CONTACTEER ONS
CAPTCHA
Bent u een robot?
Image CAPTCHA
Enter the characters shown in the image.

Digitaal archiveren bij CMA CGM

Digitaal archiveren en delen van documenten voor een betere en efficiëntere werkomgeving

Wereldwijd zijn zo'n 428 CMA CGM-schepen onderweg op 170 scheepvaartroutes tussen 400 havens. Met 18.000 werknemers in 150 landen, verdeeld over 650 afdelingen, is CMA CGM een wereldspeler in de commerciële scheepvaart. Antwerpen is een belangrijk centrum voor het bedrijf en meer dan 230 mensen gaan dagelijks om met belangrijke informatie en documenten, op papier en digitaal. Is het tijd voor verandering?

Steeds groeiend archief                  

Toen de Antwerpse site moest verhuizen, kwam de toekomst van het archief aan de orde. In de internationale scheepvaartindustrie gaan extreem veel documenten en bedrijfspapieren rond en die documenten moeten voortdurend beschikbaar zijn. In het kantoor in Antwerpen alleen al neemt het papieren archief 770m² in. Wereldwijd ligt dat getal nog veel hoger. Dat vraagt om een oplossing op wereldschaal, en dat is waar het hoofdkantoor aan werkt.

Paper out, digital in.

Wat moet er gebeuren met binnenkomende documenten, en hoe kan CMA CGM dit proces verbeteren, zelfs binnen de Antwerpse afdeling? In het verleden gebeurde het maar al te vaak dat mensen het bericht 'volle mailbox' op hun scherm kregen omdat iedereen dezelfde informatie archiveerde op hun eigen computer. Informatie was soms moeilijk te vinden, zeker als de gebruiker niet beschikbaar was. Het was een vervelend, inefficiënt en frustrerend proces.

Docbyte introduceerde DocuShare als oplossing. Naast de mogelijkheid om documenten met iedereen in het departement te delen blijkt het ook een perfect archiveringsinstrument te zijn. Alle informatie met betrekking tot een klant, zoals e-mails, belangrijke correspondentie, documenten (pdf), etc. worden nu per client gearchiveerd en is 24/7 beschikbaar voor alle collega's. Alle informatie wordt gebundeld op één enkele centrale opslagplaats en in één archiveringssysteem. Een muisklik volstaat om informatie terug te vinden, en ook de zoekfunctie is veel uitgebreider.

Het pilootproject: zijn oude gewoontes taai?

De afdeling Global Accounts van CMA CGM werd pionier. Monique Somers startte er een pilootproject en sinds oktober 2015 archiveren ze er alles digitaal.

De scheepvaart is een traditionele industrie en zoals overal is er enige terughoudendheid om naar een nieuw systeem over te schakelen. Sommige mensen van Global Accounts zijn soms nog steeds op zoek naar informatie in print. Er wordt nog steeds te veel informatie nutteloos afgedrukt. Nochtans zou het beter zijn om belangrijke (juridische) zaken op papier bij te houden, en de printer enkel te gebruiken als het echt nodig is.

Monique Somers: “De feedback die we ontvingen van gebruikers van het pilootproject is positief. De voordelen die het meest naar boven kwamen waren gebruiksgemak, tijdswinst, verhoging van de productiviteit, meer focus voor de kerntaken en minder frustratie.” Uiteraard, zo zou je denken, maar na jaren van werken met systeem X is omschakelen naar systeem Y niet altijd gemakkelijk. Tenzij de voordelen bewezen zijn, wat hier het geval was. Toch moeten er nog verbeteringen worden doorgevoerd.

Communiceren en verkopen

Daarom is dit pilootproject bij CMA CGM zo waardevol. De resultaten van het pilootproject spreken voor zich, maar om een brede implementatie in de rest van het bedrijf 'verkocht te krijgen', moeten er duidelijke, bewijsbare voordelen kunnen worden voorgelegd. En dat brengt ons bij een belangrijke stap naar implementatie van de nieuwe oplossing: communiceren, communiceren, en nog eens communiceren. Want het gebeurt maar al te vaak dat briljante projecten, die een bedrijf enorm kunnen helpen om hun dienstverlening en hun business te verbeteren, falen door een gebrek aan begrip of een gebrek aan informatie over de voordelen voor de dagelijkse werkdruk.

Het is daarbij de taak van het management om alle werknemers te overtuigen van de voordelen die een nieuwe oplossing met zich meebrengt. Niet met behulp van cijfers, maar door hands-on bewijs te leveren dat een nieuw instrument gewoonweg beter werkt.

Denkt u er ook aan om uw papieren archief om te zetten naar een digitaal archief? Of ben u op zoek naar een manier om uw archief te optimaliseren? Vind dan meer informatie hier of via hello@docbyte.com.

Contact

Contacteer ons, indien u graag hulp krijgt bij uw digitale transformatie

CAPTCHA
Bent u een robot?
Image CAPTCHA
Enter the characters shown in the image.
Gekozen Oplossing