Dutch 
English 
French 
German 
Governance, retentie en levenscycluscontrole
Informatie voor altijd bewaren is geen compliance. Informatie te vroeg verwijderen is een juridisch risico.
Effectief digitaal bestuur vereist dat informatie wordt bewaard, beschermd en verwijderd volgens duidelijk gedefinieerde regels, met volledige traceerbaarheid van elke beslissing. Docbyte Vault is ontworpen om governance af te dwingen gedurende de gehele levenscyclus van gearchiveerde informatie.
Bewaren, wettelijk vasthouden en verwijderen zijn geen handmatige bijkomstigheden. Het zijn integrale, controleerbare processen.
Deze controles worden vooral belangrijk in buitengebruikstelling van applicaties, archivering op lange termijn en gekwalificeerde elektronische archivering programma's.
Retentiebeleid
Docbyte Vault ondersteunt op beleid gebaseerde retentie in overeenstemming met wettelijke, regelgevende en organisatorische vereisten.
Retentieregels kunnen gedefinieerd worden op basis van documenttype, context, metadata of classificatie. Zodra deze regels zijn toegepast, worden ze automatisch afgedwongen, waardoor een consistent bewaargedrag over grote hoeveelheden gearchiveerde informatie wordt gegarandeerd.
Bewaarperioden zijn transparant en controleerbaar, zodat organisaties tijdens audits en inspecties kunnen aantonen dat ze aan de eisen voldoen.
Belangrijkste mogelijkheden
- Op regels gebaseerd retentiebeleid
- Automatisch afdwingen van bewaarperioden
- Afstemming op wettelijke en regelgevende verplichtingen
- Duidelijke zichtbaarheid van retentiestatus
Metadata-gestuurde bestandsplanning en -classificatie
Docbyte Vault gebruikt een metadata-gestuurd bestandsplan dat geconfigureerd en aangepast kan worden na verloop van tijd.
Classificatiestructuren worden afgeleid van metadata en contextuele informatie, in plaats van gecodeerd. Hierdoor kan het bestandsschema evolueren als de behoeften van de organisatie, de regelgeving of de aangewezen gemeenschappen veranderen, zonder de integriteit of bewijskracht van bestaande records aan te tasten.
Door classificatie los te koppelen van statische structuren, ondersteunt Docbyte Vault beheer op lange termijn in dynamische omgevingen.
Belangrijkste mogelijkheden
- Bestandsplan gebaseerd op metadata en context
- Evolutie van classificatiestructuren in de loop der tijd
- Geen wijzigingen aan bestaande archiefpakketten
Verwante oplossing
Beheer wijzigingen, blokkeringen en bewaartermijnen vanuit één interface
Keur wijzigingen in de metagegevens goed voordat deze van kracht worden
Maak aangepaste metadataschema’s aan en onderhoud deze in Vault Admin. Een nieuw schema of een wijziging begint als concept en wordt actief na goedkeuring. Elke goedgekeurde wijziging leidt tot een nieuwe versie. Eerdere versies van het schema en de daaronder vastgelegde metadata blijven beschikbaar, terwijl formulieren en weergaven het goedgekeurde schema volgen.
Hierdoor beschikt uw archiefteam over een gestructureerde manier om de velden toe te voegen die nodig zijn voor een nieuw recordtype of een gewijzigd bedrijfsproces. De goedkeuringsstap zorgt ervoor dat er een onderscheid wordt gemaakt tussen een voorgestelde wijziging en de versie die in het archief wordt gebruikt.
Bekijk welke records tegen verwijdering zijn beveiligd
Het overzicht van juridische bewaarplichten toont welke documenten onder een juridische bewaarplicht vallen en welke documenten tegen verwijdering zijn beveiligd. Bevoegde gebruikers leggen bewaarplichten op en heffen deze op in Vault. Wanneer een zaak een langere bewaartermijn vereist, kunnen bevoegde rollen de bewaartermijn van een pakket verlengen.
