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Conformité à l'AMLR, conservation des documents conformément à l'article 77 et intégration du portefeuille EUDI
Le règlement de l’UE relatif à la lutte contre le blanchiment de capitaux établit un cadre européen directement applicable en matière de conservation des données dans ce domaine. À compter du 10 juillet 2027, les entités assujetties devront démontrer qu’elles respectent une période de conservation de cinq ans, un système de suppression contrôlée et un processus de conservation des documents capable de résister à un contrôle des autorités de surveillance. Le règlement AMLR reconnaît également le portefeuille d’identité numérique européen pour l’intégration des clients, ce qui modifie les éléments de preuve devant être conservés au fil du temps.
La tenue des registres devient une mesure de contrôle réglementée.
Conservation qualifiée et archivage à valeur probatoire assurés par un prestataire de services de confiance qualifié figurant sur la liste de confiance de l'Union européenne.
Pourquoi l'AMLR est-il important pour les archives ?
L’AMLR élimine une grande partie des disparités nationales qui déterminaient les règles de conservation des données relatives aux AML en vertu des directives antérieures. L’article 77 établit une base de référence unique pour l’ensemble des États membres. Pour les entités assujetties exerçant des activités transfrontalières, cela se traduit par une logique de conservation commune, une discipline de suppression unique et un critère de référence en matière de surveillance à compter du 10 juillet 2027.
L'impact sur l'archivage est direct. Les documents doivent être conservés pendant la durée appropriée, mis à disposition lorsque les autorités compétentes en font la demande et supprimés lorsque la base juridique cesse d'être valable. Il ne s'agit plus seulement d'une question de politique. Cela doit être pris en compte dans la conception du système d'archivage, la configuration des délais de conservation et la piste d'audit.
Les règles de conservation prévues à l'article 77
Le délai de cinq ans.
L'article 77, paragraphe 3, de l'AMLR fixe une durée uniforme de cinq ans période de conservation à compter de la première des dates suivantes :
- La date à laquelle la relation commerciale prend fin
- La date à laquelle une opération ponctuelle est effectuée
- La date à laquelle l'entité assujettie refuse d'établir une relation d'affaires ou d'effectuer une opération ponctuelle
La règle relative aux procédures en cours.
Lorsqu’une procédure judiciaire est en cours au 10 juillet 2027 et qu’une entité assujettie détient des informations ou des documents pertinents, ces documents peuvent être conservés pendant cinq ans à compter de cette date. Les États membres peuvent autoriser ou exiger une prolongation de la durée de conservation de cinq ans supplémentaires lorsque la nécessité et la proportionnalité sont établies.
L'obligation de suppression.
Au bout de cinq ans, les données à caractère personnel doivent être effacées, sans préjudice des obligations de conservation prévues par d’autres actes juridiques de l’Union européenne ou par le droit national conforme au RGPD. La conservation indéfinie des données à des fins de lutte contre le blanchiment d’argent n’est pas autorisée.
La règle d'intégrité.
Les documents conservés en vertu de l'article 77 doivent rester authentique, intactes et utilisables pendant toute la durée de conservation.
La prolongation au cas par cas.
Les autorités compétentes peuvent exiger une conservation prolongée au-delà de la période de cinq ans, mais uniquement au cas par cas et uniquement lorsque cela est nécessaire à la prévention, à la détection, à l'enquête ou aux poursuites en matière de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme. Cette prolongation ne peut excéder cinq ans. La durée maximale totale de conservation est donc de dix ans.
La dérogation de référence.
L'article 77, paragraphe 2, autorise les entités assujetties à conserver une référence aux documents plutôt que des copies dans des cas bien définis, mais uniquement si elles précisent dans leurs procédures internes (a) quelles catégories d'informations sont conservées sous forme de référence, et (b) les procédures à suivre pour récupérer ces informations à la demande des autorités compétentes. Cette dérogation est subordonnée à des conditions, documentée et vérifiable.
Quels documents doivent être conservés ?
