VERHALEN VAN KLANTEN

Sinds 2006 helpen we verschillende Europese financiële bedrijven, verzekeringsmaatschappijen en publieke organisaties om volledig digitaal te worden door hun papierwerk te digitaliseren en hun belangrijkste bedrijfsprocessen te automatiseren.

We gaan verder dan automatisering door een platform te bieden dat de kernprocessen van onze klanten ondersteunt, overal en altijd.

Een gesprek aanvragen

Werken met de besten,

het beste leveren.

Jaarlijkse besparingen van 20%. Productiviteit verbeterd met 30%.

Overstappen van papieren communicatie naar digitale communicatie. Meer tijd

om zich meer te richten op de kerntaak. Drastische vermindering van de fysieke

archieven. Het maakt niet uit wat we voor onze klanten doen,

voegen we altijd een extra extraatje toe.

Geen handmatige classificatie meer bij FEDERALE Insurance dankzij zelflerende algoritmen

FEDERALE Insurance had een team van twintig mensen om alle soorten inkomende communicatie te classificeren. Een taak die nu van A tot Z wordt beheerd door de software van Docbyte. Sinds de laatste afdeling van FEDERALE in 2022 overschakelde op deze oplossing, wordt de classificatie bovendien gedeeltelijk gestuurd door kunstmatige intelligentie. Het zorgt voor meer interne efficiëntie, duidelijkheid en mogelijkheden om bijvoorbeeld van overal te werken. Bovendien worden klanten beter en sneller bediend dankzij volledig gedigitaliseerde dossiers.https://youtu.be/hvbA4epFSOQ Van 2015 tot nu Al in 2015 wilde FEDERALE Insurance haar organisatie en manier van werken transformeren. Carl Van Vlaenderen, directeur van de afdeling Niet-Leven bij de verzekeringsmaatschappij, legt uit: "Klanten wilden hun vragen sneller beantwoord krijgen. Digitalisering leek de sleutel tot het verhogen van onze interne efficiëntie en, bijgevolg, tot het sneller terugbellen van klanten. Daarnaast dachten we dat het ook het leven van onze medewerkers gemakkelijker zou maken doordat alles gecentraliseerd, transparanter en gedigitaliseerd zou zijn. Het zou bijvoorbeeld thuiswerken mogelijk maken."Docbyte werd in 2016 gekozen om het document- en dossierbeheer te digitaliseren en de classificatie van inkomende communicatie van een eerste afdeling te automatiseren. De afdeling van Van Vlaenderen stapte als laatste over en koos opnieuw voor het Gentse bedrijf: "Het stond niet vast dat we opnieuw met Docbyte zouden werken. We hebben zeker rondgekeken om te zien of er opties waren die beter pasten bij onze behoeften. Maar hun geschiedenis met ons, het feit dat hun oplossing een bewezen staat van dienst heeft en het feit dat ze ons heel goed kenden, maakten van hen onze beste keuze." Project Inkomende communicatie classificeren met AI en zaken centraal, digitaal en transparant beheren. Tijdlijn Lopend project om alle afdelingen naar de oplossing van Docbyte te brengen sinds 2016. Met Schade de overstap maken en AI toevoegen in 2022. Resultaat FEDERALE Verzekeringen slaagde erin om veel efficiëntie te winnen. Geen manuele classificatie meer Voor FEDERALE Insurance begint alles bij documentverwerking, die Docbyte nu slim heeft gemaakt met kunstmatige intelligentie. "Vroeger werden documenten manueel gesorteerd om ze aan de juiste persoon toe te wijzen of in archiefkasten te plaatsen", zegt Carl Van Vlaenderen. "Met de oplossing van Docbyte wilden we deze automatisch classificeren met minimale menselijke tussenkomst. Natuurlijk waren er een aantal hordes te nemen voor we dit konden realiseren. Er doken problemen op en er waren discussies, zoals bij elk project dat zo'n grote verandering teweegbrengt, maar uiteindelijk slaagden we in onze classificatiedoelstellingen. Hierdoor werd ons classificatieteam overbodig, wat ons de kans gaf om hen toe te wijzen aan andere en belangrijkere taken." "De oplossing van Docbyte leert voortdurend en past zich aan onze verschillende communicatie aan dankzij machine learning. Na verloop van tijd zal dit zelflerende vermogen ook de nauwkeurigheid van de classificatie verbeteren. Een echte game changer!" Carl Van Vlaenderen Directeur van het departement Niet-Leven bij FEDERALE Verzekeringen Ook het departement Niet-Leven van Van Vlaenderen koos ervoor om hun classificatiegedeelte naar de cloud te verhuizen, waardoor ze toegang kregen tot kunstmatige intelligentie om documenten te sorteren. "Tot nu toe gebeurde het sorteren via een ingewikkelde set regels die aangepast moesten worden voor nieuwe soorten documenten. Met AI en machine learning leert de oplossing van Docbyte voortdurend en past zich aan onze verschillende communicatie aan. Na verloop van tijd zal dit zelflerende proces ook de nauwkeurigheid van de classificatie verbeteren. Een echte game changer!" Meer transparantie Dossiers en documenten worden nu digitaal en centraal opgeslagen voor alle afdelingen. Dit wordt gecombineerd met duidelijke workflows en taken binnen de oplossing van Docbyte om transparantie te bieden over te nemen acties en werklast. "Docbyte doet voor ons meer dan alleen documenten klasseren", vervolgt Van Vlaenderen. "Er is ook het case management gedeelte. Dat maakt glashelder welke stappen ondernomen moeten worden om een klant te helpen en door wie. Bovendien krijgen we meer inzicht in ieders werklast, waardoor we kunnen bijspringen als dat nodig is." Efficiëntieverbetering "Classificeren gaat uiteraard een stuk sneller, maar er zijn nog andere manieren waarop onze tool bijdraagt aan het verbeteren van onze efficiëntie", gaat Van Vlaenderen verder. "Wat de software van Docbyte echt uniek maakt, is dat het voor elke afdeling van FEDERALE werkt en dat we allemaal toegang hebben tot die dossiers en documenten, over de divisies heen. Dat maakt het gemakkelijk om de nodige documenten terug te vinden, want zelfs uitgaande communicatie wordt toegevoegd aan de software. Het stelt ons ook in staat om van thuis uit te werken, wat een groot pluspunt is voor het evenwicht tussen werk en privé dat we onze medewerkers graag bieden. Deze efficiëntiewinst zal in de toekomst nog toenemen naarmate we onze processen verder automatiseren." Tevreden klanten Een van de redenen waarom de Belgische verzekeraar wilde digitaliseren, was om hun serviceniveau af te stemmen op de verwachtingen van de klant. De oplossing van Docbyte laat hen toe om precies dat te doen. Carl Van Vlaenderen: "Het maakt niet uit met wie klanten contact opnemen. Iedereen kan bij de informatie die ze nodig hebben om hun vragen te beantwoorden dankzij de centralisatie en beschikbaarheid van de dossiers over de departementen heen. Bovendien kan elke bevoegde medewerker de status van alle aanvragen zien. Als klap op de vuurpijl kunnen we klanten deze informatie in een oogwenk geven. Dat helpt ons om een uitstekende klantenservice te leveren." "Wat de software van Docbyte echt uniek maakt, is dat het voor elke afdeling van FEDERALE werkt en dat we allemaal toegang hebben tot die dossiers en documenten, over de divisies heen." Carl Van Vlaenderen Directeur van het departement Niet-Leven bij FEDERALE Insurance Docbyte, de expert en partner voor verzekeraars FEDERALE Insurance beschouwt Docbyte als een echte partner met een grondige kennis van hun markt. "Zoals bij elk project waren er uitdagingen te overwinnen. We hadden heel wat intense discussies met Docbyte over problemen die opdoken. Ze stonden echter altijd open om ze aan te pakken en volgden het hele project op met oog voor detail", blikt Van Vlaenderen terug. "Hun focus op de verzekeringssector en zijn regelgeving maakt het gemakkelijk om onze noden over te brengen. Hun oplossing is al afgestemd op de vereisten van onze sector en houdt rekening met de wetten waaraan we ons moeten houden. En als er iets ontbreekt, zijn ze flexibel genoeg om te schakelen en het te realiseren." Binnenkort meer AI en automatisering, FEDERALE Verzekeringen staat te popelen

