Hoe eIDAS de archivering van HR-documenten op lange termijn beïnvloedt

Wat is eIDAS en waarom zou HR zich ermee bezig moeten houden?

Personeelsafdelingen beheren gevoelige personeelsdossiers, van contracten en loonstroken tot prestatierapporten en ondertekende overeenkomsten. Maar het legaal beheren van deze bestanden in de loop der tijd is niet zo eenvoudig als ze gewoon opslaan op een beveiligde server.

Dit is waar eIDAS komt binnen.

eIDAS (Elektronische identificatie, authenticatie en vertrouwensdiensten) is een EU-verordening die bepaalt hoe elektronische documenten en handtekeningen moeten worden behandeld om rechtsgeldig te blijven. Het stelt strenge normen voor identiteitsverificatie, digitale handtekeningen en archivering op lange termijn. Deze zijn vooral belangrijk voor documenten die in de toekomst nodig kunnen zijn als wettelijk bewijs.

Deze regelgeving is om één belangrijke reden van belang voor HR-teams:

Een digitaal ondertekend contract of overeenkomst is alleen rechtsgeldig als de integriteit, authenticiteit en traceerbaarheid van het bestand kan worden gegarandeerd, zelfs jaren nadat het is gemaakt.

Als uw huidige documentarchief niet aan deze voorwaarden voldoet, loopt u een risico. Denk hierbij aan veelgebruikte HR-systemen of gedeelde mappen waarin verlopen digitale handtekeningen niet worden bewaard of waarin de wettelijke regels voor tijdstempels en bewaren niet worden toegepast.

 

Het risico dat de rechtsgeldigheid na verloop van tijd verloren gaat

Wanneer een HR-document digitaal wordt ondertekend, krijgt het juridisch gewicht, net als een handgeschreven handtekening. Maar in tegenstelling tot inkt op papier, kunnen digitale handtekeningen verlopen. Na verloop van tijd veranderen encryptiemethoden, certificaten raken verouderd en het kan zijn dat het originele wettelijke bewijs niet langer standhoudt in de rechtszaal.

Dit is een ernstig risico voor HR-teams die verantwoordelijk zijn voor het vijf, tien of zelfs dertig jaar bewaren van arbeidscontracten, disciplinaire dossiers en andere belangrijke documenten, afhankelijk van de lokale wetgeving.

Veel HR-systemen zijn hier niet voor gemaakt. Ze slaan PDF's of scans op, maar dat doen ze niet:

• Verval van handtekeningen bewaken
• Gekwalificeerde tijdstempels toepassen
• Deadlines voor wettelijke retentie bijhouden
• Log elke toegang of wijziging met bewijs van juridische kwaliteit

 

Dat betekent dat je documenten er geldig uitzien, maar niet langer het wettelijke bewijs hebben dat nodig is bij een geschil, audit of rechtszaak.

eIDAS pakt dit probleem aan, maar alleen als uw archief de geavanceerde preserveringseisen volgt.

 

Hoe eIDAS wettelijke archiveringsstandaarden definieert

eIDAS 2.0, de laatste versie van de EU-verordening die van kracht werd op 20 mei 2024gaat verder dan elektronische handtekeningen. Het definieert hoe digitale records moeten worden opgeslagen om hun juridische waarde in de loop der tijd te behouden.

Voor HR-documenten betekent dit het volgen van duidelijke vereisten voor bewijs, traceerbaarheid en integriteit.

Dit zijn de belangrijkste archiveringsprincipes onder eIDAS:

• Integriteit: Documenten moeten fraudebestendig blijven vanaf het moment dat ze worden gearchiveerd.
• Authenticiteit: De oorsprong en het auteurschap van een document moeten op elk moment kunnen worden bewezen.
• Tijdstempeling: Er moet een gekwalificeerde tijdstempel worden gebruikt om de exacte tijd te bevestigen waarop een document is opgeslagen of ondertekend.
• Controleerbaarheid: Elke toegang, wijziging of verificatie moet worden vastgelegd en wettelijk verifieerbaar zijn.
• Handtekening Behoud: Zelfs nadat een digitale handtekening verlopen is, moet het archief bewijs bewaren dat deze geldig was op het moment van ondertekening.

 

 

Om aan eIDAS te voldoen, moeten archieven het volgende gebruiken Gekwalificeerde aanbieders van vertrouwensdiensten (QTSP's). Dit zijn organisaties die voldoen aan strenge beveiligings- en wettelijke normen op EU-niveau.