L'article 77, paragraphe 1, de l'AMLR établit une liste exhaustive des documents et informations soumis à l'obligation de conservation. Cette liste comprend :
Dossiers relatifs à la diligence raisonnable à l'égard de la clientèle
Les copies des documents et les informations obtenues dans le cadre de la procédure de vigilance à l'égard de la clientèle prévue au chapitre III de l'AMLR, y compris les informations obtenues par des moyens d'identification électroniques.
Documents relatifs à l'évaluation des risques
Les registres des évaluations réalisées en vertu de l'article 69, paragraphe 2, y compris celles qui n'ont pas donné lieu à une déclaration d'opération suspecte. Les évaluations internes en matière de lutte contre le blanchiment d'argent qui ne sont jamais transmises à la CRF restent soumises à l'obligation de conservation et au contrôle prudentiel.
Enregistrements de transactions
Les pièces justificatives et les registres des opérations, sous forme de documents originaux ou de copies recevables, qui sont nécessaires à l'identification des opérations.
Dossiers relatifs aux relations commerciales
Dossiers et correspondance relatifs aux relations d'affaires et aux transactions ponctuelles relevant de l'AMLR.
Registres relatifs aux partenariats en matière de partage d'informations
Lorsque les entités assujetties participent à des partenariats de partage d'informations au titre du chapitre VI de l'AMLR, les copies des documents et des informations obtenus dans le cadre de ces partenariats.
Registres des activités suspectes
Les déclarations transmises à la CRF et à la
les pièces justificatives qui
les a justifiées.
Cette liste est exhaustive. Les entités concernées doivent donc éviter d'en restreindre la portée par des interprétations locales. Les archives doivent prendre en charge ces catégories de documents de manière cohérente.
La dimension « EUDI Wallet » et ses implications pour la conservation
Ce changement s'explique également par une autre raison. L'article 22 de l'AMLR définit des exigences explicites en matière de diligence raisonnable à distance vis-à-vis des clients et reconnaît le portefeuille d'identité numérique européen (EUDIW) ainsi que les attestations électroniques qualifiées d'attributs (QEAAs) comme des mécanismes d'identification valides.
En vertu de la directive eIDAS 2.0, l’obligation d’acceptation imposée aux parties de confiance en vertu de l’article 5 septies, paragraphe 2, prendra effet le 24 décembre 2027, soit six mois après l’entrée en vigueur de l’AMLR. À compter de cette date, les entités réglementées, y compris les établissements financiers, devront accepter le portefeuille EUDI à des fins d’identification et d’authentification dans des cas d’utilisation bien définis.
Cela modifie la nature du dossier d'intégration. Au lieu de se contenter de stocker des copies de documents, les organisations pourraient devoir conserver les présentations de portefeuilles signées, les attestations d'attributs, les horodatages, le contexte d'assurance et le statut de révocation tels qu'ils existaient au moment de l'identification.
En quoi cela est-il important pour les archives ?
Cet ensemble de preuves doit rester valide et vérifiable pendant toute la durée de conservation de cinq ans requise par l’article 77, et potentiellement jusqu’à dix ans en cas de prolongations accordées au cas par cas. Les preuves d’inscription liées au portefeuille reposent sur des éléments cryptographiques qui sont eux-mêmes soumis à l’expiration des certificats, aux changements d’algorithmes et aux modifications de l’infrastructure de révocation. Sans conservation active, ces preuves peuvent perdre leur vérifiabilité avant la fin de la période de conservation.
Pour de nombreuses organisations, la capacité de stockage ne suffira pas.
L'archive doit prendre en charge :
Validation à long terme des présentations de portefeuilles
La signature d'une présentation de portefeuille repose sur des certificats et des chaînes de confiance qui peuvent expirer ou être retirés. Pour garantir une validation à long terme, il est nécessaire que le contexte de vérification en vigueur au moment de l'intégration soit conservé parallèlement à la présentation elle-même.
Dossiers de preuve conformément à la norme ETSI TS 119 511
La norme ETSI TS 119 511 définit les exigences en matière de politique et de sécurité pour préservation à long terme grâce à des techniques de signature numérique, notamment enregistrements de preuves, les horodatages et les mécanismes de renouvellement. Il s'agit de la norme applicable à la conservation qualifiée assurée par un QTSP au moyen de ces techniques.