[LEES VERDER

Argenta bedient klanten sneller met kleiner team dankzij de kracht van AI

Het is geen geheim dat banken elke dag stapels inkomende documenten moeten verwerken, wat vaak een groot postkamerteam vereist en processen kan vertragen. Dat was zeker het geval voor de Belgische bank en verzekeringsmaatschappij Argenta. Maar dat is nu verleden tijd; sinds ze Docbyte's intelligente postkamer implementeerden, hebben ze hun achterstand weggewerkt en het aantal menselijke fouten verminderd, terwijl ook hun team gestroomlijnd werd. Dankzij slimme algoritmes kan de bank nu moeiteloos klanten sneller van dienst zijn en een stevige basis leggen voor verdere toekomstige automatisering en digitalisering. Handmatig sorteren van inkomende post Alle post bij Argenta moest voorheen handmatig worden geopend en onderzocht om de juiste sorteercode te krijgen, voordat deze werd gescand en bij het juiste dossier en de juiste medewerker werd gevoegd. Dit was een repetitief, handmatig proces dat gevoelig was voor menselijke fouten, zoals J. Gijs, Operational Team Lead Mailroom bij Argenta, uitlegt: "Om één enkel document op de juiste plaats te krijgen, waren drie mensen nodig. We moesten elke brief openen en lezen om te bepalen waar hij heen moest, wat erg tijdrovend was - een proces dat verre van ideaal was en vaak resulteerde in achterstand." "Niets kan tippen aan het automatiseringsniveau dat Docbyte biedt dankzij het gebruik van machine learning. De demo overtuigde ons dat het de Rolls-Royce van intelligente postkamers was." J. Gijs Operational Team Lead Mailroom bij Argenta Onderdeel van een groter automatiseringsplaatje Argenta koos voor digitale transformatie om hun postkamerproblemen aan te pakken. "Klanten verwachten een serviceniveau dat vergelijkbaar is met dat van grote e-commercebedrijven," vervolgt Gijs. "Als bank geloven we dat automatisering de juiste weg is - voor onze postkamer, maar ook voor onze app- en websitestromen die we al hebben gedigitaliseerd. Technologie kan ons helpen om efficiënter en productiever te zijn en uiteindelijk de service te leveren die klanten van ons verwachten." De Rolls-Royce onder de postkamers De bank en verzekeraar stuurden een RFP naar een groot aantal bedrijven in hun zoektocht naar een partner die hen kon helpen hun automatiseringsdromen waar te maken. Het antwoord van Docbyte overtuigde. Gijs: "We zagen genoeg oplossingen, maar niets kon tippen aan het automatiseringsniveau dat Docbyte bood dankzij het gebruik van machine learning. Hun demo overtuigde ons dat ze de Rolls-Royce van intelligente postkamers in huis hadden en de juiste partner voor ons waren." Project Verbetering van de efficiëntie van Argenta's postkamer door automatisering en machine learning Tijdsduur Zes maanden Resultaat Argenta classificeert automatisch inkomende post, waardoor de productiviteit van de postkamer verbetert en menselijke fouten en achterstanden worden verminderd. Kleiner team "De oplossing van Docbyte betekent dat we onze post gewoon op een scanner moeten leggen - dat is de volledige omvang van de manuele handelingen die ons team moet uitvoeren," legt Gijs uit. "Hun extractie- en classificatiealgoritmes doen al het andere voor ons. Het herkent zelfs zaaknummers - als die er zijn - en wijst alles automatisch toe aan het juiste dossier, allemaal met een extreem hoge mate van nauwkeurigheid dankzij machine learning."De geautomatiseerde postkamer betekent minder handmatige interventie, dus het team kan meer verwerken met minder mensen. Gijs: "We zijn een grote bank en we krijgen veel post, dus het is al heel wat om het postkamerteam met één persoon te verminderen. Het feit dat we vier teamleden hebben kunnen herplaatsen was voorheen ondenkbaar, maar dankzij Docbyte hebben we het gedaan zonder in te boeten op snelheid of service voor onze klanten."Achterstand wegwerken voor snellere serviceMet zo'n drukke stroom inkomende documenten konden aanvragen soms een dag of twee in de postkamer blijven steken. Maar sinds de implementatie van hun nieuwe postkamer is Argenta er niet alleen in geslaagd om deze achterstand weg te werken, ze heeft er ook geen meer opgebouwd. "Het betekent dat we de documenten van een cliënt zo snel mogelijk bij de juiste persoon kunnen krijgen, wat de afhandeling van hun verzoek versnelt en hen een snellere en betere service biedt," voegt Gijs toe. Minder menselijke fouten Elk proces waarbij mensen betrokken zijn, is vatbaar voor menselijke fouten. Argenta heeft deze fouten echter zo goed als geëlimineerd, zegt Gijs: "We begonnen met Docbyte een grote maildump van een aantal jaren te geven om de kunstmatige intelligentie achter hun tool te trainen. Aanvankelijk identificeerde het ongeveer 80 procent van de documenten correct, maar machine learning zorgt ervoor dat het systeem continu verbetert en we zijn er nu al in geslaagd om de nauwkeurigheid op te schroeven naar meer dan 90 procent. We hebben ook een terugvalsysteem, wat betekent dat we worden gewaarschuwd om een handmatige controle uit te voeren als de algoritmen een poststuk niet met voldoende zekerheid kunnen categoriseren, wat resulteert in een systeem dat al onze documenten van begin tot eind sorteert met weinig tot geen fouten." "Dat we vier teamleden hebben kunnen herplaatsen was voorheen ondenkbaar, maar we hebben het dankzij Docbyte gedaan zonder in te boeten aan snelheid of service voor onze klanten." J. Gijs Operational Team Lead Mailroom bij Argenta Proactief en altijd aanwezig Gijs en Argenta zijn niet alleen vol lof over de software, ze zijn ook zeer te spreken over de samenwerking als geheel. Gijs: "We hebben van begin tot eind kunnen rekenen op een duidelijke begeleiding door Docbyte. Een van hun consultants werkte zelfs in-house om ervoor te zorgen dat we altijd iemand hadden voor vragen of om ons op de hoogte te houden, waardoor ze ook een goed gevoel kregen voor onze manier van werken. Niets werd aan het toeval overgelaten. Ze waren proactief in het aanpakken van problemen en ze zo snel mogelijk op te lossen."Gijs voegt eraan toe dat Docbyte grondig trainingsmateriaal leverde voor zijn team: "Tools werken het best als mensen weten hoe ze ze moeten gebruiken. Docbyte zorgde er dan ook voor dat mijn team voldoende materiaal had om hen wegwijs te maken in de nieuwe software. Ze zijn echt een goede en langetermijnpartner geworden, iets wat we zeer waarderen." Verder gaan dan de postkamer Voor Argenta is het automatiseren van hun postkamer met de oplossing van Docbyte nog maar het begin. "We hebben het papieren spoor, maar we hebben ook een aantal 'digitale sporen', want cliënten kunnen ons documenten sturen via verschillende kanalen. We willen

