- +32 9 242 87 30
- hello@docbyte.com
- Kortrijksesteenweg 1144 B 9051 Gent
Een duidelijk overzicht van de terminologie rondom het buiten gebruik stellen van verouderde systemen
Elke organisatie beschikt over verouderde systemen. Sommige zijn nog steeds van cruciaal belang. Andere worden nauwelijks nog gebruikt. Weer andere blijven alleen online omdat iemand ze misschien nog nodig heeft
historische gegevens om redenen die verband houden met audits, juridische aangelegenheden, regelgeving, rapportage of klantenservice.
Op een gegeven moment stelt elke organisatie zich dezelfde vraag:
Kunnen we dit systeem nu eindelijk eens uitschakelen?
Die vraag klinkt eenvoudig. In werkelijkheid leidt zij echter tot een veel bredere discussie over applicaties, gegevens, dossiers, toegang, bewaartermijnen, risico’s en bewijsmateriaal.
De IT-afdeling noemt het wellicht ‘buitengebruikstelling’. Bedrijfsarchitecten noemen het wellicht ‘applicatierationalisatie’. Bedrijfsteams spreken wellicht over ‘afbouw’ of ‘uitfasering’.
Documentbeheerders noemen het wellicht archivering of vernietiging. Juridische teams spreken wellicht van bewaartermijnen, een juridische bewaarplicht of de bewakingsketen.
De terminologie is van belang omdat elke term een andere beslissing beschrijft.
Ontmanteling is niet hetzelfde als buiten gebruik stellen. Buiten gebruik stellen is niet hetzelfde als archiveren. Migratie is niet hetzelfde als bewaring. Het bewaren van gegevens is niet hetzelfde als het bewaren van bewijsmateriaal.
Wanneer deze begrippen door elkaar worden gehaald, worden projecten met verouderde systemen risicovol.
Een organisatie kan een systeem buiten gebruik stellen voordat het bewijsmateriaal is bewaard. Zij kan historische gegevens migreren naar een nieuw operationeel systeem waar deze niet langer thuishoren. Zij kan gegevens archiveren zonder het
metadata en verbanden die nodig zijn om het te begrijpen. Of het kan zijn dat alles voor altijd wordt bewaard, omdat niemand voldoende zekerheid heeft om het op de juiste wijze te verwijderen of te bewaren.
Een duidelijke terminologie leidt tot betere beslissingen.
Voordat we op de details ingaan, is het nuttig om te bekijken hoe deze begrippen zich tot elkaar verhouden.
Het stroomlijnen van applicaties is het proces op portfolioniveau dat voorafgaat aan het buiten gebruik stellen, de migratie of de modernisering.
Het geeft antwoord op vragen zoals:
Welke applicaties hebben wij nog nodig? Welke zijn overbodig? Welke systemen overlappen elkaar? Welke zijn te duur om te onderhouden? Welke vormen een risico op het gebied van beveiliging of naleving? Welke sluiten niet langer aan bij de bedrijfsprocessen? Welke moeten worden verplaatst, gemoderniseerd, vervangen of buiten gebruik gesteld?
In programma’s voor cloud- en bedrijfsarchitectuur wordt rationalisatie vaak gestructureerd aan de hand van “R”-modellen: behouden, buiten gebruik stellen, herhosten, van platform veranderen, herstructureren, herontwerpen, opnieuw opbouwen of vervangen. De exacte lijst verschilt per raamwerk, maar het doel is hetzelfde: voor elke applicatie in de portefeuille een weloverwogen beslissing nemen.
Het stroomlijnen van applicaties is derhalve niet hetzelfde als buitengebruikstelling van applicaties. Het is het besluitvormingsproces dat tot buitengebruikstelling kan leiden.
Belangrijkste punt: Bij de rationalisatie van applicaties wordt bepaald wat er moet gebeuren. Het buiten gebruik stellen van applicaties is een van de mogelijke uitkomsten.
Bij een goede buitengebruikstelling van een applicatie dient het volgende te worden vastgelegd:
Het buiten gebruik stellen van een applicatie houdt in dat een applicatie niet langer als actief operationeel systeem wordt gebruikt.