Renouvellement des algorithmes par augmentation
Les algorithmes cryptographiques utilisés dans les attestations de portefeuille seront progressivement abandonnés. Une archive de conservation doit prendre en charge le renouvellement cryptographique afin que la valeur probante puisse être préservée même lorsque les algorithmes d'origine ne sont plus considérés comme fiables. Le profil d'augmentation défini dans la norme ETSI TS 119 511 constitue le mécanisme formel permettant d'y parvenir.
Conservation de l'attestation électronique qualifiée des attributs
Les QEAA délivrés au titre de la directive eIDAS 2.0 sont assortis de leurs propres périodes de validité. Le fait de les conserver avec leur contexte de délivrance permet aux entités assujetties de démontrer, des années plus tard, que l’identité a été vérifiée au niveau d’assurance approprié par un émetteur qualifié.
La voie de préservation soutenue par le QTSP
La conservation à long terme de preuves qualifiées peut elle-même être fournie en tant que service de confiance réglementé. Docbyte figure sur la liste de confiance de l’UE en tant que prestataire de services de confiance qualifié pour la conservation qualifiée des signatures électroniques qualifiées et des cachets électroniques qualifiés, conformément aux articles 34 et 40 du règlement eIDAS. Lorsque les preuves d’inscription liées à un portefeuille doivent rester vérifiables dans le temps, il convient d’envisager une solution de conservation assurée par un prestataire de services de confiance qualifié.
Pour les entités assujetties, la décision relative à la conservation des documents est désormais plus étroitement liée à celle concernant l'ouverture de compte. L'approche adoptée en matière de conservation détermine si les éléments de preuve issus de la diligence raisonnable à l'égard de la clientèle resteront techniquement vérifiables et utilisables à des fins probatoires en 2032 ou en 2037.
Ce que l'AMLR attend des archives
L'AMLR n'est pas une réglementation en matière d'archivage au sens strict, mais l'article 77 fait de la conservation des documents un élément de contrôle que les autorités de surveillance peuvent vérifier.
Règles de conservation par catégorie de documents
Le délai de conservation de cinq ans commence à courir à des dates différentes selon les documents. Les services d'archives doivent appliquer les règles de conservation par type de document et par relation, et non selon une politique de conservation globale unique.
Suppression conforme aux normes d'audit
À l'expiration d'un délai de conservation, la suppression doit être effectuée de manière fiable et vérifiable. Les responsables vérifieront que les données à caractère personnel sont effectivement supprimées, et non pas simplement marquées. Les journaux d'audit doivent indiquer ce qui a été supprimé, à quelle date et sur l'ordre de qui.
Conservation légale dans le cadre de prolongations au cas par cas
Lorsqu'une autorité compétente prolonge la durée de conservation, les archives doivent permettre une conservation documentée qui s'étende au-delà de la date d'expiration normale. Cette conservation doit pouvoir faire l'objet d'un audit et être réversible à l'issue de la prolongation.
Intégrité tout au long de la période de conservation
Les documents doivent rester authentiques, intacts et consultables. L'obsolescence des formats, les migrations de systèmes et l'expiration des certificats ne doivent pas compromettre leur valeur probatoire.
Accessibilité pour les superviseurs
Les documents doivent pouvoir être présentés aux autorités compétentes sur demande, sous une forme permettant de retracer l'identité du client, son activité et les décisions en matière de risque prises au moment de l'événement initial.
Traçabilité des dérogations de référence
Lorsque des références sont conservées à la place de copies, la procédure de recherche doit fonctionner de manière fiable dans un contexte de contrôle, souvent plusieurs années après l'événement d'origine. Les archives doivent prendre en charge ces deux modes.
Vérifiabilité des justificatifs de portefeuille
À mesure que l’EUDIW et les QEAA deviennent les principaux moyens d’identification, les archives doivent conserver les preuves cryptographiques relatives à la procédure d’enregistrement sous une forme qui reste vérifiable pendant toute la durée de conservation. La validation à long terme, les enregistrements des preuves et leur enrichissement revêtent alors une importance capitale.
