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Invoice Management chez Jan Yperman

L'hôpital Jan Yperman rationalise la comptabilité fournisseurs avec une solution de gestion des factures et réalise une économie de 20% chaque année.

 

L'hôpital Jan Yperman à Ypres est un hôpital moderne, qui porte toute son attention à un fonctionnement efficace afin d'améliorer le service à tous les acteurs. L'analyse de la comptabilité fournisseurs a mis au jour des goulets d'étranglement et a permis de transformer un problème en une opportunité grâce à une gestion des factures moderne et personnalisée.

Une montagne de papier sans visibilité

Travailler uniquement avec des factures d'achat sur papier ne rend pas les choses plus faciles. Outre le fait qu'il est difficile de vérifier où se trouve une facture fournisseur dans le processus d'approbation, il y en a également qui se perdent parfois et avec 35 000 documents par an qu'il faut conserver pendant 10 ans, le stockage est également problématique. Et nous ne parlons pas du fait qu'il n'existe pas de métadonnées, ni de possibilité de gérer le statut du document. L'automatisation des processus de travail ne fait d'ailleurs pas non plus partie des possibilités. Avec le succès de l'hôpital, cela signifie qu'outre les 1,5 équivalents, il faudrait encore en ajouter 1 rien que pour en venir à bout.

Qu'est-ce qui devait changer?

En 2010, des objectifs de projet ont été couchés par écrit: rationalisation du processus d'achat et d'approbation, archivage électronique légal et, en raccourcissant ce processus d'approbation, pouvoir prétendre de manière conséquente à l'escompte fournisseur. Plus vite dit que fait et par où commencer?

Analyse, solution, application

Olivier Rys, chef du service administration: “Nous nous sommes adressés à un spécialiste en la matière. Docbyte peut se vanter d'années d'expérience non seulement dans les solutions d'ECM cross-canal, mais aussi dans le secteur des soins de santé en particulier. Ils nous ont aidé dans l'analyse d'une donnée complexe et ont élaboré, à l'aide du logiciel Captiva, une solution personnalisée qui nous va comme un gant. On peut certainement qualifier un processus d'enrichissant si toutes les personnes concernées peuvent participer à la réflexion, apporter leur contribution et la voir ensuite effectivement mise en application. Et cela a certainement été le cas.”

Utiliser les professionnels comme des professionnels

Là où il fallait auparavant au minimum 2 heures à un comptable pour valider en moyenne 130 factures par jour par tri, copie et imputation au poste interne, ce système automatisé peut être facilement enseigné à quelqu'un d'autre. Cela a pour conséquence que le temps libéré peut être affecté au travail pour lequel des professionnels hautement qualifiés sont engagés. Cela peut paraître paradoxal, mais l'automatisation très poussée chez Yperman rend les collaborateurs plus heureux grâce à une réévaluation nette de leur fonction.

Économie budgétaire

Les objectifs se situent également au niveau de l'économie industrielle et chacun est conscient que la gestion efficace des budgets est une tâche fondamentale pour faire tourner une entreprise avec succès. En plus de l'impact positif sur la réduction du délai nécessaire pour retrouver des documents, l'automatisation des processus de travail, l'amélioration de l'accès aux informations et la sécurisation, la diminution du risque de perte, la réduction des impressions et l'incidence sur le télétravail, le système de gestion de factures présente également encore un avantage supplémentaire pour Yperman. Après seulement un an et uniquement par l'automatisation des factures entrantes, l'hôpital économise annuellement 20 % de ce budget, ce qui n'est pas mal.

Prochaines étapes

“Il est incontestable, si nous considérons l'impact de ces mesures sur notre hôpital, qu'il y a encore beaucoup à faire pour améliorer notre manière de travailler. La comptabilité et la facturation doivent être examinées de façon générale car là également, nous pourrions travailler de manière plus efficace et économique. Mais lorsque nous voyons la quantité de papier qui est encore nécessaire lors d'une admission, nous devons sérieusement analyser comment nous pourrions automatiser ce processus de manière aussi efficace que possible. Car si nous continuons à mettre en application des solutions de ce genre, nous économiserons non seulement du temps et de l'argent, mais l'accès aux informations deviendra également plus facile et universel, ce qui ne peut que bénéficier au patient. Et c'est encore toujours la tâche principale d'un hôpital.” - Olivier Rys.

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