[LEES VERDER

EDR-kredietdiensten: Docbyte Intelligente Documentverwerking

Document Solution verbetert het klanttraject en de efficiëntie van dossierbehandelaars aanzienlijk! Wie: EDR Credit Services (EDR) richt zich op het leveren van informatie die kredietrisico's vermindert en helpt beheren. Opgericht in 1992 en met ongeveer zeventig medewerkers is het bedrijf uitgegroeid tot een volwaardig kredietbureau met meer dan 1.500 klanten. EDR biedt innovatieve oplossingen op het gebied van consumenten- en bedrijfsinformatie en herinvordering. Het intelligente gebruik van data en IT-kennis heeft geresulteerd in een leidende positie in het beheer van consumentendata. EDR is de uitvinder van de online acceptatiestraat voor private lease, consumptief krediet en huurwoningen. Dit is een online beveiligde omgeving waar consumenten geheel zelfstandig de acceptatieprocedure kunnen doorlopen. Met deze oplossing controleert en verzorgt EDR namens klanten de klantacceptatie van particuliere aanvragen (financieringsaanvragen/particuliere lease/abonnementen/huur). Uitdaging: De opkomst van digitalisering vergroot de behoefte om kredietcontroles sneller en efficiënter uit te voeren. De stappen die een acceptatie moet doorlopen zijn historisch complex met (te) veel ongestructureerde documenten en te arbeidsintensief. De behoefte aan verschillende documenten kan leiden tot verwarring bij consumenten. Privacyoverwegingen maken het omgaan met gegevens moeilijk. Acceptatieproces is een belangrijke kostencomponent voor klanten Docbyte oplossing: Docbyte ontwikkelde in nauwe samenwerking met EDR een op maat gemaakte aanpassing van zijn eigen Intelligent Document Solution waarmee het bedrijf inkomende documenten kan automatiseren en classificeren, de klantenervaring kan verbeteren, de workflow van de dossierbehandelaars kan stroomlijnen en verbeteren en anonimisering kan verzekeren in lijn met de wettelijke vereisten. Docbyte Product: Intelligente documentverwerking Resultaat: In het verleden moesten de dossierbehandelaars manueel wijzigingen en aanpassingen aanbrengen aan documenten. Dat gebeurt nu automatisch. De enorme verbetering van het klantentraject dankzij het Docbyte Intelligent Document Processing Platform maakt het makkelijker om van bij de start de juiste documenten in te dienen. Consumenten hebben een veel vlottere en efficiëntere ervaring in soms stressvolle situaties. De juiste en noodzakelijke gegevens, in overeenstemming met de privacywetgeving, worden automatisch geëxtraheerd en geclassificeerd als klaar voor gebruik. De klanten (bijv. leasemaatschappijen) ontvangen z.s.m. de juiste informatie. Volledig verhaal: EDR Credit Services: Docbyte Intelligent Document Solution verbetert het klantentraject en de efficiëntie van dossierbehandelaars aanzienlijk! EDR Credit Services (EDR) richt zich op het verstrekken van informatie die kredietrisico's vermindert en beheert. Opgericht in 1992 en met ongeveer zeventig medewerkers is het bedrijf uitgegroeid tot een volwaardig kredietbureau met meer dan 1.500 klanten. EDR biedt innovatieve oplossingen op het gebied van consumenten- en bedrijfsinformatie en herinvordering. Het intelligente gebruik van data en IT-kennis heeft geleid tot een leidende positie in het beheer van consumentendata. Met de opkomst van digitalisering groeit ook de behoefte om alles sneller en efficiënter te doen. Dit geldt ook voor kredietcontroles, die binnen enkele seconden moeten worden uitgevoerd. Automatisering is niet alleen nodig voor individuen, maar ook voor bedrijven die bijvoorbeeld 150 auto's willen leasen. Dan wil je snel weten met wie je zaken doet en is een geautomatiseerde oplossing noodzakelijk. Acceptatiestraten EDR richt zich op acceptatiestraten voor private lease, consumptief krediet en huurwoningen. Dit is een online beveiligde omgeving waar consumenten geheel zelfstandig de acceptatieprocedure kunnen doorlopen. Door middel van deze oplossing controleert en verzorgt EDR de klantacceptatie van particuliere aanvragen (financieringsaanvragen/particuliere lease/abonnementen/huur) namens klanten.Maar het krijgen van een positieve reactie op de kredietwaardigheid van een klant is niet altijd voldoende. Er moet worden voldaan aan wettelijke normen en eisen voor kwaliteitslabels. En hoewel men kan berekenen of een consument kredietwaardig is, zijn er nog steeds documenten nodig om dit te valideren en zijn er extra controles nodig: Identificatie, loonstrookjes, huur, hypotheek en andere leningskosten, enz. Al dat papierwerk wordt in het systeem geladen, maar is volledig ongestructureerd. Vaak moet er extra informatie worden gevraagd aan consumenten die niet altijd duidelijk wisten wat ze nodig hadden. Bovendien moeten we heel goed opletten dat we geen privacygevoelige documenten naar onze klanten sturen. Geen foto's, sofinummers, enz. Dit alles moest handmatig worden aangepast. Het algemene resultaat? Gefrustreerde klanten en gefrustreerde dossierbehandelaars bij EDR. En een lang proces dat geld kost. Het moest anders. Docbyte doet zijn intrede. "We verkenden de markt en kwamen in contact met Docbyte. Het voorstel van Docbyte sprak ons aan, maar zoals altijd geldt: the proof of the pudding is in the eating. We hebben de afgelopen maanden een zeer hechte relatie opgebouwd. Zo'n reis is altijd moeilijk en soms frustrerend. Maar goede samenwerking en goede discussies hebben ons gebracht waar we nu zijn met een volledig werkend systeem." Maarten-Pieter Remmen CEO van EDR Docbyte's Intelligent Document Processing (IDP) De kern van de oplossing is het Docbyte Intelligent Document Processing Platform. Docbyte werkt al jaren in de verzekerings- en financiële sector en heeft een suite ontwikkeld die is afgestemd op de eisen van deze sectoren. De ervaring van het bedrijf en de stamboom van de oplossing garanderen een werkomgeving die kan worden aangepast aan de behoeften van de klant. "Vanaf het begin van onze samenwerking wisten we dat er uitdagingen zouden komen. Ons IDP heeft zich bewezen en bevat oplossingen voor de uitdagingen waarmee bedrijven in de sector van EDR nu en in de toekomst worden geconfronteerd. De basis en de muren zijn er, maar de inrichting is altijd gebaseerd op de voorkeuren van de klant. Dankzij onze specialisten en het professionele personeel van EDR zijn we in ons doel geslaagd". Frederik Rosseel CEO van Docbyte Now In het verleden moesten de dossierbehandelaars manueel wijzigingen en aanpassingen doen, nu gebeurt dat automatisch. Maar belangrijker nog, de oplossing zorgde voor een enorme verbetering van het klanttraject waardoor het eenvoudiger wordt om vanaf het begin de juiste documenten binnen te krijgen.Consumenten hebben een veel vlottere en effectievere ervaring in een soms stressvolle situatie en de acceptatiestraat, waarin EDR uitblinkt, komt nu echt tot zijn recht.Tegelijkertijd worden alle gegevens behandeld in overeenstemming met de privacywetgeving. De klanten van EDR hebben altijd al een uitstekende service gekregen, maar met het nieuwe systeem zijn de ontwikkelingen legio. EDR krijgt het systeem nu 'in de vingers' voordat het verder gaat en relevante aanvullingen introduceert. En deze nieuwe manier van efficiënt werken zal het mogelijk maken om de klantenportefeuille te laten groeien in de bestaande klantenomgeving, maar ook daarbuiten. Het is het begin van de reis en zeker niet het einde.

