L'impact d'eIDAS sur l'archivage à long terme des documents RH

Qu'est-ce que eIDAS et pourquoi les RH devraient-elles s'en préoccuper ?

Les services des ressources humaines (RH) gèrent les dossiers sensibles des employés, qu'il s'agisse de contrats, de fiches de paie, de rapports de performance ou d'accords signés. Mais la gestion légale de ces dossiers au fil du temps n'est pas aussi simple que le simple fait de les stocker sur un serveur sécurisé.

C'est ici que eIDAS arrive.

eIDAS (Services d'identification électronique, d'authentification et de confiance) est un règlement de l'UE qui définit la manière dont les documents et les signatures électroniques doivent être traités pour rester légalement valides. Il fixe des normes strictes pour la vérification de l'identité, les signatures numériques et l'archivage à long terme. Ces normes sont particulièrement importantes pour les documents susceptibles de servir de preuves juridiques à l'avenir.

Ce règlement est important pour les équipes RH pour une raison essentielle :

Un contrat ou un accord signé numériquement n'est juridiquement valable que si l'intégrité, l'authenticité et la traçabilité du fichier peuvent être garanties, même des années après sa création.

Si vos archives documentaires actuelles ne remplissent pas ces conditions, vous courez un risque. Il s'agit notamment des systèmes RH courants ou des dossiers partagés qui ne préservent pas les signatures numériques expirées ou qui n'appliquent pas les règles légales d'horodatage et de conservation.

 

Le risque de perte de validité juridique au fil du temps

Lorsqu'un document RH est signé numériquement, il acquiert une valeur juridique, tout comme une signature manuscrite. Mais contrairement à l'encre sur le papier, les signatures numériques peuvent expirer. Au fil du temps, les méthodes de cryptage changent, les certificats deviennent obsolètes et la preuve juridique originale peut ne plus tenir devant un tribunal.

Il s'agit d'un risque sérieux pour les équipes RH qui sont chargées de conserver les contrats de travail, les dossiers disciplinaires et d'autres documents essentiels pendant cinq, dix, voire trente ans, en fonction de la législation locale.

De nombreux systèmes RH n'ont pas été conçus pour cela. Ils stockent des PDF ou des scans, mais ils ne le font pas :

• Contrôler l'expiration de la signature
• Appliquer des horodatages qualifiés
• Suivi des délais de conservation des documents juridiques
• Enregistrer chaque accès ou modification avec des preuves de qualité juridique

 

Cela signifie que vos documents peuvent sembler valides, mais qu'ils n'ont plus la preuve juridique nécessaire en cas de litige, d'audit ou d'action en justice.

eIDAS résout ce problème, mais seulement si vos archives respectent ses exigences en matière de conservation avancée.

 

Comment eIDAS définit les normes d'archivage légal

eIDAS 2.0La dernière version du règlement de l'UE, qui est entrée en vigueur le 1er janvier 2009, est la suivante 20 mai 2024La norme ISO 9001:2000 va au-delà des signatures électroniques. Il définit la manière dont les documents numériques doivent être stockés pour préserver leur valeur juridique dans le temps.

Pour les documents RH, cela signifie qu'il faut respecter des exigences claires en matière de preuves, de traçabilité et d'intégrité.

Voici les principes clés de l'archivage dans le cadre d'eIDAS :

• Intégrité : Les documents doivent rester inviolables dès leur archivage.
• Authenticité : L'origine et la paternité d'un document doivent pouvoir être prouvées à tout moment.
• Horodatage : Un horodatage qualifié doit être appliqué pour confirmer l'heure exacte à laquelle un document a été stocké ou signé.
• L'auditabilité : Chaque accès, modification ou vérification doit être enregistré et légalement vérifiable.
• Préservation de la signature : Même après l'expiration d'une signature numérique, les archives doivent conserver la preuve qu'elle était valide au moment de la signature.

 

 

Pour se conformer à eIDAS, les archives doivent utiliser Prestataires de services fiduciaires qualifiés (PSFQ). Il s'agit d'organisations qui respectent des normes juridiques et de sécurité strictes au niveau de l'UE.