Cohérence transfrontalière
Les entités soumises à cette obligation au niveau transfrontalier seront soumises à une surveillance fondée sur une norme AMLR unique. L'archive doit appliquer les mêmes règles dans toutes les juridictions concernées.
Comment Docbyte Vault facilite la mise en conformité avec la directive AMLR
Docbyte Vault est une plateforme de conservation conforme au modèle de référence OAIS et aux normes ETSI en matière d'archivage à long terme. Docbyte figure sur la liste de confiance de l'UE en tant que prestataire de services de confiance qualifié pour Conservation qualifiée relatives aux signatures électroniques qualifiées et aux cachets électroniques qualifiés, conformément aux articles 34 et 40 du règlement eIDAS.
Durée de conservation configurable par catégorie de documents
Vault Admin gère les politiques de conservation par type d'enregistrement, avec des déclencheurs de date de début configurables pour correspondre aux événements visés à l'article 77, tels que la fin d'une relation, la date d'une transaction et la date d'un refus. Plusieurs politiques de conservation peuvent s'appliquer en parallèle pour un même client.
01
Suppression conforme aux normes d'audit
Les enregistrements sont supprimés selon un calendrier défini et font l'objet de journaux d'audit complets. Les opérations de suppression sont attribuables et vérifiables.
02
Conservation légale avec traçabilité complète
Vault prend en charge les mesures de conservation à des fins juridiques qui prévalent sur la suppression programmée. Chaque mesure de conservation dispose de sa propre piste d'audit, indiquant notamment qui l'a appliquée, en vertu de quelle autorité et à quelle date elle a été levée.
03
L'intégrité au fil du temps
Les enregistrements sont conservés à l'aide de contrôles d'inaltérabilité, d'horodatages et d'enregistrements de preuves conformes aux normes ETSI TS 119 511 et 119 512. L'intégrité peut être préservée malgré l'évolution des algorithmes cryptographiques.
04
Préservation authentique
Vault conserve les documents dans leur forme authentique. Lorsque des copies dérivées sont créées à d'autres fins, l'original peut être conservé parallèlement à celles-ci.
05
Modes « Référence » et « Copie »
Vault prend en charge à la fois la conservation de copies complètes et la conservation par référence récupération. Lorsque l'on recourt à la dérogation prévue à l'article 77, paragraphe 2, des procédures de récupération peuvent être définies et testées.
06
Validation à long terme des justificatifs de portefeuille
Vault conserve le contexte de vérification pour les présentations EUDI Wallet et les QEAA, et applique les enregistrements de preuves, les horodatages et les augmentations conformément à la norme ETSI TS 119 511. Les processus de renouvellement des preuves en cas de modification cryptographique sont déjà opérationnels en production.
07
Une conservation qualifiée soutenue par le statut de QTSP
Pour les organisations qui ont besoin d'une solution certifiée QTSP pour la conservation des justificatifs d'inscription dans un portefeuille numérique, Docbyte peut associer la validation à long terme et le renouvellement des justificatifs à son statut de « Qualified Preservation ».
08
Accès adapté aux inspections
Vault Explorer offre aux inspecteurs et aux auditeurs un accès contrôlé et limité dans le temps, sans exposer les systèmes opérationnels. Chaque accès est consigné.
09
Cohérence transfrontalière
Un seul déploiement de Vault permet de répondre aux besoins des entités soumises à cette obligation dans plusieurs juridictions, grâce à des politiques cohérentes et conformes aux AMLR.
10
Les personnes concernées
À l'intention des banques et des établissements financiers
L'AMLR remplace les transpositions nationales de l'AMLD sur lesquelles de nombreux établissements financiers se sont appuyés. Les politiques internes de conservation des données, les configurations d’archivage et les procédures de suppression doivent être réexaminées à la lumière de l’article 77 bien avant le 10 juillet 2027. L’acceptation des portefeuilles prendra effet à compter du 24 décembre 2027. Vault offre une couche de conservation pour les contrôles formalisés par l’AMLR et la conservation à long terme des preuves introduite par l’EUDIW.