[LEES VERDER

Toepassing Pensioen in AZ Alma Hospital

Ziekenhuis bespaart tijd en budget door systeemonafhankelijke bewaring van vitale patiëntinformatie Who: Een geconsolideerd privéziekenhuis met meer dan 500 bedden op campussen in Sijsele en Eeklo. Uitdaging: De patiëntinformatie altijd kunnen raadplegen. IT-systemen hebben een beperkte levensduur, maar de gegevens erin moeten altijd beschikbaar zijn. Docbyte oplossing: Application Retirement. Resultaten: Informatie moet blijven en applicaties veranderen en sterven. Geen verlies van gegevens en kwaliteit. Volledig verhaal: AZ Alma is een geconsolideerd privéziekenhuis met meer dan 500 bedden op campussen in Sijsele en Eeklo. Zoals in elk modern ziekenhuis breidt de noodzakelijke (digitale) patiënteninformatie zich uit - informatie die van levensbelang is voor artsen en verpleegkundigen. Bij AZ Alma bestond de behoefte om de patiënteninformatie altijd te kunnen raadplegen. IT-systemen hebben echter een beperkte levensduur, maar de gegevens erin moeten altijd beschikbaar zijn. Een patiënt heeft immers een langere levensduur dan een IT-systeem. Een oplossing drong zich op. Maar het moest wel een toekomstgerichte oplossing zijn. Voorgestelde oplossing Docbyte stelde Application Retirement voor als oplossing voor AZ Alma. Deze oplossing scheidt obsolete applicaties en de daarin opgeslagen informatie om die informatie langer beschikbaar te houden dan de applicatie zelf. Zo kunnen vitale gegevens bruikbaar gearchiveerd blijven. En dit betreft zowel de kern- en hulpsystemen als de schaduw-IT of, met andere woorden, de vele individueel opgebouwde Excel-, Word-, Access- en andere bestanden. Idealiter is al deze informatie geconsolideerd op één centrale locatie, duidelijk gestructureerd en overzichtelijk geordend.Het verzamelen van alle informatie op één locatie is een grote uitdaging voor een geconsolideerd ziekenhuis. Informatie bevond zich op verschillende locaties en moet op één plaats samenkomen. En dat is wat er gedaan wordt in het AZ Alma. Er wordt een nieuwe centrale oplossing voor patiëntendossiers (EPD) geïmplementeerd waarbij twee bestaande applicaties (elektronische medische dossiers, EMR's) worden uitgefaseerd. Er is dus bewust gekozen om informatie uit deze bestaande applicaties over te zetten naar een Elektronisch Patiënten Archief (EPA). Uiteraard wordt er een overgangsfase voorzien tussen de twee toepassingen en worden nieuwe patiëntendossiers onmiddellijk opgenomen met de bestaande gegevens. Daarna kan de toepassing Retirement beginnen. Belangrijk was ook de bewuste keuze om gegevens uit de twee bestaande applicaties niet gestructureerd over te nemen. Bij de integratie van het nieuwe EPD en het EPA werd meteen op deze uitdaging geanticipeerd. Tussen het EPR en het EPA zullen de gegevens systematisch en gestructureerd worden uitgewisseld. Door voor deze aanpak te kiezen, wordt niet alleen de informatie beveiligd en beschikbaar gehouden in EPA. AZ Alma verzekert dat alle gegevens beschikbaar blijven wanneer het huidige EPR-systeem in de toekomst buiten gebruik wordt gesteld. Gelukkige klant Fritz Defloor, Directeur ICT en Administratie, AZ Alma: "Als we kijken naar de levenscyclus van een patiënt van ongeveer 90 jaar, en we zien dat IT-applicaties en -systemen elke vier tot acht jaar moeten migreren, dan zou deze constante migratie vanuit zakelijk oogpunt natuurlijk enorm veel tijd en geld kosten. Niet alleen om het te doen, maar ook om onvermijdelijke fouten te verwijderen en de kennis die verdwijnt of, nog erger, de prijs van gegevens die onvindbaar worden te dekken. Een modern ziekenhuis moet zich zo goed mogelijk voorbereiden op de toekomst, zowel voor de patiënten als voor de eigen organisatie. De keuze voor het Elektronisch Patiëntenarchief van Docbyte in combinatie met hun Application Retirement oplossing is voor AZ Alma een weloverwogen en toekomstgerichte strategische beslissing. Het deed ons focussen op de noodzaak om eerst onze data veilig te stellen in een archief. Als AZ Alma er later voor zou kiezen om een ander EPD-systeem te implementeren en het huidige systeem buiten gebruik te stellen, dan is alle informatie in het EPA beschikbaar en is de kwestie van gegevensmigratie niet langer aan de orde." Fundamenteel antwoord Toepassing buiten gebruik stellen komt natuurlijk van pas wanneer ziekenhuizen fuseren, maar niet uitsluitend. Het is ook nodig om migratie naar standaardsoftware te garanderen, om complianceproblemen op te lossen, om bedrijfscontinuïteit te bieden, om risico's te identificeren en risicomanagement te kwantificeren. Maar het fundamentele antwoord is: informatie moet blijven wanneer applicaties veranderen en sterven. Want eindeloze conversies zijn verouderd en worden contraproductief vanwege het verlies van gegevens en kwaliteit, wat natuurlijk stijgende kosten met zich meebrengt.Geïnteresseerd in onze oplossing voor buitengebruikstelling van applicaties? Lees dan onze whitepaper over "Applicatiepensionering: waar blijft uw informatie?" of neem contact op met een van onze experts via chat.

