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Elektronisches Archivierungssystem (SAE): Definition und Anforderungen
A System zur elektronischen Archivierung (SAE) ist die französische Bezeichnung für ein reguliertes elektronisches Archivierungssystem. Es nimmt Unterlagen und Daten entgegen, die auch nach Beendigung der aktiven Geschäftsabwicklung unverändert, nachvollziehbar, verständlich und abrufbar bleiben müssen.
Ein SAE ist weder ein gemeinsam genutztes Laufwerk noch ein allgemeines Dokumentenmanagementsystem. Es verwaltet die kontrollierte Übertragung, Metadaten, Integrität, Aufbewahrungsfristen, den Zugriff, Nachweise zur Aufbewahrung, die Rückgabe sowie die Reversibilität über den gesamten Archivierungslebenszyklus hinweg.
Ein Archivlebenszyklus, kein weiterer Content-Speicher
- Regeln Sie die Übergabe und Annahme von Dokumenten, Unterlagen und strukturierten Daten.
- Bewahren Sie Metadaten, Provenienz und Validierungsergebnisse zusammen mit dem archivierten Objekt auf.
- Wenden Sie Vorschriften zu Aufbewahrungsfristen, der Aufbewahrungspflicht, dem Zugriff und der Entsorgung auf kontrollierte Weise an.
- Gewährleisten Sie Integrität, Lesbarkeit und Nachvollziehbarkeit durch Maßnahmen zur Datenaufbewahrung.
- Unterstützung der Abfrage, Rückgabe und des Ausstiegs, ohne vom Quellsystem abhängig zu sein.
Der Zweck eines SAE besteht darin, archivierte Informationen über einen längeren Zeitraum hinweg nutzbar und nachweisbar zu halten. Dies erfordert mehr als nur eine sichere Speicherung. Das System muss die Aufzeichnung, ihren Kontext sowie die Nachweise bewahren, die erforderlich sind, um darzulegen, was eingegangen ist, wann es angenommen wurde, ob es geändert wurde und wie es verwaltet wurde.
In Frankreich und auf französischsprachigen Märkten wird bei Projekten üblicherweise auf das OAIS-Modell, die SEDA-Austauschmuster sowie Normen wie NF Z42-013 oder NF 461 Bezug genommen. Ihre genaue vertragliche oder zertifizierungsrelevante Bedeutung muss für jedes Projekt einzeln geprüft werden.
Die Kernfunktionen eines elektronischen Archivierungssystems
Kontrollierte Übertragung
Nehmen Sie Pakete im Rahmen festgelegter Übergabe-, Prüf- und Abnahmeprozesse entgegen.
Metadaten und Kontext
Bewahren Sie beschreibende, technische und konservatorische Metadaten zusammen mit den archivierten Informationen auf.
Integrität und Beweise
Nutzen Sie Fixity, Validierungsaufzeichnungen und Prüfungsnachweise, um Änderungen zu erkennen und nachzuweisen.
Aufbewahrung und Lebenszyklus
Wenden Sie Aufbewahrungsvorschriften, Sperren, Überprüfungen und eine kontrollierte Entsorgung über den gesamten Lebenszyklus hinweg an.
Zugang und Rückgabe
Bieten Sie autorisierten Benutzern kontrollierte Möglichkeiten zur Suche, Vorschau, Abfrage und zum Export an.
Was von einem SAE zu erwarten ist
Dokumentierte Datenerfassung
Verfolgen Sie die Übertragung, Validierung, Annahme und Ablehnung, anstatt Dateien in den Speicher zu kopieren.
Flexible Metadaten
Ordnen Sie geschäftliche und archivische Metadaten zu, ohne dabei den für das spätere Verständnis erforderlichen Kontext zu verlieren.
Integritätsprüfungen
Berechnen und überprüfen Sie kryptografische Hashwerte und bewahren Sie die daraus resultierenden Nachweise zur Datenintegrität auf.
Rückverfolgbarkeit
Erfassen Sie wesentliche Vorgänge, Validierungsergebnisse und Zugriffsereignisse in nachvollziehbaren Protokollen.
