Dutch 
English 
Het archiveren van een database houdt niet in dat de toepassing die de database bruikbaar maakte, behouden blijft.
SIARD vormt een goed uitgangspunt. Het biedt een open, softwareonafhankelijk formaat voor het behoud van de structuur en inhoud van relationele databases. Het vermindert de afhankelijkheid van propriëtaire database-dumpformaten en ondersteunt, met geschikte SIARD-compatibele hulpmiddelen, de overdracht van gearchiveerde gegevens naar een relationele database wanneer dat nodig is.
Dat is waardevol. Het vormt echter slechts een deel van het probleem rond het buiten gebruik stellen van applicaties.
Zodra het oorspronkelijke systeem is uitgeschakeld, vragen toekomstige gebruikers zelden om inzage in een dossier. Zij moeten een zaak opzoeken, een factuur begrijpen, de documenten opvragen die aan een laboratoriumuitslag zijn gekoppeld, of de onderbouwing van een besluit reconstrueren.
Een database-export alleen biedt hen die ervaring niet.
Wat SIARD goed bewaart
SIARD is ontwikkeld voor het langdurig bewaren van relationele databases. Het legt de inhoud van de database en de structurele metagegevens vast in een ZIP64-container, waarbij gebruik wordt gemaakt van XML en XML Schema en waarbij wordt teruggevallen op SQL-standaarden voor identificatiecodes en gegevenstypen.
Hierdoor is SIARD geschikt als archiveringsformaat en als exportformaat. Het kan organisaties helpen gegevens te bewaren zonder dat de oorspronkelijke databasesoftware voor onbepaalde tijd in gebruik moet blijven.
Het Zwitserse Federale Archief wijst bovendien op een belangrijke beperking: een SIARD-bestand is doorgaans niet voldoende zelfdocumenterend om te garanderen dat de gearchiveerde gegevens interpreteerbaar blijven. Het kan nodig zijn om documentatie over het bronsysteem en het gegevensmodel samen met het bestand te bewaren, waaronder gegevensbeschrijvingen, codelijsten, systeemspecificaties, gebruikershandleidingen en schermafbeeldingen.
Dat is waar het onderscheid van belang wordt.
SIARD behoudt de inhoud en structuur van een relationele database binnen de vastgestelde reikwijdte van het formaat. Bij het buiten gebruik stellen van een applicatie moet de informatie die mensen nog nodig hebben, behouden blijven.
De leemte ontstaat wanneer iemand de gegevens opnieuw nodig heeft
Nadat een onbewerkte database is gearchiveerd, is er nog steeds een technische oplossing nodig om er toegang toe te krijgen. Men heeft een viewer, een nieuwe front-end of een database nodig waarin de gegevens kunnen worden geïmporteerd.
Zelfs dan kan het zijn dat de gebruiker tabellen en kolomnamen te zien krijgt in plaats van de bedrijfsobjecten die in de applicatie aanwezig waren.
De ontbrekende laag kan het volgende omvatten:
- De relatie tussen een zaak en de bijbehorende documenten;
- De koptekst, de regels en de bijlagen die samen een factuur vormen;
- Labels, codelijsten en definities die nodig zijn om de berekende waarden te interpreteren;
- Documentatie van relevante werkprocessen en bedrijfsregels;
- De context waarin een resultaat tot stand is gekomen;
- De zoekpaden waarop gebruikers vertrouwden;
- De toegangsvereisten, de auditcontext en de bewaarregels die moeten worden overgenomen.
Hoe gespecialiseerder de brontoepassing, hoe groter deze kloof kan worden. ERP-, laboratorium- en instrumentatiesystemen zijn voor de hand liggende voorbeelden, maar hetzelfde geldt voor vrijwel elke oplossing met een complex gegevensmodel. De gegevens kunnen technisch gezien weliswaar aanwezig blijven, maar zonder de omringende context, relaties en begrijpelijke weergaven moeilijk te interpreteren zijn.
Begin bij het bedrijfsobject, niet bij de tabel
Een meer uitgebreide aanpak van het buiten gebruik stellen van applicaties begint met de vraag wat gebruikers nog nodig zullen hebben nadat het systeem is verdwenen.