[LEES VERDER

Postkamerautomatisering bij P&V Group

Belgische verzekeraar P&V Groep verbindt zich ertoe fysieke postbedeling te verbieden. De P&V Groep (P&V, Vivium en Actel) biedt een brede waaier verzekeringsoplossingen aan particulieren, zelfstandigen, bedrijven en organisaties. De vele producten en diensten worden gedistribueerd via een uitgebreid netwerk van exclusieve adviseurs en onafhankelijke makelaars die optreden als bevoorrechte contactpersonen voor de klanten. Inherent aan de activiteiten van verzekeringsmaatschappijen is de verplichte, uitgebreide en diverse correspondentie (elektronisch of op papier) die dagelijks moet worden verwerkt. Hoewel scannen voor archiveringsdoeleinden aan het einde van de documentlevenscyclus al mainstream was, werd een heroverweging van de processen noodzakelijk geacht. Volledige digitalisering van het proces was de logische weg voorwaarts en de postkamer was de eerste horde die genomen moest worden. Vooraf scannen: de start stroomopwaarts Elk jaar worden >1.000.000 documenten verwerkt door de afdeling Claims. 60 tot 70% van deze documenten zijn niet-gestructureerde e-mails. Deze +/- 600.000 e-mails zijn gemiddeld 4 pagina's lang. Veel van deze e-mails werden vaak gewoon afgedrukt. Ze vormden een extra uitdaging voor het digitaliseren van dit proces. "Daarom waren we op zoek naar een systeem dat echt intuïtief moest zijn. Een niet-getrainde medewerker moet aan een bureau kunnen zitten en het meteen kunnen gebruiken. Want als dat mogelijk is, dan weten we dat we een gebruiksvriendelijk systeem hebben dat echt zal helpen om onze dienstverlening aan onze stakeholders te verbeteren." Bart Van Bouwel, verantwoordelijk voor het project bij P&V Group. In dit geval besliste P&V groep om, samen met Docbyte als partner, een oplossing te implementeren om de inkomende papierstroom te scannen en de documenten, samen met de inkomende mails, in het proces in te brengen om ze digitaal te verwerken. Dat zijn 2,5 miljoen pagina's minder om af te drukken voor P&V Group, met als bijkomend voordeel dat gedigitaliseerd drukwerk en elektronische post nu 'één' zijn. Verandering ten goede P&V Group beweert niet dat ze de eerste in de industrie zijn die pre-process scanning organiseren, maar wat wel uniek is, is dat ze van die oplossing gebruik hebben gemaakt om hun processen te veranderen. Naast een specifieke structuur en typologie introduceerden ze een matrix die het veel gemakkelijker maakt om bijvoorbeeld het type factuur, het factuurnummer, de afzender, enz. te herkennen. Het resultaat is dat het indexeringsteam alle nuttige gegevens en informatie uit de brondocumenten kan destilleren zonder dat ze de ins en outs van het bedrijf hoeven te kennen. Dit maakt onder andere de behandeling van dossiers: Gemakkelijker Sneller Efficiënter Minder foutgevoelig Uiteindelijk is het resultaat uiterst bevredigend voor zowel P&V Group als de klanten, wiens dossiers beter en sneller worden afgehandeld. De extra voordelen van verandering Naast de voor de hand liggende voordelen van digitaal gaan om de processtroom te verbeteren, levert het ook een schat aan bruikbare gegevens op die voorheen moeilijker en tijdrovender te vinden, te analyseren en te gebruiken waren. Een voorbeeld: elke dag worden documenten "in de wacht gezet", dit is een soort "wachtruimte" voor documenten die extra informatie nodig hebben voordat ze verwerkt kunnen worden. Dit kan om verschillende redenen gebeuren, bijv. - Onduidelijk om welke schade het gaat - Is het eigenlijk wel een van de contracten van P&V Group - Is het een schadeclaim - Is het een onleesbaar document? "En het heeft nog meer impact, niet alleen op ons dagelijks werk, maar ook op de manier waarop onze stakeholders werken. We hebben voorbeelden waarbij we een deal hebben gesloten met bijvoorbeeld leasemaatschappijen om papieren facturen te elimineren en alleen nog elektronische facturen te sturen, zodat beide partijen hun procesbeheersing kunnen verbeteren en de papierstroom kunnen verminderen", besluit Bart Van Bouwel. Uiteraard kan P&V Group de vorm en het formaat van de volledige inkomende documentenstroom niet controleren, maar dankzij gedetailleerde rapportering kunnen gerichte acties worden georganiseerd om verbeteringen aan te brengen waar dat nodig wordt geacht en diezelfde rapportering maakt het mogelijk om te bepalen of die acties succesvol waren. Ze zullen bijvoorbeeld een pilot introduceren om hun leveranciers en contacten te vragen geen papieren uitnodigingen, nieuwsbrieven en brochures meer te sturen. De extra voordelen van verandering Bart Van Bouwel: "Dit is normaal geen gemakkelijke materie, maar verrassend genoeg werd alles dankzij de juiste communicatie, betrokkenheid en training relatief vlot doorgevoerd. Laten we niet vergeten dat, samen met Docbyte, de pilot in de zomer van 2015 van start ging en het eerste project (auto) al half september 2015 live ging, met om de twee weken nieuwe vestigingen. Een rollercoaster, zeker, en stressvol, maar afgezien van de gebruikelijke hobbels verliep het heel soepel. Er is ook een duidelijk verlangen en enthousiasme om het proces voort te zetten en het hele bedrijf te 'veranderen'." Het uiteindelijke doel van P&V Group is om in 2018 helemaal af te zijn van fysieke documenten die de organisatie binnenkomen. De organisatie is echter geen voorstander van een papierloos kantoor, maar van een "Less Paper"-organisatie. Meer informatie over postkamerautomatisering vindt u hier of in deze whitepaper over waarom uw organisatie een digitale postkamer zou moeten hebben.