Dat betekent niet automatisch dat alle gegevens verdwijnen. In veel gevallen is het doel van het buiten gebruik stellen juist om het gebruik van de applicatie te beëindigen, terwijl de toegang tot de historische informatie die deze bevat, behouden blijft.
Een buiten gebruik gestelde applicatie kan klantgegevens, contracten, claims, facturen, productgegevens, kwaliteitsgegevens, technische documentatie, audittrajecten, transacties, rapporten, communicatie of bewijsmateriaal in verband met regelgeving bevatten.
De kernvraag bij het buiten gebruik stellen van applicaties is:
Welke informatie moet beschikbaar blijven nadat de applicatie niet meer operationeel is?
Door een applicatie buiten gebruik te stellen, is het niet langer nodig om de oude applicatie in stand te houden. Dit neemt echter niet weg dat de informatie daaruit nog steeds betrouwbaar moet zijn.
Het buiten gebruik stellen van een applicatie is het technische en operationele proces waarbij een applicatie uit het IT-landschap wordt verwijderd.
Ontmanteling is daarom technischer van aard dan buitengebruikstelling.
Een eenvoudig onderscheid is nuttig:
Bij het buiten gebruik stellen van een applicatie gaat het om het beëindigen van het zakelijke gebruik van de applicatie. Bij de ontmanteling van een applicatie gaat het om het verwijderen van het technische systeem.
Een systeem mag niet buiten gebruik worden gesteld voordat de organisatie een onderbouwd besluit heeft genomen over de informatie die het bevat. Indien gegevens nog moeten worden bewaard, moeten deze eerst worden gemigreerd, gearchiveerd, bewaard, geanonimiseerd of verwijderd overeenkomstig het beleid.
Het omvat doorgaans activiteiten zoals:
Een zonsondergangprogramma omvat doorgaans:
‘Sunsetting’ is een mildere en zakelijk gezien geschiktere term. Het verwijst naar het geplande, geleidelijke proces waarbij een applicatie, dienst, product of platform wordt beëindigd.
Van ‘sunsetting’ wordt vaak gesproken wanneer gebruikers nog bij het proces betrokken zijn en verandermanagement een belangrijke rol speelt. Het is minder technisch dan ‘decommissioning’ en minder formeel dan ‘retirement’.
Uitfasering is het traject. Buitengebruikstelling is de beslissing. Ontmanteling is de technische afsluiting.
Met „uitfasering” wordt bedoeld dat het gebruik van een toepassing, product, proces of platform geleidelijk wordt afgebouwd.
Een systeem dat geleidelijk wordt afgebouwd, kan door sommige gebruikers, voor bepaalde processen, in bepaalde regio’s of voor het opzoeken van historische gegevens nog steeds worden gebruikt. Het kan nog steeds beperkte updates ontvangen. De toevoeging van nieuwe functionaliteit kan worden stopgezet. Het kan in de alleen-lezenmodus worden gezet.
Vanuit archiveringsperspectief is de uitfaseringsperiode van cruciaal belang. Dit is het moment om te beslissen wat er met historische gegevens zal gebeuren voordat de oude kennis, gebruikers en context verdwijnen.
Een geleidelijke afschaffing kan plaatsvinden om de volgende redenen:
Er zijn verschillende soorten bevriezing:
Een bevriezing is een gecontroleerde stopzetting van nieuwe wijzigingen.
Een bevriezing vindt vaak plaats vóór een migratie, buitengebruikstelling of ontmanteling. Dit vermindert het risico door het systeem te stabiliseren.
Bij projecten voor de uitfasering van legacyapplicaties zorgt een bevriezing voor een duidelijk afsluitingsmoment. Na dat moment kan het archief worden aangelegd, gevalideerd en beheerd als een historisch dossier van het systeem.
De alleen-lezenmodus houdt in dat gebruikers het systeem nog steeds kunnen raadplegen, maar geen records meer kunnen aanmaken of wijzigen.
Het is een veelvoorkomende tussenfase bij projecten voor de uitfasering van applicaties.
De alleen-lezenmodus kan handig zijn, maar mag niet per ongeluk permanent worden ingesteld.