Docbyte est l'un de ces fournisseurs. En tant que QTSP certifié BELACIl offre des archives légales qui non seulement répondent aux exigences de l'eIDAS, mais les intègrent aussi directement dans les flux de travail des ressources humaines.

 

Pourquoi les archives RH classiques ne sont pas conformes

La plupart des départements RH utilisent des plateformes telles que les systèmes SIRH, les disques en nuage ou les systèmes de gestion des documents (SGD) et autres outils similaires pour stocker les fichiers des employés. Bien que ces systèmes puissent offrir un cryptage et un contrôle d'accès strict, ils répondent rarement aux normes d'archivage eIDAS.

Voici pourquoi :

• Pas de signature Manipulation d'expiration : Ils ne préservent pas la preuve juridique d'une signature après l'expiration de son certificat.
• Non Horodatage légal : Ils appliquent des horodatages génériques au lieu des horodatages qualifiés requis par eIDAS.
• Absence de chaînes d'audit : Rares sont les plates-formes qui suivent chaque action avec un enregistrement de qualité.
• Pas de soutien ERS : La plupart des systèmes ne sont pas équipés pour gérer Syntaxe d'enregistrement des preuves (ERS)Le mécanisme qui prouve l'intégrité d'un document dans le temps.
• La conservation est manuelle : Les règles légales de conservation sont rarement automatisées ou applicables par le biais de métadonnées.

 

 

En bref, ces systèmes se concentrent sur le stockage numérique. Ils n'assurent pas la conservation juridique.

Les responsables des ressources humaines sont donc exposés à des risques :

• Non-respect de la réglementation européenne
• Litiges avec des employés ou des syndicats
• Échec des audits ou des examens de la protection des données

 

En l'absence d'archives conformes à la législation, même les dossiers RH bien gérés peuvent devenir juridiquement inutiles au fil du temps.

 

Comment Docbyte assure un archivage RH conforme à eIDAS

Docbyte Vault a été conçu spécifiquement pour répondre aux exigences légales fixées par la Commission européenne. eIDAS, RGPDet le droit belge. Il va bien au-delà des systèmes traditionnels de stockage et d'archivage numériques en préservant activement la validité juridique des documents RH, quelle que soit la durée de leur conservation.

Voici ce qui distingue le coffre-fort numérique de Docbyte :

• Prestataire de services fiduciaires qualifié (PSFQ) : Docbyte est officiellement certifiée par BELAC et inscrite sur la liste de l'Union européenne. Liste de confiance de l'UE. Cela signifie que ses services répondent aux normes juridiques les plus élevées définies dans le cadre de l'eIDAS.
• Préservation de la signature : La plateforme utilise ERS (Evidence Record Syntax) pour préserver les signatures numériques, même après l'expiration du certificat cryptographique.
• Horodatage qualifié : Chaque fichier est horodaté avec un sceau juridiquement contraignant, prouvant la date d'archivage ou de signature.
• Pistes d'audit et contrôles d'intégrité : Chaque document est contrôlé pour éviter toute falsification et suivi avec des chaînes de preuves complètes.
• Conservation et contrôle d'accès : Des politiques automatisées garantissent que les dossiers RH sont conservés exactement pendant la durée requise, et pas un jour de plus.

 

En bref, Docbyte Vault, disponible en tant que plateforme SaaS sécurisée, transforme l'archivage numérique en une protection juridique. 

 

L'avenir de l'archivage des ressources humaines commence par la confiance

À mesure que les ressources humaines se numérisent, la responsabilité de préserver l'intégrité juridique s'accroît. Les réglementations telles qu'eIDAS ne sont plus optionnelles. Elles constituent désormais la base d'une gestion conforme et sécurisée des documents RH.

L'archivage ne consiste plus seulement à sauvegarder des fichiers de manière sécurisée et structurée. Il s'agit de prouver leur valeur juridique, leur authenticité et leur conformité à la législation européenne aussi longtemps qu'ils sont nécessaires.

Docbyte est bien plus qu'un système logiciel de stockage de documents RH. Il offre un coffre-fort numérique entièrement certifié et conforme à la législation, conçu pour protéger vos dossiers RH, votre organisation et vos employés.

Découvrez comment Docbyte Vault for HR peut protéger votre organisation :

https://www.docbyte.com/human-resources/