[LEES VERDER

Intelligente postkamer bij Optimco

De productiviteit steeg met 30% dankzij het wegwerken van de achterstand en het verkorten van de afhandelingstijden van records. Wie: Verzekeringsmaatschappij werkt dagelijks met meer dan 1.200 onafhankelijke verzekeringsagenten en beheert 160.000 contracten voor 115.000 klanten. Uitdaging: De papieren workflow was overbelast en vertraagde de werkzaamheden tot een onacceptabel niveau. Digitalisering van de bedrijfsadministratie werd snel verplicht. Docbyte oplossing: Case Management, Intelligent Mailroom Resultaten: Digitalisering op maat verhoogde de productiviteit met 30%. De volledige achterstand werd weggewerkt in drie afdelingen Verzekeringsagenten: meer dan 1.600 dossiers werden digitaal gearchiveerd en alle nieuwe informatie werd ingescand en in het systeem gepompt. Polisadministratie: de verwerking en het beheer van verzekeringspolissen werden teruggebracht van vijf maanden naar minder dan twee weken. Verzekeringsclaims: alle claims zijn nu volledig gedigitaliseerd en de hele achterstand is weggewerkt. Van 6 naar 60 gebruikers omdat iedereen nu toegang heeft tot de informatie. Aanzienlijke verlaging van overheadkosten (OPEX): minder papier, toner en printmateriaal. Besparing op fysieke archiefruimte. WHITEPAPER - INTELLIGENT MAILROOM Een Intelligent Mailroom (IM) is een technologie die snel alle inkomende documenten in elk formaat verwerkt en ze vervolgens distribueert naar de relevante afdelingen binnen uw organisatie. Het ondersteunt activiteiten, bespaart tijd en voorkomt fouten en verliezen. Door over te stappen op een Intelligent Mailroom verbetert u uw operationele uitmuntendheid en verhoogt u uw reactievermogen.Download Achterstand wegwerken en records sneller verwerken bij Optimco De Vlaamse verzekeringsmaatschappij Optimco werkt dagelijks met meer dan 1.200 onafhankelijke verzekeringsagenten. Het beheert ongeveer 160.000 contracten voor 115.000 klanten, wat veel heen-en-weer communicatie betekent. Bij Optimco wordt iedereen als een winnaar behandeld en vriendelijke, persoonlijke communicatie is erg belangrijk voor zowel het bedrijf als zijn klanten. Maar de groei van het bedrijf bracht aan het licht dat de papieren workflow zijn grenzen had bereikt. Om de groei soepel te laten verlopen, vroeg Marc Peeters, voormalig CIO en CFO van Optimco, om hulp bij het digitaliseren van het hele proces met onze case management oplossing en onze digitale postkamer. In minder dan vijf jaar verdubbelde Optimco in omvang - van 30 naar 60 medewerkers - om aan de vraag van klanten te kunnen blijven voldoen. In die tijd werkten er zes mensen in de administratieve postkamer, die papierwerk classificeerden en dossiers aan verschillende mensen toewijsden. Zelfs met zes mensen kwam er nog steeds te veel papierwerk binnen in de postkamer van Optimco om alles goed te kunnen verwerken. Er ontstond een enorme achterstand van dossiers die gesorteerd moesten worden. Op een bepaald moment, toen de achterstand per meter werd gemeten, moest er nog tot 15 meter aan dossiers worden verwerkt. Ook de service voor de verzekeringsagenten had eronder te lijden: als ze belden voor informatie over een dossier, kregen ze de helft van de tijd niet meteen een antwoord omdat het dossier eerst moest worden opgezocht door de postkamer, een proces dat één of twee dagen kon duren.Optimco zocht een partner die snel kon helpen - iets wat Docbyte kon. Achterstand wegwerken Optimco klopte aan bij Docbyte om de administratie van het bedrijf te helpen stroomlijnen. Docbyte creëerde een digitale postkamer- en schadebeheeroplossing voor drie afdelingen - verzekeringsagenten, polisadministratie en verzekeringsclaims - die de hele achterstand wegwerkte en een digitaal proces installeerde voor nieuwe dossiers:Verzekeringsagenten: meer dan 1.600 dossiers werden digitaal gearchiveerd en alle nieuwe informatie werd gescand en in het systeem gepompt.Polisadministratie: de verwerking en het beheer van verzekeringspolissen werd teruggebracht van vijf maanden tot minder dan twee weken.Verzekeringsclaims: alle claims zijn nu volledig gedigitaliseerd en de hele achterstand is weggewerkt. Van 6 naar 60 gebruikers Alle zestig medewerkers hebben toegang tot het nieuwe case management systeem, Feniks genaamd.Dit was gunstig voor zowel onze planning als onze klantenservice. In het oude systeem werd de weekplanning op maandagochtend uitgeprint. Je wist wat je de rest van de week moest doen, maar er was niet veel ruimte om schema's aan te passen. Nu geeft het automatische agendasysteem je taken zodra er iets gedaan moet worden. Mensen hebben meer tijd om een collega of klant te helpen met een dringende kwestie.Er was ook een aanzienlijke vermindering van de overheadkosten (OPEX) omdat het bedrijf minder papier, toner en printmateriaal gebruikt en bespaart op fysieke archiefruimte dankzij de digitalisering.Het is ook omdat niemand meer in papierwerk hoeft te zoeken. Vroeger, als een agent belde om een dossier op te volgen, moesten we hem of haar terugbellen of een collega vragen.Nu kan Optimco gemakkelijk alle informatie vinden, zelfs in de dossiers van een collega, omdat we toegang hebben tot ieders dossiers. Meer boeiend werk en meer productiviteit Door de complexe postkamer en het schadebeheer te automatiseren, hielp Docbyte Optimco aan een ongeziene efficiëntie. Optimco won 30% aan productiviteit en dat had een impact op de medewerkers in de postkamer. Niet alleen namen de intelligente oplossingen repetitieve en saaie taken over, maar ze zorgden er ook voor dat dezelfde werklast met minder mensen kon worden afgehandeld.Waar Optimco voorheen moeite had om alles af te handelen met zes mensen in de postkamer, heeft het bedrijf zijn postkamer nu teruggebracht tot slechts drie medewerkers, die werk verwerken dat de schadebehandelaars vroeger zelf moesten doen.Over het geheel genomen voelen de medewerkers van Optimco zich meer gewaardeerd omdat hun werk uitdagender is, en in plaats van administratie kunnen ze zich richten op het snel en persoonlijk helpen van klanten. Kantoren verhuizen Een enigszins onverwacht voordeel van de nieuwe postkamer was dat Optimco gemakkelijk kon verhuizen. Het bedrijf was van plan te verhuizen, maar het grote papierarchief vormde een obstakel. Nadat alles gedigitaliseerd was met de Docbyte software, kon Optimco een groot deel van het archief weggooien en drastisch inkrimpen. Opeens zat het bedrijf niet meer met rijen archiefkasten en kon Optimco gemakkelijk verhuizen. Zelfvoorzienend worden De projectteams werden opgebouwd rond early adopters en motivators binnen het Optimco-team, die het project graag intern wilden stimuleren.Optimco selecteerde een projectmanager en afdelingshoofd van elk van de drie afdelingen die een digitale postkamer zouden krijgen. Deze zes mensen legden vervolgens de functionaliteiten en voordelen uit aan hun collega's en waren volledig betrokken bij het project.

