Wie sich eIDAS auf die langfristige Archivierung von Personalunterlagen auswirkt

Was ist eIDAS und warum sollte dies für die Personalabteilung von Bedeutung sein?

Personalabteilungen (HR) verwalten sensible Mitarbeiterdaten, von Arbeitsverträgen und Gehaltsabrechnungen bis hin zu Leistungsbeurteilungen und unterzeichneten Vereinbarungen. Diese Unterlagen jedoch langfristig rechtskonform zu verwalten, ist nicht so einfach, wie sie lediglich auf einem sicheren Server zu speichern.

Hier ist der Ort, an dem eIDAS kommt ins Spiel.

eIDAS (Elektronische Identifizierung, Authentifizierung und Vertrauensdienste) ist eine EU-Verordnung, die festlegt, wie elektronische Dokumente und Signaturen zu behandeln sind, damit sie ihre Rechtsgültigkeit behalten. Sie legt strenge Standards für die Identitätsprüfung, digitale Signaturen und die Langzeitarchivierung fest. Diese sind besonders wichtig für Dokumente, die in Zukunft möglicherweise als Beweismittel vor Gericht benötigt werden.

Diese Vorschrift ist für Personalabteilungen aus einem entscheidenden Grund von Bedeutung:

Ein digital signierter Vertrag oder eine digital signierte Vereinbarung ist nur dann rechtsgültig, wenn die Integrität, Echtheit und Rückverfolgbarkeit der Datei auch noch Jahre nach ihrer Erstellung gewährleistet werden können.

Sollte Ihr derzeitiges Dokumentenarchiv diese Bedingungen nicht erfüllen, sind Sie einem Risiko ausgesetzt. Dazu zählen gängige HR-Systeme oder gemeinsam genutzte Ordner, in denen abgelaufene digitale Signaturen nicht aufbewahrt werden oder die keine gesetzlichen Vorschriften zur Zeitstempelung und Aufbewahrung einhalten.

Das Risiko, im Laufe der Zeit seine Rechtsgültigkeit zu verlieren

Wenn ein Personaldokument digital signiert wird, erhält es ebenso wie eine handschriftliche Unterschrift rechtliche Gültigkeit. Im Gegensatz zu einer Unterschrift mit Tinte auf Papier können digitale Signaturen jedoch ihre Gültigkeit verlieren. Im Laufe der Zeit ändern sich Verschlüsselungsverfahren, Zertifikate werden ungültig, und der ursprüngliche Rechtsnachweis ist vor Gericht möglicherweise nicht mehr stichhaltig.

Dies stellt ein erhebliches Risiko für Personalabteilungen dar, die dafür verantwortlich sind, Arbeitsverträge, Disziplinarakten und andere wichtige Dokumente je nach den örtlichen gesetzlichen Bestimmungen fünf, zehn oder sogar dreißig Jahre lang aufzubewahren.

Viele HR-Systeme wurden nicht für diesen Zweck entwickelt. Sie speichern zwar PDF-Dateien oder Scans, bieten jedoch folgende Funktionen nicht:

Ablauf der Signatur überwachen
Qualifizierte Zeitstempel anwenden
Beachten Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
Protokollieren Sie jeden Zugriff oder jede Änderung mit rechtsgültigen Nachweisen

Das bedeutet, dass Ihre Dokumente zwar gültig erscheinen mögen, jedoch nicht mehr über die rechtliche Beweiskraft verfügen, die im Falle eines Rechtsstreits, einer Prüfung oder eines Gerichtsverfahrens erforderlich ist.

eIDAS befasst sich mit diesem Problem, allerdings nur, wenn Ihr Archiv die darin festgelegten Anforderungen an die Langzeitarchivierung erfüllt.

Wie eIDAS die rechtlichen Standards für die Archivierung definiert

eIDAS 2.0, die neueste Fassung der EU-Verordnung, die am 20. Mai 2024, geht über elektronische Signaturen hinaus. Es legt fest, wie digitale Aufzeichnungen aufbewahrt werden müssen, um ihre Rechtswirksamkeit langfristig zu gewährleisten.

Für Personalunterlagen bedeutet dies, dass klare Anforderungen hinsichtlich Nachweisfähigkeit, Rückverfolgbarkeit und Integrität einzuhalten sind.

Nachfolgend sind die wichtigsten Archivierungsgrundsätze gemäß eIDAS aufgeführt:

Integrität: Dokumente müssen ab dem Zeitpunkt ihrer Archivierung vor Manipulationen geschützt sein.
Authentizität: Die Herkunft und die Urheberschaft eines Dokuments müssen jederzeit nachweisbar sein.
Zeitstempel: Es muss ein qualifizierter Zeitstempel angebracht werden, um den genauen Zeitpunkt zu bestätigen, zu dem ein Dokument gespeichert oder unterzeichnet wurde.
Nachvollziehbarkeit: Jeder Zugriff, jede Änderung und jede Überprüfung muss protokolliert und rechtlich nachweisbar sein.
Erhaltung der Unterschrift: Auch nach Ablauf einer digitalen Signatur muss das Archiv den Nachweis aufbewahren, dass diese zum Zeitpunkt der Unterzeichnung gültig war.

Docbyte: Optimierung der Dokumentenprüfung und -bearbeitung

Um die Anforderungen der eIDAS-Richtlinie zu erfüllen, müssen Archive Folgendes verwenden: Qualifizierte Vertrauensdienstleister (QTSPs). Es handelt sich hierbei um Organisationen, die strenge Sicherheits- und Rechtsstandards auf EU-Ebene erfüllen.

