- +32 9 242 87 30
- hello@docbyte.com
- Kortrijksesteenweg 1144 B 9051 Gent
Hoe informatie een archief binnenkomt, bepaalt later de bewijskracht ervan.
In Docbyte Vault wordt opname niet behandeld als een technische pre-stap of een gemakslaag. Het wordt behandeld als een integraal onderdeel van de vertrouwensketen. Vanaf het allereerste moment dat een document wordt opgenomen, zorgt Docbyte Vault ervoor dat de oorsprong, integriteit en context bewaard blijven op een manier die gebruik op lange termijn voor wet- en regelgeving ondersteunt.
Of documenten nu ingediend worden door externe partijen, verwerkt worden via operationele innamestromen, of opgenomen worden uit bestaande systemen, Docbyte Vault creëert een betrouwbaar en controleerbaar startpunt voor digitaal vertrouwen.
De herkomst die bij de opname wordt vastgelegd, wordt bewaard en doorgegeven gedurende de hele levenscyclus van het document.
Documenten en gegevens kunnen binnenkomen Docbyte Vault door vier complementaire paden, afhankelijk van hun oorsprong en context:
De standaard gebruikersinterface voor informatiebeheerders
Beveiligde documentverzameling van externe partijen
Gestructureerde operationele
intake- en postkamerprocessen
Geautomatiseerde opname uit systemen en toepassingen
Alle vier zijn ze ontworpen om de herkomst te bewaren en informatie voor te bereiden voor langdurige bewaring.
Bewaringsrepresentaties - zoals inkijkexemplaren, geanonimiseerde versies of bewaringsformaten - worden aangemaakt op basis van configureerbare regels die in Vault Admin beheerd worden. Dit zorgt ervoor dat documenten in verschillende vormen bekeken, gedeeld of bewaard kunnen worden, zonder het originele bewijsmateriaal aan te tasten.
Met Vault Collect kunnen documenten van externe partijen, zoals klanten, burgers, werknemers of partners, veilig en verifieerbaar worden verzameld.
Documenten worden ingediend via gecontroleerde kanalen waar identiteit, integriteit en indieningscontext onmiddellijk worden vastgesteld. Dit zorgt ervoor dat een document later kan worden gekoppeld aan een specifieke afzender, tijdstip en methode van indiening, wat essentieel is voor bewijskracht en naleving.
Vault Collect wordt meestal gebruikt in scenario's waarbij documenten van buiten de organisatie komen en er vertrouwen moet zijn op het moment van ontvangst.
Verwante oplossing
Vault Review ondersteunt een gestructureerde inname, controle en voorbereiding van inkomende documenten voordat ze worden opgeslagen of doorgestuurd naar downstream systemen.
Het ondersteunt digitale mallroom-scenario's waarbij documenten moeten worden geclassificeerd, gevalideerd en verrijkt met metadata terwijl de verwerkingsstappen volledig traceerbaar blijven. Vault Review zorgt ervoor dat operationele efficiëntie niet ten koste gaat van controle of bewijskracht.
Correspondentie die wordt ontvangen en die een intern proces in gang zet, moet onveranderlijk als bewijs worden bewaard.
Vault Review is niet zozeer een puur operationeel hulpmiddel, maar speelt een belangrijke rol bij het voorbereiden van documenten op langetermijnbewaring door consistentie, volledigheid en transparantie te garanderen.
Verwante oplossing
Vault Ingest maakt geautomatiseerde opname van documenten en gegevens uit bestaande bedrijfssystemen en legacy-applicaties in Docbyte Vault mogelijk.
Vault Ingest ondersteunt grootschalige, geautomatiseerde opname- en migratiescenario’s, inclusief synchronisatie vanuit bestaande systemen.
In tegenstelling tot standaard ingest tools, bewaart Vault Ingest niet alleen de inhoud, maar ook de structuur, metadata en contextuele relaties, zodat gemigreerde informatie ook na verloop van tijd bewijsbaar betrouwbaar blijft.
Dit omvat bulkopname, geplande overdrachten en migratiescenario's waarbij operationele systemen worden uitgefaseerd, maar hun informatie toegankelijk, betrouwbaar en rechtsgeldig moet blijven. Tijdens de opname worden metadata, structuur en contextuele relaties bewaard, zodat gearchiveerde informatie in de loop der tijd betekenisvol blijft.
Vault Ingest is een basismogelijkheid voor het buiten gebruik stellen van toepassingen, systeemconsolidatie en grootschalige archiveringsprogramma's.
Verwante oplossing
Door opname, vastlegging en controle als onderdeel van de vertrouwensketen te behandelen, zorgt Docbyte Vault ervoor dat bewaring, authenticiteit en rechtsgeldigheid op een solide basis zijn gebouwd.
Deze basis maakt verificatie, controleerbaarheid en naleving op de lange termijn mogelijk - onderwerpen die in de volgende functiegroep aan bod komen.
Dutch 
English 
French 