À l'attention des compagnies d'assurance
Beaucoup assurance Ces produits relèvent du champ d'application de l'AMLR dans le cadre de l'assurance-vie, de l'assurance liée à des placements et de certains cas d'utilisation relevant de l'assurance générale. Les dossiers relatifs à la vigilance à l'égard de la clientèle, les évaluations des risques liés aux sinistres et les données sur la propriété effective sont tous soumis à l'obligation de conservation prévue à l'article 77.
À l'attention des comptables, des commissaires aux comptes et des conseillers fiscaux
La directive AMLR s'applique directement à l'ensemble de la profession comptable. Les petits cabinets qui s'appuyaient auparavant sur les règles nationales en matière de tenue des registres relatifs à la lutte contre le blanchiment d'argent devront désormais se conformer à une norme européenne uniforme.
Pour le secteur immobilier, le secteur juridique et les autres secteurs soumis à cette obligation
Les agents immobiliers, les notaires, les avocats chargés de certaines transactions, les opérateurs de jeux d’argent et d’autres entités assujetties non financières relèvent également de ce champ d’application. L’AMLR transforme la tenue des registres en matière de lutte contre le blanchiment d’argent, qui relevait auparavant d’une interprétation nationale, en une norme directement applicable.
À l'attention des prestataires de services liés aux crypto-actifs
L'AMLR étend explicitement les obligations prévues par l'AML aux CASP. Les informations relatives à la vigilance à l'égard de la clientèle, les registres des transactions et les données relevant de la « règle des voyages » doivent tous être conservés conformément à l'article 77.
À l'attention des délégués à la protection des données
L'article 77 fixe un délai maximal strict pour la conservation des données relatives à la lutte contre le blanchiment d'argent et prévoit leur suppression obligatoire au bout de cinq ans. Cette disposition est en parfaite adéquation avec le principe de minimisation des données prévu par le RGPD.
À l'attention des équipes chargées de l'identité numérique et de l'intégration
L'acceptation du portefeuille EUDI deviendra obligatoire pour les parties de confiance à compter du 24 décembre 2027. Les preuves d'intégration passeront de copies de documents à des présentations cryptographiques, des attestations d'attributs et des contextes de vérification. L’archive qui stocke ces preuves doit les conserver de manière vérifiable pendant toute la durée de conservation prévue à l’article 77. Vault combine validation à long terme, enregistrement des preuves, enrichissement et un parcours de conservation soutenu par un QTSP pour les organisations qui ont besoin d’une assurance probatoire plus solide au fil du temps.
Preuve de satisfaction client correspondante
EDR Credit Services : Traitement intelligent des documents pour les processus financiers
EDR Credit Services utilise Docbyte pour automatiser la classification, l'extraction et l'anonymisation des documents dans le cadre de flux de travail financiers à haut volume. Cette étude de cas montre comment les processus liés aux documents financiers soumis à une réglementation peuvent être à la fois vérifiables et efficaces.
FEDERALE Insurance : Classification par auto-apprentissage à grande échelle
FEDERALE Insurance utilise Docbyte pour la gestion centralisée et classifiée des documents dans l'ensemble de ses services. Ce cas illustre comment une même infrastructure peut répondre à la fois aux exigences de conformité et aux besoins du service client.
Foire aux questions
Dans quels cas la réglementation AMLR s'applique-t-elle à votre organisation ?
Le règlement AMLR est entré en vigueur le 9 juillet 2024 et s'applique à compter du 10 juillet 2027. À compter de cette date, les règles relatives à la conservation des documents prévues à l'article 77 s'appliquent de manière uniforme dans toute l'Union européenne et remplacent les transpositions nationales des précédentes directives en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux. Les préparatifs doivent débuter bien avant cette date, en particulier pour les entités assujetties exerçant des activités transfrontalières qui doivent harmoniser les documents conservés en vertu de différentes réglementations nationales.
Comment l'AMLR interagit-il avec le portefeuille EUDI ?