Docbyte ist einer dieser Anbieter. Als BELAC-zertifiziertes QTSP, bietet es ein Rechtsarchiv, das nicht nur die eIDAS-Anforderungen erfüllt, sondern diese auch direkt in die Personalabläufe integriert.

Warum herkömmliche Personalakten den Anforderungen nicht entsprechen

Die meisten Personalabteilungen nutzen Plattformen wie HRIS-Systeme, Cloud-Speicher oder Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sowie ähnliche Tools zur Speicherung von Personalakten. Auch wenn diese Systeme möglicherweise Verschlüsselung und strenge Zugriffskontrollen bieten, erfüllen sie selten die eIDAS-Archivierungsstandards.

Und zwar aus folgendem Grund:

Behandlung bei Ablauf der Gültigkeit ohne Signatur: Sie bewahren den rechtlichen Nachweis einer Signatur nach Ablauf ihres Zertifikats nicht auf.
Keine rechtlich verbindliche Zeitstempelung: Sie verwenden generische Zeitstempel anstelle der von eIDAS geforderten qualifizierten Zeitstempel.
Fehlende Prüfpfade: Nur wenige Plattformen erfassen jede Aktion mithilfe einer Protokollierung, die als Beweismittel taugt.
Keine ERS-Unterstützung: Die meisten Systeme sind nicht dafür ausgelegt, Evidence Record Syntax (ERS), der Mechanismus, der die Integrität eines Dokuments über einen längeren Zeitraum hinweg gewährleistet.
Die Aufbewahrung erfolgt manuell: Gesetzliche Aufbewahrungsvorschriften lassen sich nur selten automatisieren oder über Metadaten durchsetzen.

Archivierung von eIDAS-konformen elektronischen Signaturen

Kurz gesagt: Diese Systeme sind auf die digitale Speicherung ausgerichtet. Sie dienen nicht der rechtskonformen Aufbewahrung.

Dadurch sind Führungskräfte im Personalwesen Risiken ausgesetzt:

Nichteinhaltung europäischer Vorschriften
Rechtsstreitigkeiten mit Mitarbeitern oder Gewerkschaften
Nicht bestandene Audits oder Datenschutzprüfungen

Ohne ein rechtskonformes Archiv können selbst gut geführte Personalakten im Laufe der Zeit rechtlich unbrauchbar werden.

Wie Docbyte eine eIDAS-konforme Archivierung im Personalwesen gewährleistet

Docbyte Vault wurde speziell entwickelt, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, die von eIDAS, DSGVO, sowie nach belgischem Recht. Es geht weit über herkömmliche digitale Speicher- und Archivierungssysteme hinaus, indem es die Rechtsgültigkeit von Personalunterlagen aktiv gewährleistet, unabhängig davon, wie lange diese aufbewahrt werden müssen.

Folgendes zeichnet den digitalen Tresor von Docbyte aus:

Qualifizierter Trust-Dienstleister (QTSP): Docbyte ist offiziell von BELAC zertifiziert und im EU-Vertrauensliste. Das bedeutet, dass seine Dienste den höchsten rechtlichen Standards entsprechen, die im Rahmen der eIDAS-Verordnung festgelegt sind.
Erhaltung der Unterschrift: Die Plattform nutzt ERS (Evidence Record Syntax) um digitale Signaturen auch nach Ablauf des kryptografischen Zertifikats zu bewahren.
Qualifizierte Zeitstempel: Jede Datei wird mit einem rechtsverbindlichen Zeitstempel versehen, der belegt, wann sie archiviert oder unterzeichnet wurde.
Prüfpfade und Integritätsprüfungen: Jedes Dokument wird auf Manipulationen überprüft und anhand lückenloser Nachweisketten nachverfolgt.
Aufbewahrung und Zugriffskontrolle: Automatisierte Richtlinien stellen sicher, dass Personalunterlagen genau so lange aufbewahrt werden, wie es erforderlich ist – und keinen Tag länger.

Kurz gesagt: Docbyte Vault, das als sichere SaaS-Plattform verfügbar ist, macht die digitale Archivierung zu einer rechtssicheren Lösung.

Die Zukunft der Personalaktenarchivierung beginnt mit Vertrauen

Je stärker die Digitalisierung im Personalwesen voranschreitet, desto größer wird die Verantwortung für die Wahrung der rechtlichen Integrität. Vorschriften wie eIDAS sind nicht mehr optional. Sie bilden mittlerweile die Grundlage für ein konformes und sicheres Dokumentenmanagement im Personalwesen.

Bei der Archivierung geht es nicht mehr nur darum, Dateien auf sichere und strukturierte Weise zu speichern. Es geht darum, ihren rechtlichen Wert, ihre Echtheit und ihre Übereinstimmung mit dem EU-Recht so lange nachzuweisen, wie dies erforderlich ist.

Docbyte bietet weit mehr als nur ein Softwaresystem zur Speicherung von Personalunterlagen. Es handelt sich um einen vollständig zertifizierten, rechtskonformen digitalen Speicher, der darauf ausgelegt ist, Ihre Personalunterlagen, Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter zu schützen.

Erfahren Sie, wie Docbyte Vault for HR Ihr Unternehmen schützen kann:

https://www.docbyte.com/human-resources/

“Mit großer Macht geht große Verantwortung einher.”

– Onkel Ben, Spider-Man