Veel organisaties laten oude systemen jarenlang in de alleen-lezenmodus staan.
Dit lijkt misschien veilig, maar het brengt toch kosten, veiligheidsrisico’s, problemen met het toegangsbeheer en operationele afhankelijkheid met zich mee.
Een betrouwbaar archief zou op termijn de alleen-lezen toegang tot verouderde systemen moeten vervangen.
De alleen-lezenmodus wordt vaak gebruikt wanneer:
Bijvoorbeeld:
Onder gegevensmigratie wordt verstaan dat gegevens van het ene systeem naar het andere worden overgezet.
Dit is aangewezen wanneer de gegevens nog steeds operationeel actief zijn en nodig zijn in een nieuw bedrijfsproces.
Migratie is niet hetzelfde als archivering.
Bij migratie worden gegevens doorgaans zodanig aangepast dat ze aansluiten bij het gegevensmodel van het doelsysteem. Dit kan noodzakelijk zijn voor de bedrijfscontinuïteit, maar het kan ook risico’s met zich meebrengen. De historische context kan verloren gaan. Oude relaties worden mogelijk niet naadloos overgedragen. Gegevens kunnen worden vereenvoudigd, gecorrigeerd, verrijkt of geherstructureerd.
Dat is wellicht aanvaardbaar met het oog op de bedrijfscontinuïteit. Voor het bewaren van bewijsmateriaal is dit echter niet altijd voldoende.
Migratie is bedoeld voor gegevens die operationeel moeten blijven. Archivering is bedoeld voor informatie die betrouwbaar moet blijven.
Onder gegevensarchivering wordt verstaan het bewaren van informatie in een daarvoor bestemde omgeving nadat deze niet langer actief wordt gebruikt in de brontoepassing.
Een goed archief doet meer dan alleen bestanden of database-exports opslaan.
Een gebrekkig archief geeft slechts het volgende antwoord: “Hebben we de gegevens nog?”
Een degelijk archief geeft antwoord op de vraag: “Kunnen we de gegevens nog steeds begrijpen, vertrouwen, terugvinden en verifiëren?”
Het dient het volgende te behouden:
Bijvoorbeeld:
Bij het archiveren van gestructureerde gegevens ligt de nadruk op het bewaren van gegevens uit databases en bedrijfsapplicaties.
Dit verschilt van het louter archiveren van documenten.
Veel verouderde systemen bevatten gestructureerde gegevensrecords: polissen, schadeclaims, transacties, batches, activa, leningen, producten, klanten, leveranciers, facturen, tickets, inspecties of technische configuraties.
Die gegevens zijn alleen zinvol als hun structuur en onderlinge verbanden behouden blijven.
Bij het gestructureerd archiveren van gegevens moeten daarom zowel de gegevens zelf als de onderlinge relaties behouden blijven.
Dit is waar een speciale digitale bewaring Een platform is waardevoller dan een bestandsopslagplaats, een databasedump of een algemene objectopslagplaats.
Actieve archivering wordt toegepast wanneer gegevens uit het operationele systeem worden verplaatst, maar regelmatig toegankelijk blijven.
Het kan de omvang, de kosten of de complexiteit van een live-systeem verminderen, terwijl gebruikers toch toegang blijven houden tot oudere gegevens.
Actieve archivering betekent niet altijd dat een applicatie volledig buiten gebruik wordt gesteld. Het bronsysteem kan blijven bestaan, maar oudere of inactieve gegevens worden naar een archief verplaatst.
Actieve archivering kan een eerste stap zijn op weg naar volledige buitengebruikstelling. Het kan tevens een langetermijnstrategie zijn voor systemen die in gebruik blijven, maar niet alle historische gegevens voor altijd hoeven te bewaren.
Dit kan van pas komen wanneer:
In IT- en gegevenstechnische termen houdt een afsplitsing vaak de scheiding in van:
Er is sprake van een afsplitsing wanneer een deel van een organisatie, een bedrijfsonderdeel, een productlijn, een portfolio, een merk, een vestiging of een rechtspersoon van de rest wordt afgesplitst.