[LEES VERDER

Digitale postkamer bij Federale Verzekering

Slimmere processen, betere services. Wie: Een van de grootste Belgische verzekeringsmaatschappijen. Uitdaging: Er zijn maar weinig sectoren die zoveel papier gebruiken als de verzekeringssector, vanwege wettelijke vereisten. Maar klanten vroegen om volledig digitale, en liefst mobiele, communicatie. Docbyte oplossing: Case Management, Digitale Postkamer, Strategisch Advies Verandermanagement. Resultaten: Strategische consultancy en business/werknemersanalyse maakten het mogelijk om een nieuwe werkorganisatie te schetsen.Individuele interviews met stakeholders stelden Docbyte in staat om het enthousiasme en de weerstand tegen verandering, de bereidheid tot omscholing, de algemene perceptie van de voorgestelde veranderingen in kaart te brengen.Grote implementatiehindernissen werden vermeden dankzij dit proces.De verandering bood sociale en efficiëntievoordelen.Mogelijkheid tot omscholing van papieren documentarchivarissen.Tijdsbesparing voor dossierbeheerders. Een belangrijk argument om iedereen over de streep te trekken was de mogelijkheid om thuis te werken.Toename van de veiligheid van gegevens.WHITEPAPER - INTELLIGENT MAILROOMEen Intelligent Mailroom (IM) is een technologie die snel alle inkomende documenten in elk formaat verwerkt en ze vervolgens distribueert naar de relevante afdelingen binnen uw organisatie. Het ondersteunt activiteiten, bespaart tijd en voorkomt fouten en verliezen. De overstap naar een Intelligent Mailroom zal uw operationele uitmuntendheid verbeteren en uw reactievermogen vergroten.Download Federale Verzekering bespaart tijd met digitale transformatie. Er zijn maar weinig sectoren die zoveel papier gebruiken als de verzekeringssector, meestal vanwege wettelijke vereisten. "Dat was tot voor kort ook het geval bij Federale Verzekering", beaamt Olivier Halflants. Als managing director van 'Non-Life' is hij verantwoordelijk voor de schadeverzekeringen. "Vooral onze zakelijke klanten vroegen om een volledig digitale, en liefst mobiele, communicatie, dus besloten we om zoveel mogelijk interne werkprocessen te digitaliseren." Het Gentse ICT-bedrijf Docbyte, specialist in digitale transformatie, werd ingeschakeld om het werk uit te voeren. "Change management speelde een heel belangrijke rol in het project", legt Olivier Halflants uit. "De digitalisering van de werkprocessen vereiste ook grote aanpassingen bij onze medewerkers. Docbyte stelde voor om een specialist in te schakelen om samen met ons de strategie te ontwikkelen. Tijdens een individueel gesprek met elke medewerker werden weerstanden, bereidheid tot omscholing enz. in kaart gebracht. Zo konden we de nieuwe werkorganisatie uittekenen. Tegelijkertijd bleven we zo dicht mogelijk bij de bestaande procedures om de overstap zo gemakkelijk mogelijk te maken." Klaar voor grotere uitdagingen Federale Verzekering en Docbyte voorzagen een centrale rol voor de postkamer, een nieuwe dienst waar medewerkers de papieren documenten digitaliseren en nieuwe schadedossiers openen. "Die oplossing bood zowel sociale als efficiëntievoordelen", verklaart Halflants. "Het bood ons de mogelijkheid om al onze archivarissen van papieren documenten om te scholen. Tegelijkertijd besparen we kostbare tijd voor onze dossierbeheerders: zij kunnen meteen met het dossier aan de slag." Het argument dat het personeel uiteindelijk overtuigde van de digitale workflow was de mogelijkheid om van thuis uit te werken. Ook voor Federale Verzekering biedt de digitale transformatie enorme voordelen, zoals het einde van dure transport- en archiveringskosten. "De digitale workflow laat ons ook toe om de werklast beter te verdelen over onze verschillende locaties", voegt Halflants toe, "en het is ook veiliger: digitale dossiers staan op verschillende servers, terwijl papieren dossiers gevaar liepen door brand, waterschade ... Maar het allerbelangrijkste voordeel was de tijdsbesparing. We hebben onlangs een groot contract binnengehaald. Zonder digitale transformatie hadden we de extra werkdruk niet aankunnen."Wilt u deze voordelen ook ervaren? Start dan nu uw digitale transformatieproject en neem contact met ons op via hello@docbyte.com of lees de gratis whitepaper over waarom uw organisatie een intelligente digitale postkamer zou moeten hebben.REQUEST ONZE WHITE PAPER OVER INTELLIGENT MAILROOMS

[LEES VERDER

Digitaal archiveren bij CMA CGM

Oplossing voor digitale archivering en het delen van documenten voor een betere en efficiëntere werkomgeving. Wie: Scheepvaartbedrijf verscheept stoom op 170 scheepvaartlijnen naar 400 verschillende havens wereldwijd, met 18.000 werknemers. Uitdaging: 770m2 ruimte gewijd aan het papieren archief. Hoe dit fysieke archiveringsprobleem wereldwijd oplossen? Docbyte oplossing: Digitale archivering Resultaten: Iedereen kan documenten delen en samenwerken. Perfecte archiveringstool: alle klanteninformatie 24/7 beschikbaar voor iedereen.Eén centraal informatie archiveringssysteem.Verhoogd gebruiksgemak & productiviteit, tijdwinst, focus op de kerntaak, minder frustratie. Volledig verhaal: 428 CMA-CGM schepen stomen op 170 rederijen naar 400 verschillende havens wereldwijd. Met 18.000 werknemers in 150 landen, verdeeld over 650 agentschappen, is CMA-CGM een belangrijke speler in de commerciële scheepvaart. Antwerpen is een belangrijk activiteitencentrum voor het bedrijf en er werken dagelijks meer dan 230 mensen aan belangrijke informatie, op papier en in digitale vorm. Is het tijd voor verandering? Steeds groeiend archief Toen de Antwerpse vestiging naar een nieuwe locatie moest verhuizen, was de toekomst van het fysieke archief een punt van discussie. De internationale scheepvaartindustrie is zeer documentgevoelig en officiële documenten en zakelijke papieren moeten bij de hand worden gehouden. Alleen al in het kantoor in Antwerpen was er maar liefst 770 m2 ruimte gewijd aan het papieren archief. Wereldwijd zijn deze aantallen nog veel groter. De oplossing moet natuurlijk niet alleen door het kantoor in Antwerpen gebruikt kunnen worden. Papier eruit, digitaal erin. Maar hoe moet de inkomende documentenstroom worden afgehandeld en hoe kan CMA-CGM bijgevolg haar processen verbeteren? In het verleden gebeurde het veel te vaak dat de melding 'mailbox vol' op het scherm verscheen, waardoor mensen informatie op hun lokale computer gingen archiveren. Informatie was ook moeilijk terug te vinden, vooral wanneer de betrokken persoon niet op kantoor was. Docbyte introduceerde DocuShare als oplossing omdat het, naast de mogelijkheid om documenten te delen en samen te werken met iedereen op de afdeling, de perfecte archiveringstool bleek te zijn. Alle informatie met betrekking tot een klant zoals e-mails, belangrijke correspondentie, documenten (vaak PDF), enz. worden nu gearchiveerd per klant en zijn 24/7 beschikbaar voor alle collega's. Dit resulteert in één centrale informatieopslagplaats. Dit resulteert in één centrale informatieopslagplaats en één centraal archiveringssysteem. Met één druk op de knop heb je toegang tot het systeem (dankzij de beveiligingsintegratieopties), waardoor je veel uitgebreidere zoekfunctionaliteiten en opties hebt. Het proefproject: sterven oude gewoonten? Global Accounts, waar Monique Somers het eerste proefproject bij CMA-CGM startte, werd al snel de pionier en archiveert alles digitaal sinds 2015. De scheepvaartindustrie is een van de oudste en meest traditionele industrieën en er was natuurlijk enige terughoudendheid om een nieuw systeem te gaan gebruiken. Zelfs sommige mensen in het Global Accounts team voelen soms nog de drang om een mapje met de informatie in print bij te houden. Over het algemeen wordt er nog steeds te veel afgedrukt. Het is beter om je te beperken tot de belangrijke (juridische) zaken en de printer te gebruiken voor als het echt nodig is: Monique Somers: "De feedback die we hebben ontvangen van de gebruikers van het proefproject is over het algemeen erg positief. De voordelen die het vaakst naar voren kwamen waren:GebruiksgemakTijdwinstProductiviteitstoenameMeer focus op de kerntaakMinder frustratieObvious, zou je denken, maar jarenlang werken met systeem X betekent niet dat je gemakkelijk overstapt op systeem Y. Tenzij de voordelen bewezen zijn, wat het geval was. Communiceren en verkopen. Daarom was deze pilot bij CMA-CGM zo waardevol. De resultaten zullen duidelijk zijn, maar de bedrijfsbrede implementatie zal moeten worden verkocht aan de rest van de organisatie, op basis van duidelijke proof-points. Dit brengt ons bij een belangrijk deel van de basisprincipes van de implementatie van nieuwe oplossingen: communiceren, communiceren, communiceren. Maar al te vaak mislukken briljante projecten die een bedrijf enorm kunnen helpen in het verbeteren van hun service en business, door een gebrek aan begrip of door elkaar niet te informeren over de voordelen voor de dagelijkse werkdruk.Het is daarom de taak van het managementteam om alle medewerkers te overtuigen van de voordelen die een nieuwe oplossing kan brengen. Niet door cijfers te gebruiken, maar door in de praktijk te bewijzen dat het beter werkt.Denkt u er ook over na om uw papieren archief te updaten naar een digitaal archief? Of wilt u gewoon uw archief optimaliseren? Vraag dan hier meer informatie aan.

