CONTACTEER ONS
CAPTCHA
Bent u een robot?
Image CAPTCHA
Enter the characters shown in the image.

Invoice Management bij Jan Yperman

Jan Yperman Ziekenhuis stroomlijnt leveranciersboekhouding met Invoice Management oplossing en spaart jaarlijks 20%.

 

Het Jan Yperman Ziekenhuis in Ieper is een modern ziekenhuis dat focust op een efficiënte werking om de dienstverlening naar alle actoren te verbeteren. De analyse van de leveranciersboekhouding bracht knelpunten aan het licht die dank zij een moderne en gepersonaliseerde invoice management oplossing een probleem verandert in een opportuniteit.

 

Onoverzichtelijke papierberg

Enkel en alleen werken met papieren aankoopfacturen maakt het niet makkelijker. Naast het feit dat het moeilijk is om na te gaan waar een leveranciersfactuur zich bevindt in het goedkeuringsproces, gaan er ook soms verloren en met 35.000 documenten per jaar die 10 jaar moeten worden bewaard is stockage eveneens problematisch. En dan praten we nog niet over het feit dat er geen metadata is en geen mogelijkheid om de status van het document te beheren. Automatisering van de werkprocessen behoort trouwens ook niet tot de mogelijkheden. Met het succes van het ziekenhuis betekent dit dat naast de 1,5 equivalent er nog 1 zou moeten bijkomen enkel en alleen om dit te kunnen bolwerken.

Wat moest er veranderen?

In 2010 werden projectdoelstellingen neergeschreven: stroomlijnen van het aankoop- en goedkeuringsproces, legaal elektronisch archiveren, en, door het verkorten van dit goedkeuringsproces, consistent aanspraak maken op leverancierskorting. Makkelijker gezegd dan gedaan en hoe begin je er aan?

Analyse, oplossing, implementatie.

Olivier Rys, diensthoofd administratie: “We hebben ons tot de specialist ter zake gericht. Docbyte kan bogen op een jarenlange ervaring niet alleen in cross-channel ECM-oplossingen maar ook in de healthcare wereld in het bijzonder. Ze hebben ons geholpen met de analyse van een complex gegeven en ontwikkelden met behulp van de Captiva software een ‘tailor-made solution’ dat als een handschoen past. Het kan zeker als een verrijkend proces worden bestempeld als iedereen die er iets mee te maken heeft kan meedenken, zijn input kan geven en dat dan ook daadwerkelijk ziet geïmplementeerd worden. En dat was zeker het geval.

Professionals gebruiken als professionals

Waar vroeger minimum 2 uren van een boekhouder nodig waren om gemiddeld 130 facturen per dag te valideren door triage, kopiëren en in de interne post te steken, kan dit geautomatiseerd systeem  aan iemand anders makkelijk worden aangeleerd. Dat heeft tot gevolg dat de tijd die vrij komt gebruikt kan worden voor het werk waar hoog opgeleide professionals voor in dienst zijn genomen. Het kan paradoxaal lijken maar het directe gevolg van een ver doorgedreven automatisatie leidt bij Yperman tot meer tevreden werknemers dank zij een duidelijke opwaardering van hun functie.

Budgetbesparing

De doelstellingen liggen ook op bedrijfsmatig vlak en iedereen is er zich van bewust dat efficiënt omspringen met budgetten een kerntaak is om een bedrijf succesvol te runnen. Het invoice management systeem heeft naast de positieve impact op tijdsvermindering in het terugvinden van documenten, de automatisatie van werkprocessen, de verbeterde toegang tot informatie en de beveiliging, het verminderd risico op verlies, de afname in printen, en de impact op remote working, voor Yperman ook nog een bijkomende bonus. Na slechts één jaar en enkel door de automatisatie van de binnenkomende facturen bespaart het ziekenhuis jaarlijks 20% van dit budget. Niet onaardig.

Volgende stappen

Het staat buiten kijf dat, als we de impact van deze oefening op ons ziekenhuis bekijken, er nog veel meer is om onze manier van werken te verbeteren. De boekhouding en facturatie in het algemeen moet bekeken worden want ook daar kunnen we doeltreffender en besparend werken. Maar als we kijken hoeveel papier er nog bij een opname nodig is moeten we ernstig analyseren hoe we dit op een zo goed mogelijk manier kunnen informatiseren. Want als we zulke oplossingen verder blijven implementeren zullen we niet enkel tijd en geld besparen, maar zal ook de toegang tot informatie makkelijker en alomtegenwoordig worden. Wat de patiënt enkel maar ten goede kan komen. En dat is nog altijd de belangrijkste taak van een ziekenhuis.” besluit Olivier Rys

Meer informatie over een invoice management systeem? Stuur een email naar hello@docbyte.com.

Contact

Contacteer ons, indien u graag hulp krijgt bij uw digitale transformatie

CAPTCHA
Bent u een robot?
Image CAPTCHA
Enter the characters shown in the image.
Gekozen Oplossing