De uitdaging op het gebied van gegevens is aanzienlijk. Sommige gegevens moeten naar de koper worden doorgestuurd. Sommige moeten bij de verkoper blijven. Sommige moeten wellicht worden gedeeld. Sommige kunnen onderworpen zijn aan beperkingen op grond van privacy, vertrouwelijkheid, bedrijfsgeheimen, wettelijke of contractuele verplichtingen.
Een carve-out is daarom niet alleen een migratieproces. Het is tevens een proces op het gebied van informatiebeheer en het bewaren van bewijsmateriaal.
Afstoting is de zakelijke transactie waarbij een organisatie een deel van haar activiteiten verkoopt of overdraagt.
Afstoting en afsplitsing zijn nauw met elkaar verbonden. Afstoting is de zakelijke gebeurtenis. Afsplitsing is vaak het afscheidingsproces dat nodig is om dit te realiseren.
Voor archivering is afstoting van groot belang, omdat hierdoor een ‘voor-en-na’-moment ontstaat. De organisatie moet kunnen aantonen welke gegevens zijn overgedragen, welke gegevens zijn bewaard, welke verplichtingen zijn overgedragen en welk bewijsmateriaal nog beschikbaar is.
Op het gebied van IT en gegevens leidt een afstoting vaak tot:
Een dergelijke houding kan leiden tot:
„Disposition“ is een term uit het archiefbeheer. Het betekent dat er wordt bepaald wat er met informatie gebeurt aan het einde van de levenscyclus ervan.
Verwijdering heeft een bredere betekenis dan het wissen van gegevens.
Een verantwoorde verwerkingsprocedure vereist beleid, goedkeuring, bewijsstukken en controleerbaarheid. Organisaties moeten kunnen uitleggen waarom informatie is bewaard, vernietigd of overgedragen.
Bij projecten voor het buiten gebruik stellen van applicaties dient de afhandeling van de gegevens plaats te vinden vóór de buitengebruikstelling. Anders bestaat het risico dat teams te veel gegevens verwijderen, te veel gegevens bewaren of de verkeerde gegevens op de verkeerde manier bewaren.
Onder „verantwoorde verwijdering” wordt verstaan: het verwijderen van informatie in overeenstemming met het beleid, de wetgeving en de bedrijfsregels, waarbij bewijs wordt bewaard dat de verwijdering is goedgekeurd en op de juiste wijze is uitgevoerd.
Dit is van belang omdat het voor altijd bewaren van alles geen goede bestuursstrategie is.
Een goede strategie voor het buiten gebruik stellen van applicaties mag daarom niet alles klakkeloos archiveren. Deze strategie moet het bewaren van gegevens combineren met een verantwoord verwijderingsbeleid.
Het doel is om te bewaren wat bewaard moet blijven, te verwijderen wat verwijderd mag worden, en beide beslissingen te onderbouwen.
Het te lang vasthouden van gegevens brengt risico’s met zich mee:
Er kunnen juridische bewaarplichten ontstaan als gevolg van:
Een juridische bewaarplicht voorkomt dat informatie wordt verwijderd, zelfs als de normale bewaartermijn is verstreken.
Bij het buiten gebruik stellen van applicaties is een wettelijke bewaarplicht van cruciaal belang. Een systeem kan niet op veilige wijze buiten gebruik worden gesteld als relevante documenten onder een bewaarplicht vallen en nog niet zijn bewaard.
Het archief moet daarom regels inzake wettelijke bewaarplicht ondersteunen die voorrang hebben boven de normale verwijderingsprocedure.
Onder ‘bewaarketen’ wordt verstaan: de mogelijkheid om aan te tonen hoe bewijsmateriaal is verzameld, overgedragen, opgeslagen, geraadpleegd en beveiligd.
Dit is met name van belang wanneer gearchiveerde informatie kan worden gebruikt bij audits, inspecties, geschillen of toezichtcontroles.
Een archief met historische gegevens zonder bewakingsketen is wellicht handig, maar is mogelijk niet verdedigbaar.
Bij digitale archivering betekent dit dat men het volgende moet kunnen aantonen:
Het geeft antwoord op vragen zoals:
Oorsprong verwijst naar de herkomst en de geschiedenis van een document of dataset.
Herkomst is een van de belangrijkste begrippen op het gebied van betrouwbare digitale bewaring.