Lebenszyklus-Governance
Wenden Sie die Aufbewahrungspflichten, die Aufbewahrungsanordnung und die kontrollierte Entsorgung gemäß den Richtlinien an.
Dauerhafte Barrierefreiheit
Stellen Sie sicher, dass Informationen auch über die Lebensdauer der Quellsysteme hinaus lesbar, verständlich und auffindbar bleiben.
Interoperabilität
Nutzen Sie APIs und offene Paketierungsmuster, damit sich das Archiv in bestehende Informationslandschaften einfügen kann.
Umkehrbarkeit
Planen Sie die Datengewinnung und den Abschluss des Vorgangs von Beginn an, einschließlich Dateien, Metadaten, Beziehungen und Beweismitteln.
Wie Docbyte die elektronische Archivierung angeht
Kontrollierte Datenerfassung und Validierung
Offenes Aufbewahrungsverpackung
Metadaten und Herkunft
Integrität und Beweise
Aufbewahrung und Aufbewahrungspflicht
Durchsuchung und kontrollierter Zugang
Nachprüfbarkeit
Der Weg zur qualifizierten elektronischen Archivierung
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein „Système d’Archivage Électronique“ (SAE)?
Ein SAE ist ein geregeltes System zum Empfang, zur Aufbewahrung, zur Kontrolle und zur Rückgabe elektronischer Unterlagen und Daten, deren Vertrauenswürdigkeit über einen längeren Zeitraum gewährleistet sein muss. Es dient der Verwaltung des Archivlebenszyklus und nicht der aktiven Zusammenarbeit an Dokumenten.
Inwiefern unterscheidet sich ein SAE von einem GED?
Ein GED unterstützt die aktive Erstellung, Zusammenarbeit, Klassifizierung und den Arbeitsablauf. Ein SAE übernimmt Informationen, die gemäß kontrollierten Archivierungsregeln aufbewahrt werden müssen. Die beiden Systeme können integriert werden, dienen jedoch unterschiedlichen Phasen des Lebenszyklus.
Ist ein SAE dasselbe wie ein digitaler Tresor?
Nein. Ein digitaler Tresor ist in erster Linie ein Dienst zur geschützten Speicherung und zum geschützten Zugriff. Ein SAE umfasst in der Regel einen umfassenderen Archivierungslebenszyklus, einschließlich Übertragung, Metadaten, Aufbewahrung, Nachweisführung, Rückgabe und Reversibilität.
Entsprechen die Normen NF Z42-013 und NF 461 der qualifizierten elektronischen Archivierung gemäß eIDAS?
Nein. Die französischen Normen und der europäische eIDAS-Rahmen für Vertrauensdienste sind zwar miteinander verbundene Bezugspunkte, jedoch nicht austauschbar. Die qualifizierte elektronische Archivierung unterliegt im Rahmen von eIDAS eigenen rechtlichen und Konformitätsanforderungen.
Inwiefern kann Docbyte Vault eine SAE-Architektur unterstützen?
Docbyte Vault kann die geregelte Archivierungsebene bereitstellen: kontrollierte Erfassung, Metadaten, Aufbewahrungspakete, Integritätsprüfungen, Suche, Aufbewahrungsfristen, Nachvollziehbarkeit und Zugriff. Die konkrete Lösung muss auf die Archivierungsrichtlinien und den regulatorischen Rahmen der Organisation abgestimmt werden.
Erfassen Sie Ihre SAE-Anforderungen, bevor Sie sich für eine Technologie entscheiden
- Legen Sie fest, welche Unterlagen wann in das Archiv aufgenommen werden.
- Legen Sie die Anforderungen hinsichtlich Metadaten, Nachweisen, Aufbewahrungsfristen und Zugriff fest.
- Prüfen Sie die Wiederherstellbarkeit und Umkehrbarkeit, bevor Sie die Änderungen festschreiben.
Ein verwaltetes Archiv für regulierte Informationen
Docbyte kann Ihnen dabei helfen, Ihre Archivierungsrichtlinien, Ihre Quellsystemlandschaft und Ihre Anforderungen an die Nachweispflicht in eine praxisorientierte SAE-Architektur umzusetzen.