Docbyte is een van die aanbieders. Als BELAC-gecertificeerd QTSPHet biedt een juridisch archief dat niet alleen voldoet aan de eIDAS-vereisten, maar deze ook rechtstreeks in HR-workflows integreert.

 

Waarom typische HR-archieven niet voldoen

De meeste HR-afdelingen gebruiken platforms zoals HRIS-systemen, cloud drives of document management systemen (DMS) en vergelijkbare tools om werknemersbestanden op te slaan. Hoewel deze systemen codering en strikte toegangscontrole bieden, voldoen ze zelden aan de eIDAS-archiveringsnormen.

Dit is waarom:

• Geen Handtekening Vervaldatum Behandeling: Ze bewaren het wettelijke bewijs van een handtekening niet nadat het certificaat verlopen is.
• Geen wettelijke tijdstempel: Ze gebruiken generieke tijdstempels in plaats van de gekwalificeerde tijdstempels die eIDAS vereist.
• Gebrek aan controleketens: Er zijn maar weinig platforms die elke actie bijhouden met een logboek dat bewijs levert.
• Geen ERS-ondersteuning: De meeste systemen zijn niet uitgerust om Syntaxis voor bewijsstukken (ERS)Het mechanisme dat de integriteit van een document in de loop van de tijd bewijst.
• Retentie is handmatig: Wettelijke bewaarregels zijn zelden geautomatiseerd of afdwingbaar via metadata.

 

 

Kortom, deze systemen richten zich op digitale opslag. Ze zorgen niet voor wettelijke bewaring.

Dit stelt HR-leiders bloot aan risico's:

• Niet-naleving van Europese regelgeving
• Juridische geschillen met werknemers of vakbonden
• Mislukte audits of beoordelingen van gegevensbescherming

 

Zonder een wettelijk archief kunnen zelfs goed beheerde HR-dossiers na verloop van tijd juridisch onbruikbaar worden.

 

Hoe Docbyte zorgt voor eIDAS-conforme HR archivering

Docbyte Vault is speciaal gebouwd om te voldoen aan de wettelijke vereisten van eIDAS, GDPRen Belgische wetgeving. Het gaat veel verder dan traditionele digitale opslag en digitale archiveringssystemen door actief de rechtsgeldigheid van HR-documenten te behouden, ongeacht hoe lang ze bewaard moeten worden.

Dit is wat de digitale kluis van Docbyte zo bijzonder maakt:

• Qualified Trust Service Provider (QTSP): Docbyte is officieel gecertificeerd door BELAC en opgenomen in de EU vertrouwenslijst. Dit betekent dat de diensten voldoen aan de hoogste wettelijke normen die zijn gedefinieerd onder eIDAS.
• Handtekening Behoud: Het platform gebruikt ERS (Syntax van bewijsstukken) om digitale handtekeningen te bewaren, zelfs nadat het cryptografische certificaat is verlopen.
• Gekwalificeerde tijdstempels: Elk bestand is voorzien van een tijdstempel met een wettelijk bindend zegel, dat bewijst wanneer het is gearchiveerd of ondertekend.
• Controletrajecten en integriteitscontroles: Elk document wordt gecontroleerd op vervalsing en gevolgd met volledige bewijsketens.
• Bewaring en toegangscontrole: Geautomatiseerde beleidsregels zorgen ervoor dat HR-dossiers precies zo lang worden bewaard als nodig is, en geen dag langer.

 

Kortom, Docbyte Vault, beschikbaar als een veilig SaaS platform, maakt van digitale archivering een juridische waarborg. 

 

De toekomst van HR-archivering begint met vertrouwen

Naarmate HR digitaler wordt, groeit de verantwoordelijkheid om de juridische integriteit te bewaren. Regelgeving zoals eIDAS is niet langer optioneel. Ze vormen nu de basis voor een compliant en veilig beheer van HR-documenten.

Archivering gaat niet langer alleen over het veilig en gestructureerd opslaan van bestanden. Het gaat om het aantonen van hun juridische waarde, hun authenticiteit en hun conformiteit met de EU-wetgeving zolang ze nodig zijn.

Docbyte biedt veel meer dan een softwaresysteem om HR-documenten op te slaan. Het biedt een volledig gecertificeerde, wettelijke digitale kluis die ontworpen is om uw HR-documenten, uw organisatie en uw werknemers te beschermen.

Ontdek hoe Docbyte Vault voor HR uw organisatie kan beschermen:

https://www.docbyte.com/human-resources/