Wanneer informatie uit het oorspronkelijke systeem wordt verwijderd, draagt de herkomst bij aan het behoud van de betekenis en het vertrouwen.
Behoud bepaalt hoe lang informatie moet worden bewaard.
Bij het buiten gebruik stellen van een applicatie moeten de bewaartermijnen worden toegepast voordat de gegevens naar het archief worden verplaatst.
Verschillende soorten documenten kunnen verschillende bewaartermijnen hebben. Sommige moeten mogelijk voor langere tijd worden bewaard. Andere kunnen na korte tijd worden verwijderd. Weer andere moeten mogelijk permanent worden bewaard. En voor sommige geldt mogelijk een wettelijke bewaarplicht.
Een betrouwbaar archief moet deze complexiteit aankunnen.
Klantenbinding kan worden bevorderd door:
Hierdoor kunnen organisaties:
Toegang uitsluitend via het archief houdt in dat gebruikers historische informatie kunnen raadplegen via het archief, en niet via de oorspronkelijke applicatie.
Dit is vaak de gewenste eindtoestand bij het buiten gebruik stellen van een applicatie.
Toegang uitsluitend tot het archief is niet hetzelfde als operationele toegang. Gebruikers mogen niet verwachten dat het archief zich gedraagt zoals de oude applicatie. Het archief dient te voorzien in gereguleerde functies voor het opvragen, doorzoeken, bekijken, exporteren en als bewijsmateriaal.
Juist daarom moet het archief niet alleen gegevens, maar ook de context bewaren.
Een goed uitgewerkt programma voor het buiten gebruik stellen van verouderde systemen kan als volgt worden opgezet:
Breng systemen, eigenaren, gebruikers, gegevens, integraties, kosten, risico’s en afhankelijkheden in kaart.
Bepaal welke applicaties moeten worden behouden, gemoderniseerd, vervangen, gemigreerd, gearchiveerd of buiten gebruik gesteld.
Bepaal wat actief, historisch, gereguleerd, overbodig, gevoelig, bedrijfskritisch of juridisch relevant is.
Bepaal wat moet worden bewaard, overgedragen, gearchiveerd, geanonimiseerd of verwijderd.
Geef informatie over tijdschema’s, gevolgen voor gebruikers, vervangingsprocedures en wijzigingen in de toegang.
Stel een stabiele drempelwaarde vast voor extractie en validatie.
Breng gegevens, documenten, metagegevens, relaties, audittrajecten en bewijsmateriaal onder in een betrouwbaar archief
Bewijs dat het archief bevat wat het zou moeten bevatten en dat het betrouwbaar blijft.
Zorg voor gecontroleerde toegang voor zakelijke gebruikers, auditors, juridische teams, toezichthouders of andere bevoegde partijen.
Schakel de infrastructuur, licenties, integraties en toegangsrechten uit nadat het bewijsmateriaal is veiliggesteld.
Zorg voor bewaartermijnen, juridische bewaarplicht, toegangscontrole, controleerbaarheid, integriteitscontroles en gecontroleerde export.
Veel projecten voor het buiten gebruik stellen van verouderde systemen worden risicovol omdat teams deze benaderen als louter technische afbouwoperaties.
Veelvoorkomende fouten zijn onder meer:
Het uitschakelen van het systeem voordat gegevens, records, metagegevens en audittrajecten zijn bewaard, kan juridische, regelgevings- en operationele risico’s met zich meebrengen.
01
Niet alle historische gegevens horen thuis op het nieuwe operationele platform. Historische gegevens vereisen vaak alleen archieftoegang, en geen volledige migratie.
02
Gegevens zonder metagegevens, relaties, herkomstinformatie en audittrajecten kunnen later moeilijk te begrijpen of te verdedigen zijn.
03
De alleen-lezenmodus is nuttig als overgangsfase. Deze mag geen permanente, verouderde strategie worden.
04
Het te lang bewaren van gegevens brengt risico’s met zich mee op het gebied van privacy, beveiliging, juridische kwesties en bewijsgaring. Een goed archief ondersteunt zowel het behoud als het op verantwoorde wijze verwijderen van gegevens.
