet alleen dat documenten traag aankomen. Het grotere risico is dat niemand later kan bewijzen welke documenten werden opgevraagd, welke versie werd ingediend, of het pakket compleet was en hoe de intakebeslissing tot stand kwam.
Wanneer een KYC dossier in twijfel wordt getrokken, een klinisch onderzoek wordt gecontroleerd of een contract wordt betwist, bieden e-mail en gedeelde schijven zelden een betrouwbaar antwoord.
Docbyte Vault maakt van verzamelen een beheerst intakeproces, zodat de eerste stap van de documentlevenscyclus al ondersteuning biedt voor naleving, controle en archivering.
Beveiligde documentverzameling is het gecontroleerde proces van het aanvragen, ontvangen en valideren van documenten van externe of interne partijen. Het is meer dan een link voor het uploaden van bestanden. Een krachtige verzamelworkflow definieert wat er nodig is, begeleidt de gebruiker bij het indienen, controleert de volledigheid, registreert metadata en houdt een auditspoor bij van de intakegebeurtenis.
E-mail is handig, maar zwak als een gecontroleerd verzamelkanaal. Bijlagen raken zoek, versies vermenigvuldigen zich, herinneringen zijn handmatig en het bewijs rond de indiening is gefragmenteerd. Docbyte Vault geeft zowel de aanvrager als de indiener een duidelijker proces.
De externe partij ziet wat nodig is, wat nog ontbreekt en wat al ontvangen is. Aan uw kant wordt elke belangrijke gebeurtenis bijgehouden: verzonden aanvraag, ontvangen document, geüploade versie, resultaat van de validatie, actie van de beoordelaar en goedkeuring.
U definieert de vereiste documentenset per workflow: KYC-pakket, HR-bestand, eTMF-sectie, contractpakket of leverancierskwalificatie. Docbyte Vault controleert wat er ontvangen is ten opzichte van wat er vereist is, vraagt de indiener om ontbrekende items en markeert uitzonderingen ter controle.
Vereiste metadata, bestandsformaten en volledigheidsregels worden bij de intake gecontroleerd, voordat de documenten de downstreamprocessen bereiken. Documenten kunnen ook met elkaar vergeleken worden om inconsistenties in namen, datums of bedragen op te sporen.
Elke inzending wordt vastgelegd met context: wie het heeft ingediend, wanneer het is aangekomen, op welk verzoek het antwoord gaf, wat er ontbrak en welke acties er volgden. Dat bewijsmateriaal kan samen met het document worden beoordeeld, verwerkt en op lange termijn bewaard in Docbyte Vault.
Verzamel due diligence-documenten via herhaalbare aanvraagworkflows, volledigheidscontroles en controlesporen die laten zien wat er is aangevraagd, ontvangen en gecontroleerd.
01
Coördineer documentaanleveringen van meerdere medewerkers en houd het inspectiedossier traceerbaar, gestructureerd en volledig.
02
Vervang verspreide e-mailbijlagen door een begeleide intake van claims, aanvragen en ondersteunend bewijsmateriaal, met duidelijke status en afhandeling van uitzonderingen.
03
Vraag leveranciersdocumenten, certificeringen en contractpakketten op via een gecontroleerde workflow die inzendingen en ontbrekende items registreert.
04
Verzamel werknemersdossiers, verklaringen, certificaten en onboardingdocumenten met duidelijke toegangscontrole, opvolging van volledigheid en bewaarcontext.
05
Gecontroleerde intake is het beginpunt van een grotere bewijsketen. De kwaliteit van de metadata en de chain of custody die u bij de intake vaststelt, bepaalt hoe nauwkeurig uw digitale postkamer automatisering is, hoe verdedigbaar uw archief is en hoe snel u kunt reageren op een inspectie door de toezichthouder of een juridisch verzoek tot inzage.
Het veilig verzamelen van documenten maakt deel uit van Docbyte Vault. Documenten en hun opnamecontext kunnen van verzameling naar verwerking stromen, gekwalificeerde elektronische archivering en archivering op lange termijn.
Digitale postkamerautomatisering
Beveiligde documentverzameling is een gecontroleerde workflow voor het aanvragen, ontvangen, valideren en volgen van documenten via een beveiligd digitaal kanaal. Het vervangt verspreide e-mailbijlagen door een gestructureerde intake, uploadcontroles, volledigheidscontroles en controlesporen.
Bestanden delen brengt voornamelijk bestanden over. Beveiligde documentverzameling beheert het intakeproces rond die bestanden: wat is er aangevraagd, wie heeft het ingediend, of het pakket compleet is, welke controles er zijn uitgevoerd en hoe het dossier overgaat in beoordeling of archivering.
Als de volledigheidscontroles een hiaat detecteren, wordt de indiening gemarkeerd voor uitzonderingsbehandeling. De indiener kan gevraagd worden naar het ontbrekende of gecorrigeerde item, en het dossier blijft open totdat de vereiste documenten en metagegevens compleet zijn.
Naleving hangt vaak af van het bewijs van meer dan alleen het uiteindelijke document. Organisaties moeten mogelijk aantonen welke documenten werden opgevraagd, wanneer ze werden ontvangen, of de indiening volledig was en hoe de intakebeslissing werd afgehandeld.
Ja. Docbyte Vault ondersteunt gecontroleerde intake-workflows voor documenten die worden ingediend door klanten, werknemers, partners, leveranciers of andere belanghebbenden, afhankelijk van het geconfigureerde proces en toegangsmodel.
Ja. Verzamelde documenten en hun bijbehorende metadata kunnen naar digitale postkamer automatisering, classificatie, gegevensextractie, casemanagement, ERP of goedkeuringsworkflows. Omdat deze mogelijkheden in Docbyte Vault zitten, blijft de intakecontext bij het document.
Ja. Als records moeten worden bewaard gedurende wettelijke bewaarperioden, kan de verzamelde record naar archivering op lange termijn of gekwalificeerde elektronische archivering in Docbyte Vault, samen met de innamecontext, metadata en het controlespoor.
KYC en gereglementeerde onboarding vereisen herhaalbare documentverzameling met compleetheidsdiscipline en een duidelijk controlespoor. Secure collection dwingt de vereiste documentenset af, logt indienings- en controlegebeurtenissen en helpt bij het produceren van een controleerbaar dossier voor due diligence en nalevingscontrole.
Wilt u verspreide documentaanvragen vervangen door een gecontroleerde intake workflow in Docbyte Vault? Neem contact op met Docbyte voor een korte assessment of een demo op maat van uw documentverzamelproces.
Dutch 
English 