Kies en volg de handelingen bij het einde van de bewaartermijn
Opbewaarregels kunnen een pakket bewaren, het overdragen aan een andere bevoegde huurder of gebruikmaken van geconfigureerde verwijderingsworkflows. Ook wanneer een pakket wordt bewaard, wordt het einde van de bewaartermijn ervan vastgelegd in het audittraject. Het audittraject registreert wijzigingen in de status van verwijderingslijsten en het moment waarop een pakket aan een lijst is toegevoegd.
Genereer rapporten op verzoek of volgens een vast schema ter ondersteuning van archiveringsactiviteiten. Bekijk een demo van een schemawijziging en een workflow voor juridische bewaarplicht.
Wettelijke wachttijd & uitzonderingen
In veel scenario's moeten de standaardregels voor het bewaren van gegevens tijdelijk worden opgeschort.
Docbyte Vault ondersteunt juridische bewaarmechanismen die voorkomen dat documenten worden verwijderd wanneer ze onderwerp zijn van een rechtszaak, onderzoek of regelgevend onderzoek. Wettelijke bewaarplichten kunnen selectief worden toegepast en blijven van kracht totdat ze expliciet worden vrijgegeven.
Dit zorgt ervoor dat relevante informatie intact blijft, ongeacht standaard bewaarschema's.
Belangrijkste mogelijkheden
- Opschorting van verwijdering door juridisch beslag
- Selectieve toepassing op specifieke documenten of sets
- Duidelijke documentatie van redenen voor vasthouden en duur
- Volledige traceerbaarheid van uitzonderingen
Gecontroleerd verwijderen & bewijs van verwijdering
Verwijdering is een juridisch belangrijke handeling.
Docbyte Vault zorgt ervoor dat informatie alleen wordt verwijderd wanneer aan de bewaarplicht is voldaan en er geen wettelijke bewaarplicht geldt. Verwijderingsprocessen zijn gecontroleerd, gedocumenteerd en controleerbaar.
Waar nodig kan Docbyte Vault het bewijs leveren dat informatie correct en op het juiste moment werd verwijderd. Dit bewijs van verwijdering is essentieel voor het aantonen van naleving van de regelgeving voor gegevensbescherming en records management.
Belangrijkste mogelijkheden
- Gecontroleerde verwijdering aan het einde van de levensduur
- Preventie van voortijdige verwijdering
- Bewijs van correcte verwijdering
- Afstemming op gegevensbeschermingsverplichtingen
Transparantie en controleerbaarheid van de levenscyclus
Bestuursbeslissingen mogen nooit impliciet of ondoorzichtig zijn.
Docbyte Vault houdt een transparant register bij van bewaarregels, wettelijke bepalingen, toegangsbeslissingen en verwijderingsgebeurtenissen. Dit zorgt ervoor dat de volledige levenscyclus van gearchiveerde informatie kan worden gereconstrueerd en verklaard wanneer dat nodig is.
Door levenscycluscontrole controleerbaar te maken, verandert Docbyte Vault governance van een beleidsdocument in een operationele realiteit.
Waarom dit belangrijk is
- Beslissingen kunnen worden uitgelegd en verdedigd
- Naleving kan worden aangetoond, niet verondersteld
- Governance wordt onderdeel van de bewijsketen
Governance als basis voor compliance
Bewaren, wettelijk vasthouden en wissen zijn geen op zichzelf staande vereisten. Ze vormen de basis voor naleving van de regelgeving, rechtszekerheid en vertrouwen.
Door levenscycluscontrole af te dwingen via technische mechanismen, biedt Docbyte Vault de basis die nodig is voor Gekwalificeerde elektronische archivering (QeArch)) en andere gereguleerde toepassingen.
Deze aspecten worden verder toegelicht in het gedeelte Naleving en vertrouwen.