L'article 22 de l'AMLR reconnaît le portefeuille d'identité numérique européen (EUDI Wallet) et les attestations électroniques qualifiées d'attributs comme des moyens valables de diligence raisonnable à l'égard de la clientèle dans le cadre de la souscription à distance. En vertu de l’article 5 septies, paragraphe 2, du règlement eIDAS 2.0, les entités réglementées, y compris les établissements financiers, devront accepter le portefeuille EUDI à des fins d’identification dans des cas de figure définis à compter du 24 décembre 2027.
Pour les services d'archives, cela signifie que les dossiers CDD comprendront de plus en plus des preuves issues de portefeuilles cryptographiques, et non plus uniquement des copies de documents. Cela ouvre la voie à une validation à long terme, à la constitution de dossiers de preuves, à l'enrichissement des données et, dans certains cas, à une voie de conservation qualifiée soutenue par un QTSP, afin de garantir une assurance probatoire à long terme plus solide.
Mon organisation est-elle une entité soumise aux obligations prévues par l'AMLR ?
La directive AMLR maintient et élargit la liste des entités assujetties établie par les précédentes directives en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux. Elle comprend les établissements de crédit, les établissements financiers, les compagnies d’assurance pour certains produits, les entreprises d’investissement, les prestataires de services de paiement, les prestataires de services liés aux crypto-actifs, les opérateurs de jeux d’argent, les comptables, les commissaires aux comptes, les conseillers fiscaux, les notaires, les avocats intervenant dans des transactions spécifiques, les agents immobiliers, les commerçants vendant des biens de grande valeur dépassant les seuils définis, et d’autres encore. L’article 3 de l’AMLR en présente la liste complète.
Comment la période de conservation de cinq ans est-elle appliquée dans la pratique ?
L'article 77, paragraphe 3, fixe une durée de conservation uniforme de cinq ans. Le délai de cinq ans court à compter de la première des dates suivantes : la fin de la relation d'affaires, la date d'une opération ponctuelle ou la date à laquelle l'entité assujettie refuse d'établir une relation ou d'effectuer une opération. Au terme de ces cinq ans, les données à caractère personnel doivent être effacées, sauf disposition contraire prévue par une autre loi de l’Union ou une loi nationale. Les autorités compétentes peuvent exiger, au cas par cas, une conservation plus longue, dans la limite d’une durée maximale totale de dix ans.
Les fiches peuvent-elles être remplacées par des références ?
L'article 77, paragraphe 2, autorise la conservation de certains documents et informations sous forme de références plutôt que de copies, à condition que l'entité soumise à cette obligation ait consigné dans ses procédures internes : (a) les catégories d'informations pour lesquelles des références sont conservées, et (b) les procédures permettant de fournir ces informations aux autorités compétentes à leur demande. La dérogation relative aux références ne dispense pas de l’obligation de produire les documents originaux lorsqu’ils sont demandés.
Comment l'AMLR s'articule-t-il avec le RGPD ?
La conservation des données au titre de l’AMLR est strictement liée à la lutte contre le blanchiment de capitaux et au financement du terrorisme (AML/CFT) et est limitée à cinq ans, cette durée pouvant être prolongée au cas par cas jusqu’à dix ans. Le RGPD impose le principe de minimisation des données et la limitation de la durée de conservation. La suppression prévue à l’article 77 au terme de la période de cinq ans rend effective la limitation de la durée de conservation dans le contexte de la lutte contre le blanchiment de capitaux. Lorsque d’autres dispositions du droit de l’Union ou du droit national exigent une conservation au-delà de cinq ans, cette base secondaire doit elle-même être conforme au RGPD.
Préparez vos archives pour le 10 juillet 2027
L'article 77 de l'AMLR s'applique à compter du 10 juillet 2027. L'acceptation du portefeuille EUDI interviendra le 24 décembre 2027. Si votre système d’archivage actuel a été principalement conçu pour le stockage et la consultation, c’est le moment de vérifier s’il prend également en charge la politique de suppression, la consultation à des fins de contrôle et la vérifiabilité à long terme des preuves d’intégration.