Bij een financiële toepassing kan het gaan om een factuur met de bijbehorende posten en bijlagen. Bij casemanagement kan het gaan om een volledig dossier. Bij een laboratoriumsysteem kan het gaan om een testresultaat, samen met het instrument, de analist, de methode, de datum en de bijbehorende bestanden die nodig zijn om het resultaat te kunnen begrijpen.
Dat zijn bedrijfsobjecten. Hun structuur komt zelden precies overeen met één enkele databasetabel.
In een Docbyte Vault-oplossing voor het buiten gebruik stellen van applicaties worden de brongegevens geanalyseerd en rond deze bedrijfsobjecten georganiseerd. Relevante gegevens, metagegevens en bestanden kunnen vervolgens worden gebundeld voor een gecontroleerde opname in het archief. Het archiefschema definieert de structuur van het object, terwijl een overzichtelijke weergave toekomstige gebruikers helpt deze te interpreteren zonder dat de buiten gebruik gestelde applicatie opnieuw hoeft te worden opgebouwd.
Dit betekent niet dat SIARD irrelevant is. Een SIARD-export of een dump van de eigen database kan nog steeds een nuttige bron of onderdeel van het bewaringsproces zijn. Het verschil is dat dit niet wordt beschouwd als de voltooide gebruikerservaring.
Zorg ervoor dat zowel de toegang als de inhoud behouden blijven
Het archief moet tevens een praktische manier bieden om de informatie terug te vinden.
Vault Explorer biedt geautoriseerde gebruikers een gebruiksvriendelijke interface voor het zoeken, doorbladeren en bekijken van gearchiveerde inhoud. Via zoekconfiguraties kunnen de velden, filters en kolommen met zoekresultaten worden weergegeven die voor een specifieke gebruikersgroep van belang zijn. Met gekoppelde zoekopdrachten kunnen gerelateerde objecten aan elkaar worden gekoppeld, waardoor men vanuit een dossier naar de bijbehorende documenten kan gaan of vanuit een bovenliggend record naar de bijbehorende items.
De viewer maakt een onderscheid tussen metagegevens, voorbeelden en beschikbare weergaven. Gebruikers kunnen daardoor de context van het document bekijken, de leesbare inhoud inspecteren en toegang krijgen tot de bewaarde bestandsformaten zonder rechtstreeks met databasetabellen te hoeven werken.
Dit is het operationele verschil tussen het bewaren van gegevens en het op verantwoorde wijze buiten gebruik stellen van een applicatie.
Vijf vragen die u zich moet stellen voordat u het bronsysteem uitschakelt
Voordat u een database-export als oplossing voor het buiten gebruik stellen accepteert, dient u zich het volgende af te vragen:
- Welke bedrijfsobjecten zullen mensen later nodig hebben?
- Blijven hun relaties en banden met hen behouden?
- Zullen gebruikers de velden, codes en context begrijpen zonder de oorspronkelijke applicatie?
- Bestaat er een overzichtelijke, gestructureerde manier om de documenten te doorzoeken, te doorbladeren en te bekijken?
- Kan de organisatie aantonen dat de gegevens na het afsluiten volledig en intact zijn, dat ze worden bewaard en dat de toegang ertoe wordt gecontroleerd?
Indien het antwoord op deze vragen afhangt van het later opnieuw opbouwen van de bronapplicatie, is het ontwerp voor de buitengebruikstelling onvolledig.
SIARD is een onderdeel, niet de volledige oplossing
SIARD biedt een oplossing voor een concreet probleem op het gebied van gegevensbehoud. Het biedt een open alternatief voor propriëtaire relationele databaseformaten en draagt ertoe bij dat de inhoud van databases ook na het einde van de levensduur van de oorspronkelijke software beschikbaar blijft.
Een archief voor het buiten gebruik stellen van applicaties moet echter meer doen dan alleen tabellen bewaren.
Het moet de betekenis, de onderlinge verbanden, de leesbare weergaven en de praktische toegankelijkheid behouden. Het moet toekomstige gebruikers in staat stellen volledige documenten te vinden en te begrijpen waar zij naar kijken. Het moet tevens de controlemechanismen en het bewijsmateriaal behouden die nodig zijn om deze documenten in de loop van de tijd te beheren.
De vraag is dan ook niet louter of de database is gearchiveerd.
De betere vraag is: wanneer iemand deze informatie over vijf of tien jaar nodig heeft, wat zal hij of zij dan precies kunnen terugvinden, begrijpen en aantonen?