[LEES VERDER

Factuurbeheer bij Jan Yperman

Jan Yperman Ziekenhuis stroomlijnt leveranciersfacturatie met behulp van oplossingen voor factuurbeheer en realiseert jaarlijkse besparingen van 20% Het Jan Yperman Ziekenhuis in Ieper is een moderne instelling die gericht is op het verbeteren van de efficiëntie van hun diensten op alle niveaus. De analyse van hun facturatiesysteem voor leveranciers bracht verschillende problemen aan het licht; deze werden omgezet in kansen door een moderne en gepersonaliseerde oplossing voor factuurbeheer toe te passen. EEN OPGELOPEN MOUNTAIN VAN PAPIEREN Werken met uitsluitend papieren facturen maakt het leven niet gemakkelijk. Naast de moeilijkheid om een bepaalde factuur terug te vinden zodra deze ergens in het goedkeuringsproces zit, raken sommige facturen ook kwijt en met 35.000 documenten per jaar die 10 jaar bewaard moeten worden, is de opslag ook problematisch. Om nog maar te zwijgen van het feit dat er geen metadata zijn en geen mogelijkheid om de status van documenten te beheren. De werkprocessen automatiseren was geen optie. Vanwege het succes van het ziekenhuis betekent dit dat er naast de 1,5 man-equivalent nog 1 man extra nodig is om het proces te beheren. WAT MOEST ER VERANDEREN? In 2010 werden projectdoelen gesteld: wettelijke elektronische archivering, het stroomlijnen van de inkoop- en goedkeuringsprocessen en het consequent claimen van de bijbehorende leverancierskorting. Makkelijker gezegd dan gedaan en hoe te beginnen? ANALYSE, OPLOSSING, UITVOERING Olivier Rys, hoofd administratie: "We wendden ons tot de specialist in dergelijke materies. Docbyte kan terugvallen op jarenlange ervaring, niet alleen in cross-channel ECM oplossingen maar ook specifiek in de wereld van de gezondheidszorg. Ze hielpen ons de complexe situatie te analyseren en bedachten met behulp van Captiva software een oplossing op maat. Het was absoluut een lonend proces waarin alle betrokkenen konden meedenken, input konden leveren en ook konden zien hoe het werd geïmplementeerd." PROFESSIONALS ALS PROFESSIONALS GEBRUIKEN Waar het oude systeem minstens 2 uur werk vergde van een boekhouder om 130 facturen per dag te valideren door intern te sorteren, kopiëren en circuleren, kan dit nieuwe geautomatiseerde systeem eenvoudig aan iemand anders worden geleerd. Dit betekent dat de gewonnen tijd gebruikt kan worden voor het werk waarvoor de hoogopgeleide professionals in dienst waren. Het lijkt misschien een paradox, maar het directe effect van de acute digitalisering bij Yperman heeft geleid tot een toename van de tevredenheid van medewerkers, omdat hun werk is verbeterd. Naast de positieve impact door de tijdsbesparing bij het vinden van documenten, de digitalisering van de werkprocessen, de verbeterde toegang tot informatie en de verhoogde veiligheid, de afname van het risico op verlies, printen en werken op afstand, heeft het factuurbeheersysteem Yperman nog een extra bonus gebracht. In een jaar waarin het nieuwe systeem alleen voor de inkomende facturen werd gebruikt, heeft het ziekenhuis een besparing van 20% op het budget gerealiseerd. Niet slecht. VOLGENDE STAPPEN "Als we kijken naar de impact van deze oefening op ons ziekenhuis, wordt zonder twijfel duidelijk dat er nog veel meer manieren zijn waarop we onze werkwijze kunnen verbeteren. De boekhouding en facturatie in het algemeen moeten worden herzien, we kunnen zeker efficiënter en zuiniger worden op die gebieden. Als we kijken naar de hoeveelheid papier die een ziekenhuisopname genereert, moeten we dringend analyseren hoe we op dat gebied het beste kunnen digitaliseren. Als we dit soort oplossingen blijven implementeren, zullen we niet alleen tijd en geld besparen, maar uiteindelijk zal de toegang tot informatie en zorg in het algemeen gemakkelijker worden. Iets waar onze patiënten zeker van zullen profiteren. En dat blijft de belangrijkste taak van een ziekenhuis": zo besluit Olivier Rys Neem contact met ons op voor een facturatieoplossing Neem contact met ons op

[LEES VERDER

Oplossingen

Digitaal archiveren

Document Verwerking

Bewaring op lange termijn

Digitale postkamer

Application Retirement

Documenten opvragen

Uitgelichte casestudy's

VERHALEN VAN KLANTEN

De Wendbare Digitale Kluis

Handige Links

Populaire industrieën

Meer oplossingen

Contacten

BTW

Telefoon

Locatie