05
Documenten waarvoor een wettelijke bewaarplicht geldt, moeten worden bewaard, zelfs als de normale bewaartermijnen zijn verstreken.
06
Opslag bewaart gegevens. Betrouwbare archivering behoudt de betekenis, de context, de integriteit en de bewijskracht.
07
Docbyte Vault ondersteunt de overgang van verouderde systemen naar betrouwbare toegang tot archiefmateriaal.
Het helpt organisaties om gestructureerde gegevens, documenten, metagegevens, relaties en zakelijke context te behouden nadat de brontoepassing niet langer operationeel is.
De waarde ligt niet louter in het feit dat gegevens worden opgeslagen. De waarde ligt erin dat de informatie begrijpelijk, beheersbaar, doorzoekbaar en betrouwbaar blijft, ook nadat de oorspronkelijke toepassing is verdwenen.
Bij het buiten gebruik stellen van een applicatie wordt het systeem verwijderd. Docbyte Vault bewaart het bewijsmateriaal.
Lees deel 2: Gereguleerde gegevensarchivering in verschillende sectoren →
Verschillende sectoren gebruiken verschillende termen voor dezelfde onderliggende uitdaging.
Verzekering Teams kunnen het hebben over gesloten fondsen, afgebouwde portefeuilles of portefeuilleoverdrachten. Pharma Bedrijven kunnen het hebben over GxP-archivering, de afstoting van producten of het buiten gebruik stellen van gevalideerde systemen. Autofabrikanten kunnen het hebben over het einde van de productie, typegoedkeuringsdocumenten of bewijsmateriaal inzake productaansprakelijkheid. Chemische bedrijven kunnen het hebben over REACH-documentatie, de archivering van veiligheidsinformatiebladen (SDS) en productbeheer.
De terminologie verandert. De uitdaging blijft dezelfde.
Het buiten gebruik stellen van een applicatie is het proces waarbij het operationele gebruik van een applicatie wordt beëindigd, terwijl de gegevens, documenten en bewijsmateriaal die nog steeds toegankelijk moeten blijven, worden bewaard.
Het buiten gebruik stellen van een applicatie is het besluit op het gebied van bedrijfs- en informatiebeheer om het gebruik van een applicatie te beëindigen. Het buiten gebruik stellen van een applicatie omvat de technische uitschakeling en verwijdering van het systeem uit het IT-landschap.
Nee. Bij gegevensmigratie worden gegevens overgezet naar een ander actief systeem om het operationele gebruik voort te zetten. Bij gegevensarchivering worden historische gegevens en documenten bewaard met het oog op toegang op lange termijn, governance, audits, juridische of nalevingsdoeleinden.
Met „alleen-archieftoegang” kunnen gebruikers bewaarde historische informatie via een archief raadplegen, in plaats van de oorspronkelijke verouderde applicatie online te houden.
Bij gestructureerde gegevensarchivering worden gegevens uit databases en bedrijfsapplicaties samen met metagegevens, relaties en de zakelijke context bewaard. Dit is van essentieel belang wanneer records pas betekenis krijgen in relatie tot andere records.
Voordat gegevens worden verwijderd, gearchiveerd of systemen buiten gebruik worden gesteld, dient te worden nagegaan of er sprake is van een wettelijke bewaarplicht. Documenten waarvoor een wettelijke bewaarplicht geldt, moeten worden bewaard, zelfs als de normale bewaartermijn is verstreken.
De alleen-lezenmodus kan tijdelijk nuttig zijn, maar het in stand houden van verouderde systemen voor historische doeleinden brengt risico’s met zich mee op het gebied van kosten, beveiliging, toegangsbeheer en naleving. Een betrouwbaar archief biedt een duurzamere eindoplossing.
Zorg ervoor dat de gegevens, records, metagegevens, relaties, audittrajecten en bewijsmateriaal bewaard blijven voordat u het systeem buiten gebruik stelt.
Docbyte Vault helpt organisaties om de overstap te maken van afhankelijkheid van verouderde systemen naar betrouwbare toegang die uitsluitend voor archiveringsdoeleinden is bedoeld.
Dutch 
English 
French 
German 
