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Application Retirement chez AZ Alma

Application Retirement garantit une conservation, indépendante des systèmes, des informations vitales des patients et permet d'épargner du temps et des moyens financiers. 

AZ Alma est un hôpital de fusion privé, comptant plus de 500 lits, implanté sur les campus de Sijsele et d'Eeklo. Comme dans tout hôpital moderne, les informations indispensables concernant les patients (sous forme numérique ou non) ne cessent d'augmenter. Des informations qui revêtent un intérêt vital pour les médecins et le personnel soignant et qu'ils doivent pouvoir consulter à tout moment. Les systèmes informatiques ont toutefois une durée de vie limitée, mais les données qu'ils contiennent, elles, doivent rester disponibles. Un patient se voit bien entendu gratifier d'une durée de vie plus longue qu'un système informatique. Une solution s'imposait, mais alors, une qui soit tournée vers l'avenir.

Application retirement

Application Retirement sépare les applications (obsolètes) et les informations qui y sont stockées pour rendre celles-ci utilisables au-delà de la durée de vie de l'application elle-même, ce qui permet de garder les informations vitales archivées de manière utilisable. Et cela concerne tant les systèmes centraux que les systèmes secondaires tels que l'informatique fantôme ou, autrement dit, les nombreux fichiers excel, word, access, etc. créés individuellement. Idéalement, ces informations sont alors regroupées en un seul endroit central, de manière clairement structurée et synoptique. Plus dans ce Whitepaper.

AZ Alma est un hôpital de fusion

Regrouper toutes les informations en un seul endroit n'est dès lors pas une sinécure pour un hôpital de fusion, car ces informations sont dispersées en de nombreux lieux et doivent être concentrées en un seul endroit. Et c'est ce qui se produit chez AZ Alma. Une nouvelle solution centrale pour les dossiers des patients (EPD) est effet été mise en œuvre, dans le cadre de laquelle deux applications existantes (dossiers médicaux électroniques) sont mises progressivement hors service. Un choix délibéré a donc été fait pour transférer les informations des applications existantes vers des archives électroniques de patients. Une phase de transition entre les deux applications est bien entendu prévue et les nouveaux dossiers de patients sont intégrés avec les données actuelles. Application Retirement peut alors débuter.

Ce qui est certainement important également, c'est le choix délibéré de ne pas reprendre de données de manière structurée à partir des deux applications existantes. La migration structurée des informations ne s'est pas avérée une option faisable sans perte substantielle de qualité des données et aurait en outre eu une incidence financière considérable. On a toutefois anticipé ce problème dans la communication entre les nouveaux EPD et l'EPA. Entre les EPD et l'EPA, les données seront échangées systématiquement et de manière structurée, car outre la mise en sûreté et la tenue à disposition de toutes les informations dans l'EPA, l'AZ Alma doit être certaine que toutes les données soient conservées en cas d'abandon éventuel du système d'EPD actuel.

Décision stratégique

Fritz Defloor, Directeur TIC et Administration de l'AZ Alma a déclaré: ”Si nous considérons le cycle de vie d'un patient d'environ 90 ans et si nous tenons compte du fait que les applications et les systèmes informatiques doivent migrer tous les quatre à huit ans, il est également clair d'un point de vue d'économie d'entreprise que cela demande énormément de temps et de moyens financiers commercial. Non seulement pour réaliser la migration, mais aussi pour en éliminer les inévitables erreurs, recueillir les connaissances qui disparaissent ou aspect plus important encore, le prix de données qui deviennent introuvables. Un hôpital moderne doit se préparer aussi bien que possible à l'avenir, tant pour les patients que pour sa propre organisation. Le choix de l'Electronic Patient Archive de Docbyte en association avec sa solution Application Retirement a été une décision stratégique délibérée et tournée vers l'avenir chez AZ Alma. Cela nous a fait nous concentrer sur le fait que nous devons tout d'abord mettre nos données en sûreté dans des archives. Si l'AZ Alma devait décider par la suite de mettre en œuvre un autre système EPD et d'abandonner le système existant, toutes les informations dans l'EPA seraient disponibles et la question de la migration des donnés ne se poserait plus."

Pourquoi Application Retirement?

Application Retirement manifeste toutes ses qualités tant dans les fusions d'hôpitaux – mais bien entendu pas exclusivement – que dans la migration vers un logiciel standard, s'il y a une problématique de conformité ou également pour la continuité des activités et l'identification et la quantification de la gestion des risques.

Mais la réponse fondamentale, c'est parce que les informations doivent perdurer et que les applications évoluent et meurent.  C'est parce que les conversions sans fin sont obsolètes et deviennent contre-productives en raison de la perte de données et de qualité, ce qui est bien entendu associé à une hausse des coûts.

Tout hôpital et même toute organisation doivent mener une profonde réflexion concernant l'importance et la disponibilité des données vitales. Pas seulement pour les ‘parquer’ dans des archives, mais également sur la question de savoir comment ces informations, qui sont à présent utilisées de manière intensive, continueront, à l'avenir également de rester un élément vital de la gestion d'entreprise. Et il y a des solutions à ces problèmes. L'AZ Alma le sait.

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